Продажа BPM-решений Система управления бизнес-процессами

Учет фактов и Управление причинами Документ – это отражение свершившегося факта Работа с документами – это работа с фактами Это нужно, но счастье не здесь Система ЭДОBPM-система Процесса – это суть деятельности компании Работа с процессами – это работа с причинами Работая с причинами, вы управляете ситуацией

Отличие BPM-системы от системы ЭДО Маршрут документа Исполняемый бизнес-процесс Нет количественных данных по процессам Все участники видят одинаковые данные Большие трудозатраты по ознакомлению Отсутствие данных для выполнения задачи Отсутствие количественных метрик процесса Отсутствие связанных процессов Динамический контекст процесса Разграничение доступа к данным процесса Настраиваемое представление задач Загрузка любых данных из внешних систем Отчеты и количественные метрики Любая логика запуска процессов Гибкость настройки процессов

Типы процессов

Типовые задачи проектов внедрения BPM Повышение уровня зрелости процессов (отдельных групп процессов) Реализация сервис-ориентированного подхода Автоматизация основного процесса Реализация подхода BPM в повседневной деятельности компании Применение BPM-шины и мониторинг бизнес-процессов

Типовые задачи проектов внедрения BPM Повышение уровня зрелости процессов (отдельных групп процессов) Реализация сервис-ориентированного подхода Автоматизация основного процесса Реализация подхода BPM в повседневной деятельности компании Применение BPM-шины и мониторинг бизнес-процессов

Уровни зрелости процессов Экономия за счет: Отсутствие дублирования выполнения работ Ответственность за результат (один ответственный) Прозрачность метрик/показателей процесса и работы его участников Отсутствие потери данных, информации, документов в рамках процесса Увеличение скорости/интенсивности процесса Прозрачность маршрутов процесса, отсутствие цикличности

Уровни зрелости процессов 3 Уровень зрелости процесса Регламент процесса Должностные инструкции участников Нотация BPMN – это наиболее эффективный способ описания процессов

Уровни зрелости процессов 4 Уровень зрелости процесса Модель процесса Запуск процесса в ручном или автоматическом режиме Задачи сотрудников по процессам Исполнение задач сотрудниками

Уровни зрелости процессов 4 Уровень зрелости процесса Оперативный контроль Монитор процессов Контроль метрик процессов Мониторинг текущего шага процесса Агрегированные данные по процессам Контроль метрик процесса Создание метрик процесса

Уровни зрелости процессов 5 Уровень зрелости процесса

Типовые задачи проектов внедрения BPM Повышение уровня зрелости процессов (отдельных групп процессов) Реализация сервис-ориентированного подхода Автоматизация основного процесса Реализация подхода BPM в повседневной деятельности компании Применение BPM-шины и мониторинг бизнес-процессов

Сервис-ориентированный подход Корп. закупки Централизованное хранение Сервисы управления материальными потоками Сервисы HR Подбор персонала Развитие персонала... Логистика... Сервисы маркетинга и рекламы Организационные сервисы Проработка регламентов Развитие процессов Расчет заработной платы Проведение РК Разработка маркетинговой концепции... Изготовление PR продукции Проработка корп. стандартов... ИТ-сервисы Корпоративная почта Корпоративная учетная система Корпоративные производственные системы...

Сервис-ориентированный подход УК Подразделение 1 Сервисное подразделение 2 Производство 1 Производство 2 Централизация и выделение сервисов оптимизирует расходы на их оказание; Централизация сервисов обеспечивает высокий уровень прозрачности и контроля; Обеспечивается переход к терминам: уровень сервиса, стоимость сервиса, покупка сервиса внутри холдинга; Отслеживание инвестиций в привязке к уровню сервиса.

Сервис-ориентированный подход Стратегия сервисов Дизайн сервисов Автоматизация сервисов Эксплуатация сервисов Ведение реестра сервисов (каталог услуг) Классификация сервисов Политика по сервисам Определение необходимых уровней сервисов Управление орг.структурой Моделирование сервисов Определение матриц ответственности Определение показателей сервиса Формирование регламентов и стандартов Автоматизация процессов оказания сервиса Контроль процессов Мониторинг метрик процессов (управление уровнем сервиса) Мониторинг работы сотрудников и определение их эффективности Работа с улучшениями по процессам оказания сервиса Создание службы поддержки внутренних заказчиков Управление инцидентами Управление изменениями Обработка обращений и вопросов Создание и пополнение базы знаний

Сервис-ориентированный подход Поставщик сервиса Процессы оказания сервиса Служба обработки обращений и поддержки внутренних заказчиков Появляется основа для управления стратегией услуг; Реализуется моделирование сервисов, управление орг. структурой, регламентами и инструкциями; Внедряется инструмент оказания услуг; Автоматизируются процессы эксплуатации услуг.

Типовые задачи проектов внедрения BPM Повышение уровня зрелости процессов (отдельных групп процессов) Реализация сервис-ориентированного подхода Автоматизация основного процесса Реализация подхода BPM в повседневной деятельности компании Применение BPM-шины и мониторинг бизнес-процессов

Автоматизация основного процесса Постановка задачи Быть первым на конкурентном рынке при условии максимизации прибыли Принести максимум пользы каждому заказчику при условии максимизации прибыли Проблема 1. Отсутствие контроля исполнения заказа Отсутствие своевременной информации по оплатам заказов; Отсутствие информации о степени готовности проекта: на какой стадии находится, что сейчас происходит; Срывы сроков по исполнению заказов/оказанию услуг. Проблема 2. Потеря бумажных документов Частое отсутствие первичных бухгалтерских документов; Потеря проектных документов, бумажных претензий, заявок, договоров. Проблема 3. Низкий уровень обслуживания клиентов Отсутствие или задержка сроков работ по жалобам и претензиям, низкая эффективность работы с заказчиком. Озвучиваемые проблемы: Производственный риск: принципиальное отличие характеристик произведенного товара от ожиданий конечного заказчика, сложности и негативные факты в процессе пуско-наладки Коммерческий риск: сложности и негативные факты в процессе реализации, логистике и приемке закупленных товаров Финансовый риск: неплатежеспособность поставщиков и заказчиков Рыночный риск: рыночные колебания, вызванные отраслевой спецификой, всплесками конкуренции и макроэкономикой

Автоматизация основного процесса Оказание услуги Сервис Продажа Снижение рисков за счет использования утвержденных артефактов: Все подразделения работают синхронно (слаженно) Контроль качества всего процесса, отдельных шагов процесса и отдельных экземпляров процесса Четкое разграничение ответственности за результаты работы Прозрачный и единый поток информации между подразделениями Снижение расходов ресурсов за счет внедрения Best Practices: Процессы отлажены (эффективны), параметры процессов измеримы Артефакты Best Practices

Автоматизация основного процесса Обращение (точка продаж) Назначение ответственного Уточнение заказа переговоры Подписание договора Получение предоплаты Проект/спецификация договор передаются в бухгалтерию Документация заказа передается в производство Обсчет и передача заказа в производство Списание материалов со склада Изготовление Информирование клиента Получение постоплаты Планирование доставки Доставка и подписание акта или накладной Хранение накладной Обработка претензии Постановка на гарантию

Типовые задачи проектов внедрения BPM Повышение уровня зрелости процессов (отдельных групп процессов) Реализация сервис-ориентированного подхода Автоматизация основного процесса Реализация подхода BPM в повседневной деятельности компании Применение BPM-шины и мониторинг бизнес-процессов

Применение BPM-шины и мониторинг СЭД Х Учет 1Система Z 1234 Контроль состояния документа по процессу внутри холдингового документооборота; Контроль контекста работы с документом: задач, исполнителей, резолюций и комментариев по документам; Настраиваемое отображение состояний документа на процесс работы с документом; Контроль временных метрик по работе с документом.

Применение BPM-шины и мониторинг CRM АБС ДБО Возможность оперативного контроля: руководитель видит на каком шаге находится процесс и какие текущие временные параметры имеет процесс Возможность контролировать и фиксировать время выполнения процессов (как общее, так и по шагам) Возможность по каждому шагу устанавливать нормативные значения, возможность оповещения при превышении нормативных значений Возможность отслеживать: незавершенные процессы, циклы процессов Аналитическая обработка статистики прохождения процессов

Типовые задачи проектов внедрения BPM Повышение уровня зрелости процессов (отдельных групп процессов) Реализация сервис-ориентированного подхода Автоматизация основного процесса Реализация подхода BPM в повседневной деятельности компании Применение BPM-шины и мониторинг бизнес-процессов

Подход BPM в повседневной деятельности компании Эффект Размер бизнеса Изменения от УК (изменения «сверху вниз») Самосовершенствование подразделений Объект управления: бизнес-процесс Цель внедрения BPM: повышение операционной эффективности компании за счет саморазвития подразделений

Подход BPM в повседневной деятельности компании Процессы Сотрудники Понимание концепции Мотивация Условия BPM-система Δ Т1 Версия 2 Δ Т2 Версия 3 Δ Т3 Версия 4 Δ Т4 Версия 5 Саморазвивающаяся система Совершенствование процессов