Якщо запустити програму Office Access 2007 натисканням кнопки Windows Пуск або клацання ярлика (але не бази даних), відображається сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access. На цій сторінці вказано, з чого можна почати роботу в Office Access 2007.

1). Запустіть програму Access. 2). На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access натисніть кнопку Пуста база даних. 3). В області Пуста база даних введіть імя файлу в полі Імя файлу. Якщо не вказати розширення файлу, Access додасть його автоматично. Щоб змінити розташування файлу, натисніть кнопку Огляд, розташовану поруч із полем Імя файлу, перейдіть до нового розташування, виберіть його й натисніть кнопку ОК. 4). Натисніть кнопку Створити. Access створить базу даних, після чого відкриє пусту таблицю (з іменем Таблиця1) у поданні таблиці.

Після відкриття бази даних у верхній частині головного вікна Office Access 2007 зявляється стрічка, на якій в активній вкладці відображаються команди. Стрічка включає ряд вкладок команд, в яких містяться команди. У програмі Office Access 2007 основними вкладками команд є Основне, Створити, Зовнішні дані та Знаряддя бази даних. Кожна вкладка містить групу повязаних між собою команд. Команди в стрічці відображаються з урахуванням активного на цей час обєкта. Вибравши вкладку команд, можна переглянути команди, доступні на цій вкладці.

Вкладка командТипові дії ОсновнеВибір іншого подання. Копіювання та вставлення з буфера обміну. Установлення параметрів поточного шрифту. Установлення поточного вирівнювання шрифту. Застосування форматування до полів типу «Примітка». Робота з записами (Оновити, Створити, Зберегти, Видалити, Підсумок, Правопис, Інше). Сортування й фільтрація записів. Пошук записів

Вкладка командТипові дії СтворитиСтворення нової пустої таблиці. Створення нової таблиці з використанням шаблону таблиці. Створення списку на сайті SharePoint і пов'язаної з новим списком таблиці в новоствореній базі даних. Створення нової пустої таблиці в поданні конструктора. Створення нової форми на основі активної таблиці або запиту. Створення нової зведеної таблиці або діаграми. Створення нового звіту на основі активної таблиці або запиту. Створення нового запиту, макросу, модуля або модуля класу.

Вкладка командТипові дії Зовнішні даніІмпортування або створення посилання на зовнішні дані. Експорт даних. Збирання й оновлення даних через електронну пошту. Робота з автономними списками SharePoint. Створення збережених імпортованих або експортованих елементів. Переміщення кількох або всіх частин бази даних до нового або наявного сайту SharePoint.

Вкладка командТипові дії Знаряддя бази данихЗапуск редактора Visual Basic або виконання макросу. Створення та перегляд звязків між таблицями. Відображення/приховання залежностей обєктів або аркуша властивостей Запуск архіваріуса або аналіз швидкодії. Переміщення даних до Microsoft SQL Server або бази даних Access (лише для таблиць). Запуск диспетчера зв'язаних таблиць. Керування надбудовами Access. Створення або редагування модуля Visual Basic для застосунків (VBA).

Після відкриття бази даних в області переходів показується, що вона включає. У цій області вказуються таблиці, форми, звіти та інші об'єкти в базі даних. Область використовується для запуску й керування обєктами таблицями, звітами, формами тощо у базі даних. Наприклад, якщо потрібно запустити звіт, його можна відкрити з області переходів. Якщо потрібно змінити структуру звіту, за допомогою області переходів можна також відкрити цей звіт у поданні конструктора.

Створення структури таблиці як об'єкта баз даних передбачає такі дії: Ключове поле, або ключ – це одне або декілька полів, комбінація яких однозначно визначає кожен запис у таблиці. Якщо для таблиці визначені ключові поля, то програма запобігає дублюванню або введення порожніх значень у ці поля 1 Визначення параметрів (атрибутів), які характеризуватимуть властивості об'єкта, і значення яких будуть занесені до полів конкретної таблиці БД 2 Надання унікального імені кожному полю таблиці, яке будується за певними правилами 3 Визначення формату подання даних у кожному полі, тобто типу даних та необхідних обмежень 4 Визначення ключового поля чи сукупності ключових полів

Зміни порядку розташування полів; Видалення (додавання) поля; Зміни імен полів; Зміни властивостей полів; Зміни типів полів; Додавання чи зміни ключового поля. Під час створення чи редагування імен полів потрібно дотримуватися таких правил: Імена полів у межах однієї таблиці не повинні повторюватися; Імена полів не повинні перевищувати 64 символи; Не використовувати як імена полів вбудовані функції; Ім'я поля не повинно починатися з пропуску або управляючого символу; Імена полів та інших об'єктів БД можуть бути комбінацією з букв, цифр та спеціальних символів, за винятком символів.,![]. Бажано не використовувати символ пропуск в іменах полів.

Можна, скориставшись поданням таблиці, відразу розпочати введення даних, щоб програма Access створювала структуру таблиці в міру введення, або можна спочатку створити структуру таблиці в поданні конструктора, а потім повернутися до подання таблиці для введення даних. Незалежно від подання, в якому ви розпочали роботу, ви можете завжди переключитися до іншого подання за допомогою кнопок подань, розташованих у рядку стану вікна Access. Можна додати нову таблицю до наявної бази даних, використовуючи знаряддя у групі Таблиці на вкладці Створення.

Створення таблиць введення даних і назв полів (режим таблиця); конструктор – ручне налаштування; майстер таблиць – створення таблиць стандартних типів (Товари, Клієнти, Співробітники, …); імпорт таблиць – завантаження даних із інших джерел (БД інших форматів, Excel, текстові файли, …).

У поданні таблиці дані можна вводити відразу, дозволивши Access непомітно будувати структуру таблиці. Імена полів позначатимуться цифрами (Поле1, Поле2 і т. д.), а тип даних полів програма Access установлюватиме на основі типу введених даних. Щоб додати дані, розпочніть введення в першій пустій клітинці. Дані можна також вставити з іншого джерела, як описано далі в цій статті. Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть заголовок стовпця й введіть нове імя. Дуже зручно давати полям зрозумілі імена, щоб, переглядаючи їх в області Список полів, можна було відразу сказати, що саме в них міститься. Щоб перемістити стовпець, виділіть його, клацнувши заголовок стовпця, і перетягніть його в потрібне місце. Можна також вибрати кілька суміжних стовпців і перетягнути їх усі разом до нового розташування.

На перший запис Усього записів Попередній запис Поточний запис Додати запис Наступний запис На останній запис область виділення поля записи

У поданні конструктора спочатку потрібно створити структуру нової таблиці. Потім можна або перейти до подання таблиці для введення даних, або ввести дані за допомогою інших методів, наприклад, вставлення або додавання. 1). На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Конструктор таблиць. 2). Для кожного поля таблиці введіть імя в стовпці Імя поля й виберіть тип даних зі списку Тип даних. 3). За потреби в стовпці Опис можна ввести опис кожного поля. Введений опис відображатиметься в рядку стану, коли курсор перебуватиме у відповідному полі, і використовуватиметься як текст рядка стану для всіх стовпців, створених перетягуванням поля з області Список полів до форми або звіту, а також для всіх елементів керування, створених для цього поля за допомогою майстра форм або майстра звітів. 4). Після додавання всіх полів збережіть таблицю:натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S. 5). Почати введення даних у таблицю можна в будь-який момент, перейшовши до подання таблиці, клацнувши першу пусту клітинку й розпочавши введення. Дані можна також вставити з іншого джерела, як описано в наступному розділі.

Конструктор таблиць

тип поля (вибір з списку) властивості поточного поля ключ поточне поле

Операції з полями зробити поле ключовим (скасувати…) добавити поле вище поточного вилучити поточне поле (або всі виділені) індекси поле таблиці (вибір з списку) поле таблиці (вибір з списку) Primary Key: ключ таблиці Primary Key: ключ таблиці назва індексу

Майстер підстановок

Під час розробки та створення бази даних визначаються поля (стовпці) для кожної таблиці та встановлюється тип даних кожного поля. Наприклад, для збереження значень дати й часу для поля встановлюється тип даних «Дата й час». Щоб зберігати імена й адреси, для одного або кількох полів установлюється тип даних «Текст» тощо. У застосунку Office Access 2007 надається 10 різних типів даних (у попередніх версіях програми Access їх було девять), і кожен тип має певну мету. У наведеній нижче таблиці перелічено типи даних, наведено тип даних, для зберігання яких вони призначені й описано обмеження для кожного типу даних.

Тип данихВикористовується для зберігання Обмеження ТекстТексту та цифрЗберігає до 255 символів. Якщо дані вводяться вручну, максимальна кількість символів, які можна ввести та переглянути, не перевищує у полі таблиці й у будь-якому елементі керування, повязаному з полем. ЧислоЧислові даніЧислові поля використовують параметр розмір поля, який керує розміром значення, яке може міститися в полі. Можна встановити розмір поля 1, 2, 4, 8 або 16 байт. Дата й часДати й часУ застосунку Access усі дати зберігаються як 8- байтні подвійні цілі числа. Грошова одиниця Грошові даніЗберігає дані у вигляді 8-байтних чисел із точністю до чотирьох десяткових розрядів. Це тип даних використовується для зберігання фінансових даних, і якщо потрібно не округлювати значення.

Тип данихВикористовується для зберігання Обмеження АвтонумераціяУнікальні значення, що створюються застосунком Access під час створення нового запису Зберігає дані у вигляді 4-байтних значень; зазвичай використовується у первинних ключах. Так/НіЛогічні значення (істина або хибність). У застосунку Access використовується -1 для всіх істинних значень і 0 для всіх хибних значень. Обєкт OLEЗображення, документи, графіки та інші обєкти програм Office та Windows Зберігає до 2 Гбайт даних (обмеження розміру для всіх баз даних Access). Памятайте, що додавання 2 Гбайт даних уповільнює роботу бази даних. Поля з типом даних «Обєкти OLE» створюють точкові рисунки вихідного документа або іншого обєкта, а потім відображають ці точкові рисунки в полях таблиць або в елементах керування форм або звітів бази даних. ГіперпосиланняВеб-адресиЗберігає до 1 гігабайта даних. Можна зберігати посилання на веб-сайти, сайти або файли в інтрамережі або локальній мережі (LAN) і сайти або файли на компютері користувача. ВкладенняБудь-які підтримувані типи файлів Відомості про файли Office Access 2007.accdb. Можна вкладати в записи бази даних зображення, файли електронних таблиць, документи, діаграми та інші типи підтримуваних файлів, подібно до їх вкладання в повідомлення електронної пошти.