Государственный университет управления Институт инноватики и логистики Управление информационными ресурсами Часть 2 Татьяна Анатольевна Родкина д.э.н., профессор

Тематический план Методология анализа и проектирования информационных систем управления организацией 1.Место, состав и функции субъекта управления информационными ресурсами организаций 2.Стадии, этапы и состав работ проекта разработки (совершенствования) информационных технологий управления организацией 3. Содержание общего и детального проекта разработки (совершенствования) информационных технологий управления организацией –Разработка функциональной модели объекта –Разработка информационной модели объекта –Разработка способов формирования, обработки и передачи информации.

Что такое субъект управления вообще и какова его специфика применительно к информационным ресурсам? Субъектом, то есть органом, занимающимся разработкой и внедрением новых и поддержкой действующих информационных систем в организации, является подсистема информационного обеспечения.

Место подсистемы информационного обеспечения в системе управления организацией Подсистема линейного руководства Функциональные подсистемы Управление производством Техническое руководство Экономическое руководство Внешние хозяйственные связи Управление персоналом Целевые подсистемы Управление качеством Управление охраной окружающей среды …………………………… Обеспечивающие подсистемы Информационное обеспечение Правовое обеспечение Обеспечение техническими средствами управленческого труда Нормативно- методическое обеспечение Делопроизводство

Управляющие элементы подсистемы информационного обеспечения Функции Оргструктура Способ организации

Первый управляющий элемент Функции подсистемы информационного обеспечения первичные вторичные Организация массивов информации Организация потоков информации Организация процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации. Обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики, технологии производства, передовом отечественном и зарубежном опыте в области управления.

Состав первичных функций подсистемы информационного обеспечения организации Наименование функции Состав основных процедур по функции Организация массивов информации Организация потоков информации Организация процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации. разработка структурированных массивов данных мониторинг соответствия массивов данных требованиям классификаторов и унифицированных систем документации определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления; определение, периодичности движения информации и форм представления; разработка маршрутов движения информации и схем документооборота; установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов ; обеспечение информационных процессов необходимыми техническими средствами; обеспечение информационных процессов необходимыми программными средствами; обеспечение информационных процессов необходимыми коммуникационными средствами;

Состав вторичных функций подсистемы информационного обеспечения организации Наименование функции Состав основных процедур по функции Обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики, технологии производства, передовом отечественном и зарубежном опыте в области управления. анализ отечественных и зарубежных изданий по интересующей тематике; выборка интересующего материала по заданным направлениям; рассылка материала по заинтересованным подразделениям сбор заявок на тематические обзоры

Второй управляющий элемент - организационная структура подсистемы информационного обеспечения Состав структурных органов подсистемы информационного обеспечения

Первичные функции подсистемы информационного обеспечения реализуют: Отдел информационного обеспечения организации (в зависимости от размера и профиля организации - отдел электронной обработки данных, отдел Автоматизированных Систем Управления, Информационно-Вычислительный Центр и пр.) При отсутствии специальных подразделений по информационному обеспечению системы управления координацию и методическое руководство этими работами целесообразно возложить (рекомендации ГОСТ Управление предприятием) на подразделение, ответственное за организацию управления: Отдел систем и методов управления (отдел систем и процедур, отдел организации управления, отдел управленческих процедур, отдел организации и управления бизнес-процессами и пр.).

Вторичные функции подсистемы информационного обеспечения реализует Отдел научно-технической информации (патентно-лицензионный отдел)

Третий управляющий элемент – способ организации подсистемы информационного обеспечения Основывается на специфике деятельности подсистемы информационного обеспечения, которая должна иметь возможность оказывать воздействие на все (функциональные, целевые и обеспечивающие) подсистемы организации.

Варианты способов организации подсистемы информационного обеспечения на предприятиях Централизация Децентрализация ИТ- аутсорсинг

Централизованный способ организации подсистемы информационного обеспечения Директор организации Зам.директора по производству Зам.директора по экономике Зам.директора по внешним хозяйственным связям Главный инженер Зам.директора по персоналу Зам.директора по информационным системам (технологиям) Отдел информационного обеспечения Отдел научно- технической информации

Насколько совершенен централизованный способ организации? «+» – обеспечение высокой эффективности работ по внедрению новых ИТ/С «-» - существенные затраты на содержание аппарата управления.

Децентрализованный способ организации подсистемы информационного обеспечения Директор организации Зам.директора по производству ИТ менеджер Зам.директора по экономике ИТ менеджер Зам.директора по внешним хозяйственным связям ИТ менеджер Главный инженер ИТ менеджер Зам.директора по персоналу ИТ менеджер

Каковы преимущества и недостатки децентрализации информационного обеспечения? «+» – высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам «-» – дублирование задач и функций

ИТ- аутсорсинг передача сторонней организации (контрактору или аутсорсеру) полностью или частично функций по обслуживанию информационных потребностей предприятия

Основные факторы применения ИТ-аутсорсинга организациями-заказчиками Профессиональный Производственно- технологический Финансово- административный Географический В некоторых регионах мира работа может стоить дешевле Контрактор располагает необходимыми мощностями Контрактор может управлять некоторыми проектами и транзакциями так, чтобы ускорить их выполнение и снизить стоимость У контрактора есть специалисты лучше, чем у организации- заказчика ИТ- аутсорсинговых услуг

Преимущества и недостатки ИТ-аутсорсинга с позиции организации-заказчика «+» Снижение затрат Снижение рисков Повышение качества и надежности обслуживания Концентрация персонала на основном бизнесе Эффективное использование положительного чужого опыта Внедрение передовых технологий «-» Угроза утечки важной информации Опасность передачи слишком многих важных функций в чужие руки Угроза отрыва руководящего звена от бизнес-практики Обучение чужих специалистов вместо своих

Виды ИТ- аутсорсинга Application service providing – ASP. Тестирование программного обеспечения Электронный бизнес Офшорное программирование

ASP (аренда программных приложений) доступ через Интернет или по другим каналам (по локальной или защищенной сети) к программным средствам и данным (приложениям), размещенным у провайдера (аутсорсера), на условиях периодической оплаты.

Услуги АSP нацелены на решение следующих задач Хостинг Web-сайтов, почтовых служб. Эксплуатация сложных систем управления ресурсами предприятия и планирования его деятельности (ERP-системы). Предоставление в аренду виртуальных "торговых площадок" для осуществления продаж через Интернет. Доступ к сводным каталогам Интернет-продавцов для осуществления покупок через Интернет. Поддержка процессов электронного обмена данными (EDI). Предоставление защищенного доступа к корпоративным данным. Предварительная настройка компонентов ERP-систем на типовые задачи (позволяет максимально сократить время внедрения таких систем в эксплуатацию). Обеспечение гибко настраиваемого доступа пользователей к различным функциям приложений согласно их полномочиям. Хотели бы Вы воспользоваться ASP- услугами? Обоснуйте ответ

Преимущества ASP АSP обеспечивают минимальную "стоимость вхождения" (начальные затраты со стороны арендатора - нулевые, плата за услуги ASP - помесячная). Размер оплаты, как правило, зависит от количества пользователей, работающих со сдаваемыми в аренду приложениями. Для сдаваемых в аренду приложений обеспечивается режим функционирования 24 часа в день, 7 дней в неделю. Процессы резервного сохранения данных не прерывают функционирования приложений. Арендатору по оговоренному регламенту предоставляется подробная и всесторонняя статистика по использованию арендованных приложений. Доступ к статистике, как правило, через Web-интерфейс или по электронной почте. Управление приложениями и весь необходимый документооборот осуществляется через Web-интерфейс или по электронной почте.

Офшорное программирование разработка программных комплексов на заказ в ситуации, когда заказчик и исполнитель удалены территориально друг от друга.

Факторы развития офшорного программирования Финансовые Квалификационные Временные Разница стоимости человека/часа работы ИТ- специалиста в зависимости от географической зоны Разница стоимости человека/часа работы ИТ- специалиста в зависимости от статуса аутсорсера Рост издержек при вывозе ИТ-специалистов на постоянное место жительства за границу Дифференциация квалифицированных ИТ-ресурсов в зависимости от географической зоны Возможность обеспечения непрерывного производственного процесса за счет часовой разницы во времени

Тестирование программного обеспечения выполнение комплекса работ по оценке качества покупаемого программного обеспечения независимой организацией Виды тестирования программного обеспечения Функциональное Тестирование проверка соответствия проектируемой и реальной функциональности программного обеспечения приемосдаточные испытания Тестирование качественных характеристик эргономичностъ, производительность, безопасность, надежность и пр.

Электронный бизнес осуществление аутсорсером заданных бизнес-функций организации-заказчика электронными средствами (например, электронная торговля, осуществляемая через онлайновые сетевые службы)

Стадии, этапы и состав работ проекта совершенствования информационной технологии объекта Предпроектная подготовка (ПП) Проектирование (П) Анализ действующей ИТ объекта Постановка целей и формулировка желаемой ИТ объекта Разработка задания на проектирование 1. Цель 2. Основание 3. Краткая характеристика объекта проектирования 4. Перечень проектных мероприятий 5. Экономическое обоснование проектных мероприятий Проект функциональной модели объекта Проект способов формирования, хранения, обработки и передачи информации Проект информационной модели объекта Проект состава информации Проект движения информации Мониторинг деятельности системы Интенсивная подготовка персонала Внедрение (В)

Целью разработки новой (совершенствования действующей) системы информационного обеспечения организации выявление возможности максимального сокращения трудоемкости обработки информации и ускорения ее движения

Объекты проектирования ИТ/С анализ и проектирование ИТ может осуществляться на разных уровнях управления организацией. Возможна информационная технология всей организации в целом, отдельной подсистемы (например подсистемы экономического руководства), отдельного подразделения (например, отдела маркетинга) и отдельного исполнителя (руководителя или специалиста). Также возможна детализация и по функциям управления или отдельным бизнес-процессам. Попробуйте определиться с объектом проектирования в своей деятельностти

Источниками сведений при анализе и проектировании ИТ организации служат: инструкции по делопроизводству и другие нормативные материалы, определяющие принципы работы с информацией в данной организации отчеты о работе организации в целом и его отдельных структурных подразделений нормативно-организационная документация (положения о подразделениях, должностные инструкции и пр.) учредительные документы организации (Устав, положение и пр.) учетно-справочные материалы схемы информационных взаимосвязей внутри организации и с внешними Организациями маршруты движения информации технические проекты автоматизации основных задач перечень технических средств организации.

Методы, используемые при анализе и проектировании ИТ метод непосредственного наблюдения за документом с момента его создания (или поступления), включая все стадии его составления или изготовления, до момента сдачи в архив (или отсылки). метод упрощенных наблюдений самофотография рабочего дня метод моментных наблюдений метод хронометражного нормирования

Разработка функциональной модели объекта Цель данного этапа состоит в поиске резервов сокращения трудоемкости существующих бизнес-процессов путем их рационализации и автоматизации. Проектная документация Таблица состава функций по операциям и исполнителям Оперограммы бизнес-процессов Таблица трудоемкости основных работ.

Состав функций транспортного отдела по операциям и исполнителям (фрагмент) Виды функций по положениям и другим норматив- ным мате-риалам Фактически выполняемые функции Состав процедур (операций) по функциям Основные документы Исполнители - 1. Разработка и реализация квартального плана перевозок готовой продукции 1.1. Получение из ПДО данных о выпуске продукции на следующий квартал 1.2. Получение из ОС данных о заказчиках продукции 1.3. Разработка квартального графика перевозок 1.4. Согласование квартального графика перевозок с ПДО и ОС 1.5. Утверждение квартального графика перевозок 1.6. Передача графика перевозок в управление ж./д 1.7. Внесение изменений в план перевозок 1.8. Учет выполнения плана перевозок Квартальный план-график выпуска продукции Каталог заказчиков продукции Квартальный график перевозок Квартальный график перевозок Квартальный график перевозок Специалист ТО Начальник ТО Зам. директора по логистике Специалист ТО

Оперограмма процесса «Принятие решения о выпуске нового вида товара»

Трудоемкость процесса «оформление заказа на изделие» п.п.Операция Затраты, мин. 1Ввод в компьютер карты клиента 0,5 2. Ввод в компьютер наименований и количества товаров, автоматическая проверка по БД, коррекция заказа Ввод данных о форме оплаты, автоматическое резервирование 2 4. Ввод команды на принятие заказа 0,5 5Автоматическая постановка на контроль 0,5. 6. Определение объектов комплектования 10

Разработка информационной модели объекта Включает два подэтапа Разработка состава информации объекта Разработка движения информации в объекте

Разработка состава информации объекта Цель данного этапа состоит в рационализации информационного обеспечения объекта на базе определения полезного объема информации необходимого для эффективного процесса управления Проектная документация Логико-информационная схема объекта Таблица повторяемости показателей в документах Таблица документирования работ объекта

Логико-информационная схема планово-экономического отдела (фрагмент) Перечень процедур Исполни- тели Входная информация Выходная информация Нормативно- справочная информация Разработка бизнес-плана выпуска новой продукции +Технические характеристики новой продукции Проект бизнес- плана Методика разработки бизнес-планов Расчёт финансово- экономических показателей эффективности бизнес-плана +Данные бизнес-плана (объём выпуска новой продукции, цена, себестоимость налоги и т.д.) Состав финансово- экономических показателей с их подробным анализом Методические указания по оценке эффективности инвестиционных проектов и их отбору для финансирования

Таблица повторяемости показателей в документах (на примере форм финансовой и статистической отчетности) Наименование отдельных реквизитов Виды документов Форма 1 Форма 2 Форма 3 Форма 4 …Форма n Итог Численность персонала Выручка от реализации ++2 Прибыль+++3 Стоимость активов +1 Сумма кредиторской задолженности ++2

Таблица документирования работ по процедуре «расчет фонда заработной платы» Условные обозначения: О – документ, необходимый для начала работ по процедуре; Х – документ, возникающий по окончании работ. Перечень процедур Наименование документов табель учёта рабочего времени приказы, распоря- жения контрактведомость оплаты труда налоговые формы Сбор информации о времени, отработанном каждым работником ОХ Получение приказов, распоряжений о премиях, отпусках, командировочных, дисциплинарных нарушениях ОХ Получение информации об условиях оплаты труда каждого работника ОХ Расчёт заработной платы, отпускных, командировочных Х Расчёт подоходного налога и отчислений ОХ

Разработка движения информации в объекте Проектная документация Маршрутная схема движения документа Документограмма бизнес-процесса Схема документооборота Схема информационных потоков Цель данного этапа состоит в рационализации маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте

Маршрутная схема движения документа Условные обозначения: У- ознакомление с документом; С- визирование документа; Р – резолюция

Схема документооборота отдела систем и методов управления (фрагмент) Виды документов форм или данных, поступающих в структурное подразделение Источник поступления Виды документов, форм или данных, выходящих из структурного подразделения Адресат Периодичность Исходные данные для экономического анализа деятельности АО Все подразделения по запросу Материалы анализа Директорат 1 раз в квартал Исходные данные для разработки нормативно- методической документации Все подразделения по запросу Нормативно- методическая документация (положения об отделах, должностные инструкции и пр.) Все подразделения по запросу Не регламентировано Исходные данные для подготовки справочной документации к заседанию правления АО Все подразделения по запросу Справочная документация Все подразделения по запросу Ежемесячно

Документограмма процесса обработки результатов замеров времени

Схема информационных потоков 1 ПРИЁМНИКИ ИНФОРМАЦИИ Структурное подразделени е ОМ….ОСНИДБ…БПЭО ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ 2,3

Разработка способов формирования, обработки и передачи информации Целью данного этапа является рационализация технического и программного обеспечения информационных процессов и совершенствование коммуникационных взаимосвязей в информационных системах Проектная документация Таблица перечня технических средств с указанием основных характеристик и стоимости Таблица перечня программных средств с указанием основных характеристик и стоимости Схема конфигурации корпоративной вычислительной сети Схема движения информационных потоков в сети Схема организации управления сетью с указанием объектов, субъектов сети, способа организации обмена данными (одноранговая или централизованная); Перечень программного обеспечения сети.

Вопросы для контроля и обсуждения 1. Что такое субъект управления вообще и какова его специфика применительно к информационным ресурсам? 2. Какое место занимает подсистема информационного обеспечения в системе управления организацией? 3. Каковы функции подсистемы информационного обеспечения организацией? 4. Какие структурные подразделения реализуют первичные и вторичные функции подсистемы информационного обеспечения организацией? 5. Перечислите варианты способов организации подсистемы информационного обеспечения на предприятии. 6. Каковы преимущества и недостатки централизации подсистемы информационного обеспечения на предприятии? 7. Каковы преимущества и недостатки децентрализации подсистемы информационного обеспечения на предприятии? 8. Назовите побудительные причины использования ИТ-аутсорсинга 9. Перечислите виды ИТ-аутсорсинга. 10. Охарактеризуйте преимущества и недостатки использования ASP и офшорного программирования. 11. Что такое «электронный бизнес» в системе ИТ-аутсорсинга? 12. Перечислите стадии и этапы проекта совершенствования информационного обеспечения объекта. 13. Охарактеризуйте состав задания на проектирование. 14. Какая проектная документация входит в состав функциональной модели объекта? 15. Какая проектная документация входит в состав информационной модели объекта? 16. Какая проектная документация входит в состав разработки способов формирования, обработки и передачи информации?