Тема 1. Организация и средства информационных технологий Напоминаем! Из курса информатики, вы узнали, что: под технологическим процессом обработки информации следует понимать упорядоченную последовательность взаимосвязанных действий по обработке данных, информации, знаний до получения необходимого, полезного результата. Технологический процесс обработки информации: зависит от характера решаемых задач, используемых технических средств, систем контроля, числа пользователей и т.д. может включать в свой состав ряд технологических операций (действий).
Под информационной технологией следует понимать систему методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки, анализа, выдачи данных, информации и знаний на основе применения аппаратных и программных средств в соответствии с требованиями, предъявляемыми пользователями. Напоминаем! Из курса информатики, вы узнали, что: такие понятия как данные, информация, знания не являются тождественными, и их принято различать.
Классификация ИТ Базовыми информационными технологиями называют аппаратные (технические) средства, предназначенные для организации: процесса переработки данных (информации, знаний); связи и передачи данных (информации, знаний). Под предметной технологией понимается последовательность технологических этапов по преобразованию первичной информации в результатную в определенной предметной области, независящая от использования средств вычислительной техники и информационной технологии.
Технологическим процессом обработки информации называют упорядоченную последовательность взаимосвязанных действий, выполняемых в строго определенной последовательности с момента возникновения информации до получения заданных результатов. Обеспечивающие информационные технологии - это технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения различных задач.
Такая модификация обеспечивающих информационных технологий, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий представляет собой функциональную информационную технологию. Следует помнить, что современные информационные технологии могут включать обработку различных видов информации и тем самым представлять собой интегрированные информационные технологии.
Рис Классификация ИТ, ориентированных на форму представления и выполнения отдельных операций
Рис Классификация прикладных ИТ
Рис Классификация ИТ, сгруппированных по воплощению их в компьютерных информационных системах управления
Рис Классификация инструментальных ИТ, необходимых для создания компьютерных информационных систем управления
Тема 2. Обзор прикладных программных продуктов Рис.2.1. Требования к прикладному программному обеспечению в зависимости от величины и способа организации предприятия
Рис.2.2. Классификация прикладных программных продуктов
Локальные ППП, предназначенные для малого бизнеса Локальные ППП предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). ППП этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций.
ППП этого класса по многим критериям универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем, например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких прикладных программных продуктов на предприятии невелик. Стоимость ППП, в основном, колеблется в диапазоне 5-50 тысяч долларов США.
Финансово-управленческие ППП Финансово-управленческие ППП могут быть гибко настроены на нужды конкретного предприятия и хорошо интегрируют деятельность предприятия. Предназначены, в первую очередь, для учета и управления ресурсами непроизводственных компаний. В финансово-управленческих ППП значительнее может проявляться необходимость отражения специфики деятельности конкретной компании, так как функциональные возможности таких ППП шире, чем локальных. Стоимость финансово-управленческих ППП, в основном, находится в диапазоне от 50 тысяч до 200 с лишним тысяч долларов США.
Средние интегрированные ППП Средние интегрированные ППП предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса. Цепочка оперативного планирования сбыт – производство – закупки является ядром таких ППП. Такие ППП значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6-9 месяцев до полутора лет и более). Стоимость внедрения средних интегрированных ППП в зависимости от охвата деятельности предприятия, может достигать 500 и более тысяч долларов США.
Крупные интегрированные ППП Крупные интегрированные ППП Крупные интегрированные ППП отличаются от средних интегрированных набором вертикальных рынков и глубиной поддержки процессов управления больших многофункциональных групп предприятий. Такие ППП дают широту охвата, включая управление производством, управление сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию, глобальное планирование и бюджетирование и пр. Сроки внедрения крупных интегрированных ППП обычно занимают более года, а стоимость проекта – более 500 тысяч долларов США.
Тема 3. Обзор ИТ поддержки принятия решений «Системы поддержки принятия решений являются человеко-машинными объектами, которые позволяют лицам, принимающим решения (ЛПР), использовать данные, знания, объективные и субъективные модели для анализа и решения слабоструктурированных и неструктурированных проблем». К слабоструктурированным задачам относятся задачи, которые содержат как количественные, так и качественные переменные, причем качественные аспекты проблемы имеют тенденцию доминировать. Неструктурированные проблемы имеют лишь качественное описание.
СППР обеспечивают следующее: 1. Помогают произвести оценку обстановки (ситуаций), осуществить выбор критериев и оценить их относительную важность. 2. Генерируют возможные решения (сценарии действий). 3. Осуществляют оценку сценариев (действий, решений) и выбирают лучший. 4. Обеспечивают постоянный обмен информацией об обстановке принимаемых решений и помогают согласовать групповые решения. 5. Моделируют принимаемые решения (в тех случаях, когда это возможно). 6. Осуществляют динамический компьютерный анализ возможных последствий принимаемых решений. 7. Производят сбор данных о результатах реализации принятых решений и осуществляют оценку результатов.
Рис Схема функционирования СППР
Рис Принципиальная структура СППР
Хранилище данных представляет собой банк данных определенной структуры, содержащий информацию о производственном процессе компании в историческом контексте. Главное назначение хранилища - обеспечивать быстрое выполнение произвольных аналитических запросов. EIS (Execution Information System) – КИСУ руководства предприятия. Эти системы ориентированы на неподготовленных пользователей, имеют упрощенный интерфейс, базовый набор предлагаемых возможностей, фиксированные формы представления информации. DSS (Desicion Support System) – полнофункциональные системы анализа и исследования данных, рассчитанные на подготовленных пользователей, имеющих знания как в части предметной области исследования, так и в части компьютерной грамотности.
Рис Архитектура СППР
Обзор экономико-математических методов: Системного анализа Программно-целевого планирования Линейного программирования Теории массового обслуживания Теории связи Теории вероятностей Сетевого планирования Деловых игр Функционально-стоимостного анализа Эконометрических моделей Экспертных оценок
Системный анализ Системный анализ Позволяет рассматривать любую рыночную ситуацию как некий объект для изучения с большим диапазоном внутренних и внешних причинно- следственных связей. Так, изменения на рынке потребительских товаров могут быть причиной, с одной стороны, внешних процессов, изменения в сфере рынка средств производства, финансового рынка, международного рынка, а с другой, внутренних процессов: изменения в развитии рынков отдельных тесно взаимосвязанных товаров.
Программно-целевое планирование Программно-целевое планирование Широко используется при выработке и реализации стратегии и тактики маркетинга. Линейное программирование Линейное программирование Математический метод для выбора из ряда альтернативных решений наиболее благоприятного (с минимальными расходами, максимальной прибылью, наименьшими затратами времени или усилий) применяется при решении ряда проблем маркетинга. Например, разработка более выгодного ассортимента при ограниченных ресурсах, расчет оптимальной величины товарных запасов, планирование маршрутов движения сбытовых агентов.
Методы теории массового обслуживания Методы теории массового обслуживания Применяются при решении проблем выбора очередности обслуживания заказчиков, составления графиков поставок товаров и других аналогичных задач. Они дают возможность, во-первых, изучить складывающиеся закономерности, связанные с наличием потока заявок на обслуживание, и, во- вторых, соблюсти необходимую очередность их выполнения.
Теория связи Теория связи Данная теория рассматривающая механизм «обратных связей», позволяет получить сигнальную информацию о процессах, выходящих за пределы установленных параметров. В маркетинговой деятельности использование такого подхода дает возможность управлять товарными запасами (регули рование поступлениями и отгрузками), процессами производства и сбыта (увязка производственных мощностей с возможностями сбыта). Применение теории связи к организационным структурам маркетинговой деятельности помогает совершенствовать связь предприятий с рынком, повысить эффективность использования получаемых данных.
Методы теории вероятностей Методы теории вероятностей Помогают принимать решения, которые сводятся к определению значения вероятностей наступления определенных событий и выбору из возможных действий наиболее предпочтительного. В данном случае речь идет о том, производить или нет продукт А или В, реорганизовывать либо расширять производство, проникать на рынок или нет.
Метод сетевого планирования Метод сетевого планирования Метод дает возможность регулировать последовательность и взаимозависимость отдельных видов работ или операций в рамках какой-либо программы. Он позволяет четко фиксировать основные этапы работы, определять сроки их выполнения, разграничивать ответственность, экономить затраты, предусматривать возможные отклонения. Достаточно эффективным является использование метода сетевого планирования при разработке программы производства нового товара и организации пробных продаж, подготовке и проведении сбытовых и рекламных кампаний.
Метод деловых игр Метод деловых игр Метод помогает разрешению реальных маркетинговых ситуаций. Упрощенные модели поведения конкурентов, стратегии выхода на новые рынки могут «проигрываться» для нахождения оптимальных решений. Метод функционально-стоимостного анализа Метод функционально-стоимостного анализа Используется для комплексного решения задач, связанных с повышением качества продукции и одновременной экономии материальных и трудовых ресурсов.
Эконометрические модели Эконометрические модели Модели дают возможность с учетом действующих факторов внешней и внутренней среды оценить, например, перспективы развития емкости рынка, определить наиболее рациональные стратегии маркетинга и возможные ответные шаги конкурентов, оценить оптимальные затраты на маркетинг для получения необходимого размера прибыли.
Методы экспертных оценок Методы экспертных оценок Методы позволяют достаточно быстро получить ответ о возможных процессах развития того или иного события на рынке, выявить сильные и слабые стороны предприятия, получить оценку эффективности тех или иных маркетинговых мероприятий. Используются методы «Дельфи», «Мозговой атаки», «Адвоката дьявола» и другие. Правильное проведение экспертизы предполагает решение ряда вопросов, связанных с формированием экспертной группы, проведением процедуры экспертизы, выбором методов обработки результатов экспертных оценок. Процедура экспертизы предполагает коллективное генерирование идей на основе проведения дискуссий или опросов с применением анкет.
CППР "Эксперт" Система поддержки принятия решений "Эксперт" - это инструмент для формализации и решения слабоструктурированных и неструктурированных задач планирования, прогнозирования и управления.
Особенности системы: Система базируется на современных методах поддержки принятия решений, применявшихся в США, Мексике, Канаде и других странах для решения задач аналитического планирования. Поддержка как числовых значений, так и субъективных вербальных предпочтений пользователя. Возможность анализа данных на предмет согласованности и достоверности, исправление несогласованности. Удобный графический интерфейс, инструменты для формализации проблемы, анализа результатов. Возможность обработки любых внешних данных. Обработка совместных суждений, достижение консенсуса Подробные печатные отчеты. Наличие библиотеки решений типовых задач в области финансов, экономики, управлении персоналом, предприятием и т.п. Низкие системные требования.
Банковское дело СППР используются для более качественного мониторинга различных аспектов банковской деятельности, таких как обслуживание кредитных карт, займов, инвестиций и так далее, что позволяет значительно повысить эффективность работы. Выявление случаев мошенничества, оценка риска кредитования, прогнозирование изменений клиентуры – области применения СППР и методов добычи данных. Классификация клиентов, выделение групп клиентов со сходными потребностями позволяет проводить целенаправленную маркетинговую политику, предоставляя более привлекательные наборы услуг той или иной категории клиентов.
Страхование Набор применений СППР в страховом бизнесе можно назвать классическим - это выявление потенциальных случаев мошенничества, анализ риска, классификация клиентов. Обнаружение определенных стереотипов в заявлениях о выплате страхового возмещения, в случае больших сумм, позволяет сократить число случаев мошенничества в будущем. Анализируя характерные признаки случаев выплат по страховым обязательствам, страховые компании могут уменьшить свои потери. Полученные данные приведут, например, к пересмотру системы скидок для клиентов, подпадающих под выявленные признаки.
Тема 4. ИТ офисной деятельностью Офис - это организация типа канцелярии, функция которой - получать и выпускать документы, а также - отслеживать их движение. Причем данное определение зачастую основывается на толковании понятия документ как любого сообщения, передаваемого между участниками бизнес-процесса.
Понятие документа, документопотока, делопроизводства. Основными задачами автоматизации документооборота и систем доставки информации являются следующие: интеграция технологий делопроизводства в единый процесс; ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций; автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами; формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов); планирование и управление ресурсами; автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);
организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени; обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия; обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы); формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.
Электронные документы Письма Договоры и контракты Законодат ельные акты Норматив ные документы Периодич еские издания Книги Реклама Анкеты Приказы Инструкции Отчеты Служебные записки Командирово чные документы Бухгалтерски е документы Письма Договоры и контракты Пресс-релизы Бумажные документы Документопоток Входящей информации Внутренних документов Исходящей информации Сообщения электронной почты Факсимильн ая информация Сообщени я в корпоратив ной сети Факсы Ответы и письма,пересылаем ые по электронной почте Факсимиль ная информация
Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов.
Рис Принципиальная схема электронного архива
Электронный архив документов позволяет решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса. Решить проблему ввода в СУЭД бумажных документов позволяет использование сканеров и систем распознавания текстов. Система распознавания текстов CuneiForm позволяет вводить бумажные документы со сканера и записывать их в графическом виде, для создания электронной копии документа с возможности дальнейшей печати.
CuneiForm OCR Server обеспечивает автоматический поиск изображений, полученных с сервера сканирования, последовательное их распознавание, удаление и передачу результатов в указанную пользователем директорию в полностью автоматическом режиме. По желанию пользователя изображения могут быть заархивированы и помещены в указанную им директорию, а результаты распознавания сохранены в формате, удобном для редактирования.
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow. Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ.
Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа: сетевой доступ к файлам и базе данных; локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии); терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений; просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).
Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно: поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно; четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.
Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации: обработка текста, электронные таблицы, деловая и презентационная графика, планирование работ и совещаний, генерация отчетов из базы данных, мультимедиа.
ОбзорИТ управления офисной деятельности Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории: функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации; системы для организации групповой работы; системы управления электронными документами; средства управления документооборотом.