Планирование деятельности учреждений культуры Современная система культурного обслуживания требует от коллективов учреждений эффективного владения инструментами современного менеджмента в сфере культуры. Одним из них является планирование деятельности организаций культуры.

Планирование деятельности учреждений культуры. планирование деятельности учреждения культуры - необходимый и основополагающий процесс функционирования современной организации. Планирование – важнейшая составная часть системы хозяйствования, включающая разработку, реализацию планов и контроль их выполнения.

ВИДЫ ПЛАНОВ По уровню принятия плановых решений: 1. Федеральные; 2. Региональные ( республиканские, краевые, областные); 3. Территориальные (районные, поселенческие); 4. Планы конкретных организаций их структурных подразделений, индивидуальные планы.

ВИДЫ ПЛАНОВ По срокам планирования: 1. Перспективные (долгосрочные – свыше 5 - ти лет и среднесрочные – от 1 года до 5 лет); 2. Текущие (краткосрочные – до 1 года: годовые, квартальные, месячные и оперативные – на декаду, неделю, день)

ВИДЫ ПЛАНОВ По содержанию планируемой деятельности: 1. Творческие; 2. Экономические; 3. Социального развития

ВИДЫ ПЛАНОВ По степени директивности (обязательности): 1. Прогнозные – выражающие некоторые ориентировочные представления о планируемом периоде; 2. Рекомендательные – содержат рекомендации; 3. Директивные – подлежащие обязательному выполнению.

Содержание понятий: программа, проект, план: 1. Все относятся к плановой документации; Проект определяет деятельность, направления на получение конечного результата, создание конечного продукта (диск, концерт, выставка, спектакль, издание); 2. Программа координирует деятельность ряда соисполнителей, интегрируются их силы, средства на какую – то перспективу. Программа может включать в себя множество проектов; 3. План определяет содержание работы конкретной структуры на какой-то период, при этом речь может идти о работе, связанной на этот период с реализацией нескольких проектов и программ.

В содержании проектов и программ должны быть представлены: Проблема, вызывающая необходимость разработки программы; Идея решения проблемы; Цель конкретные представления о желаемом результате программы; Задачи, которые необходимо решить для достижения каждой цели; Содержание, перечень конкретных работ и сроков их выполнения; Обеспечение финансирование, материально – техническое, организационное, кадровое, информационное для реализации программы.

В содержании проектов и программ должны быть представлены: В качестве программы реализации конкретного проекта используется бизнес- план, который представляет собой необходимый набор документов, фактов, анализ информации, оценка рынка, собранных в единый документ, дающий возможность в случаи его одобрения и поддержки получить кредит, а следовательно начальный капитал для развития организации, программы или разового мероприятия.

Принципы планирования: 1. Системный подход – соотнесение планов по срокам и уровням планирования; 2. Перспективный подход – постановка целей; 3. Комплексность – учет социально-экономической ситуации; взаимосвязь всех аспектов развития культуры; 4. Федерализм – сочетание разработки федеральных планов с самостоятельным планированием регионов и организаций; 5. Непрерывность планирования – текущее планирование составляется на основе перспективного для достижения поставленных целей; 6. Обоснованность планов – обоснование плановых заданий с помощью методов планирования.

Этапы развития и методы планирования: Этапы планирования: 1. Традиционное (директивное) планирование – метод планирования ЭКСТРАПОЛЯЦИЯ – планирование от достигнутого уровня – период: до начала 80-х годов 20 века; 2. Нормативно-целевое планирование – метод планирования НОРМАТИВНЫЙ – обоснование плановых заданий с помощью норм и нормативов - 80-е годы 20 века;

Этапы развития и методы планирования: 3. Программно - целевое планирование- метод планирования – ПРОГРАММНЫЙ- разработка программ культурного развития, социокультурных проектов, бизнес-планов – решение конкретных проблем, интеграция ресурсов и исполнителей – с начала 90-х годов по настоящее время.

Основные принципиальные моменты процесса планирования: принципы, элементы и этапы планирования Планирование деятельности целесообразно начинать с предпланового анализа, который базируется на годовых информационно- аналитических отчетах учреждения. На данном этапе чрезвычайно важно определить главные проблемы внутренней деятельности организации и вызовы внешней среды

Технологические этапы планирования: 1. Организационно-подготовительный этап: - Определение круга исполнителей; - Определение сроков разработки; - информационное обеспечение; Методическое обеспечение; 2. Этап разработки проекта плана: - определение целей и задач на планируемый период; - определение количественных значений планируемых показателей; - Обоснование механизма реализации плана; - оформление проекта плана;

Технологические этапы планирования: 3. Этап согласования и утверждения плана: - согласование плана; - утверждение плана; 4. Этап популяризации плана и организации контроля и исполнения: - информирование общественности; - организация контроля и исполнения плана.

Основные принципиальные моменты процесса планирования: принципы, элементы и этапы планирования План работы обязательно должен следовать правилам деловой культуры организации. То есть прежде чем приступить к составлению стратегических, перспективных и текущих планов, необходимо осознать миссию учреждения, ценности и приоритеты деловой этики коллектива. Это может быть закреплено в таких самостоятельных документах, как кодекс работников или концепция деятельности, Устав учреждения.

Основные принципиальные моменты процесса планирования: принципы, элементы и этапы планирования План - логичная и подвижная система. С одной стороны, все его разделы должны быть взаимоувязаны друг с другом, служить достижению единой цели. С другой стороны, каждый раздел может стать самостоятельным документом и программой действий в рамках стратегии учреждения.

Основными элементами современной методологии ( метод научного познания ) планирования являются: стратегии (программы), искусство планирования, развития учреждения; целевые программы развития культуры (федеральные, региональные, муниципальные); специальные, социальные программы и долгосрочные проекты территории (региона, города, микрорайона, поселения); государственные (муниципальные) задания.

Текущие и оперативные планы деятельности учреждения составляются с учетом перечисленных на рисунке документов

План деятельности учреждения культуры на год включает следующие разделы (под планы): Раздел 1. Характеристика (паспорт) учреждения. Этот раздел может быть представлен в виде краткого текста либо в табличной форме (паспорт, информационная карта ит. п.). Характеристика в сжатом виде дает основ­ные сведения об организации, подготавливает к восприятию дальнейше­го материала, демонстрирует конечные результаты деятельности в преды­дущем отчетном периоде. Данные должны совпадать с данными отрасле­ вого статистического отчета по типу учреждения.

План деятельности учреждения культуры на год включает следующие разделы (под планы): Характеристика должна быть небольшого объема (до 20 предложений или один лист формата А4, размер шрифта ) и содержать следующую ин­формацию об учреждении культуры: название, местоположение, ведомственная принадлежность, организа­ционно-правовая форма; количественная характеристика ресурсов (кадровых, материально- технических, творческо-производственных, финансовых); качественная характеристика ресурсов (кадровых, материально- техни­ческих, творческо-производственных, финансовых); качественная характеристика показателей деятельности (относительные или натуральные); характеристика внешней среды; рейтинговые результаты (могут быть в качественных характеристиках, должны быть официальными. Как правило, даются управляющими струк­турами).

План деятельности учреждения культуры на год включает следующие разделы (под планы): Раздел 2. Характеристика деятельности учреждения. Это текст, от­ражающий: миссию,(ответственное задание, поручение) долгосрочные цели и задачи деятельности; проблемы, выявленные в ходе предыдущего планового периода; краткую характеристику-анализ показателей деятельности за последний плановый период, последние два-три года, творческий сезон (творческо-производственная, финансовая, хозяйственная, кадровая, управленческая, инновационная).

План деятельности учреждения культуры на год включает следующие разделы (под планы): Раздел 3. Цели и задачи на плановый период. Перечисляются цели, задачи, приоритеты, направления деятельности в течение планового пе­риода. Раздел 4. План деятельности учреждения. Этот раздел может быть представлен в виде программы с учетом раздела 3 и указанием основных мероприятий, их исполнителей, бюджета, сроков и показателей. План деятельности учреждения, в свою очередь, состоит из нескольких под планов (разделов).

План деятельности учреждения культуры на год включает следующие разделы (под планы): 4.1. План центральных (основных, главных и т. п.) мероприятий, со­бытий План административно-управленческой деятельности: рабочие планерки, совещания, "летучки"; оргкомитеты по организации мероприятий; совещания с общественным (родительским) активом, попечительским советом; работа с архивом, презентационным материалом; проверки, ревизии План кадровой работы (социального развития коллектива): обучение, повышение квалификации, учебные выезды и семинары; меры по поощрению, сплочению и стимулированию сотрудников; кадровые совещания, аттестация.

План деятельности учреждения культуры на год включает следующие разделы (под планы): 4.4. План финансово-хозяйственной деятельности: источники финансирования, учет, распределение, контроль; модернизация оборудования, техническое оснащение; ремонты, реконструкция, строительство; создание базы для проектов и программ; работа с поставщиками, подрядчиками; приобретение оборудования и материалов План деятельности структурного подразделения, клубного фор­мирования. Конкретизирует все формы деятельности структур, субъектов деятельности учреждения, перечисленных в характеристике организации (формирований, отделов, аппарата, бухгалтерии, филиалов, обществен­ных объединений) План инновационной, предпринимательской деятельности. Упо­ рядочивает решения и действия, связанные с внедрением новых техноло­ гий деятельности: реализацию творческих и управленческих проектов; эксперименты; работу со спонсорами и партнерами.

План деятельности учреждения культуры на год включает следующие разделы (под планы): 4.7. План выполнения заявок. Составляется в тех случаях, когда заявки имеют циклический характер и поступают от постоянных клиентов, парт­неров Приложения к плану: рекламные буклеты учреждения, события, клубного формирования; график (расписание) занятий в клубных формированиях; график (расписание) деятельности учреждения и его структурных подраз­делений; план-сетка работы на год по месяцам и главным приоритетам деятель­ности (в прил. 5 представлена часть такого плана сетки - с января по июнь).

Оформление планов деятельности учреждения Приведенные в приложениях разделы годового плана деятельности учреж­дения имеют единую логическую структуру: четыре основные вертикальные графы (столбцы) во всех разделах аналогичны. Они отражают: содержание мер (меро­приятий), сроки их реализации, ответственных исполнителей и плановые показа­ тели выполнения мер. По желанию авторов планов могут добавляться графы, указывающие, например, бюджет и партнеров мероприятия, планируемое коли­чество посетителей.