LIETVEDĪBA Latvijas Lauksaimniecības universitāte Ekonomikas fakultāte Lektore Rasma Urtāne Rīga 2008

2 Rasma Urtāne n Tālrunis n E-pasts: n Mājas lapa: lietvediba.ucoz.lv Grāmata Lietvedība un arhīvs Palīgs lietvedībā Lietvedības Rokasgrāmata Parole: lietvediba

3 LIETVEDĪBA – darbs ar iestādes dokumentiem 1.1. Dokumentu sagatavošana un noformēšana 1.2. Dokumentu reģistrācija 1.3. Dokumentu apgrozība 1.4. Dokumentu izpildes kontrole 1.5. Lietu nomenklatūras sastādīšana 1.6. Iestādes arhīva darbs

4 Definīcijas no VAĢ Dienesta informācijas n Lietvedība ir dokumentēšanas un ar dokumentiem saistītas darba organizācijas sistēma. (sk. arī dokumentu pārvaldība) n Dokumentu pārvaldība – vadības joma, kas nosaka un īsteno dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, klasifikāciju, sistematizāciju, izvērtēšanu, apriti, kontroli, glabāšanu, pieejamību līdz nodošanai arhīvā, kā arī dokumentu iznīcināšanu

5 Lietvedību reglamentē n LR MK noteikumi Nr. 154 Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi, (turpmāk tekstā DINN). n Izdoti saskaņā ar likuma Par gada 1. aprīļa likuma Ministru kabinetā iekārta atjaunošanu 14. panta 3. punktu.

6 Lietvedību reglamentē n Civillikums n Elektronisko dokumentu likums n Valsts valodas likums n Iesniegumu likums n Pasta likums n Par valsts noslēpumu n Informācijas atklātības likums n Un citi n Ministru kabineta iekārtas likums n Darba likums n Administratīvā procesa likums n Fizisko personu datu aizsardzības likums n Par grāmatvedību n Par valsts ģerboni

7 Arhīva lietas reglamentē n Likums Par Arhīviem VALSTS arhīvu ģenerāldirekcijas (VAĢ): n Instrukcija par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu n Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanas termiņu saraksts

8 LIETVEDĪBAS PAMATUZDEVUMI Dokumentu sagatavošana un noformēšana atbilstoši pastāvošajām prasībām Dokumentos fiksēto uzdevumu izpildes termiņu ievērošanas kontrole Dokumentu saglabāšana un iznīcināšana Dokumentu saņemšana un uzkrāšana

9 4. Dokumentu izpildes kontrole 5. Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšana 6. Lietu nomenklatūras sastādīšana un lietu veidošana 7. Lietu sakārtošana un noformēšana glabāšanai un izmantošanai 8. Iestādes arhīva darba organizēšana 1. Dokumentu izstrādāšana un noformēšana 3. Dokumentu apgrozības nodrošināšana 2. Dokumentu reģistrācija un numurēšana LIETVEDĪBAS PROCESA SASTĀVDAĻAS

10 LIETVEDĪBAS PROCESU VAR ORGANIZĒT Centralizēti: visu veic vienā vietā iestādē Decentralizēti: visu veic iestādes struktūrvienībās Jaukti: centrā un iestādes struktūrvienībās

11 Lietvedības dienesta funkcijas var veikt n lietvedības departaments; n lietvedības nodaļa; n kanceleja; n atsevišķa darbinieku grupa; n lietvedis, vadītāja sekretārs, arhivārs.

12 Administratīvo procesu likuma 15.pants n Satversme; n Likums un Satversmes 81. panta kārtībā izdotie Ministru Kabineta noteikumi; n Ministru Kabineta noteikumi; n Pašvaldību saistošie noteikumi.

13 Dokuments ir informācija n Dokuments- jebkurā veidā un materiālā ierakstīta informācija, ko rada, saņem un uzglabā ikviena Latvijas Republikas valsts pārvaldes institūcija, valsts un pašvaldību iestāde, uzņēmums, uzņēmējsabiedrība un uzņēmējsabiedrību apvienība, kā arī sabiedriskā un reliģiskā organizācija vai fiziskā persona. (DINN) n Dokuments – objektīvās īstenības priekšmetu un cilvēka domas informācijas fiksējums ar rakstu zīmju, grafikas, fotogrāfijas, skaņu ierakstu un citu līdzekļu palīdzību uz jebkura informācijas nesēja (papīra, filmas, disketes utt.) (Lik. Par arhīviem)

14 Dokumenta definīcijas: n Dokuments – informācija, kas radusies un/vai saņemta uz jebkura informācijas nesēja, ierosinot, turpinot, mainot vai izbeidzot kādu darbību, un kas apliecina šo darbību. Dokumentu veido saturs, konteksts un struktūra. (VAĢ) n Dokuments – juridiski atbilstoši rakstveidā noformēts apliecinājums, kas ir pierādījums, dod kādas noteiktas tiesības, par kaut ko informē vai konstatē kādu faktu vai notikumu. (Doc. S Ruskule)

15 Dokumenta pamatfunkcijas n Informatīvā n Juridiskā

16 DOKUMENTA juridiskais spēks n Ir dokumenta īpašība, kas ļauj aizstāvēt savas tiesības. n Jāievēro sava kompetence un pilnvarojums. n DINN punkti: 4+5

17 Juridiskā spēka rekvizīti Visiem 1. Dokumenta autora nosaukums 2. Dokumenta datums 3. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums 4. Paraksts

18 Juridiskā spēka rekvizīti Organizācijas dokumentiem 5. Dokumenta veida nosaukums 6. Dokumenta numurs Tiesību aktos paredzētajos gadījumos 7. Zīmoga nospiedums 8. Apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu

19 PĀRVALDES DOKUMENTI – dokumentu sistēma, kas apvieno dokumentus ar kuru palīdzību īsteno attiecīgās organizācijas vadību 1.1. Organizatoriskie dokumenti 1.2. Rīkojuma dokumenti 1.3. Izziņu un pārskatu dokumenti 1.4. Sarakstes dokumenti 1.5. Personāla dokumenti

20 PĀRVALDES DOKUMENTA SASTĀVDAĻAS Teksts Rekvizīti – 21 Dienesta atzīmes - 7

21 LIETVIEDĪBĀ IZMANTOJAMIE PAPĪRA FORMĀTI A4 – 210 X 297 mm A5 – 210 X 148 mm A3 – 297 X 420 mm

22 VEIDLAPAS REKVIZĪTU ZONA Ne vairāk par 40 mm PIRMTEKSTA ZONA Ne vairāk par 60 mm TEKSTA ZONA PARAKSTA ZONA ne mazāka par 30 mm ne mazāka par 10 mm ne mazāka par 20 mm DOKUMENTA MALAS UN SASTĀVDAĻU IZVIETOJUMA ZONAS A4

23 DOKUMENTA MALAS UN SASTĀVDAĻU IZVIETOJUMA ZONAS A5 VEIDLAPAS REKVIZĪTU ZONA PIRMTEKSTA ZONA Ne vairāk par 50 mm TEKSTA ZONA PARAKSTA ZONA ne mazāka par 20 mm ne mazāka par 10 mm ne mazāka par 30 mm ne mazāka par 20 mm

24 Tekstu iedala 4 līmeņos – 1. Nodaļa Apakšnodaļa Punkts vai rindkopa Apakšpunkts Nodaļas beigu zīmes – ______________ vai *** TEKSTA NOFORMĒŠANA (1)

25 Informācijas izcēlumi – Noformējot dokumentu informācijas izcelšanai var izmantot attiecīgo tehnisko līdzekļu iespējas (citu burtu rakstu, dažāda biezuma un lieluma burtus u.tml. Lappušu (lapu) numerācija – 1. Dokumentu uz vienas lapas vai lappuses nenumurē. 2. Sākot ar otro lapu (lappusi) numurē ar arābu cipariem katras lapas (lappuses) augšējās vai apakšējās malas vidū bez jebkādām papildus zīmēm TEKSTA NOFORMĒŠANA (2)

26 1. Valsts ģerboņa, organizācijas emblēmas, firmas zīmes vai preču zīmes attēls 2. Dokumenta autora nosaukums 3. Organizācijas reģistrācijas numurs 4. Dokumenta autora pasta adrese 5. Norāde par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem) 6. Norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu 7. Dokumenta veida nosaukums 8. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums 9. Dokumenta datums un numurs 10. Saņemtā dokumenta datums un numurs atbildes dokumentā REKVIZĪTI (1)

Dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu 12. Adresāts 13. Teksta satura atklāsts 14. Teksta pielikuma norāde un uzraksts 15. Norāde par pievienotajiem dokumentiem 16. Paraksts 17. Zīmoga nospiedums 18. Dokumenta saskaņojuma uzraksts vai atzīme par dokumenta saskaņojumu 19. Dokumenta izstrādātāja uzvārds un dienesta tālruņa numurs 20. Dokumenta noraksta vai kopijas pareizības apliecinājuma uzraksts 21. Dokumenta izraksta pareizības apliecinājuma uzraksts REKVIZĪTI (2)

28 DIENESTA ATZĪMES 1. Rezolūcija 2. Atzīme par dokumenta kontroli 3. Vīza 4. Atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu 5. Atzīme par dokumenta izpildi 6. Atzīme par dokumenta datu ievadīšanu informācijas sistēmā 7. Atzīme par dokumenta saņemšanu vai atzīme par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu

29 DOKUMENTA JURIDISKAIS SPĒKS Visiem 1. Dokumenta autora nosaukums 2. Dokumenta datums 3. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums 4. Paraksts Organizācijas dokumentiem 5. Dokumenta veida nosaukums 6. Dokumenta numurs Tiesību aktos paredzētajos gadījumos 7. Zīmoga nospiedums 8. Apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu

30 Dokumenta noformēšana n Jebkurā krāsā, kuru var nokopēt; n Nedrīkst rakstīt ar zīmuli; n Nedrīkst būt dzēsumi vai aizkrāsojumi n Drīkst labot, atrunājot.

31 Zīmoga lietošana n Gadījumos, kad paredz likumdošana; n Pēc savstarpējās vienošanās; n Obligāti kopiju, izrakstu un norakstu apliecināšanas uzrakstā n Skat. DINN 47. un 48.punktus

32 Kopiju, norakstu, izrakstu apliecināšana n Augšējā labajā stūrī jābūt vārdam KOPIJA, NORAKSTS, IZRAKSTS n Apakšā n KOPIJA PAREIZA n Pilns amata nosaukums, iekļaujot organizācijas nosaukumu; n Pašrocīgs paraksts un atšifrējums; n Datums, vieta n Zīmoga nospiedums

33 n Iekšējo dokumentu apgrozība Projekta sagatavošana Vīza Dokumenta parakstīšana Reģistrācija žurnālā (datuma un Nr. piešķiršana) Dokumenta izpilde Atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu Ievietošana lietā Pavairošana

34 n 2.shēma Dokumenta izstrādātājs Struktūrvienības vadītājsIzpildītāji Struktūrvienības lietvedības dienests Lietvedības daļa Kanceleja VīzaparakstīšanaApstiprināšana

35 n Nosūtāmo dokumentu apgrozība 1.shēma 2.oriģinālā eksemplāra nosūtīšana vai nodošana adresātam Eksemplāra ar vīzām ievietošana lietā Reģistrācija, datuma un Nr. piešķiršana Vizētājs 1eksemplārs Dokumentu izstrādātājs 2 eksemplāri Datorrakstītājs Lietvedības daļa vai kanceleja Parakstītājs

36 2.shēma - nosūtāmie dokumenti Projekta sagatavošana (2 eks.) Vīza Dokumenta parakstīšana Reģistrācija žurnālā (datuma un Nr. piešķiršana) Dokumenta nosūtīšana adresātam 1 eks. ievietošana lietā

37 Saņemto dokumentu aprite Juridiskas personasFiziskas personas sekretāre Svešās atgriežPersonīgās Apskata aploksnes Atver aploksnes un iepazīstas ar dokumenta saturu Izmet aploksnesPievieno aploksnes dokumentam, ja Ir sūdzībasSūtītāja adrese tikai uz aploksnes Atšķirīgi dokumenta un aploksnes datumi Bojāta aploksne Atzīme par saņemšanu un reģistrēšanu reģistrējamienereģistrējamie priekšniekam lietā Nodod adresātam rezolūcija sekretārei Reģistrē žurnālā Atzīme par izpildi Nodod izpildītājam (adresātam) pret parakstu Atbildes nosūtīšana

38 Organizatoriskie Rīkojuma Izziņu un pārskatu Sarakstes (korespondence) Personāla PĀRVALDES DOKUMENTI

39 Lietvedības instrukcija n 1. Vispārīgie noteikumi; n 2. Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi; n 3. Dokumentu parakstīšana, zīmogu un spiedogu lietošana; n 4. Dokumentu aprites noteikumi; n 5. Reģistrējamo un nereģistrējamo dokumentu saņemšana un reģistrēšana; n 6. Dokumentu savlaicīgas izpildes kontroles organizācija;

40 Lietvedības instrukciju n Noformē uz organizācijas veidlapas n Paraksta atbildīgā persona (lietvede, kancelejas vadītājs, biroja darbinieks) n Apstiprina organizācijas vadītājs (ar rīkojuma dokumentu)

41 Lietvedības instrukcijas n 7.Iesniegumu lietvedība; n 8. Organizācijas struktūrvienību un darbības virzienu sistematizēšana; n 9. Lietu nomenklatūras izstrādāšana un lietu formēšana; n 10. Arhīva darba organizācija; n 11. Pielikumi, kuros parādīti dažādu dokumentu noformēšanas paraugi.

42 Dokumentu reģistrācija n Reģistrēt dokumentus var: n žurnālos n kartotēkās n Datorā

43 Saņemto dokumentu reģistrācijā fiksējamās ziņas 1.lappusē n Reģistrācijas numurs n saņemšanas datums; n saņemtā dokumenta datums un reģistrācijas numurs; n no kā saņemts dokuments; n saņemtā dokumenta veids; n saņemtā dokumenta īss saturs vai virsraksts (ieteicams norādīt lapu skaitu + pielikuma lapas);

44 2. lappusē n vadības rezolūcija; n kam un kad nodots izpildei; n izpildes termiņš; n paraksts par saņemšanu izpildei; n atzīme par dokumenta izpildi un atbildes nosūtīšanu; n atzīme, kurā lietā ievietots dokuments.

45 Nosūtāmo dokumentu reģistrācijā n reģistrācijas datums; n reģistrācijas numurs; n kam adresēts dokuments (ja tas ir atbildes dokuments, norāda – uz kāda datuma, kad saņemtu, kāda numura iniciatīvas dokumentu, kā arī tā reģistrācijas numuru); n dokumenta veids un īss nosūtāmā dokumenta saturs; n kas sagatavojis, kas parakstījis; n kā nosūtīts; n atzīme, kurā lietā ievietots dokumenta autora eksemplārs.

46 Iekšējo un rīkojuma dokumentu reģistrācijā: n reģistrācijas datums; n reģistrācijas numurs; n dokumenta satura izklāsts; n kas sagatavojis, kas parakstījis; n izpildītājs, uzdevums, termiņš; n atzīmes par izpildi.

47 Lietu nomenklatūra Struktūrvienību (vai darbības virziena un nosaukums Lietas sējumu skaits Glabāšan as termiņš Piezīmes

48 Apliecinājuma ieraksta veidlapas paraugs Lietā numurētas _____________________________________________ (ar cipariem un vārdiem) _____________________________________________________ lapas tajā skaitā: litera lapas _________________________________________ numerācijā izlaistās lapas ______________________________________ + __________ lapas – lietā esošo dokumentu uzskaites saraksts. (ar cipariem) (amats) (paraksts) (paraksta atšifrējums) (datums)

49 Lietā esošo dokumentu uzskaites saraksta paraugs Nr.p.k.Dokumentu virsraksts vai lietas nosaukums Lapu Nr.Piezīmes 1234 Amats pašrocīgs paraksts paraksta atšifrējums (datums)