Учебно-консультационный семинар Искусство создания успешной электронной презентации

2 n Назначение электронной презентации предприятия n Технология разработки презентации: –этапы планирования, подготовки и проведения презентации –использование тех.средств и иллюстративных материалов n Применение вычислительной техники, программные продукты, используемые для создания презентаций n Оптимальное содержание и объём презентации n Выбор стиля и дизайна презентации n Разработка презентации инвестиционных проектов n Демонстрация и обсуждение примеров презентаций n Подведение итогов семинара, ответы на вопросы Программа семинара

3 Искусство создания успешной электронной презентации КАКИМ ОПЫТОМ разработки и проведения презентаций Вы располагаете? КАКИЕ ПРОБЛЕМЫ КАКИЕ ПРОБЛЕМЫ разработки презентации интересуют Вас особенно? Представьтесь, пожалуйста

4 Искусство создания успешной электронной презентации Каким должен быть текст документа (отчета) СТАНДАРТИЗИРОВАННЫМ: соответствие требованиям «заказчика» или структуре типового вопросника по данной теме КОРРЕКТНЫМ: все оценки должны быть реалистичными и аргументированными СДЕРЖАННЫМ: основываться на цифрах и фактах, избегать описательности и эмоциональных оценок ДОСТУПНЫМ: простой и ясный язык, меньше технических и специальных терминов РАЗБОРЧИВЫМ: хорошо читаемый шрифт, больше подзаголовков и промежуточных выводов ИЛЛЮСТРИРОВАННЫМ: больше схем, графиков и рисунков ЛАКОНИЧНЫМ: пояснительная записка - в минимальном объеме, все детали и подтверждающие документы - в приложения + Огромная роль эффективной презентации!

5 Искусство создания успешной электронной презентации Презентация: нужна ли она? n Да, если нужно убедить кого-то (делового партнера, руководителя или инвестора) в привлекательности Вашей бизнес-идеи n Нет, если сама презентация к демонстрации не планируется и делается для «комплектности» n Да, если пробуждает любопытство и стимулирует желание узнать больше информации n Нет, если презентация заменяет документ или расчет (например, бизнес-план проекта), которых пока нет n Да, если может послужить автору в деле продвижения объекта презентации

6 Искусство создания успешной электронной презентации Планирование презентации: с чего начать n Шаг 1 - Сформулировать цель презентации – это будет критерием для отбора слайдов: –информировать, убедить или переубедить, предостеречь и т.д. n Шаг 2 - Определиться с составом аудитории – её потребности, степень подготовленности: –заинтересованность, опыт, сопротивление, убеждения, предубеждения и т.д. n Шаг 3 - Установить лимит времени (чем меньше, тем лучше!) и отсеять второстепенные слайды: –3 «метки»: А – самое обязательное, В – включить, если будет возможность, С – если останется время и об этом спросят n Шаг 4 - Составить план презентации

7 Искусство создания успешной электронной презентации Композиция презентации: типовая схема Зачин Постановка проблемы Развитие Проработка проблемы Развязка Решение проблемы Цели: è Концентрация внимания аудитории è Уравнивание слушателей в степени их осведомленности Цели: è Анализ текущей ситуации и «болевых точек» проблемы è Обоснование стратегических задач Цели: è Оценка альтернатив решения проблемы è Развернутые выводы и рекомендации

8 Искусство создания успешной электронной презентации Композиция презентации: схема шести «П» П оложение П роблема П ерспективы П редложение П ослесловие Вопрос: как уточнится эта схема для презентации предприятия? П редисловие

Изучите свою аудиторию n Опыт: осведомленность, готовность к восприятию «профессионального слэнга» n Мотивация: заинтересованность в предлагаемой информации n Неформальность: старые знакомые или соблюдение дистанции и правил этикета n Прочие моменты: профессиональный состав, социальный статус, однородность 9 Искусство создания успешной электронной презентации

10 Искусство создания успешной электронной презентации Неоднородность аудитории: как с этим справиться n Заочное знакомство со слушателями: –через организаторов презентации –через Интернет и иные открытые сведения n Общие вопросы перед началом презентации: –побольше узнать об участниках –установить лучший человеческий контакт –выявить наиболее актуальные темы n Рассказ о себе, не избегая самоиронии n Корректировка дискуссии по ходу презентации: –немедленная реакция на вопросы из аудитории –вовлечение в процесс всех присутствующих

11 Искусство создания успешной электронной презентации Вступительная часть презентации: не для слайдов n Приветственные любезности: –слова благодарности и надежды быть полезным n Представление ведущего: –имя, должность, опыт, представление коллег n Формулировка целей презентации: –ориентация на интересы присутствующих n Регламент работы: –время, структура презентации, порядок работы

12 Искусство создания успешной электронной презентации Способы расположить к себе n Выражение искренних чувств n Какое-то откровение из практики лектора n Неназойливая шутка, имеющая прямое отношение к предмету рассмотрения n Возражение собственным доводам, высказываемым в ходе презентации («антитеза») Главное – вызвать интерес аудитории и дать понять, что Вы – не «звезда», а такой же человек, как все присутствующие

13 Искусство создания успешной электронной презентации Подведение итогов: 4 обычных элемента n Резюме важнейших моментов презентации: –могут быть повторены важнейшие фрагменты n Рекомендации и предложения: –с предельной конкретизацией (по срокам и т.п.) n Представление дополнительных документов: –структура письменного отчета и приложений к нему n Благодарность за внимание и предложение задавать вопросы

14 Искусство создания успешной электронной презентации Темы для самоанализа КАКАЯ ИЗ УСЛЫШАННЫХ ПРЕЗЕНТАЦИЙ ВАМ ПОКАЗАЛАСЬ НАИЛУЧШЕЙ? ПОЧЕМУ ЧТО БОЛЬШЕ ВСЕГО РАЗДРАЖАЛО ВАС В ЧУЖИХ НЕУДАЧНЫХ ПРЕЗЕНТАЦИЯХ? КАК МНОГО ВРЕМЕНИ УХОДИЛО НА ТО, ЧТОБЫ СФОРМИРОВАТЬ МНЕНИЕ О ВЕДУЩЕМ ПРЕЗЕНТАЦИИ? КАКИЕ ВСТУПЛЕНИЯ К ПРЕЗЕНТАЦИЯМ ВАМ ЗАПОМНИЛИСЬ? ЧЕМ ОНИ ЗАПОМНИЛИСЬ?

15 Искусство создания успешной электронной презентации Несколько прописных истин: какая презентация не нравится никому n Затянутая, перенасыщенная, пытающаяся охватить всё сразу n «Дежурно-типовая», не учитывающая интересы конкретной аудитории n Скучная, занудная, однообразная n Монотонная, без обратной связи с аудиторией n Хаотичная, непонятная, без логического стержня n Использующая письменный профессиональный язык, а не живую разговорную речь

16 Искусство создания успешной электронной презентации Кривая внимания: что утверждают психологи

17 Искусство создания успешной электронной презентации Кривая внимания: основные выводы n Максимум внимания - в первые 20 минут n Главные факты - в самом начале и в самом конце презентации n Ухищрения для пробуждения интереса аудитории разумно использовать в «провалах» интереса - после 20-й минуты n Четко обозначить продолжительность презентации и предупреждать об остающемся времени - это концентрирует внимание

18 Искусство создания успешной электронной презентации Удержание внимания: приемы и ухищрения n Периодическое информирование аудитории о том, что её ждёт впереди n Активное использование визуальных средств: –поясняющих, подтверждающих или оказывающих воздействие (что услышал, то забыл - что увидел, то запомнил) n Вовлечение аудитории в презентацию –апеллирование к слушателям, ссылки на их мнение, просьба высказаться, риторические вопросы n Смена ведущих по разделам презентации n Структурирование презентации –разбивка на «главы»

19 Искусство создания успешной электронной презентации Использование визуальных средств: что возможно n Плакаты n Схемы n Флип-чарт n Белая доска с фломастерами n Диапроектор со слайдами n Эпидиапроектор с «прозрачками» n Видеомагнитофон с видеороликами n Мультимедийный LCD-проектор c компьютером Что из этого перечня имеет смысл применять для презентации Вашего предприятия?

20 Искусство создания успешной электронной презентации Использование визуальных средств: «за» и «против» Лучшее закрепление в памяти Бóльшее разнообразие презентации Усиление воздействия выступления Повышение интереса Экономия времени на презентацию Не всё передашь словами Рисунок стоит тысячи слов Дополнительное время и усилия на разработку Необходимость овладения техническими навыками Возможно отвлечение внимания от сути проблемы Снижение гибкости презентацииДополнительные финансовые затратыРиск провала в случае отказа техники

21 Искусство создания успешной электронной презентации Слайды для презентации: четыре разновидности n Необязательные: дублируют то, что можно сказать словами n Пропущенные: возникают при утрате контакта оратора и аудитории n Воздействующие: концентрируют внимание на самом важном n Вербальные: содержат законченные высказывания («заметки к выступлению») Что из этого оставить, а что убрать?

22 Искусство создания успешной электронной презентации Слайды для презентации: хит-парад ошибок nСnСлишком много слов: слайд - не замена ведущего, а его поддержка nСnСлишком мелко и нечитабельно: слайд должен читаться с последнего ряда nЦnЦветовая перенасыщенность: цветовую схему нужно рассчитывать на дальтоника nНnНевразумительность: в слайде не допустим переизбыток информации, чрезмерное усложнение и путаница

23 Искусство создания успешной электронной презентации Разработка слайдов: маленькие хитрости Побольше запоминающихся афоризмов (принцип «надписи на майке») Побольше графики (НО: не сложной и перенасыщенной!) Побольше предельных упрощений (можно разбивать информативные слайды на серии слайдов) Разумное чувство меры в применении дополнительных визуальных эффектов - ретуширование, выделение, анимация, звуки, картинки, видео и др.

24 Искусство создания успешной электронной презентации Оформление слайдов: на вкус и цвет … n Игра цветов (рекомендовано психологами): n Синий: успокаивает n Красный и оранжевый: побуждает к действию n Зеленый: создает позитивный настрой n Использование фирменного цветового стиля: n Узнаваемость и запоминаемость (маркетинг) n «Стильность» и концентрация внимания n Эффект профессионализма и основательности n Осторожное использование цветного фонового заполнения: например, красный цвет плохо читается на тёмно-синем изелёном фоне

25 Искусство создания успешной электронной презентации Оформление слайдов: что написано пером… n Разнообразие шрифта: ограничить 1-2 типами! n Стиль шрифта: должен соответствовать единому стилю – лучше фирменному Стандарт шрифта: стандартные (Arial, Times Roman) предпочтительнее нестандартных, так как привычны для глаза и не отвлекают внимание n Размер шрифта: максимально крупный

26 Искусство создания успешной электронной презентации «Три кита» Microsoft Office для ежедневной работы Текстовой редактор Word - для работы с текстами Электронные таблицы Excel - для вариантных расчетов и диаграмм Презентационная программа PowerPoint - для рекламы и продвижения, выразительного и эффективного общения с аудиторией

27 Искусство создания успешной электронной презентации PowerPoint - специальный программный продукт для подготовки презентации n Создание и модификация презентаций: дизайн, корректировка содержания n Украшение презентации: использование таблиц, графиков и диаграмм n Фирменный стиль презентации: использование шаблонов, колонтитулов, форматирование n Демонстрация и распечатка презентаций: слайд-шоу с анимацией, печать «раздачек» n Совместное использование с иными приложениями MS Office: экспорт-импорт, переход к другим файлам Он-лайн учебник в сети Интернет – см. Он-лайн учебник в сети Интернет – см.

28 Искусство создания успешной электронной презентации PowerPoint - обычный режим n на экран выводится только текущий слайд n слева – структура презентации или эскизы всех слайдов n удобно для ввода и редактирования, настройки анимации и других «персональных работ» над отдельными слайдами

29 Искусство создания успешной электронной презентации PowerPoint - режим сортировщика слайдов n на экране - вся последователь- ность миникопий слайдов n удобно для общего визуального осмотра слайдов, а также их дублирования, сортировки, удаления и перемещения

30 Искусство создания успешной электронной презентации PowerPoint - режим демонстрации n на экране - демонстрируется слайд-шоу, в котором слайды сменяют друг друга n удобно для эффектного показа презентации и просмотра готовой презентации глазами зрителя

31 Искусство создания успешной электронной презентации PowerPoint - мелочи «наносящие на холст недостающие мазки» n Использование готовых макетов слайдов: Главная / Создать слайд / Образец /..., а лучше собственных фирменных шаблонов (формат, шрифты, цвета, логотипы, колонтитулы, …) n Применение удобных инструментов форматирования: изменение шрифтов, интервалов, графиков и иных элементов выполняются молниеносно: различные управляющие кнопки на панели инструментов n Совместное использование с другими приложениями: обращение к другим файлам не выходя за пределы презентации

32 Искусство создания успешной электронной презентации PowerPoint - приёмы создания слайд-шоу n Разнообразие анимационных эффектов на слайдах: Анимация / Настройка анимации /... n Временное устранение эффектов анимации: Показ слайдов / Настройка демонстрации / Без анимации n Применение эффектов перехода от слайда к слайду: Анимация / Переход к этому слайду /... n Применение различных эффектов перехода: Показ слайдов / Настройка /... n Завершение «чёрным слайдом»: выбрать правой кнопкой мыши Экран / Черный экран n Возможность автоматической демонстрации: Показ слайдов / Настройка демонстрации / Смена слайдов по времени и сохранить файл как «Демонстрация PowerPoint»«Демонстрация PowerPoint» n + многое-многое иное – «метод тыка» и пособия по PowerPoint

33 Искусство создания успешной электронной презентации PowerPoint – режим репетиции презентации n Репетиция презентации: –Показ слайдов / Настройка времени / Репетиция Можно: –Определить время, необходимое для каждого слайда –Узнать продолжительность Презентации в целом –Уточнить временные настройки для отдельных фрагментов презентации

34 Искусство создания успешной электронной презентации PowerPoint – презентация с помощью заметок докладчика n Использование заметок докладчика: –Показ слайдов / Режим докладчика Слайды на мониторе докладчика со «шпаргалками», а на мультимедийном проекторе для показа без подсказок

35 Анализ многопрофильного предприятия при ограниченной мощности (задача) Требуется: Определить, какому продукту следует отдать предпочтение в случае дополнительной аренды производственных мощностей Предприятие рассматривает возможность аренды дополнительных мощностей. Выпускается 2 продукта со следующими показателями (в месяц):

36 Искусство создания успешной электронной презентации Ведение презентации: что ослабляет контакт с аудиторией ¶ Высокомерие и категоричность ведущего · Манера речи, бедность языка ¸ Неумение организовать процедуру «вопрос-ответ»: лучше оговорить во вступительной части в качестве регламента Вопросы чаще всего делятся на: / Скрытое возражение / Тестирование знаний / Демонстрация себя / Открытый вызов

37 Искусство создания успешной электронной презентации Ответы на вопросы: 7 проверенных способов n Ответить на вопрос немедленно n Признать своё незнание и пообещать навести справки n Пообещать ответить в другом разделе n Переадресовать вопрос другому эксперту n Вернуть вопрос тому, кто его задал n Задать вопрос другому слушателю n Поставить вопрос на общее обсуждение

38 Искусство создания успешной электронной презентации Парадокс группового поведения ЧЕМ БОЛЬШЕ РАЗМЕР АУДИТОРИИ, ТЕМ МЕНЬШЕ ОНА РЕАГИРУЕТ НА СОДЕРЖАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ, И ТЕМ БОЛЬШЕ НА ТОГО ЧЕЛОВЕКА, КОТОРЫЙ ВЕДЁТ ПРЕЗЕНТАЦИЮ

39 Искусство создания успешной электронной презентации Презентация для малой аудитории (не более 7 человек) 6 Не монолог, а диалог 6 Борьба с пассивностью и спокойствием 6 Демократичность и раскованность 6 Меньше заорганизованности, больше неофициальности и спонтанности 6 Преобладание режима «вопрос-ответ» 6 Максимум проявления знания предмета 6 Минимум «наворотов» в использовании визуальных средств

40 Искусство создания успешной электронной презентации Подготовка презентации: штрихи мелкие, но важные 4 Место проведения: меньше пустого пространства 4 Расположение мебели: оптимален «квадрат», что облегчает обмен мнениями и концентрирует внимание 4 Тип освещения: важно, в т.ч. при использовании проектора и лазерной указки (предпочтительней курсора) 4 Одежда ведущего: консерватизм и аккуратность в сочетании с адаптацией к стилю аудитории 4 Проверка: предварительное знакомство, работоспособность устройств, запасные варианты 4 Общий настрой: сугубо позитивный, без паники

41 Искусство создания успешной электронной презентации Проведение презентации: перемещения ведущего 4 Оптимальная подвижность: не стоять на месте (тем более не сидеть), но и не мельтешить 4 Наличие «исходной точки» движения: находясь в ней, легче добиться усвоения важнейших моментов презентации 4 Свободный экран: важен, но иногда, заслонив его, легче переключать внимание на себя. НО: лучше пользоваться «чёрной заставкой» ( клавиша «В/И» )

Проведение презентации: борьба с «засыпанием» экрана 42 Искусство создания успешной электронной презентации n Для исключения несанкционированного отключения экрана на Рабочем столе ПК: –Свойства / –Экран (Экранная заставка) / –Заставка / –Питание (Параметры электропитания) / –Переход в спящий режим / –Никогда / –ОК

43 Искусство создания успешной электронной презентации Эффективность презентации: способы её повышения n Четкое информирование аудитории: n В начале: сообщение темы и направленности презентации n В ходе: акцент на то, ЧТО ИМЕННО Вы хотите сказать тем или иным слайдом n В конце: выводы и предложения, обращенные к присутствующим. Лучше – ИТОГОВЫЙ СЛАЙД, который остаётся на экране, когда пойдут ответы на вопросы n Честная работа над ошибками презентации – для их исключения в будущем

44 Искусство создания успешной электронной презентации Презентация проекта: титульный лист Титульный лист презентации: n Логотипы n Название n Графика n Адресная информация n Элементы единого фирменного стиля

45 Инновационный менеджмент - тема «Проекты» Глава 1. Резюме Глава 2. Предыстория и основная идея проекта Глава 3. Анализ рынка и стратегия маркетинга Глава 4. Сырье и материалы Глава 5. Место реализации проекта Глава 6. Инженерное проектирование и технология Глава 7. Организация производства и накладные расходы Глава 8. Людские ресурсы Глава 9. Планирование и сметная стоимость работ по проекту Глава 10. Финансовая оценка Глава 11. Экономический анализ издержек и прибыли Сжатое изложение сути проекта Сценарии реализации проекта, обоснование прогноза продажбюджета маркетинга прогноза продаж и бюджета маркетинга затрат Обоснование всех видов затрат, связанных с реализацией проекта: материальные затраты капитальные затраты на реализацию прочие текущие затраты затраты на оплату труда календарный план-график финансирования проекта расходной Составление бюджета проекта в расходной доходной и доходной части, оценка коммерческой привлекательности проекта и анализ рисков Презентация проекта: структура бизнес-плана

46 Искусство создания успешной электронной презентации Презентация проекта: описание бизнес-идеи Минимальные требования: n Лаконизм n Четкость n Наглядность n Маркетинговая направленность

47 Искусство создания успешной электронной презентации Презентация проекта: анализ места реализации проекта На примере: Строительство предприятия в районе Y Основные выгоды: ê Наличие производственной инфраструктуры ê Стоимостные и технические параметры строительства ê Близость поставщиков и клиентов ê Наличие дорог

48 Бизнес-план проекта «Организация производства специального керамического покрытия» Презентация проекта: SWOT-анализ Высокое качество продукта Имеющийся опыт в данной сфере Наработанные деловые связи и контакты Квалифицированная команда и сотрудники Перспективы развития технологии Наличие детального бизнес-плана Рост рынка и перспективы расширения сферы применения Поддержка со стороны властей Перспективы установления долгосрочных связей с партнерами и заказчиками Благоприятные региональные условия благодаря выгодному местоположению Относительно высокий объем требуемых инвестиций Нерешенность вопроса об источнике инвестиций Влияние сезонности спроса на готовую продукцию Необходимость затрат на продвижение на рынке Риск усиления конкуренции Снижение платежеспособности клиентов Увеличение налогов Инфляционные риски Форс-мажорные факторы Политические риски ВНУТРЕННИЕ ФАКТОРЫ ВНЕШНИЕ ФАКТОРЫ СИЛА СЛАБОСТЬ

49 Искусство создания успешной электронной презентации Презентация проекта: широкое использование диаграмм Обычный перечень графиков: n Объемы продаж n Капитальные затраты n Структура себестоимости n График окупаемости проекта n Динамика прибыли n Движение денежных средств

50 Искусство создания успешной электронной презентации Презентация проекта: подача итоговых показателей

51 Искусство создания успешной электронной презентации Презентация проекта: завершающая фаза Принцип Штирлица: «запоминается последняя фраза»: n Четкие выводы по проекту n Предложения, адресованные партнерам n Пояснения о доп.источниках информации по проекту: бизнес- план и пр. n Ответы на вопросы

52 Искусство создания успешной электронной презентации PowerPoint - использование с другими приложениями n Использование гиперссылок: Вставка / Связи / Гиперссылка / Вставка гиперссылки и выбрать тот файл или то действие которое следует совершить при нажатии на данную гиперссылку Подобные эффекты позволяют создавать слайд-шоу с разветвлениями 1 Программа семинара «Искусство создания успешной презентации»Программа семинара «Искусство создания успешной презентации» 2 Шаблон финансовой части бизнес-плана проекта 3 Законы Мерфи для управленцев