ООО «Докфлоу Бест Практис» DFS Archive Solution – решения для управления электронными документами на платформе SAP

О компании Docflow Best Practice Автоматически обрабатывать в SAP ERP данные входящих счетов-фактур Обмениваться с контрагентами электронными счетами- фактурами и другими первичными документами через операторов ЭДО Выполнять поточный ввод документов и распознанных данных в SAP-системы Встраивать в стандартные приложения SAP функции сканирования, штрих-кодирования, шифрования и ЭЦП Создавать на платформе SAP различные системы электронного документооборота и электронные архивы Решения Docflow Best Practice позволяют: 2/24

Клиенты компании Docflow Best Practice 3/24

DFS Barcode Reader DFS Barcode Reader – обработка считанных штрих-кодов в бизнес- приложениях SAP ERP DFS Barcode Reader DFS Barcode Reader – обработка считанных штрих-кодов в бизнес- приложениях SAP ERP DFS Data Protector DFS Data Protector – ЭЦП и шифрование документов SAP-приложений DFS Data Protector DFS Data Protector – ЭЦП и шифрование документов SAP-приложений DFS Barcode Maker DFS Barcode Maker – ввод, генерация и печать штрих-кодов DFS Barcode Maker DFS Barcode Maker – ввод, генерация и печать штрих-кодов DFS Import Manager DFS Import Manager – поточный ввод документов и распознанных данных в SAP (интеграция с решениями ABBYY) DFS Import Manager DFS Import Manager – поточный ввод документов и распознанных данных в SAP (интеграция с решениями ABBYY) DFS File Service DFS File Service – полнофункциональная работа с файлами в SAP-приложениях DFS File Service DFS File Service – полнофункциональная работа с файлами в SAP-приложениях DFS User Workplace DFS User Workplace – рабочее место пользователя SAP с удобным интерфейсом DFS User Workplace DFS User Workplace – рабочее место пользователя SAP с удобным интерфейсом DFS Card Generator DFS Card Generator – создание без программирования регистрационных карточек документов и поисковых отчетов DFS Card Generator DFS Card Generator – создание без программирования регистрационных карточек документов и поисковых отчетов DFS Personal Scan DFS Personal Scan – сканирование и распознавание документов непосредственно из SAP-приложений DFS Personal Scan DFS Personal Scan – сканирование и распознавание документов непосредственно из SAP-приложений Технологические решения DFS (расширение стандартных возможностей SAP) 4/24

DFS Approval Solution DFS Approval Solution – согласование любых SAP-документов DFS Approval Solution DFS Approval Solution – согласование любых SAP-документов DFS Invoice Solution DFS Invoice Solution – автоматизированный ввод в SAP ERP входящих счетов по распознанным данным бумажных счетов-фактур и данных ЭСФ DFS Invoice Solution DFS Invoice Solution – автоматизированный ввод в SAP ERP входящих счетов по распознанным данным бумажных счетов-фактур и данных ЭСФ DFS Archive Solution DFS Archive Solution – электронный архив первичных бухгалтерских документов DFS Archive Solution DFS Archive Solution – электронный архив первичных бухгалтерских документов DFS Contract Solution DFS Contract Solution – автоматизация процессов подготовки договоров и оценки надежности контрагентов DFS Contract Solution DFS Contract Solution – автоматизация процессов подготовки договоров и оценки надежности контрагентов DFS Master Data Solution DFS Master Data Solution – обработка заявок на создание в SAP ERP основных записей дебиторов, кредиторов и материалов DFS Master Data Solution DFS Master Data Solution – обработка заявок на создание в SAP ERP основных записей дебиторов, кредиторов и материалов DFS Office Solution DFS Office Solution – автоматизация процессов делопроизводства и контроль исполнительской дисциплины DFS Office Solution DFS Office Solution – автоматизация процессов делопроизводства и контроль исполнительской дисциплины DFS B2B Solution DFS B2B Solution – интеграция SAP ERP с операторами электронного документооборота DFS B2B Solution DFS B2B Solution – интеграция SAP ERP с операторами электронного документооборота Бизнес-решения DFS DFS Mobile Solution DFS Mobile Solution – Согласование документов на мобильных устройствах DFS Mobile Solution DFS Mobile Solution – Согласование документов на мобильных устройствах 5/24

Централизованное хранение всех первичных документов компании в электронном виде Централизованное хранение всех первичных документов компании в электронном виде Связь электронных документов с документами бизнес- приложений SAP ERP Связь электронных документов с документами бизнес- приложений SAP ERP Атрибутный и полнотекстовый поиск, массовая выгрузка и печать документов Возможность согласовывать документы перед проводкой или подписанием Возможность согласовывать документы перед проводкой или подписанием Потоковый и индивидуальный ввод бумажных документов, полно- текстовое и атрибутивное распознавание Потоковый и индивидуальный ввод бумажных документов, полно- текстовое и атрибутивное распознавание Загрузка в SAP ERP электронных документов, переданных через операторов ЭДО Базовая функциональность электронного архива первичных документов на платформе SAP 6/24

Документы, пришедшие от контрагентов в электронном виде через операторов ЭДО: Электронные счета-фактуры, акты, накладные Любые неформализованные документы Документы, сформированные в SAP ERP для отправки контрагентам в бумажном или электронном виде Документы, пришедшие от контрагентов в бумажном виде ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ Способы наполнения электронного архива 7/24

Электронное хранилище Электронное хранилище КАРТОЧКА документа КАРТОЧКА документа КАРТОЧКА документа КАРТОЧКА документа Ввод или печать штрих-кодов Интеграция с ABBYY Recognition Server Интеграция с ABBYY FlexiCapture Загрузка документов в хранилище Привязка к SAP-документам Загрузка в SAP распознанных данных Штрих-кодирование и потоковый ввод 8/24

Регистрация пакета первичных документов, пришедших от контрагентов в бумажном виде 9/24

В результате поточного ввода пакет документов готов к дальнейшей обработке в электронном виде В карточке пакета документов появляются ссылки на файлы отсканированных документов Поля карточки заполнены распознанными данными счета- фактуры, входящего в состав пакета Карточка доставлена исполнителю для принятия решения по дальнейшей обработке 10/24

Индивидуальное сканирование и распознавание отдельных документов, версии файлов 11/24

Загрузка электронных документов в SAP ERP Отправка документов из SAP-приложений Привязка документов к SAP-документам Контроль статуса отправленных документов Поиск и массовая выгрузка документов Операторы ЭДО Операторы ЭДО Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Электронное хранилище Электронное хранилище Контрагенты Интеграция SAP ERP с системами операторов ЭДО 12/24

Регистрация пакета первичных документов, пришедших от контрагентов в электронном виде 13/24

Автоматическая обработка в SAP ERP данных бумажных и электронных счетов-фактур Проверка правильности оформления поставщиком счета-фактуры. Проверка наличия дубликатов входящего счета. Поиск заказа на закупку. При наличии в системе заказа на закупку выполняется автоматическое фактурирование – создание предварительно зарегистрированного входящего счета. При отсутствии в системе заказа на закупку документов закупки могут быть оформлены задним числом, при этом выполняется: Поиск резервирования средств, создание заказа и счета в случае успеха. Создание резервирования средств, заказа и счета при отсутствии резервирования. Создание требования авансового платежа, входящей поставки и поступления материалов. Исполнитель имеет возможность выбора ручной или автоматической обработки документов. Предусмотрено допустимое отклонение суммы позиции счета от суммы позиции ссылочного заказа. 14/24

В карточке пакета документов создается ссылка на автоматически созданный входящий счет 15/24

Входящий счет создается со ссылкой на карточку и электронный образ счета-фактуры 16/24

Мониторинг обработки распознанных данных счетов-фактур в SAP ERP Модуль мониторинга позволяет производить контроль корректности выполнения в SAP ERP всех шагов бизнес-процесса и выполнять ручную обработку документов в случае возникновения ошибок автоматической обработки. 17/24

Обработка ошибок – входящий счет не создан, требуется ручной поиск заказа 18/24

Автоматическое сопоставление позиций счета-фактуры и заказа Данные документа закупки Распознанные данные счета- фактуры Возможность разорвать связь позиций 19/24

Ручное сопоставление позиций счета-фактуры и выбранных заказов Возможность ручной связи позиций 20/24

Поиск документов По атрибутам документов (включая штрих-код) По атрибутам карточек и связанных с карточками документов SAP По содержимому файлов Для найденных документов можно выполнить массовую печать электронных образов или выгрузку электронных документов в формате ФНС Функциональность массовой выгрузки/печати файлов легко встраивается в любые ABAP-отчеты Выгрузка Печать Поиск, выгрузка и печать документов электронного архива 21/24

Основные выводы Электронный архив на платформе SAP, построенный с помощью решений DFS, позволяет единообразно хранить и обрабатывать все первичные документы компании независимо от способа их получения: на бумаге или в электронном виде через операторов электронного документооборота Для хранения электронных документов возможно использовать любое сертифицированное хранилище (OpenText, SAPERION, IBM FileNet и др.) Для работы пользователей в электронном архиве можно использовать лицензии типа SAP Platform Standard User Поиск документов в электронном архиве по атрибутам и контексту, массовая выгрузка и печать найденных документов позволяет быстро делать подборки требуемых документов по запросам руководства или фискальных органов Обработка распознанных данных бумажных счетов-фактур и данных электронных счетов-фактур в SAP ERP позволяет автоматизировать процесс регистрации 22/24

Преимущества построения электронного архива на платформе SAP с помощью решений DFS Готовое к использованию решение, не модифицирует SAP-код, легко адаптируются с помощью параметризации и программных расширений. Обеспечивает бесшовную интеграцию электронных документов с документами бизнес-приложений SAP. Не зависит от используемой системы хранения. Сертифицировано SAP, позволяет использовать специальные SAP-лицензии типа SAP Platform Standard User. 23/24