Тема 9. Кадровый аудит 1. Организационно-кадровый аудит 2. Этапы проведения кадрового аудита 3. Анализ и оценка эффективности системы оценки персонала 4. Контроль персонала

1. Организационно-кадровый аудит Он проводится с целью подготовки к принятию стратегических решений о развитии бизнеса, разработки программы реформирования организации. Оценке могут быть подвергнуты основные аспекты организационной реальности: 1. кадровые процессы направления деятельности организации по отношению к персоналу и те области формирования кадрового потенциала, которые существенны для конкретной организации. Среди процессов существенно влияющих на формирование кадрового потенциала можно выделить следующие: - процесс профессионального развития, - процессы внутрифирменной коммуникации, - процессы управления.

2. Анализ процессов управления организацией дает возможность оценить тенденция развития системы управления и позицию персонала по отношению к процедурам принятия управленческих решений. Среди индикаторов, которые необходимо проанализировать: стратегическая ориентация системы управления на поддержание функционирования или развитие бизнеса; использование специфических управленческих форм и методов управления, ориентация на авторитарные или демократические методы управления; централизация или децентрализация, место положение в организации лиц, принимающих решения, степень включенности персонала в подготовку и экспертизу решений.

3. Строение системы управления (ее структура) миссия, цели, стратегия организации; корпоративная культура, доминирующая управленческая форма; стадия и цикл жизни организации; оценка системы формирования и управления персоналом анализ типологии решений. После проведения анализа организационной структуры необходимо оценить ее соответствие стратегии и целям развития организации.

4. Качественные и количественные характеристики персонала. Оценка кадрового состава должна включать: 1) оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом технологического процесса; 2) оценку соответствия уровня подготовленности персонала требованиям деятельности; 3) анализ структуры кадрового состава в соответствии с требованиями технологии и классификатором должностей; 4) анализ структуры кадрового состава по социально- демографическим характеристикам; 5) оценку текучести кадров.

5. Аудит кадрового состава и кадрового потенциала позволяет выявить: уровень кадровой обеспеченности и потребность в персонале; качественную структуру управленческого персонала (ролевая и психологическая структура); потребности в обучении; стили управления; социально-психологический климат; инновационный потенциал; основные источники сопротивления изменениям; распределение персонала в рамках организации (по уровням иерархии и функциональным направлениям).

2. Этапы проведения кадрового аудита На первом этапе руководство компании хочет знать, сможет ли организация за счет собственных кадровых ресурсов осуществить данную стратегию. В таком случае кадровый аудит будет связан с оценкой кадрового потенциала компании в области маркетинга, продаж, финансов и сервиса.

На втором этапе проводится анализ смоделированных технологических процессов, который должен быть максимально подробным: · описанный бизнес-процесс делится не на функции, а на ряд типовых видов работ; · затем из работ выделяются операции или простые действия, подлежащие нормированию и оценке; · должны быть определены те характеристики, которые необходимы для квалифицированного выполнения операций.

На третьем этапе, имея полный перечень характеристик (необходимые профессиональные знания и навыки, способности, личностные характеристики, деловые связи, здоровье и т.д.) мы начинаем создавать методический пакет процедур для испытания вышеуказанных характеристик. Для того чтобы создать такую процедуру, необходимо провести анализ факторов, влияющих на формирование характеристики честность на вашем профессиональном рынке.

На четвертом этапе проводятся заранее подготовленные процедуры. Главное, чтобы во время кадрового аудита аудитор не увлекся ревизией всего подряд по принципу в хозяйстве все пригодится. Кадровый аудит бесполезно начинать, не понимая, что вы ищете.

Пятый этап - анализ результатов аудита. На этом этапе самое важное -разделить все полученные данные на две группы: характеристики, подлежащие изменению или развитию, и группа характеристик, не являющиеся таковыми. Например, для работы с клиентами ваши работники должны иметь высокую самооценку, а результат аудита показывает, что у 80% она низка. За 5-8 месяцев самооценка у ваших сотрудников сможет подняться только до среднего уровня, но у большинства исследуемых она никогда не станет высокой.

Шестой этап - создание программ развития кадрового потенциала компании путем написания индивидуальных программ развития.

3. Анализ и оценка эффективности системы оценки персонала Придерживаться принципа экономической эффективности применительно к системе оценки персонала возможно лишь частично (не все результаты и затраты поддаются количественному измерению; отсутствует жесткая корреляционная связь между затратами и эффектом и т.д.), а употребление термина «эффективность» предполагает, что, помимо традиционной пропорции в стоимостной форме, существуют и иные:

Потребностная эффективность выражает степень отображения потребностей в цели и (или) в результате. То есть, если в целевых ориентирах системы оценки персонала учтены потребности субъектов и объектов оценки, а также в результатах функционирования системы реализованы потребности всех ее элементов, то ее можно считать эффективной.

Оценить эффективность системы можно: во-первых, с позиций потребностей предприятия, ее финансирующего. В этом случае на первый план выходит оценка результата, соотнесенная с произведенными затратами; во-вторых, с позиций службы управления персоналом, когда важны количественные и качественные показатели, характеризующие масштабы проведенной работы, влияние результатов оценки на развитие и функционирование всей системы управления персоналом.

в-третьих, с позиций отдельных работников и руководителей. С точки зрения сотрудника, в основе оценки эффективности будет лежать степень достижения личностно значимых целей, задач и потребностей. Для руководителей важен эффект улучшения результатов труда и методов управления подчиненными; в-четвертых, с позиции косвенных потребителей услуг (например, региона). В этом случае эффективность оценки определяется с позиции реализации региональных социальных и экономических задач (снижения напряженности на рынке труда, регулирования спроса и предложения на профессии и т.д.).

Целевая эффективность: более эффективной при прочих равных условиях окажется система, цель которой отражает потребности объектов и субъектов оценки. В качестве конечной цели оценки может выступать построение такой системы, которая бы своевременно реагировала на динамику задач управления персоналом и предприятием, способствовала получению социально-экономического эффекта в управлении человеческим потенциалом организации.

Экономическая эффективность системы - характеристика степени фактической реализации объективных возможностей достижения максимально полезного результата при заданных или минимальных затратах. Оценивается с помощью традиционного сопоставления всех полученных эффектов (экономического, социального, психологического и т.п.) с произведенными затратами на построение и развитие системы.

Для полного и всестороннего анализа эффективности оценки персонала следует обращаться одновременно к трем ее формам. Интегральное выражение категории эффективности системы может быть представлено в следующем виде: Э = Ц/П · Р/Ц · Р/З, где Э - эффективность системы оценки персонала; Ц - цель оценки; П - потребность субъектов и объектов оценки; Р - результат оценочного процесса; З - затраты на оценку; Ц/П – «потребностная» форма эффективности; Р/Ц - целевая форма эффективности; Р/З - экономическая форма эффективности.

Если цель системы оценки персонала отображает потребности всех ее субъектов и объектов, то первое отношение (потребностная эффективность) оказывается равным единице. Аналогично, если результат полностью реализует цель, то второе отношение (целевая эффективность) равно единице. При этих условиях мы получаем традиционное выражение экономической эффективности - сопоставление результата и затрат. Максимально продуктивной оказывается та система, которая в наибольшей степени удовлетворяет потребности при минимальных (или заданных) затратах.

Коммерческая эффективность. Данный вид отвечает интересам предприятия в конкурентной среде, так как показывает срок окупаемости, равный периоду времени от начала финансовых капиталовложений в систему оценки персонала до момента, когда объем инвестиций сравняется с суммарным объемом амортизации чистой прибыли. Коммерческую эффективность оценки персонала зачастую бывает сложно установить в точном количественном показателе. Как затраты на оценку, так и прибыль от нее являются невычленяемым элементом общих затрат на персонал и общей прибыли от функционирования системы управления персоналом. Однако сделать приближенный анализ того, за какой промежуток времени окупаются вложения в оценку персонала, необходимо.

4. Контроль персонала Контроль персонала - проверка действий персонала по определенной системе с последующим анализом и принятием оперативных и стратегических решений. Контроль в период испытательного срока: 1. Испытательный срок пройден успешно. 2. В ходе испытательного срока работник зарекомендовал себя как хороший специалист, но у него выявлены определенные недостатки. 3. Работник зарекомендовал себя с отрицательной стороны. Его профессиональные и личные качества негативны.

Потребность в контроле персонала Нельзя полностью руководствоваться только результатом предварительной проверки и испытательного срока. Во-первых, практически всем работникам известно, что первое время они будут находиться под особым контролем. Поэтому в течение испытательного срока работники стараются вести себя положительно, строго соблюдая все инструкции. Во-вторых, первое время у нового работника идет период адаптации. В дальнейшем после «освоения» на новом месте, его поведение может кардинально измениться.

В-третьих, не исключено, что предварительная проверка и испытательный срок были произведены неэффективно, и человеку с отрицательными качествами удалось благополучно пройти контроль с хорошим результатом. В-четвертых, с течением времени люди могут существенно измениться, причем далеко не всегда в положительную сторону. Поэтому даже безупречный работник под воздействием времени или обстоятельств может превратиться в «слабое звено».

Методы контроля: 1) Регулярные (проводятся по определенному графику, например, первого числа каждого месяца. 15 числа каждого месяца, и т.п.). 2) Оперативные (проводятся по скользящему графику неожиданно для проверяемых, кроме того, обязательно производятся в случае ЧП, разглашения информации или возникновения подозрений в отношении конкретных сотрудников). 3) «Спонтанный» - незапланированная акция точечной проверки. Такие акции можно делать, если чувствуете, что происходит что- то не так вообще или с кем-то конкретно. Также можно для проверки выбрать какой-то параметр, который не нуждается в постоянном контроле, так как является базовой компетенцией и предполагается, что его соблюдение это норма профессионализма. Другой объект спонтанной проверки - время на посторонние дела.

Проверки могут проводиться: А) Гласно проверка соблюдения инструкции, режима хранения, пользования и уничтожения документации и источников конфиденциальной информации, учета входящей/исходящей корреспонденции, теоретическое знание спец. инструкций, заслушивание предложений и замечаний от проверяемых и их начальников и т.п. Б) Негласно проводятся тайно от проверяемых сотрудниками службы безопасности или специально привлекаемыми лицами.

Мероприятия по сбору информации и проверке персонала: 1) Наблюдение - регулярно осуществляется сбор информации о нем, причем как в рабочее время, так и во время отдыха, на совместных, праздничных мероприятиях и т.п. Не стоит ограничиваться только наблюдением за работником внутри офиса.

2) Агентурная работа гласный и негласный сбор информации от ближайшего окружения, сотрудников совместно работающих и отдыхающих, друзей, товарищей, знакомых и родственников.

3) Провокации специальные мероприятия, в ходе которых осуществляется провоцирование проверяемых/подозреваемых на разглашение конфиденциальной информации. Способы провокаций различны (шантаж, подкуп, алкоголь, дружеские беседы и т.п.). Кроме того, возможно использование «оперативных ловушек» (например, «случайное» разглашение информации с последующим контролем, и т.п.). Важно, чтобы для провокаций использовались посторонние лица, с которыми персонал предприятия не знаком.