Структура кошторису виставкових витрат Управління виставковою діяльністю Виконав: Миколюк О.А. 43гр. 2009р.
Фінансові умови участі Саме фінансові умови участі у виставці (ярмарку) стають вирішальним чинником прийняття остаточного рішення щодо участі в ній. Саме фінансові умови участі у виставці (ярмарку) стають вирішальним чинником прийняття остаточного рішення щодо участі в ній. Кошторис витрат на участь складається з таких основних статей: плата за виставкову площу; реєстраційний внесок (включає відшкодування витрат організаторів на видання рекламно-інформаційних матеріалів, виготовлення посвідчень учасника, медичне обслуговування тощо); витрати на персонал; вартість експонатів; витрати на створення і забезпечення роботи стенда; витрати на інформаційно-рекламні заходи. Поелементний зміст статей витрат представлено на рис.1. Кошторис витрат на участь складається з таких основних статей: плата за виставкову площу; реєстраційний внесок (включає відшкодування витрат організаторів на видання рекламно-інформаційних матеріалів, виготовлення посвідчень учасника, медичне обслуговування тощо); витрати на персонал; вартість експонатів; витрати на створення і забезпечення роботи стенда; витрати на інформаційно-рекламні заходи. Поелементний зміст статей витрат представлено на рис.1. Після закриття виставки-ярмарку визначають фактичну суму витрат і оцінюють результативність участі в ній. Після закриття виставки-ярмарку визначають фактичну суму витрат і оцінюють результативність участі в ній.
Рис.1
Післявиставкова діяльність Післявиставкова діяльність охоплює тривалий час після закриття виставки- ярмарку й передбачає оброблення інформації, отриманої на виставці, та подальшу роботу з відвідувачами. При цьому класифікуються й оцінюються угоди, які були укладені; відповідно до взятих зобовязань проводять розсилку зразків товару, необхідної документації, письмових подяк важливим клієнтам, зясовують ефективність участі підприємства в виставці-ярмарку та визначають напрями її підвищення.
Кошти Участь підприємства у виставці-ярмарку потребує значних вит рат, тому по її завершенню проводять детальний аналіз цих інвестицій, порівнюють їхню величину з отриманими результатами, визначають заходи щодо поліпшення цієї діяльності. Як свідчить зарубіжний досвід, найбільшу питому вагу в загальних витратах експонента має грошовий внесок організаторам виставки-ярмарку. Сума грошового внеску має бути достатньою для відшкодування витрат організаторів на підготовку й проведення виставки- ярмарку та формування у них відповідного прибутку.
Відсоткове співвідношення За даними закордонних фахівців, відсоткове співвідношення організаційних та експлуатаційних витрат має такий вигляд (орієнтовно): орендна плата 15%, орендна плата 15%, виготовлення обладнання 39%, виготовлення обладнання 39%, комунікація 12%, комунікація 12%, персонал 21%, персонал 21%, інші експлуатаційні витрати 13%. інші експлуатаційні витрати 13%.
Відсоткове співвідношення З цих даних можна зробити висновок, що майже половину виставкових витрат становить орендна плата й витрати на виготовлення стенда. Витрати на оренду стенда за останні 1015 років зросли на 50%. У зв'язку зі збільшенням кількості виставок і витрат на поїздку та проживання, відвідувачі скорочують час свого перебування на виставках. Нині близько 60% відвідувачів обмежують своє перебування на таких акціях одним днем, а чверть відвідувачів оглядає експозицію не більш ніж п'ятьох експонентів. Це спонукає підприємства-експоненти витрачати більше коштів на рекламу та паблік рилейшнз з тим, щоб заздалегідь забезпечити такі короткочасні візити максимальною інформацією про своє підприємство, товари та послуги, їхню якість, ціну та комерційні пропозиції.
Кошторис складається після визначення всіх цілей участі у виставці (ярмарку). Тому він є інструментом встановлення обмежень на ті витрати, які не забезпечують підприємству- експоненту належних вигод.
Завершальний етап Завершальним етапом підготовки до участі в торгових виставках є тест готовності до такої участі. Необхідно відповісти на такі запитання: чи належить ваша продукція до категорії товарів, які широко експонуються на виставках, чи варто посилювати її демонстрацію на цих акціях? чи належить ваша продукція до категорії товарів, які широко експонуються на виставках, чи варто посилювати її демонстрацію на цих акціях? чи беруть участь у виставках та ярмарках ваші конкуренти? чи беруть участь у виставках та ярмарках ваші конкуренти? чи є органічний зв'язок між вашою участю у виставці (ярмарку) та програмою маркетингової політики комунікацій? чи є органічний зв'язок між вашою участю у виставці (ярмарку) та програмою маркетингової політики комунікацій? чи має ваше підприємство чітко розроблену програму виставкової політики? чи має ваше підприємство чітко розроблену програму виставкової політики? чи точно визначено вами цілі участі у виставках (ярмарках) і наскільки такі цілі значущі? чи точно визначено вами цілі участі у виставках (ярмарках) і наскільки такі цілі значущі? чи повністю збігаються стратегічні цілі підприємства і цілі участі у названих акціях? чи повністю збігаються стратегічні цілі підприємства і цілі участі у названих акціях? чи визначено точно групи клієнтів, яких може заінтересувати ваша участь у виставці (ярмарку)? чи визначено точно групи клієнтів, яких може заінтересувати ваша участь у виставці (ярмарку)?
Завершальний етап чи матиме ваше підприємство сприятливу внутрішню кон'юнктуру в період проведення виставки? чи матиме ваше підприємство сприятливу внутрішню кон'юнктуру в період проведення виставки? чи має для вашого підприємства пріоритетне значення ринок ярмарку, що в ній ви бажаєте взяти участь? чи має для вашого підприємства пріоритетне значення ринок ярмарку, що в ній ви бажаєте взяти участь? чи відповідає продукція вашого підприємства технологічним і якісним стандартам, яких дотримуються ваші конкуренти? чи відповідає продукція вашого підприємства технологічним і якісним стандартам, яких дотримуються ваші конкуренти? чи маєте ви достатню кількість товарів для забезпечення раптового зростання попиту? чи маєте ви достатню кількість товарів для забезпечення раптового зростання попиту? чи зробили ви якісний аналіз конкретної виставки (ярмарку)? чи зробили ви якісний аналіз конкретної виставки (ярмарку)? чи може ваше підприємство підготувати стенд, який відповідатиме сучасним високим вимогам? чи може ваше підприємство підготувати стенд, який відповідатиме сучасним високим вимогам? чи достатньо часу ваше підприємство має для підготовки? чи достатньо часу ваше підприємство має для підготовки? чи має ваше підприємство персонал, здатний узяти на себе організацію участі у виставці. чи має ваше підприємство персонал, здатний узяти на себе організацію участі у виставці.
Тільки позитивна відповідь на всі ці запитання дає змогу підприємству прийняти остаточне рішення і сподіватись на значний зиск від участі в такій акції.
Дякую за увагу!