Тема 2. Проектирование деловых процессов с использованием информационных технологий РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Дисциплина: « Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении » Доктор технических наук, профессор Павлов Алексей Николаевич

Взаимодействие подразделений в системе управления предприятием Производственные подразделения Финансовый отдел Канцелярия Склад готовой продукции Службы обеспечения Плановый отдел Отдел кадров Руководство предприятия Отдел научных разработок Программное обеспечение для поддержки работы подразделений предприятия База данных управления Деловой процесс – это совокупность процессов (операций, действий) и взаимодействий между ними, результатом (выходом) которой является продукция и/или услуги, поставляемые потребителям, а входами – материальные, информационные и трудовые ресурсы, поставляемые внешними поставщиками.

Представление процесса ПРОЦЕСС (от лат. processus - продвижение) 1)Последовательная смена явлений, состояний в развитии чего-нибудь. 2)Совокупность последовательных действий для достижения какого- либо результата (напр., производственный процесс). В социальной сфере процессы отражают во времени взаимодействия людей друг с другом или их отношения к происходящим событиям. В экономической области процессы представляют собой видоизменение и преобразование ресурсов, что позволяет достигать определенных результатов. В любом процессе можно выделить базовые элементы (объекты), которые обладают определенными свойствами, следовательно, за процессом можно наблюдать, контролировать его и управлять его поведением, как в текущий момент времени, так и в будущем.

Формирование делового процесс в организации для обработки документов Для оперативного выполнения работ при обработке документов, в организациях на базе информационной системы создают схемы деловых процессов. В деловом процессе участвуют подразделения, на которые возложены функции выполнения определенной работы. Создание делового процесса работы с конкретными видами документов, позволяет установить контроль за их прохождением через систему и назначить ответственного за процесс. Для каждого исполнителя устанавливаются регламентные сроки обработки документа.

Содержание, выполняемых функций менеджером при создании и выполнении проекта Планирование Организация Контроль Оценка состояния организации (анализ возможностей). Расчет потребности ресурсов для выполнения работ. Подготовка общего графика выполнения работ. Составление календарных планов по операциям. Распределение обязанностей при выполнении бизнес- процедур. Доведение до исполнителей правил поведения и планов работ. Принятие решений при изменении ситуации на одном из участков. Введение стандартов и правил поведения участников бизнес-процесса. Наблюдение за сроками выполнения работ. Проверка качества и своевременности обеспечения ресурсами участников процесса. Оценка правильности и своевременности отправки, использования и получения финансовых средств.

Информационная поддержка делового процесса Доступные информационные ресурсы Система контроля и сбора материалов Система учета входных документов Справочная БД Письма Формы отчетности Регис- трация Работа специалистов Согласо- вание Ответ адресату Работа в подразделениях Работа в подразделениях Взаимодей- ствие с внешней средой

Последовательность разработки процессов обработки документов на основе ИС Прежде, чем приступить к внедрению программных средств на рабочих местах, необходимо дать общее представление выполняемой работы в рассматриваемом объекте, для чего: определяют входные и выходные материалы (потоки документов). устанавливают регламент выполнению работ. определяют функции объекта, в котором будут рассматриваться документы. готовят проект процесса. Пример разработки процесса подготовки законопроекта. В качестве объекта выбран законодательный орган, в компетенции которого входит: сбор материалов, обработка (внесение изменений и обсуждение), принятие решения, опубликование материалов.

Последовательность разработки процессов обработки документов на основе ИС проводится обследование подразделений с целью выяснения конкретных функций участников процесса. дается описание потоков документов и их последовательность. выделяются семантические связи между, выполняемыми операциями, внутри исследуемого объекта. выясняются объемы и временные характеристики каждой работы. Когда объект определен, необходимо выделить основные операции, которые будут выполнять участники процесса, для чего:

Последовательность разработки процессов обработки документов на основе ИС В информационной системе должны найти отражение не только схема движения документов в системе, а также последовательность выполнения операций исполнителями работ, для чего: строят сетевой граф процесса выполнения работ. проводят его оптимизацию. для каждой операции определяют вид обрабатываемого документа и его реквизиты. подбирают интерфейс для пользователя. устанавливают приоритеты выполнения работ. наделяют пользователей (участников процесса) соответствующими полномочиями.

Последовательность разработки процессов обработки документов на основе ИС Каждая стадия формирования технологического процесса выполнения работ с использованием автоматизированной информационной системы должна быть: документирована. иметь ответственного за разработку. соответствовать профилю деятельности сотрудников. Заключительным этапом формирования технологического процесса для обработки документов с использованием информационных технологий представляет собой процесс реализации проекта и проверки его работоспособности.

Постановка задачи при создании проекта ПРОЕКТ: ОДНОКРАТНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, НАПРАВЛЕННАЯ НА ЭФФЕКТИВНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАЗЛИЧНЫХ РЕСУРСОВ С ЦЕЛЬЮ ДОСТИЖЕНИЯ КОНКРЕТНОГО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РЕЗУЛЬТАТА ИЛИ РАЗРАБОТКИ НОВОГО ИЗДЕЛИЯ. Ситуация: на предприятии приняли решение о выпуске нового вида продукции. Необходимо разработать проект, позволяющий выяснить сроки начала выпуска продукции, определить себестоимость продукции, обеспечить производственные подразделения необходимыми материалами, технологией и кадровым составом для успешной деятельности. Действия администрации (менеджмента предприятия): 1)Составить рабочую группу из специалистов предприятия для участия в проекте по подготовке к выпуску новой продукции. 2)Разработать план-график выполнения проекта по подготовке к выпуску новой продукции. 3)Осуществить комплекс мероприятий по выполнению проекта.

Табличное представление проекта Наименование подразделения Выполняемая функция Итоговый материал Исполнитель Руководитель (Р)Распределение заданий Постановка задачи Отд. снабжения (С) Эконом. отд. (Э) Отд. технолога (Т) Отд. снабжения (С)Заключение договоров Разработка графика поставки Затраты на материалы График поставки Бухгалтерия (Б) Диспетчер (Д) Бухгалтерия (Б)Калькуляция затрат Стоимость продукции Диспетчер (Д) Формирование приказа о начале выпуска продукции Приказ и план-график Производственные подразделения Эконом. отд. (Э)Расчет затрат на выпуск продукции Стоимость выполнения работ по операциям Бухгалтерия (Б) Отд. технолога (Т)Разработка технологии Потребность в кадрах Перечень операций Наименование квалификации Производство (П) Бухгалтерия (Б) Производство (П)Подготовка производства для выпуска продукции План реорганизации Диспетчер (Д)

Граф взаимодействия участников проекта Р С Э Т Б П Д Постановка задачи Затраты на материалы График поставки Стоимость продукции Стоимость работ Наименование квалификации Перечень операций План реорганизации Вершины графа обозначают выполняемые функции участниками проекта (задачи) Дуги графа имеют направленность, обозначают наименование документа, который передается от одного участника к другому

Оптимизация (структурирование) задач РСБДЭТП Р111 С11 Б1 Д Э1 Т11 П1 Р Х Х Х 0 2 Х Х 0 Х Х Х 0 Х Х Х С Б Д Э Т П Шаг 1. Вычисляем сумму элементов по столбцам Шаг 2. Вычеркиваем из матрицы столбцы и строки с нулевыми элементами в столбцах Шаг 3. Повторяем шаги 1 и 2 к оставшимся элементам в матрице Алгоритм упорядочивания вершин графа (структуризация) Гр 1 {Р} Гр 2 {С,Э,Т} Гр 3 {Б,П} Гр 4 {Д}

Построение упорядоченного сетевого графа Р С Э Т П П Д Гр 1 {Р}Гр 2 {С,Э,Т}Гр 3 {Б,П}Гр 4 {Д} На основе упорядоченного сетевого графа проекта создают систему управления проектом, строится календарный график выполнения работ по операциям, осуществляется оптимизация использования ресурсов при выполнении проекта.

CASE – средства, применяемые при разработке деловых и производственных процессов Сложность создания программного обеспечения для поддержки работы сотрудников организации привела к тому, что были созданы специальные средства, позволяющие проектировать на абстрактном уровне деятельность человека по выполнению конкретных действий с документами, а затем, на основе сформированной модели – создавать программные коды для компьютеров. Такие средства назвали CASE – Computed Aided Software Engineering (система конструирования программ с помощью компьютеров). В настоящее время, использование информационных технологий для моделирования действий участников системы нашло широкое распространение в таких областях, как: проектирование деловых процессов, создание комплексных планов работы подразделений, описание баз данных, разработка бизнес-планов, проведение функционально-стоимостного анализа на предприятии и т.п. По этой причине под CASE – средствами сегодня подразумевают такие программные средства, которые позволяют пользователю осуществить моделирование задачи, провести анализ ее работоспособности, получить документацию и программные модули для дальнейшего использования при решении задачи на производстве. При моделировании и разработки проектов широкое распространение получили такие CASEсредства, как: Time Line – производитель Symantec; MS Project – производитель Microsoft; Project Expert – производитель Proinvest

Функциональное проектирование Определение назначения делового процесса Выделение структурных подразделений и их задач Определение выполняемых задач в подразделении Выделение операций по выполняемой задаче Определение действий исполнителя на операции 0 - Уровень 1 - Уровень 2 - Уровень 3 - Уровень 4 - Уровень

Методология функционального моделирования В основе функционального моделирования лежит метод структурного анализа или SADT-методология (Structured Analysis and Design Technique). В дальнейшем была предложена модифицированная методология IDEF0 – Integrated computer aided manufacturing DEFinition, которая получила столь широкое распространение потому, что позволяет легко представлять одновременно различные системные характеристики, такие как: управление, обратная связь и исполнители. Методология IDEF0 предназначена для представления функций системы и анализа требований к системам и является одной из самых известных и широко используемых методологий проектирования.

Основы построения функциональной модели В терминах IDEF0 система представляется в виде комбинации блоков (Box ) и дуг (Arrow). Блоки используются для представления функций системы и сопровождаются текстами на естественном языке. Дуга является ключевым элементом модели IDEF. Дуги представляют множества объектов – таких как наряды на выполнение работ, включающие чертежи, маршрутные карты, инструкции по выполнению работ. Это могут быть как физические объекты, так и информационные или действия, которые образуют связи между функциональными блоками. Блок с описанием функции I – Input (Вход) C – Control (Управление) O – Output (Выход) M – Mechanism (Механизм) ICOM - диаграмма Дуги могут быть классифицированы в зависимости от категории объектов, которые они представляют на диаграмме. К числу таких категорий могут относиться: Материалы, сырье, продукция, ресурсы; Информация, данные; записи качества; документы; Распоряжения руководства, планы, графики; распорядительные документы; Стандарты, нормативная документация; Ответственные исполнители, сотрудники организации и т.д.

Принцип декомпозиции блоков Создание модели делового процесса позволяет переходить от укрупненного описания функции к более детальному описанию действий внутри выделенной функции. В результате, разработчик получает возможность сделать описание процесса «ТАКИМ, КОЙ ОН ЕСТЬ», а затем провести анализ на противоречивость выполнения операций (функций) и создать процесс «ТАКИМ, КАКИМ ОН ДОЛЖЕН БЫТЬ»

Пример создания делового процесса Метка (Label), для установки: Create\Label Выделение любого объекта – клавиша Esc Объект – функциональный блок (Box) Объект – дуга, для установки: Create\Arrow Разработать функциональные обязанности сотрудников организации при обработке заявок от организаций на выделение ассигнований для приобретения нового оборудования

Управление ресурсами (пример) Номер узла (работы) Продолжи- тельность (дни) Трудовые ресурсы (чел) Задача – необходимо заключить договор с заказчиком о выполнении комплекса работ. Шаг 1. Построить модель технологического процесса выполнения работ Шаг 2. Оценить продолжительность выполнения работ по каждой операции Шаг 3. Провести расчет потребности трудовых ресурсов для выполнения каждой операции Шаг 4. Подготовить предложения по оптимизации затрат на выполнение работы Шаг 5. Заключить договор с заказчиком о выполнении работ

Анализ возможностей выполнения проекта Трудозатраты = 580 (чел/день)Время выполнения – 10 дней В соответствии с технологической схемой строятся: А) ленточная диаграмма по операциям (диаграмма Ганта); Б) гистограмма потребности ресурсов для выполнения комплекса работ. Выявляются ограничения, которые влияют на принятие решения о заключении договора с заказчиком

Предложение по выполнению заказа Трудозатраты = 580 (чел/день)Время выполнения – 12 дней Для достижения эффекта «сглаживания» использования ресурсов, достаточно изменить сроки начала работ Прежнее состояние графика работы

Документационное обеспечение информационной системы управления В информационной системе должны собираться данные, которые дают представление о выполняемой работе исполнителем, что необходимо для выполнения основных управленческих функций (планирование, организация, координация, мотивация и контроль). Планирование Организация Координация Мотивация Контроль

Технология работы в сети нескольких подразделений над одним документом Сервер с документами Справочные системы Составление заявки на материалы Калькуляция расходов Подготовка платежного поручения Платежное поручение Производство Плановый отдел Бухгалтерия

Технология выполнения коллективной работы над документом в подразделении Справоч- ник Сортировка вход- ных документов Регистрация организации Внесение изменений Ввод новой организации Пополнение справочника Составление отчета В подразделения Руко- водству Канцелярия