Захарова А.А.

система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании компьютерной техники.

Компьютерные офисные технологии Текстовый редактор Табличный процессор Издательские системы Программы подготовки презентаций Графические редакторы Системы управления базами данных Правовые базы данных Бухгалтерские программы Персональные информационные менеджеры Программы планирования Программы распознавания символов Программы- переводчики Электронная почта

Текстовый редактор (редакторы документов) – это наиболее широко используемые среди программ. Позволяют использовать различные шрифты символов, абзацы, переносы слова на новую строку, включать рисунки, нумеровать страницы, делать сноски и т.д. при работе в Windows, можно использовать очень мощные и удобные редакторы Microsoft Word, они могут выводить на экран страницу точно в таком виде, в каком она будет печататься. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты, формулы, графики, включать в таблицы рисунки и т.д. Наибольшей популярностью пользуются табличные процессоры Microsoft Excel (для Windows).

Издательские системы предназначены дл подготовки рекламных буклетов, оформление журналов, газет и книг. Основная их функция – это размещение текста по страницам документа, вставка рисунков, использование различных изобразительных эффектов и т.д. Наиболее часто используемые издательские системы – PageMaker фирмы Adobe и др. Программы подготовки презентаций могут оформлять слайды для презентаций, помещая туда красивые диаграммы, рисунки, надписи и показывать их с помощью монитора или специальной демонстрационной панели. Примером такой программы является программа PowerPoint фирмы Microsoft. Графических редакторов существует очень много. Есть мощные профессиональные программы (Adobe Photoshop, Corel Draw) с массой вспомогательных программ и дополнительных эффектов. Есть более простые и компактные (Paint, Imaging из комплекта Microsoft Office).

Системы управления базами данных (СУБД) позволяют управлять большими информационными массивами – базами данных. Пример такой программы Microsoft Access. Правовые базы данных содержат тексты нормативных документов и предоставляют возможности поиска и распечатки. Распространяются правовые базы данных по хозяйственному, банковскому, таможенному законодательству, региональному законодательству и др. Устанавливаются на компьютер организации и регулярно обновляются по электронной почте (Гарант, Кодекс, Консультант Плюс). Бухгалтерские программы предназначены для ведения бухгалтерского учета, подготовки финансовой отчетности и финансового анализа деятельности предприятия. Примеры таких программ: « 1С:Бухгалтерия », Инфо-Бухгалтер фирмы Информатик, программные комплексы фирм Парус, Инфософт, Инфин и др.

Программы-переводчики (Stylus фирмы ПроМТ, Сократ фирмы Арсеналь и др.) позволяют переводить с более лучшим качеством тексты с русского языка на английский и обратно. Некоторые программы поддерживают переводы с немецкого, французского и других языков. Программы-словари (Мультилекс фирмы Медиа Лингва, Контекст фирмы Информатик ) – это электронные версии обычных словарей с некоторыми очень удобными дополнительными возможностями. Системы автоматизированного проектирования позволяют осуществлять черчение и конструирование различных предметов и механизмов с помощью компьютера. Среди отечественных можно отметить « Компас » фирмы Аскон.

В современном офисе широко применяется программа электронная почта. Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров. Электронная почта предоставляет новые информационные услуги по проведению коллективных телеконференций и видеоконференций. Важной особенностью данных конференций является их асинхронность, совершенно добровольный характер взаимодействия участников.

Организация электронного документооборота заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач по разработке, согласованию, поиску и архивному хранению документов.

Электронные документы пересылаются с помощью системы управления электронными документами (СУЭД), которая содержит единые для всей организации базы справочников, классификаторов, словарей и нормативов. Современная система управления электронными документами обеспечивает: выписку и возврат документов; создание и редактирование документов; версионность и управление версиями ; историю работы с документами; поиск (по атрибутам, по тексту).

Применение электронных документов и переход к полноценному документообороту позволяет обеспечить следующее: сокращение времени обработки документов на 75 %; рост производительности труда персонала на 20 – 25 %; повышение качества бизнес-процессов; рост уровня информационной безопасности; возможность перехода к электронной цифровой подписи; рост уровня информационной безопасности; надежное взаимодействие между рабочими группами; переход использования единой базы знаний организации.