Организационный план и коммуникация Дмитрий Ойнас Коломна. 2015

Деятельность Зачем планировать? Планирование Прогнозирование Организация Мотивация и стимулирование Учет и контроль Координация Планирование – элемент культуры управления

Текущее планирование Среднесрочное планирование Долгосрочное или стратегическое планирование Точность Гибкость Непрерывность Комплексность Эффективность Единство Оптимальность Необходимость Бизнес-планирование Виды планирования

Упрощение Структура упрощенного организационного плана Резюме Существо проекта План реализации План маркетинга Организационный план План привлекаемых средств Финансовый план Вводная часть Обоснование расходов Финансирование Титульный лист Анализ ситуации Содержательный план Оценка рисков

Резюме проекта Продвижение (реклама) проекта Кратко сущность проекта Планируемые усилия Финансовые вложения Ожидаемые результаты Причина ожидаемого успеха Команда проекта

Существо проекта Описание проекта Услуга (продукт) Конкурентные преимущества Описание услуги Патенты, торговые знаки, лицензии Рисунок, схема и т.д. Качество продукта Назначение продукта Сервисы Стоимость, скидки и т.д.

План реализации проекта Схема процесса реализации Существующие возможности Необходимые ресурсы, привлекаемые ресурсы Существующие ресурсы Расчет себестоимости проекта Рефлексия. Контроль качества Возможности развития. Созданные блага, ресурсы

План маркетинга Конечные потребители Конкурентоспособность Стратегия ценообразования Снятие сливок ……….. Экономия на издержках Распространение продукта Каналы продвижения Реклама Затраты «PR» Популяризация проекта Особенности среды Тип рекламы Пропаганда проекта Объемы продаж продукта

Организационный план Структура управления Квалификационные характеристики персонала Система отбора кадров Функциональная структура проекта Система оплаты и стимулирования труда Ориентация:Организация процесса Продвижение Потребление

Финансовый план План доходов и расходов Источники (получатели) и суммы План движения денежных средств Финансовый разрыв Период времени Расчет точки финансового баланса; окупаемости Баланс Управление проектом

Что дает планирование Понимание, что необходимо сделать для реализации проекта Понимание сильных и слабых сторон проекта Информацию для управления проектом Координацию деятельности команды по реализации проекта Возможность контролировать ход выполнения проекта

Управление коммуникациями проекта

Процессы управления коммуникациями проекта Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации. Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта. Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем.

Зависимости процессов Факторы внешней среды проекта Планирование коммуникаций Разработка плана Управления проектом Активы организаторов процесса Определение содержания Руководство и управление исполнением проектом Закрытие проекта Распространение информации Отчетность по исполнению Управление участниками проекта Общее управление изменениями

Искусство коммуникации Модели отправитель-получатель Выбор способа связи Стиль письма Способ представления Методы ведения собраний

Коммуникации – Базовая модель

Планирование коммуникаций В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта. Например: каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче информации проекта существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно отличаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

Планирование: входы Факторы внешней среды проекта Активы организационного процесса Накопленные знания Историческая информация Описание содержания проекта План управления проектом Ограничения Допущения Планирование : инструменты и техники Анализ требований к коммуникациям Средства коммуникаций

Планирование : Выходы План управления коммуникациями Требования к коммуникациям со стороны участников проекта Формат, содержание и уровень детализации передаваемой информации Имя сотрудника, ответственного за передачу информации Имя сотрудника или группы – получателей данной информации Методы или технологии Частота коммуникации Схема передачи по инстанциям Метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями Глоссарий общепринятой терминологии.

Распространение информации Обеспечение своевременного доступа участников проекта к нужной им информации. Распространение информации также включает в себя исполнение плана управления коммуникациями и реагирование на неожиданные запросы информации. Распространение информации: Входы План управления коммуникациями. Примеры разделов: Предмет коммуникации Цель Частота Даты начала и завершения Формат и средства связи Ответственное лицо

Распространение информации: инструменты и техники Навыки коммуникации Системы сбора и выборки информации Способы распространения информации Анализ накопленных данных Распространение информации: Выходы Активы организационного процесса (обновления) Документация о накопленных знаниях Документация проекта Отчеты по проекту Презентации проекта Обратная связь с участниками проекта Уведомления участников проекта Запрошенные изменения

Отчетность по исполнению Отчетность по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана и предоставление участникам проекта информации о выполнении работ. Обычно такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению обычно должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и предоставленных услугах. Отчеты могут быть либо полными, либо касаться только отклонений.

Отчетность по исполнению: входы Информация об исполнении работ Измерения эффективности Прогнозируемое завершение Результаты контроля качества План управления проектом Базовый план исполнения Одобренные запросы на исполнение Результаты предоставления услуги, продукта

Отчетность по исполнению: инструменты и техники Инструменты представления информации Сбор и сведение воедино информации о выполнение работ Совещания по оценке текущего состояния Системы регистрации затрат времени Системы отчетности по стоимости Отчетность по исполнению: Выходы Отчеты об исполнении Прогнозы Запрошенные изменения Рекомендованные корректирующие действия Активы организационного процесса (обновления)

Управление участниками Проекта Управление участниками проекта относится к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем. Активное управление участниками проекта повышает вероятность того, что не произойдет сбоя исполнения проекта из-за нерешенных проблем с участниками проекта, способствует укреплению слаженности работы сотрудников, а также снижает вероятность нарушения нормального хода исполнения проекта. Обычно управление участниками проекта входит в обязанности менеджера проекта.

Управление участниками проекта: входы Активы организационного процесса План управления коммуникациями Управление участниками проекта: инструменты и техники Методы коммуникации Журналы регистрации проблем Управление участниками проекта: Выходы Решенные проблемы Одобренные запросы на изменения Одобренные корректирующие действия Активы организационного процесса (обновления) План управления проектом (обновления)