БАЗЫ ДАННЫХ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ © К.Ю. Поляков, Информационные системы Информационные системы 2. Базы данных (БД)Базы данных (БД) 3. Реляционные БДРеляционные БД 4. Работа с таблицами Работа с таблицами 5. Проектирование таблиц Проектирование таблиц 6. Формы Формы 7. Макросы Макросы 8. Запросы Запросы 9.Отчеты Отчеты

БАЗЫ ДАННЫХ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ © К.Ю. Поляков, 2007 Тема 1. Информационные системы

3 Определения База данных (БД) – это хранилище данных о некоторой предметной области, организованное в виде специальной структуры. Важно: данные о некоторой области (не обо всем) упорядоченные Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение для работы с БД. Функции: поиск информации в БД выполнение несложных расчетов вывод отчетов на печать редактирование БД Информационная система – это БД + СУБД.

4 Типы информационных систем локальные ИС БД и СУБД находятся на одном компьютере. файл-серверные БД находится на сервере сети (файловом сервере), а СУБД на компьютере пользователя. клиент-серверные БД и основная СУБД находятся на сервере, СУБД на рабочей станции посылает запрос и выводит на экран результат.

5 Локальные ИС БД СУБД автономность (независимость) 1)с БД работает только один человек 2)сложно обновлять при большом количестве пользователей 3)практически невозможно «стыковать» изменения, вносимые несколькими пользователями

6 Файл-серверные ИС БД СУБД несколько человек работают с одной базой 1)основную работу выполняют рабочие станции (РС), они должны быть мощными 2)для поиска строки на РС копируется вся БД – нагрузка на сеть 3)слабая защита от взлома (только на РС) 4)проблемы при одновременном изменении с разных РС

7 Клиент-серверные ИС БД СУБД-клиент 1)основную работу выполняет сервер, рабочие станции могут быть маломощными 2)проще модернизация (только сервер) 3)по сети идут только нужные данные 4)защиту и права доступа ставят на сервере (сложнее взломать) 5)разделение доступа (очередь заданий) запрос на SQL ответ СУБД-сервер: MS SQL Server Oracle MySQL Interbase SyBase SQL (Structured Query Language) – язык структурных запросов 1)сложность настройки 2)высокая стоимость ПО (тысячи $)

БАЗЫ ДАННЫХ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ © К.Ю. Поляков, 2007 Тема 2. Базы данных

9 Типы баз данных табличные БД данные в виде одной таблицы сетевые БД набор узлов, в которых каждый может быть связан с каждым. иерархические БД в виде многоуровневой структуры реляционные БД (99,9%) набор взаимосвязанных таблиц

10 Табличные БД Фамилия Имя Адрес Телефон Петров ВасяСуворовский пр., д. 32, кв Иванов ДимаКирочная ул., д.25, кв Модель – картотека Примеры: записная книжка каталог в библиотеке Петров Вася Суворовский пр., д. 32, кв записи 1)самая простая структура 2)все другие типы БД используют таблицы во многих случаях – дублирование данных: поля А.С. Пушкин Сказка о царе Салтане 20 стр. А.С. Пушкин Сказка о золотом петушке 12 стр.

11 Табличные БД 1. Количество полей определяется разработчиком и не может изменяться пользователем. 2. Любое поле должно иметь уникальное имя. 3. Поля могут иметь различный тип: строка символов (длиной до 255 символов) вещественное число (с дробной частью) целое число денежная сумма дата, время, дата и время логическое поле (истина или ложь, да или нет) многострочный текст (МЕМО) рисунок, звук или другой объект (объект OLE) 4. Поля могут быть обязательными для заполнения или нет. 5. Таблица может содержать сколько угодно записей (это количество ограничено только объемом диска); записи можно добавлять, удалять, редактировать, сортировать, искать.

12 Ключевое поле (ключ таблицы) Ключевое поле (ключ) – это поле (или комбинация полей), которое однозначно определяет запись. В таблице не может быть двух записей с одинаковым значением ключа. Могут ли эти данные быть ключом? фамилия имя номер паспорта номер дома регистрационный номер автомобиля город проживания дата выполнения работы марка стиральной машины ?

13 Сетевые БД Сетевая БД - это набор узлов, в которых каждый может быть связан с каждым. БГ А В наиболее полно отражает структуру некоторых задач (например, сетевое планирование в экономике) 1)сложно хранить и искать информацию о всех связях 2)запутанность структуры Можно хранить в виде таблицы, но с дублированием данных! ! !

14 Иерархическая БД Иерархическая БД – это набор данных в виде многоуровневой структуры. Прайс-лист: Продавец (уровень 1) Товар (уровень 2) Модель (уровень 4) Цена (уровень 5) Изготовитель (уровень 3) $306 $312 S93 X93B Sony Phillips Samsung Мониторы Принтеры Кей

15 Иерархическая БД Приведение к табличной форме: Продавец ТоварИзготовитель МодельЦена Кей МониторSonyS93$306 Кей МониторSonyX93B$312 Key МониторPhillips190 B5 CG$318 Кей МониторSamsungSyncMaster 193P$452 … 1)дублирование данных 2)при изменении адреса фирмы надо менять его во всех строках 3)нет защиты от ошибок ввода оператора (Кей – Key), лучше было бы выбирать из списка

БАЗЫ ДАННЫХ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ © К.Ю. Поляков, 2007 Тема 3. Реляционные базы данных

17 Реляционные БД 1970-е гг. Э. Кодд, англ. relation – отношение. Реляционная база данных – это набор простых таблиц, между которыми установлены связи (отношения) с помощью числовых кодов. Продавцы Код Название Адрес Телефон Сайт Изготовители Код Название Страна Сайт Модели Код Название Код изготовителя Товары Код Название Прайс-лист Код записи Код продавца Код изготовителя Код товара Код модели Цена

18 Реляционные БД 1)нет дублирования информации; 2)при изменении адреса фирмы, достаточно изменить его в только таблице Продавцы; 3)защита от неправильного ввода: можно выбрать только фирму, которая заранее введена в таблицу Продавцы; 4)механизм транзакций: любые изменения вносятся в базу только тогда, когда они полностью завершены. 1)сложность структуры (не более таблиц); 2)при поиске надо обращаться к нескольким таблицам; 3)нужно поддерживать целостность: при удалении фирмы продавца надо удалять все связанные записи из всех таблиц (в СУБД – автоматически, каскадное удаление).

19 Связи между таблицами Один к одному («1-1») – одной записи в первой таблице соответствует ровно одна записи во второй. Применение: выделение часто используемых данных. Код Фамилия Имя 1Иванов Кузьма 2Петров Василий … Код Год рождения Адрес 11992Суворовский, д.20, кв Кирочная ул., д. 30, кв 18 … 1 1 Один ко многим («1- ») – одной записи в первой таблице соответствует сколько угодно записей во второй. Код Название 1Монитор 2Винчестер … Код Код товара Цена … 1 товары прайс- лист

20 Связи между таблицами Многие ко многим (« - ») – одной записи в первой таблице соответствует сколько угодно записей во второй, и наоборот. Код Фамилия 1Иванов 2Петров … Код Название 1История 2География 3Биология … Реализация – через третью таблицу и две связи «1- ». Код Фамилия 1Иванов 2Петров … Код Название 1История 2География 3Биология … Код Код учителя Код предмета Класс 1119-А 2128-Б 3237-В … расписание учителя предметы 1 1

21 Нормализация базы данных Нормализация – это разработка такой структуры БД, в которой нет избыточных данных и связей. Основные принципы: Любое поле должно быть неделимым. Фамилия и имя Иванов Петр Петров Иван … Фамилия Имя Иванов Петр Петров Иван … Не должно быть полей, которые обозначают различные виды одного и того же, например, товаров. Год БананыКиви … Год Код товара Кол-во … Код Товар 1Бананы 2Киви … 1

22 Нормализация базы данных Основные принципы: Любое поле должно зависеть только от ключа (ключ – это поле или комбинация полей, однозначно определяющая запись). Код НазваниеЦена 1Монитор р. 2Винчестер р. … Не должно быть полей, которые могут быть найдены с помощью остальных. Код Товар Цена за тонну Количество, тонн Стоимость 1Бананы Киви … товары зависит не только от названия товара! прайс-лист

23 Поиск в базах данных Линейный поиск – это перебор всех записей до тех пор, пока не будет найдена нужная. Код Фамилия 1Сидоров 2Ветров … 1024Померанцев Иванов? 1024 сравнения! данные не надо предварительно готовить низкая скорость поиска

24 Двоичный поиск 1. Разделить область поиска на две равные части. 2.Определить, в какой половине находится нужный объект. 3. Перейти к шагу 1 для этой половины. 4. Повторять шаги 1-3 пока объект не будет «пойман». 1. Разделить область поиска на две равные части. 2.Определить, в какой половине находится нужный объект. 3. Перейти к шагу 1 для этой половины. 4. Повторять шаги 1-3 пока объект не будет «пойман».

25 Поиск в базах данных 1Андреев 2Барсуков … 512Ковалев … 1023Юрьев 1024Яшин Двоичный поиск в БД – требует предварительной сортировки. Иванов? 1Андреев … 255Журов … 512Ковалев … 1024Яшин … 255Журов … 383Игнатьев … 512Ковалев … Сколько сравнений? ? ? 1)записи надо отсортировать по нужному полю; 2)можно использовать только для одного поля. быстрый поиск 11 сравнений!

26 Поиск по индексам Индекс – это вспомогательная таблица, которая предназначена для быстрого поиска в основной таблице по выбранному столбцу. Таблица Номер ДатаТовар Количество Киви Бананы Апельсины 10 Индексы: по дате Номер Дата по товару по количеству Номер Товар 3Апельсины 2Бананы 1Киви Номер Количество

27 Поиск по индексам Алгоритм поиска: 1)двоичный поиск по индексу – найти номера нужных записей; 2)выбрать эти записи по номерам из основной таблицы. 1)индексы занимают место на диске; 2)при изменении таблицы надо перестраивать все индексы (в СУБД – автоматически). двоичный поиск по всем столбцам, для которых построены индексы

БАЗЫ ДАННЫХ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ © К.Ю. Поляков, 2007 Тема 4. Базы данных Access. Работа с таблицами

29 Базы данных Access (Microsoft Office) Расширение: *.mdb, один файл Состав: таблицы; формы – диалоговые окна для ввода и редактирования данных; запросы – обращения к базе данных для выбора нужной информации или изменения базы; отчеты – документы для вывода на печать; макросы – средства автоматизации работы; модули – дополнительные процедура на языке Visual Basic.

30 Начало работы Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Access 2003

31 Сервис – Схема данных таблица ключевое поле связь «1- » Удалить связь: ЛКМ + Delete. Создать связь: перетащить нужное поле на соответствующее поле второй таблицы.

32 Работа с таблицами Таблицы – Заказы – или двойной щелчок ЛКМ

33 Работа с таблицами поля записи текущая запись область выделения новая запись на 1-ую запись предыдущая запись номер текущей записи следующая запись последняя запись перейти на новую запись всего записей текущее поле

34 Сортировка и поиск Сортировка по текущему полю (столбцу): по возрастанию (в алфавитном порядке) по убыванию (в обратном алфавитном порядке) Поиск и замена: текущее поле или все поля целиком, с любой частью, с началом всё, вверх, вниз

35 Фильтрация Фильтрация – это отбор записей, удовлетворяющих некоторому условию (фильтру). Остальные записи временно скрываются, пока фильтр не будет снят. Фильтр по выделенному 1. Щелкнуть в нужной ячейке или выделить часть текста. 2. Щелкнуть по кнопке. 3. Снятие фильтра.

36 Фильтрация Сложные условия Одновременно (операция И) Одновременно (операция И) Начинается с С новое условие, связанное через ИЛИ Записи – Фильтр – Изменить фильтр Полный вариант: Записи – Фильтр – Расширенный фильтр можно переставлять столбцы можно выводить не все столбцы можно устанавливать порядок сортировки Точное совпадение

37 Служебные операции Сервис – Служебные программы: Преобразовать базу данных в формат Access-97 в формат Access-2000 Сжать и восстановить базу данных (физически удалить лишние записи) Резервная копия базы данных Установка пароля: Сервис – Защита – Задать пароль базы данных

БАЗЫ ДАННЫХ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ © К.Ю. Поляков, 2007 Тема 5. Проектирование таблиц

39 Создание таблиц ввод данных и названий полей (режим таблицы); конструктор – ручная настройка; мастер таблиц – создание таблиц стандартных типов (Товары, Клиенты, Сотрудники, …); импорт таблиц – загрузка данных из других источников (БД других форматов, Excel, текстовые файлы, …).

40 Создание таблиц Ввод данных Мастер Импорт из других БД Access из БД других форматов (*.db, *.dbf) из таблиц Excel из документов XML из текстовых БД (CSV – comma separated values)

41 Конструктор таблиц перейти в конструктор перейти в режим таблицы

42 Конструктор таблиц тип поля (выбор из списка) свойства текущего поля ключ текущее поле

43 Свойства полей Размер поля: байт, целое, вещественное, … Формат поля: как выводить на экран. Маска ввода: шаблон (ввод телефона). Подпись: как называется столбец при выводе на экран (можно использовать скобки, знаки и т.д. («Население, млн. чел.») Значение по умолчанию (вписывается автоматически). Условие на значение: защита от ошибок ввода («>18»). Сообщение об ошибке («Возраст должен быть больше 18 лет!») Обязательное поле (да/нет) Индексированное поле (да/нет)

44 Операции с полями сделать поле ключевым (отменить…) добавить поле выше текущего удалить текущее поле (или все выделенные) индексы поле таблицы (выбор из списка) поле таблицы (выбор из списка) Primary Key: ключ таблицы Primary Key: ключ таблицы название индекса

45 Подстановки Цель: сделать защиту от ошибок ввода. Решение: выбор из списка = поле подстановки Варианты: заданный список («да» или «нет», «М» или «Ж») из другой таблицы (например, выбор названия фирмы) Как сделать:

46 Мастер подстановок

БАЗЫ ДАННЫХ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ © К.Ю. Поляков, 2007 Тема 6. Формы

48 Формы Форма – это диалоговое окно для просмотра и редактирования данных ввода новых записей управления ходом работы (кнопки) вывода вспомогательной информации Создание форм: источник данных

49 Создание форм Конструктор – полностью вручную. Мастер форм – режим «вопросы – ответы». Автоформа в столбец: Автоформа ленточная: Автоформа табличная: Диаграмма:

50 Конструктор форм перейти в конструктор перейти в режим формы область выделения кнопки перехода

51 Конструктор форм выбранный элемент заголовок формы область данных примечание формы изменение размеров

52 Свойства формы Окно свойств Правка – Выделить форму область выделения Макет кнопки перехода Данные Источник – таблица или запрос Фильтр – условие отбора записей Сортировка События (назначение макросов) нажатие на клавиши, действия мышью, … открытие, закрытие, изменение записи, …

53 Связанные элементы надпись (текст можно менять) поле (название поля таблицы) маркеры (изменение размеров) независимое перемещение щелкнуть внутри, чтобы изменить текст щелкнуть на рамке, чтобы выделить элемент

54 Свойства элементов Панель форматирования выбранный элемент название шрифта размер шрифта жирный, курсив, подчеркивание выравнивание цвет фона цвет текста цвет рамки толщина рамки стиль Стиль оформления: нормальный, приподнятый, утопленный, вдавленный, с тенью, рельефный Выделение элементов: ЛКМ на рамке элемента + Shift = выделить несколько элементов

55 Свойства элементов Окно свойств Макет: размеры оформление Данные: Данные – название поля Маска ввода – шаблон (для телефона) Значение по умолчанию Условие на значение Сообщение об ошибке События действия пользователя (клавиатура, мышь) изменения данных ПКМ – Свойства

56 Добавление новых элементов Вывести (скрыть) панель элементов выбор объектов мастера надпись поле (информация из базы данных рисунок независимый объект (например, диаграмма Excel) элементы интерфейса связанный объект (хранящийся в БД) разрыв страницы подчиненная форма другие элементы

БАЗЫ ДАННЫХ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ © К.Ю. Поляков, 2007 Тема 7. Макросы

58 Макросы Макрос – это набор макрокоманд. Макрокоманда описывает действие, которое надо выполнить: открытие и закрытие таблиц, отчетов, форм выполнение запроса установка значений полей поиск данных управление выводом на экран печать данных сообщения пользователю запуск других программ Событие (для запуска макроса) действия пользователя (клавиатура, мышь) внутреннее событие (открытие и закрытие формы изменение записи и т.д.)

59 Простой макрос Конструктор

60 Макросы Отладка макроса перейти в конструктор Запуск – По шагам запустить на выполнение Использование макросов AutoExec – выполняется автоматически при открытии базы назначение событиям выбрать имя макроса из списка

61 Макросы Группы макросов Вид – Имена макросов Запуск Макрос 1: QQQ Макрос 1: MMM Макрос 1 только первая группа Условное выполнение Вид – Условия или

БАЗЫ ДАННЫХ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ © К.Ю. Поляков, 2007 Тема 8. Запросы

63 Запросы «Ну и запросы у вас!» - сказала база данных и «повисла». (Фольклор) Запрос – это обращение к СУБД для выполнения каких-либо операций с данными. Типы запросов: выборка создание таблицы обновление (изменение данных) добавление записей удаление записей …

64 Запрос и фильтрация В запросе можно: отобрать информацию из нескольких связанных таблиц использовать сложные условия отбора пользователь может сам ввести параметры (сумму денег) добавить вычисляемые поля выполнить итоговые расчеты

65 Создание запросов

66 Мастер запросов

67 Запуск запроса

68 Конструктор перейти в конструктор перейти в режим таблицы

69 Конструктор таблица (ПКМ – Добавить таблицу) таблица (ПКМ – Добавить таблицу) перетащить ЛКМ все поля по возрастанию по убыванию отсутствует по возрастанию по убыванию отсутствует фильтр

70 Работа со столбцами выделить (ЛКМ) ПКМ: вырезать копировать вставить свойства ПКМ: вырезать копировать вставить свойства перетащить (ЛКМ)

71 Условия отбора Совпадение Неравенство Шаблон * любое количество любых символов ? один любой символ # любая цифра

72 Построитель выражений Forms – формы Reports – отчеты Функции: 1) встроенные; 2) функции пользователя (VB) Константы: пустая строка, Истина, Ложь Операторы: + - * / = = <> Not And Or Xor Общие выражения – время, дата, нумерация страниц ПКМ

73 Все данные, которые можно вычислить, не должны храниться в таблицах! ! ! Вычисляемые поля ввести Цена*Количество Выражение 1: [Цена]*[Количество] заменить Выражение 1 на Сумма ввести Цена*Количество Выражение 1: [Цена]*[Количество] заменить Выражение 1 на Сумма ввести Year(Дата) Выражение 1: Year([Дата]) заменить Выражение 1 на Год ввести Year(Дата) Выражение 1: Year([Дата]) заменить Выражение 1 на Год или ПКМ - Построить

74 Запросы с параметрами Задача: вводить числовые данные для фильтра не в конструкторе, а при выполнении запроса. Пример: «Какой суммой Вы располагаете?» Любая неизвестная строка вызывает запрос

75 Итоговый запрос Конструктор Таблица Итоговый запрос Групповые операции Группировка Sum – сумма

76 Итоговый запрос (мастер) ЛКМ

77 Перекрестный запрос Таблицы Перекрестный запрос

78 Перекрестный запрос Конструктор: Запрос – Перекрестный Заголовки строк Заголовки столбцов Значение Мастер – не позволяет выбрать информацию из нескольких таблиц (только через лишний запрос).

79 Запрос на обновление (изменение) Задача: во всех записях, относящихся к 2007 году, заменить дату в поле Дата на сегодняшнее число. Решение: запрос, который отбирает все нужные записи резервная копию таблицы (Копировать – Вставить) меню Запрос – Обновление в строке Обновление ввести новое значение поля: выполнить запрос Обновление

80 Другие виды запросов Удаление: запрос на выборку нужных записей резервная копия таблицы Запрос – Удаление выполнить запрос Создание таблицы: Запрос – Создание таблицы Добавление данных в итоговую таблицу: Запрос – Добавление Повторяющиеся записи: Запросы – Создать – Повторяющиеся записи Записи без подчиненных: Запросы – Создать – Записи без подчиненных

БАЗЫ ДАННЫХ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ © К.Ю. Поляков, 2007 Тема 9. Отчеты

82 Создание отчетов Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать. Только один источник! ! ! Источник: таблица или запрос

83 Автоотчеты Автоотчет в столбец Автоотчет ленточный

84 Режим просмотра отчета 2 x ЛКМ

85 Режим просмотра отчета – перейти в конструктор – печать – масштаб (переключение режима) – одна страница – две страницы – несколько страниц – масштаб в процентах – закрыть окно просмотра – настройка (поля, формат бумаги)

86 Конструктор отчетов Заголовок отчета – один раз в начале отчета. Верхний колонтитул – в начале каждой страницы. Область данных – информация из БД. Нижний колонтитул – в конце каждой страницы. Примечание отчета – один раз в конце отчета. ="Страница " & [Page] & " из " & [Pages] =Now()

87 Редактирование отчетов – вывести (скрыть) панель элементов – свойства выбранного элемента Так же, как в конструкторе форм: ЛКМ – выделить элемент

88 Отчеты с группировкой группировка по должностям общая зарплата

89 Отчеты с группировкой (шаг I) Создание запроса, включающего все данные: & - соединение символьных строк поля таблиц

90 Отчеты с группировкой (шаг 2) Использование мастера отчетов: Итоговые данные

91 Отчеты с группировкой (конструктор) Заголовок группы Примечание группы

92 Отчеты с группировкой (конструктор) сортировка и группировка

93 Конец фильма