Функции управления Доцент, к.э.н. Серебрякова Г.В.

Понятие функции управления Функция управления является результатом вертикального и горизонтального разделения труда в организации. Функция управления – вид управленческой деятельности, характеризующейся обособленным комплексом задач и осуществляемой специальными приемами и способами. Распределение функций управления по исполнителям определяет структуру и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда.

Классификация функций Основные функции: Планирование, организовывание, мотивация, контроль, координация Конкретные функции: -Функции управления ресурсами: управление финансами, управление персоналом и т.д. -Функции управления процессами: управление мтс, управление основным производством,управление сбытом, управление маркетингом и т.д. -Функции управления результатами: управление качеством; управление затратами и т.д.

Функции управления Предвидение К онтроль Координирование Распорядительство Организация Функции управления по Файолю Планирование Контроль Координация Мотивация Организация Взаимосвязь функций управления

Функция планирования Планирование – непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения. сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов. Процесс планирования можно разделить на следующие стадии: 1 стадия –стадия концептуализации (осознание всех возможных проблем и подходов к их решению, предварительный отсев нереализуемых вариантов); 2 стадия –стадия проверки реализуемости ( с точки зрения ресурсов); 3 стадия –стадия предварительного планирования; 4 стадия –стадия детализированного планирования; 5 стадия - стадия реализации; 6 стадия – стадия оценки полученных результатов.

Принципы эффективного планирования Принцип ограничивающего фактора; Принцип взятых обязательств; Принцип научной обоснованности; Принцип своевременности; Принцип комплексности; Принцип гибкости ; Принцип первичности планирования; Принцип непрерывности планирования; Дисциплинирующий принцип и т.д.

Типы управленческого планирования По цели: стратегическое,тактическое, оперативное; По содержанию: продуктово-тематическое, ресурсное,объемно-календарное; По направленности на среду: внутриорганизационное и внешне организационное; По иерархии: общеорганизационное, планирование деятельности отдельного подразделения и отдельного сотрудника; По типу предварительного прогноза: детерминистическое и стохастическое и др.

Методы реализации функции планирования Балансовые методы (метод стоимостных балансов, метод трудовых балансов и др.); Методы нормирования; Математико-статистические методы; Метод программно-целевого планирования; Метод сетевого планирования; Метод экспертных оценок и др.

Функция организации или организовывания Функция организовывания ориентирована на создание, совершенствование и поддержание функционирования организационной структуры по реализации принятого управленческого решения. Организационная деятельность – это процесс группировки различных видов деятельности необходимых для достижения поставленных целей. Организовывать – это значит создать необходимые организационно-технические условия для работы и приводить планы в действие, побуждая людей к работе.

Функция организовывания обеспечивает Определение рациональные форма разделения труда; Распределение работы между членами трудового коллектива и структурными подразделениями; Разработку структуры органов управления; Регламентацию функцию работ, операций, подбор и расстановку кадров; Обеспечение деятельности организации ресурсами и др.

Принципы организаторской деятельности Принцип единства цели; Принцип требовательности; Принцип экономичности; Принцип параллельной организации работ; Принцип стереотипизации действий; Принцип эффективности нормирования; Принцип специализации; Принцип дисциплины труда.

Структура Совместные ценности Сотрудники Стратегия Специальные навыки Системы Стиль Организация представляет собой объединение семи основных переменных. Схема «счастливого атома»

Организаторские способности руководителя Организационная проницательность: -психологическая избирательность – умение уделять внимание тонкостям взаимоотношений, синхронность эмоциональных отношений руководителя и подчиненных; -практическая направленность интеллекта; -психологический такт; Эмоционально-волевая результативность – умение влиять на других людей волей и эмоциями: -энергичность; -требовательность; -способность критически оценивать свою деятельность Склонность к организаторской деятельности

Технология организационного процесса ( 1 подход) 1 этап – выделение подразделений, определение их состава, задач и функций, на основе регламентирования и нормирования; 2 этап – установление соподчиненности и взаимосвязей, с установлением прав, обязанностей и ответственности структурных подразделений и отдельных должностных лиц, путем разработки положений об отделах и инструкций, определяющих внутренний порядок; 3 этап – распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов.

Технология организационного процесса (2 подход) 1 этап – установления общих целей предприятия; 2 этап –формирование производственных целей, планов и направлений работ; 3 этап –выявление и классификация видов деятельности, необходимых для их осуществления; 4 этап –группировка этих видов деятельности, исходя максимально эффективного использования имеющихся материальных и людских ресурсов; 5 этап –наделение руководителя каждой группы полномочиями, необходимыми для продуктивной работы; 6 этап –горизонтальная и вертикальная взаимоувязка этих групп через должностные связи и систему информационного обеспечения.

Функциональная матрицап. Наименование функций Перечень должностных лиц и структурных подразделений 1Ф.1 2Ф Ф.n Рекомендуются следующие символы для заполнения функциональной матрицы: У – утверждает, т.е. имеет решающий голос при принятии решений с правом утверждающей подписи П – планирует, готовит решение – определяет ожидаемое состояние объекта и намечает комплекс мероприятий для его достижения в определённые сроки О – организует – распределяет комплекс работ по функции между исполнителями, указывает их ответственность и срочность выполнения М – осуществляет методическое руководство, определяет способы выполнения работ по данной функции И – исполняет – несёт ответственность за надлежащее выполнение всех работ по данной функции (ответственный исполнитель) С – соисполняет – исполняет отдельные работы по данной функции Г – готовит информацию – формирует и представляет первичные данные, необходимые для выполнения работ по функции К – контролирует, осуществляет контроль за тем, чтобы работы по функции осуществлялись в заданные сроки и в определённой форме В – визирует, согласовывает – рассматривает результаты работы и определяет их соответствие специфическим требованиям

Организационные процессы Процессы формирования –эффективны при использования организационного проектирования; цель – оформление организационной системы (основные формы структуризации: композиция и регламентирование); Процессы совершенствования –воплощаются в планах организационно-технических мероприятий, цель – рационализация организационной системы; Процессы функционирования – направлены на поддержание устойчивости системы.

Методы реализации функции организовывания Метод постановки общих целей – передача подчиненным целей на исполнение, контроль только за результатами (возможно применение лишь при высокой квалификации работников); Метод детального инструктирования – распоряжение выдается в виде подробных инструкций; объектом контроля выступают все элементы выполнения работ; Метод параллельного поручения заданий – одновременное поручение нескольким исполнителя, что позволяет исследовать предмет разными методами.

Методы дезорганизации Дезинформация –искажение, своеобразная подача информации; Целевая дезориентация – выбор неправильных целей, задач; Дейдезы –действия на основе дезинформации: принятие несвоевременных или необоснованных решений; Камуфляж функций –под видом необходимых выполняются посторонние, ненужные виды работ; Саботаж – сознательное некачественное и несвоевременное выполнение работником своих должностных обязанностей. Различные системы «воровства и убийства времени». Отсутствие обратной связи. Ресурсная изоляция системы или ее частей. Изоляция руководителя – «хуторская» система управления.

Модель мотивации поведения через потребности Потребность Побуждение или мотивы Поведение (действие) Цель Результат удовлетворения потребностей Удовлетворение Частичное удовлетворение Отсутствие удовлетворения

Иерархия потребностей («Природа потребностей Маслоу») Самовыражение Уважение Социальные Безопасности и защищённости Физиологические Вторичные потребности Первичные потребности

Двухфакторная модель Герцберга Мотивирует как удовлетворенность так и неудовлетворенность потребностей Удовлетворенность Отсутствие удовлетворенности (предотвращение неудовлетворенности) Мотивирует Не мотивирует Отсутствие удовлетворенности Не демотивирует Демотивирует Неудовлетво ренность 0 max 0

Модель Мак Клелланда - Аткинсона Потребности В успехе Во власти В причастности Административная власть и авторитет Признание заслуг, доведение дела до конца Принадлежность к коллективу

Модель Врума Человеком движет Осознание потребностей Надежда на справедливое вознаграждение Ожидание Вероятность Работа удается Результат будет замечен и вознагражден Общая мотивация = + Вероятность Вознаграждение не принесет удовлетворения

Теория справедливости Адамса Мотивация определяется Отсутствие отклонений Нормальное действие мотивирующих факторов Отклонения Недомотивация Перемотивация Стремление восстановить справедливость Неизменность активности Необходимы Гласность Четкие критерии оценки Собственное вознаграждение Собственные усилия Вознаграждение других Усилия других ?=?=

Комплексная модель Портера- Лоулера Результа т Способности работника Усилия работника Осознание работником своей роли Ценность вознаграждения Соответствие результатам Вероятность получения вознаграждения Мотивы

Модель теории подкрепления стимул реакция последствия будущая реакция

Функция контроля Объект контроля: организация, подсистема и ее элементы. Предмет контроля: процессы. проходящие в организации или ее элементах. Основные инструменты контроля: наблюдение, проверка, учет и анализ. Понятие контроля можно рассматривать в трех взаимосвязанных аспектах: -как функцию; -как целенаправленную деятельность; -как систему органов, осуществляющих контроль.

Технология осуществления контроля Первый этап – конкретизация оценочных нормативов (стандартов) Второй этап – Сопоставление фактических результатов с нормативами, реализуется через выполнение следующих действий: определение масштаба допустимых отклонений; оценку полученной информации; измерение результатов; сравнение результатов со стандартами. Третий этап –Выработка и предложение практических корректирующих рекомендаций

Принципы контроля Централизованность; Всеобъемлемость; Адекватность содержанию деятельности; Принцип стратегической направленности; Объективность; Гибкость (учет изменений внешней среды); Контроль должен быть опережающим; Нацеленность на решение проблемы; Простота; Постоянство; Приоритетность мониторинговых точек; Экономичность; Ориентация на человеческий фактор.

Виды контроля По временной направленности: стратегический, тактический, оперативный; По масштабу: всеобщий, индивидуальный. По характеру контрольных мероприятий: плановый и внезапный; По способу взаимоотношений работников: односторонний (функционально-принудительный) и взаимный (многосторонний). По характеру взаимоотношений: формальный и неформальный. По этапу получения информации: первичный и сводный. По сложности: тематический и комплексный. По пространственному аспекту: входной., процессный, выходной. По полноте охвата: тотальный и выборочный и др.

Функция координации Координация обеспечивает достижение согласованности деятельности всех звеньев управления путем установления рациональности связей (коммуникаций) между ними. Функции координации: -превентивная (предвидение проблем и трудностей); -устраняющая (устранение перебоев в работе); стимулирующая (улучшение деятельности организации даже при отсутствии проблем); -регулирующая (сохранение существующей схемы работы).

Понятие коммуникации и коммуникационного процесса Коммуникация -обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов или действий Коммуникационный процесс – процесс обмена и передачи информации при помощи символов

Схема коммуникационного процесса Отправи- тель - генерирует; -выбирает канал; -кодирует сообщение Получатель -принимает сообщение; -декодирует его; -реагирует на сообщение Источники помех Сообщение- отклик Канал обратной связи канал

Многообразие коммуникаций Среда внешниевнутренние одноканальные устойчивые постоянные Количество каналовмногоканальные Степень устойчивости неустойчивые Характерситуационные

Классификация коммуникаций Субъект и средства коммуникаций: коммуникации с помощью ТС; межличностные Форма общения: вербальные; невербальные Каналы общения: формальные; неформальные Направленность общения: нисходящие, восходящие Пространственное расположение каналов: вертикальные, горизонтальные, диагональные

Виды коммуникаций Вид ЦельСредства Результат Познавательная Передача информации Беседы, доклады Применение новой информации Убеждающая Сформировать ценностные установки Дискуссия, переговоры Изменение взглядов, убеждений Экспрессивная Сформировать эмоциональный настрой Невербальное общение, образная лексика Изменение настроения Суггестивная Внушающее воздействие Беседы, тренинги, реклама Изменение поведения Ритуальная Сохранить традиции Церемонии, праздники Введение и сохранение традиций

Невербальные средства общения Люди получают информацию с помощью чувств: 83% - через зрение. 11% - через слух. Визуальные : Мимика, жесты, пантомимика–пространственная организация, выражение глаз, позы, осанка, направления взгляда, кожные реакции, средства преобразования природного телосложения(одежда, прическа и др.) Аудиальные: Паралингвистические -«вокальная мимика», экстралингвистические (смех, плач, речевые паузы, вздохи, кашель). Тактильные- прикосновения(пожатие руки, объятия, и т.д.) Ольфакторные: Запахи окружающей среды, запахи человека.

Деловое совещание Деловое совещание –самая распространенная форма делового общения. Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени. Для определения цели совещания и прогнозирования совещания необходимо использовать методику GROW: -постановка цели (Goal); -проверка ее «реальности» (Reality); -рассмотрение всех возможных вариантов действий(Options); -утверждение «воли к действию» (Will).

Доминирующие типы участников совещания Визуальный тип мышления. Мышление направлено на анализ восприятия, когда в процессе мышления формируются образы; 35% людей относятся к данной категории. Аудиальный тип мышления свойственен людям, воспринимающим информацию преимущественно на слух; эта группа составляет 13-25%. Кинестетический тип мышления свойственен % людей. Для кинестетиков характерен тактильный способ восприятия информации.

Модели общения на деловом совещании Убеждающая модель направлена на принятие эффективных УР, позволяющих решить проблему; основана на попытке изменить убеждения, отношения или поведения работников через обращение к их собственным критическим суждениям. Экспрессивная модель направлена на формирование у участников совещания психоэмоционального настроя, побуждения к необходимому управленческому действию. Суггестивная модель, т.е. внушающая, основа на психологическом воздействии, при котором оказывается влияние на убеждения, установки работника.

Неформальные коммуникации -социальные взаимодействия между людьми, отражающие потребность в общении; чаще распространяются в виде слухов. Виды слухов: - «мечты и чаяния»; -«страшилки»; - «вбивание клиньев»; «Закон слухов»: слух есть функция важности события помноженная на его двусмысленность.

Слухи Слухи чаще возникают вокруг -оплаты труда (23,9%), -будущего сотрудника (20,6%), -кадровых перестановок (12,8%), -межгрупповых конфликтов(9,4%), -организационных нововведений (8,9%), -корпоративных легенд (5,8%), -распределения ответственности (4,4%)

Технологии управления слухами 1 этап - диагностика слуха – «метод делегированного разговора» 2 этап - «запуск слухов»: -Выбор аудитории слуха(«ключевые коммуникаторы»; все сотрудники). -Определение типа запускаемого слуха (слух – обещание, слух-легенда и т.д.). -Выбрать способ распространения слуха.

Скандальные технологии 1. Создание сценария «конфликта»: -разрабатывают событийную канву в виде цепочки мероприятий; -выбирают способ доведения информации; -поиск информационного повода. 2. Осуществляют оперативный контроль над информационным пространством: -отслеживают появление любой информации. связанной с конфликтом; 3. Усиление информационного давления до получения результата.