Оптимизация процессов МСБ Создание база данных «Отчетность МСБ» ДМСБ 2008 г.

Слайд 2 Ожидаемые результаты - Сокращение операционных рисков, издержек, связанных с текущей работой региональной сети и ГО ДМСБ; - Повышение эффективности бизнес-процессов МСБ; - Оптимизация контроля исполнения. Методы В основе оптимизации заложен ряд новаторских идей, суть которых заключается в новых принципах построения алгоритма работы, а именно расширенный функционал для администрирования - с другой и простота и доступность – с другой стороны. Одной из основных особенностей является применение принципов одного окна. Данная технология предусматривает использование упрощенного интерфейса для пользователей. Плюс к этому упрощение функциональной части пользовательского интерфейса также основывается на применении принципов одной кнопки. Сочетание данных принципов придаст технической составляющей более понятные и обоснованные решения при их реализации.

Слайд 3 Описание проекта «Отчетность МСБ» Основные характеристики: - Разработка на базе Лотус Нотус. - Унифицированный доступ сотрудникам МСБ, ответственных за предоставление отчетности (Управляющие/Начальники отделов, КЦ) к функциональной части базы в частности: формирование и отправка отчетов по запросу ГО. Видимость сводных данных не применима. - Закрытый доступ к модераторской части базы необходим в целях исключения дублирования информации, предоставления заведомо ложных данных, неправомерности в отношении использования данных других подразделений МСБ. Т.е. видимость сводных данных в базе будет установлена только модератору базы, ответственному за сведение отчетности. Формат базы: - Упрощенная форма со следующим функционалом: - Перечень отчетов по категориям (в левом меню базы). - Список сотрудников, которым присвоен уровень доступа регион/редактирование. - Список сотрудников ГО, которым присвоен уровень доступа центр/редактирование и центр/администрирование соответственно. В рабочей области Базы необходимо создать следующие функции: для доступа «регион/редактирование»: «Обновить», «Новый» (добавить вкладку «Подраздел»), «Переместить или можно будет как в Лотусе перемещать файлы» (вкладки: «В другой раздел», «В архив»), «Удалить»; для доступа «центр/редактирование»: «Обновить», «Новый» (вкладка подраздел), «Переместить» (вкладки: «В другой раздел», «В архив»), удалить; для доступа «центр/администрирование»: «Обновить», «Новый» (добавить вкладки «Раздел» и «Подраздел»), «Переместить» (добавить вкладки «В другой раздел», «В архив»), «Редактировать», «Выгрузить» (при выборе подраздела автоматическая выгрузка всех отчетов в указанное место), «Добавить» (добавить вкладку «Группу пользователей»), «Удалить» (при выборе соответствующих разделов, подразделов, групп доступа, пользователей в группах доступа). Алгоритм работы: Ответственный сотрудник ГО ДМСБ с правами центр/администрирование добавляет (функция на рабочей области «Добавить») группу доступа регион/редактирование (формат данной области должен открываться в отдельной закладке виде таблицы с возможностью добавления/удаления Электронного адреса, Региона (региона в справочнике должно быть два «Москва и Подмосковье» и «Региональные филиалы», Офиса (наименование городов, Кредитных центров Москвы). Справочник должен включать весь перечень городов и КЦ с возможностью добавления/удаления. Привязка по уровню доступа должна быть к электронному адресу пользователя, остальные параметры не привязываются и ни где не отображаются (они нужны только в части контроля представления доступа для каждого подразделения сети МСБ). Создание нового раздела/подраздела отчетности подразумевает функцию «Новый» основного меню администратора. Функция «Редактирование» подразумевает изменение созданных разделов и подразделов в базе. Можно применить справочник для созданных разделов и подразделов. После сохранения в базе соответствующего отчета или формы внесение изменений и пересохранение отчетности не возможно. Для этих целей необходимо заново создавать отчет в той же закладе, только в новой форме. Повторное создание отчетности будет признаком нарушения установленного регламента, а также являться стимулом не совершать ошибки при формировании отчетности. В случае обнаружения ошибок в предоставленном отчете без пояснения со стороны исполнителя, в журнал мониторинга администратором вноситься соответствующая запись с указанием региона и наименования отчета (возможно применение справочника отчетов и регионов при внесении записи в данный журнал). - Реализовать возможность создания дополнительных подразделов для администрирования сводных данных и их сохранения в базе для анализа показателей по итогам работы за месяц, квартал, год.

Слайд 4 В целях сокращения издержек, повышения качества кредитной работы, построения четкой и понятной модели взаимодействия ГО и структурных подразделений банка предлагается: 1. Создание унифицированный базы «ЗАДАЧИ МСБ» Суть проекта: По направлениям деятельности специалистов (направления: буклеты, изменения на сайт, консультация, тестирование, премирование, презентации и т.п. могут быть направления у каждого сотрудника ДМСБ) 2. Оптимизировать процесс отслеживания сроков исполнения поставленных задач в разрезе отделов, так и всего департамента в целом. Т.е. поставил задачу Нач. Управления исполнителю, установил дату исполнения и время. По факту исполнения задачи исполнитель изменяет только лишь статус задачи «новое», «в работе» и «выполнено». Формат базы: по аналогии со служебными записками. Изменение срока исполнения будет фиксироваться, т.е. должен появляться признак у задачи, что срок перенесен на более позднюю дату или другой признак, если срок/время исполнения зафиксировано более ранее, в отличие от установленного срока/времени исполнения. Это поможет понять руководителям, с какими задачами сотрудники справляются более быстрее, а с какими более медленнее для выстраивания оптимальной схемы нагрузки на подчиненных. Функциональная часть: Принцип одного окна и одной кнопки, т.е. применение упрощенного интерфейса для пользователей с уровнем доступа и редактирования. Данный уровень должен быть установлен всем сотрудникам ДМСБ (МСБ обсуждение в части целесообразности данной базы регионам помимо ГО). Дополнительные возможности оптимизации бизнес-процесса, сокращения трудозатрат и снижения операционных рисков ДМСБ: При постановке задач сотруднику регионального подразделения появиться возможность контроля сроков исполнения, а также правильности предоставления информации с дальнейшей возможностью оптимизации процесса по времени, что даст дополнительное снижение трудозатрат, а в связи с этим издержки для набора нового персонала. Например: после оптимизации отчетов для ГО ДМСБ региональное подразделение получает запрос из ГО или на постоянной основе формирует необходимую отчетность, формирует в базе в закладке Отчетность МСБ необходимую форму, срок исполнения (сохранение отчета фиксируется). Выгрузка всей отчетности производится по специальной функции администратора. Алгоритм базы проверяет закладки отчетов по филиалам на предмет отсутствия признака сохранения, это будет означать на выходе о неисполнении требований по срокам предоставления информации. Т.Е. можно интегрировать данную базу в базу ОТЧЕТЫ МСБ!!! Возможность реализовать для подразделений ДМСБ процесс согласования нормативных документов с другими подразделениями, а также заказов продукции на складе, в маркетинге и т.п. Т.е. данная базу будет содержать только те задачи, которые будут относиться к ДМСБ!!! Соответственно упроститься контроль исполненных задач в целом по департаменту. Также, после проведения совещаний на основании протокола совещания, можно формировать задачи на группу исполнителей с указанием ответственно исполнителя за поставленную задачу (в том случае, если задача формируется высшим руководством – Директором департамента, например). 3. Создание «Базы компетенций» подразделений/сотрудников ГО. Задачи: – создать инструмент для использования в текущей работе по решению важных и неотлагательных проблем регионов и структурных подразделений МСБ. – проверять соответствие компетенции сотрудников МСБ. Предложения по оптимизации процессов МСБ