Решения компании «Электронные архивы Украины» Каширин Борис, г. Киев.

«Бумажная» информатизация в Украине По состоянию на 2011 год в Украине оцифровано около 1% архивной информации. Индексировано и обработано 0,03%. В архивных учреждениях Украины хранится не менее 5 млрд. документов. которые содержатся в 52,9 млн. единицах хранения. Бумажный документооборот в министерствах и ведомствах занимает 70% от общего обращения информации. На заводах и предприятиях 80% технической документации и чертежей находятся в бумажном формате. Средний архив коммерческой организации, в зависимости от рода деятельности, за 10 лет работы накапливает более млн. листов документов разного формата.

Затраты на бумажный документооборот Подготовка, обработка и согласование документов занимает значительную часть рабочего времени современного офисного сотрудника. Тем не менее, во многих украинских организациях работа с документами до сих пор ведется по-старинке – как и 300 лет назад, они перемещаются, утверждаются и хранятся в бумажном виде, что приводит к потере важной информации, длительным согласованиям и срывам сроков выполнения заданий. Особенно остро недостатки бумажного документооборота ощущаются в организациях с территориально-распределенной структурой. Если хотя бы часть вреда от бумажного документооборота оценить в денежном эквиваленте, то получившаяся сумма неприятно удивит любого руководителя. Например, по данным компаний Gartner и Xerox, при бумажном документообороте безрезультатно тратится 10% рабочего времени, т. е. за год организация «впустую» расходует месячный фонд оплаты труда ее сотрудников.

Компания ЭЛАУ предоставляет комплексные решения по созданию электронных архивов Разработка инновационных информационных систем и технологических решений, с учетом конкретных заданий Клиента. Полный комплекс работ по сканированию, наполнению и индексации любых видов архивов предприятий и организаций всех видов собственности. Информационная, технологическая и сервисная поддержка работы с электронными архивами на всех этапах сотрудничества, а также после завершения активной фазы проектов.

Оперативность. Искомый документ можно использовать через считанные секунды. Сотруднику не понадобится обращаться к первоисточнику во время формирования подборки документов по определенному критерию. Упорядоченное хранение. Структурированный массив файлов, удобный механизм представления электронных образов. Безопасность и конфиденциальность. Электронный фонд архивных дел обезопасит вас от несанкционированного доступа к документам, гарантирует наличие дополнительной копии документа, в случае безвозвратной потери (кража, изъятие, стихийные бедствие, и т.д.). Одновременное использование. Электронную копию документа могут просматривать одновременно несколько сотрудников. Удаленный доступ. Чтобы получить доступ к системе, не требуется установка дополнительных программ - достаточно подключения к локальной или интернет-сети. Цели создания электронного архива

Почему ЭЛАУ. Конкурентные преимущества. Наша специфика в оцифровке (сканирование, индексирование) документов: 1)работа с рукописными документами; 2)машинопечатными документами плохого качества (угасающий текст, частичная потеря текста и т.д.) и/или документы с рукописными идентификационными признаками (номер, дата, ФИО и т.д.); 3)документы с плавающим идентификационными признаками (на разных документах расположены в различных местах); 4)составление комплектов связанных документов (например, с договором нужно связать все зависимые от него документы – счет, счет-фактура, накладная, до 15 типов документов); 5)индексация в соответствии с ГОСТами (ГОСТ конструкторской и технической документации, библиографический и т.д.); 6)согласование критериев качества перед началом работ; 7)многоуровневая система верификации (проверки) данных.

разрешение КИ на ведение деятельности, связанной с государственной тайной; промышленное оборудование и технологии; сертифицированное программное обеспечение; проектный подход к работе: проведение экспертизы, подготовка технического задания, календарного плана работ, регламента организации работ, согласование критериев качества; гарантии и техническая поддержка информационного ресурса. Гарантии качества ЭЛАУ НаименованиеОписание Средняя производительность за смену 8 часов, страниц Книжный сканер Zeutschel формат до А2, сканирование сшитых документов Поточный сканер Fujitsu формат до А3, сканирование расшитых документов Односторонний режим , двусторонний – Сканер для широкоформатных документов Contex форматы более А0100

Услуги и решения компании компании «ЭЛАУ» Государственный секторБанковский, финансовый сектор Индустриальный сектор Электронная картотека персональных данных Система учета договоров Библиотека электронных архивных дел Научно - технический архив Электронная картотека персональных данных Система учета договоров Библиотека электронных архивных дел Электронный архив организационно- распорядительной документации Электронная картотека Система учета договоров Библиотека электронных архивных дел Научно - технический архив Электронный архив организационно- распорядительной документации

Типы фондов для оцифровки 1. Картотеки личного состава (сдаются в архив через 3 года, хранятся (75 –В) лет, где В- возраст сотрудника 2. Архивные дела (сдаются в архив через 2 года, хранятся от 10 лет ). Состав архивного дела: -приказы и распоряжения, -планы и отчетность, -протоколы совещаний коллегиальных органов, -переписка по основной деятельности, -организационные документы, -бухгалтерская отчетность, -тендерная документация 3. Архив договоров (хранятся 3 года после окончания договора) 4. Архив проектной и конструкторской документации: - предпроектная документация, -рабочая документация (чертежи, спецификации, объектные сметы), -дела скважин, -картографические материалы, -пояснительные записки 5. Архив страховой документации

Этапы выполнения работ Конвертация в формат Заказчика Индексация Проверка Обработка образов Сканирование Подготовка к сканированию Проверка выходного ресурса Создание тестового ресурса, согласование с Заказчиком критериев качества Подготовка Технического задания Экспертиза фондов Загрузка в ИС Заказчика

Финальный продукт

Архив бухгалтерской, финансовой документации; ОРД

Библиотека электронных архивных дел Реализован поиск по 6 полям

Решение ЭЛАУ «Система учета договоров» для работы с бухгалтерской/финансовой документацией

Работа с рукописными данными

Обработка персональных рукописных данных

Электронная картотека (имидж-каталог) Реализован поиск последовательный и по разделителям

Научно-технический архив

Технология оцифровки документов, выполненных на кальках. фото оригинала отсканированная копия очистка фона для хранения и микрофильмирования

Форматы обработки технической документации для хранения и микрофильмирования TIFF/JPG color TIFF 4G Для хранения и микрофильмирования фото оригинала отсканированная копия

Научно-технический архив

Наполнение баз данных

Файловая структура хранения образов

Реализованные проекты Государственный архив Винницкой области – создание географического имидж- каталога. Государственный архив Киевской области – сканирование и ретроконверсия документов (дел и описей) архивного фонда «Перепись населения г. Киева 1896 г.» Фонд Госимущества Украины – решение «Библиотека электронных архивных дел» (сканирование, индексация) Национальная Историческая библиотека Украины – создание электронного имидж- каталога (сканирование и ретроконверсия 1 млн. карточек) и коллекции редких книг 18 века. Предприятие «Кировгеология» - создание электронных страховых копий документов Национальный заповедник «София Киевская» - создание электронной высококачественной коллекции негативов на стекле. Создание страховых копий учетной документации – инвентарных книг, книг поступлений. Научно-педагогическая библиотека им. Сухомлинского – создание электронных книг 19 века в формате DJVU Портал – создание электронных книг в форматах PDF, DJVU,FB2,TXTwww.1576.ua Национальный музей истории Украины – создание электронной коллекции 3D- объектов из фонда скульптуры

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ УКРАИНЫ Киев, Рейтарская 13, офис 4 +38(044)