Тема 5: Організаційно- методичні основи створення і функціонування КСБО 5.1. Вимоги і критерії оцінки програмного забезпечення КСБО

Вимоги до бухгалтерських програмних продуктів формують три різні категорії користувачів: бухгалтери – безпосередні користувачі комп'ютерної системи бухгалтерського обліку; програмісти й інженери – персонал, який обслуговує функціонування КСБО, проводить налаштування, підключення, встановлення тощо; управлінці – менеджери, керівники структурних підрозділів тощо, - тобто ті, хто використовує інформацію від КСБО для прийняття рішень.

Характеристика вимог до програмного забезпечення бухгалтерського обліку ВидиВимогиКоротка характеристика 1) Функ- ціональ- ні Ведення Журналу операцій Здатність вводити та накопичувати всі господарські операції, що відображають господарську діяльність підприємства АжурМожливість розраховувати підсумки по рахунках б/о (обороти, залишки) на будь-який момент часу при довільній кількості введених господарських операцій Аналітич- ний облік Можливість ведення аналітичного обліку в таких розрізах і з таким рівнем деталізації, як цього вимагають потреби управління Кількісний облік Можливість ведення обліку в натуральному вимірнику Валютний облік Облік у валютах, що відрізняються від базової (основної валюти) ГнучкістьАдаптація програми до особливостей конкрет- ного підприємства та змін в законодавстві

ВидиВимогиКоротка характеристика 2) Тех- нічні Невибаг- ливість до апаратно- го забезпе- чення Можливість ефективно працювати на комп'ютерах Із середніми технічними характеристиками Редактор документів Вбудовані в програму засоби створення і коригування форм первинних документів, розрахунків та звітів "Експорт- імпорт'' даних Можливість обміну даними з іншими програма- ми та пристроями (касовими апаратами, техно- логічними датчиками, сканерами штрих-кодів) Робота в мережах Здатність працювати на кількох комп'ютерах з поєднанням даних за допомогою комп'ютерної мережі Захист інформації Забезпечення кодування інформації та обмеже- ння доступу за допомогою системних паролів Архів документів Вбудовані засоби архівації даних з можливістю швидкого відновлення інформації

ВидиВимогиКоротка характеристика 3) Ко- мерційні ЦінаПрийнятна для підприємства ціна програмного забезпечення та його супроводу СупровідПослуги з навчання користувачів, оперативні консультації, оновлення програмного забезпечення Документа- ція Якісна детальна друкована (чи/або електронна) документація до програм 4) Ерго- номічні Інтерфейс користува- ча Зручні та нешкідливі для здоров'я користувача засоби забезпечення діалогу "людина- комп'ютер" Програмна допомога Розвинена система програмної допомоги, що дозволяє отримати "підказку" щодо будь-якої функції або дії в програмі

5.2. Класифікація і призначення КСБО Клас системи Групи користувачів Основні ознаки Домашня бухгалтерія Фізичні особиОблік особистих та сімейних фінансів Міні- бухгалтерія Бухгалтерія з 1-3 працівниками. Без спеціалізації Введення і обробка бухгалтерських записів. Роздрук первинних документів та звітності Універсаль ні бухгал- терські сис- теми (Midi- бухгалте- рія) Чисельність персоналу бухгалтерії невелика. Передбачені всі розділи обліку Потужний аналітичний облік. Кількісний та валютний облік. Облік праці та заробітної плати Локальні АРМ Один бухгалтерКомплексна реалізація окремих задач обліку

Клас системи Групи користувачів Основні ознаки Комплекси повязаних АРМ Бухгалтерія зі шта- том не менше 8 чоловік. Розподіл функцій між працівниками Комплекс програм. Мережева архітектура. Досить повна реалізація облікових функцій. Можливість адаптації Управлін- ські системи Бухгалтерія, управ- лінці (управлінсь- кий та фінансовий облік, завдання фін. менеджменту) Управлінський облік. Планування та управління. Налагодження під клієнта (кастомізація). Відкритість архітектури. Можливість масштабування Фінансово- аналітичні системи Плановик, управлі- нець, головний бухгалтер, контро- лер, аудитор Фінансовий аналіз на основі бухгалтерських даних. Компютеризація задач зовнішнього і внутрішнього аудиту Правові бази даних Юристи, бухгал- тери, фінансисти, економісти Упорядковані довідкові системи, що містять підібрані в тематичному чи хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, б/о тощо

5.3. Вибір КСБО в залежності від розміру підприємства Стаття 63 Господарського кодексу України регламентує розміри підприємств ( bin/laws/main.cgi?page=3&nreg=436-15bin/laws/main.cgi?page=3&nreg=436-15): малі – кількість працюючих < 50 осіб, валовий дохід за рік < 70 млн. грн.; великі – кількість працюючих > 250 осіб, а валовий дохід > 100 млн. грн.; середні – всі інші (між малими і великими). З точки зору обліку використовують інші критерії поділу підприємств, а саме денний потік документів та чисельність працівників-обліковців.

Поділ підприємств (з точки зору б/о): малі – обробка < 100 рахунків-фактур (документів), кількість бухгалтерів – 1-5; великі – обробка > 500 рахунків-фактур (документів), кількість бухгалтерів – > 20-30; середні – всі інші (між малими і великими). КСБО Міні- бухгалтерія (Проводка- Головна книга- Баланс) Універсальні бухгалтерські системи (Midi- бухгалтерія) Локальні АРМ та комплекси АРМ Управлінські системи для малих підприємств для середніх підприємств для великих підприємств

5.4. Принципи та етапи створення КСБО Основний принцип при створенні ІС в обліку – це принцип системності. Його суть в тому, що КСБО розглядається як система, в якій всі її складові елементи й процеси, що відбуваються, взаємопов'язані з урахуванням як внутрішніх, так і зовнішніх факторів. Даний принцип передбачає: 1)однократне введення інформації в систему і її подальше багаторазове використання; 2)наявність єдиної інформаційної бази; 3)комплексне програмне забезпечення.

Крім принципу системності також використовуються наступні принципи: 1) економічна доцільність – переваги, що очікуються від використання системи, повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід; 2) гнучкість – система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основними вимогами до гнучкості КСБО є такі можливості: зміна (налагодження) Плану рахунків; ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками; зміна (налагодження) шаблонів типових бух. операцій; зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими звітами, що створюються користувачем. 3) контроль – використання різних способів (засобів) перевірки правильності вхідної (введеної) інформації та контролю за коректністю і точністю вихідної (опрацьованої, результуючої);

4) захист і безпека даних – ІС, що проектується, повинна сприяти захисту активів підприємства від нераціонального їх використання і забезпечувати надійність та безпеку інформації в системі. Якісна КСБО повинна виконувати наступні функції щодо безпеки даних: поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем; шифрування даних; наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу; контроль за періодичністю створення резервних (архівних) копій інформації. 5) сумісність – ІС повинна проектуватися з урахуванням людського фактору та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп'ютерів і програм, способів взаємодії окремих працівників та підрозділів. Також перевіряється сумісність нової КСБО з вже наявним обладнанням і програмним забезпеченням;

6) безперервність розвитку – передбачає постійне вдосконалення всіх видів забезпечення (технічного, програмного, інформаційного та ін.). З цією метою передбачається можливість заміни застарілих технічних та програмних засобів (модулів, підсистем) новими, більш продуктивними. Створення (проектування) КСБО на підприємствах складається з чотирьох основних стадій: 1) вивчення особливостей господарської діяльності підприємства (передпроектна); 2) технічне та робоче проектування системи і узгодження проекту; 3) впровадження системи (введення системи в дію). 4) промислова експлуатація та удосконалення системи.

5.5. Якість та ефективність застосування ІС в обліку Якість (англ. Quality) – сукупність властивостей продукції, які визначають ступінь придатності її для використання за призначенням; це відповідність вимогам споживача. Якість інформації (Information/Data quality) – сукупність властивостей, що відображають ступінь придатності конкретної інформації або даних про обєкти і їхній взаємозвязок для досягнення цілей, що стоять перед користувачем.

ІC є якісною, якщо в процесі свого функціонування вона забезпечує: інформаційні потреби користувачів (споживачів); адекватність реальним інформаційним і технологічним процесам обєкта управління; високу ефективність (економічну і (або) соціальну). Ефективність – здатність приносити ефект, результативність процесу, проекту тощо, які визначаються як відношення ефекту (результату) до витрат, що його забезпечили. Ефективність ІС – загальна властивість системи, яка характеризує рівень (ступінь) її пристосованості до виконання поставлених завдань. Iз двох ІС ефективнішою вважається та, яка краще вiдповiдає своєму призначенню.

Ефективність є трьох видів: економічна – оцінка результативності системи, що визначається порівнянням витрат на створення (функціонування) з одержаним від її використання ефектом; технічна – характеризується швидкодією виконання певних операцій, збільшенням продуктивності машин, систем тощо; соціальна – характеризується впливом автоматизації на роботу працівників апарату управління, інформаційно-обчислювального центру (ІОЦ), а також на членів суспільства, соціальне обслуговування яких поліпшується з упровадженням ІC.