Тема 7. Внешняя окружающая среда 1. Взаимосвязь организации и окружающей среды. 2. Основные факторы внешней среды, их влияние на условия и результаты деятельности компании. 3. Основные характеристики факторов внешней среды. 4. Адаптация к неопределенности окружающей среды.

1. Взаимосвязь организации и окружающей среды Основываясь на работе Макса Вебера и его понимания бюрократии как идеальной формы организации, такие ученые как Бернс, Сталкер, Вудворд, Томпсон, Перроу, Хейдж и Айкен изучали воздействие структуры на организационную эффективность. В начале они рассматривают технологию и размер как основание выбора структуры. Затем Лоуренс, Лорш и Томпсон добавляют к этому факторы окружающей среды.

Существует множество определений понятия окружающей среды организации. Например, Роббинс определяет ее как институты или органы, которые влияют на организацию, но не поддаются контролю со стороны самой организации или этот контроль очень не велик. Окружающую среду он разделяет на 2 части – общую и специфическую. Первая, по его мнению, включает в себя все, что находиться вне организации: политика, экономические условия, законы и социальная сфера, культура. Влияние в этом случае на организацию – косвенное. Специфическая среда напрямую воздействует на организацию, на ее выживание, развитие. Это происходит из-за того, что она включает в себя такие понятия как: клиенты, поставщики, конкуренты, профсоюзы.

Под ОС понимаются все элементы, существующие за границами организации и способные оказывать воздействие как на организацию в целом, так и на ее отдельные части. Понять ОС организации можно, анализируя ее сферы с т. зр. внешних секторов. Сферой организации являются выбранное ею в ОС поле действий – это та территория, на которой организация оперирует и взаимодействует через выпускаемую ею продукцию и обслуживаемые ею рынки. Сфера определяет место ее организационной ниши, а также те внешние сектора, с которыми организация взаимодействует для реализации своих целей.

Окружающая среда охватывает несколько секторов или подразделений внешней окружающей среды, содержащих сходные элементы. Для каждой организации следует проанализировать следующие 10 СЕКТОРОВ: производственный, сырья, человеческих ресурсов, финансовых ресурсов, рыночный, технологический, экономических условий, правительственный, социо-культурный и международный. Для большинства компаний все сектора могут быть подразделены на ОПЕРАТИВНУЮ окружающую среду и – ОБЩУЮ.

Оперативная среда включает в себя те сектора, с которыми организация взаимодействует непосредственно (прямо) и которые, в свою очередь, оказывают прямое воздействие на способность организации достигать поставленных целей. Обычно оперативная среда включает сектор производства, сырья, рыночный, и, возможно, человеческих ресурсов и международный.

Общая среда включает в себя те сектора, которые не оказывают прямого влияния на повседневные текущие операции фирмы, но которые при этом оказывают влияние на производство и экономические условия в целом, что, в свою очередь, косвенно влияет на организацию. К общей ОС часто относят правительство, социо-культурный сектор, экономические условия, технологию, финансовые ресурсы. Иногда условия (сектора) общей ОС могут переходить в разряд оперативной ОС (например, социо-культурные аспекты могут заставить компанию изменить непосредственно параметры производства, когда общественное мнение выступает против продуктов питания с избытком холестерина).

С 1990-х гг. и на перспективу особое значение приобрел МЕЖДУНАРОДНЫЙ СЕКТОР ОС. Международный сектор может прямо влиять на организации, а кроме того на все внутринациональные сектора. Для современных организаций на сегодня и на перспективу категория ГЛОБАЛЬНОЙ КОНКУРЕНЦИИ становится ключевой, сравнимой с пришедшей на смену холодной войне войной экономической. Вывод: В широком смысле слова, ОС БЕСКОНЕЧНА (т. е. не имеет границ и пределов) и включает в себя все то, что находится за пределами данной организации.

2. Основные факторы внешней среды, их влияние на условия и результаты деятельности компании В соответствии с системным подходом организация рассматривается как открытая система, активно взаимодействующая с внешней средой. Внешняя среда включает те элементы хозяйственной системы, которые влияют на организацию, ее функционирование, результаты и последствия деятельности, но не относятся к внутренним переменным. К факторам внешней среды, оказывающим влияние на организацию относятся факторы прямого и косвенного воздействия.

Основными факторами среды прямого воздействия являются поставщики ресурсов; потребители продукции и услуг; конкуренты; государственные органы и нормативные акты, непосредственно воздействующие на деятельность организации. Поставщики обеспечивают удовлетворение потребности организации в различных ресурсах. Основные виды ресурсов: материальные, трудовые, финансовые, информационные. Потребители приобретают произведенные товары или услуги. В зависимости от объема спроса различают мелких и крупных потребителей.

Государственные и муниципальные органы также непосредственно воздействуют на организацию, а следовательно, относятся к среде прямого воздействия. Это налоговая и санитарная инспекции, органы статистического учета и т.д. Государственное воздействие осуществляется через законодательство и деятельность государственных органов. Законодательно регулируются трудовые отношения между работниками и работодателями, налоговые, таможенные отношения, охрана труда, условия производства определенных видов продукции, защита прав потребителей, экологическая нагрузка на окружающую среду и т.д. Конкуренты могут вести борьбу за различные объекты. Традиционно - за рынки сбыта продукции. В настоящее время это также борьба с производителями заменяемой продукции, за деньги потребителей.

Технологии как фактор среды косвенного воздействия характеризуют общий уровень производительных сил. Это наиболее динамичный фактор данной среды. Уровень и темп изменения технологий в различных отраслях существенно отличаются. Социокультурные факторы проявляются в социальных ценностях и установках, приоритетах, национальных традициях, влияющих на деятельность организации. Политические факторы определяют общую политическую ситуацию в стране, уровень ее стабильности, предсказуемости. Высокий уровень политического риска приводит к замедлению научно- технического обновления производства, устареванию структуры, снижению конкурентоспособности национальных предприятий в конкурентной борьбе. Политика местных властей оказывает существенное влияние на занятость в регионе и размещение предприятий, их воздействие на окружающую среду, добычу и использование природных ресурсов, создание производственно-технической и социальной инфраструктуры.

Состояние экономики как фактор среды косвенного воздействия включает ряд характеристик. Во-первых, это самые общие характеристики экономической системы - численность населения, наличие и использование ресурсов, тип государственного устройства, денежная система, валютное положение, отраслевая структура экономики, параметры внутреннего рынка, объем, структура и география экспорта и импорта и т.д. Во-вторых, это анализ общих условий развития предпринимательства: характеристика экономической стабильности, наличие рыночной и технической инфраструктуры, законодательная база, инвестиционный климат, условия формирования новых рыночных субъектов, формы и масштабы государственного регулирования экономики. В-третьих, это конкретное состояние, стадия развития экономики, включая оценку экономической конъюнктуры, уровня и темпов инфляции, фазы экономического цикла.

3. Основные характеристики факторов внешней среды ВЗАИМОСВЯЗАННОСТЬ факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Например, в 70-е годы снижение поставок нефти, прежде всего в силу политической структуры и целей других стран, оказало сильное воздействие на общее состояние экономики США. Рост цен на продукты нефтепереработки повлек за собой общее повышение цен на все. Это же изменение стало катализатором серии правительственных акций, как то: попыток регулирования температуры в общественных местах, распределения топлива, установления нормативов на эффективность использования топлива, учреждения крупного федерального проекта по преодолению энергетической зависимости от других стран.

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Организация, на которую оказывают прямое давление государственные постановления, заключение договоров с профсоюзами, заинтересованные группы влияния, многочисленные конкуренты и быстрые технологические изменения, находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями только нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, где нет профсоюзов и замедленны изменения технологии.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организации изменяется с нарастающей скоростью. Особенно подвижна внешняя среда, например, в фармацевтической, химической и электронной промышленности, тогда как в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям, в кондитерской промышленности скорость изменении гораздо ниже. Кроме того, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. Например, отдел исследований и разработок может сталкиваться с высокой подвижностью среды, а производственный отдел погружен в относительно медленно меняющуюся среду.

Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения. Неопределенность означает, что при принятии решений необходимая информация по факторам окружающей среды отсутствует, а потому управляющим чрезвычайно трудно предсказать направления изменений своего внешнего окружения.

Сложная неопределённость или – ГЕТЕРОГЕННАЯ СРЕДА содержит большое количество несходных между собой элементов внешнего окружения организации, в котором ей приходится оперировать. При сложной среде на организацию влияет и с ней взаимодействует множество разнообразных элементов ОС. При простой неопределённости – ГОМОГЕННОЙ СРЕДЕ существует несколько (3–4) сходных между собой элементов внешнего окружения, которые влияют на организацию.

СТАБИЛЬНАЯ/НЕСТАБИЛЬНАЯ ОС показывает, являются или нет элементы среды динамичными. Сфера ОС считается стабильной, если она не меняется на протяжении определенного времени – от нескольких месяцев до нескольких лет. При нестабильном окружении, наоборот, происходят быстрые перемены – например, конкуренты предприняли агрессивные наступательные шаги по завоеванию рынка (рекламная кампания; продукты рыночной новизны). Примером стабильной ОС могут служить коммунальные услуги, спрос на которые стабилен, а его рост легко просчитать. Примером нестабильной ОС является пошив/производство одежды – здесь и фактор изменчивости моды, и проблемы финансирования, и колебания покупательных предпочтений, и замедление темпов реализации продукции в розничной торговле, и рост импорта одежды. В результате многие крупнейшие в прошлом производители ушли со сцены в небытие.

4. Адаптация к неопределенности окружающей среды Традиционный подход адаптации к неопределенной среде заключается в создании так называемых буферных зон, специально занимающихся проблемой неопределенности. Выделяется техническое ядро организации, представляющее собой ее основную производственную деятельность. Буферные зоны окружают техническое ядро и осуществляют обмен материалами, ресурсами, денежными средствами между внешней средой и организацией. Однако, новый и более современный подход предлагает организациям отказаться от буферных зон и открыть техническое ядро воздействию неопределенной среды. Отказ от буферных зон основан на теоретическом и практическом убеждении в том, что современная организация должна быть непосредственно соединена со своим потребителем и поставщиком, что эта связь даже важнее для нее с точки зрения будущего организации, чем показатели ее внутренней производительности и рентабельности.

Современные организации имеют «группы реагирования», выезжающие к потребителям и обсуждающие с ними жалобы на продукцию (такие группы комплектуются из производственных рабочих). В других организациях организована телефонная связь с потребителями и поставщиками, причем звонят последним сами представители Ко, чтобы обсудить производственные проблемы. Такая максимальная орг. открытость делает Ко более гибкой и адаптивной. И практически все занятые в организации выполняют роль ПОГРАНИЧНОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ. Главной функцией пограничного взаимодействия становится сбор и обмен информации по следующим 2-м направлениям: получить и ввести в организацию информацию относительно изменений в ОС; дать информацию (относительно самой организации) окружающей среде с тем, чтобы представить свою Ко в максимально выгодном свете.

Другой реакцией Ко на неопределенность среды является уровень (степень) дифференциации и интеграции между ее подразделениями. Под орг. дифференциацией понимаются различия познавательных и эмоциональных ориентаций менеджеров различных функциональных подразделений Ко, а также различия в формальной структуре этих подразделений. В условиях сложной, быстро меняющейся среды орг. подразделения, чтобы справиться с высокой неопределенностью, движутся по пути узкой специализации, поскольку успех требует конкретных знаний и орг. поведения. Под интеграцией понимается уровень и качество сотрудничества между орг. подразделениями. При высоком уровне неопределенности среды быстрые перемены в ней требуют большего количества информации для того, чтобы скоординировать деятельность подразделений, поэтому в таких условиях интеграция становится необходимым дополнением к орг. структуре компании: тех, кто осуществляет интеграцию, часто называют персоналом по связям или координаторами.

Еще одной возможной реакцией организации на среду неопределенного характера является уровень формализации орг. структуры и параметры контроля за работой сотрудников. При стабильном внешнем окружении внутриорганизационные процессы характеризуются отработанным правилами и процедурами, жесткой иерархией власти; в целом эти организации были высокоформализованы, а также централизованы (большинство решений принималось высшим руководством компании).Это механистические орг. системы. В условиях быстро меняющегося внешнего окружения внутриорганизационные процессы становятся более гибкими, свободными и адаптивными. Правила и регулирование часто не прописаны, а прописанное – не всегда соблюдается. Людям приходится самим соображать, что к чему в такой системе, и решать, что надо делать. Иерархия власти – не такая жесткая. Процесс принятия решений децентрализован. Такую систему управленческой структуры называют органической.

Последний способ реагирования на неопределенность ОС – усиление планирования и прогнозирования развития внешнего окружения организации. При стабильной среде организация концентрируется на текущих задачах и показателях производительности / рентабельности. Долгосрочные планы и прогнозы необязательны, поскольку потребности окружающей среды остаются практически без изменений. С ростом неопределенности среды планы и прогнозы становятся жизненно необходимы для смягчения «ударов» из внешнего окружения. Поэтому в таких организациях обычно создается специальный отдел планирования. При непредсказуемой ОС специалисты такого отдела сканируют элементы среды и анализируют возможные меры на их изменение, а также – контрмеры других организаций. Плановики разрабатывают несколько вероятностных сценариев, в которые вносят коррективы по мере поступления дополнительной информации.