Функции и свойства документов

Основные свойства документов Атрибутивность документа. Наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух составляющих – информационной и материальной. Функциональность документа. Его предназначенность для передачи информации во времени и пространстве для удовлетворения разнообразных потребностей общества. Структурность документа. Выражается в тесной взаимосвязи его элементов и подсистем. Всякий вид документов обладает определённой структурой. Кушнаренко Н.Н.

Общие функции документа Мемориальная функция (функция памяти). Функция закрепления, хранения и передачи во времени и пространстве знаний, социального опыта и культурных традиций. Коммуникативная функция. Превращает документ в средство общения автора и читателя, обмена мнениями, выработки коллективных решений. Реализуя эту функцию, документы обеспечивают существование документальной коммуникации. Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью её сохранения для нынешнего и грядущего поколений. Информационная функция. Проявляется в способности документа удовлетворять потребности общества в информации, то есть служить источником знания. Правовая функция. Понимается как способность документа предоставлять информацию, необходимую для доказательства, подтверждения каких-либо фактов или событий через их закрепление в документах

Специальные функции документов Связаны, как правило, с их использованием в различных областях человеческой деятельности.

Ограничения, присущие документам и документальной коммуникации. Повседневная практическая деятельность и частная жизнь людей отражаются в документах не полностью. Результаты научно-исследовательской работы отражаются в документах значительно полнее. Однако личностное знание учёного всегда богаче той его части, которую удаётся зафиксировать в документах. Во всех сферах общественной жизни (науке, художественном творчестве, образовании, сфере досуга и быта) есть сведения, которые плохо поддаются документированию.

Отличительные признаки документа наличие смыслового семантического содержания (документ – носитель смысла, который передаётся совокупностью последовательных знаков); стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени; предназначенность для использования в социальной коммуникации (документы – это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации); завершённость сообщения. Фрагментарное незавершённое сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершённости является относительным, поскольку имеется ряд незавершённых сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).