Бурзун М.С.

Основные понятия Бухгалтерская информация Роль бухгалтерского учета на предприятии Задачи бухгалтерских информационных систем (БИС) Пользователи БИС Фазы обработки информации в БИС Классификация БИС Классификация БИС Классификация БИС Классификация БИС Компоненты гибкости БИС Способы организации БИС Выбор вариантов автоматизации бухгалтерского учета Выбор БИС Принципы создания и функционирования БИС Автоматизированное рабочее место в БИС БИС для крупных предприятий БИС на предприятиях малого и среднего бизнеса Структура БИС Функциональные подсистемы Организационные подсистемы Отечественные системы бухгалтерского учета Западные системы бухгалтерского учета

Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий, различаются по функциям, принципам построения, техническому и методологическому сопровождению, оказываемым дополнительным услугам и другим признакам. Экономическая информация – это совокупность сведений, отражающих социальные, экономические процессы, и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере. Информационная система (ИС) это средство организации информационного обеспечения процесса управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней. К информационным системам относятся и автоматизированные системы управления технологическим процессом, предприятием, корпорацией. Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движения путем сплошного, непрерывного и документального отражения всех хозяйственных операций.

Чтобы бухгалтерская информация однозначно воспринималась и понималась теми, кто участвовал в ее подготовке на предприятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять определенным требованиям. Бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства, т. е. нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Для изменения используемой системы учета должны быть веские основания. Такие изменения можно совместить с началом нового учетного периода (года). Бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует терять время на учет незначительных факторов, т. е. если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упростить. Каждое предприятие выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам, а в другом сразу списан на затраты. Бухгалтерская информация должна быть консервативной. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины прибыли. Бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум того, что необходимо пользователю.

К задачам бухгалтерских информационных систем относятся: автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита; получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений. интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации; автоматизация обработки информации на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

Внутренние пользователи: руководство и менеджеры служб предприятия (определяется чистая прибыль, норма прибыли, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, прибыльные направления деятельности предприятия, себестоимость продукции). Внешние пользователи: акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, аудиторы, налоговые службы.

В основу ИС БУ положены три фазы обработки: 1-я фаза первичный учет: составление первичных бухгалтерских документов; обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета. Например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др. Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета. 2-я фаза обработки: составление проводок; их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы- ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс. 3-я фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги; баланса; форм финансовой отчетности.

Функциональная гибкость – способность к быстрой и экономичной перестройке модулей на реализацию новых функций. Маршрутная гибкость – возможность многовариантности маршрутов движения информации между рабочими местами, включая множественность последовательностей технологических цепочек реализации одной и той же операции, возможность быстрого и эффективного перераспределения функций между модулями. Технологическая гибкость – возможность реализации заданного множества типов операций различными способами. Технологическая гибкость оценивается инвариантностью показателей эффективности функционирования АСБУ к действию технологических возмущений при выполнении отдельных операций. Гибкость по масштабу (масштабируемость) – возможность использования одного и того же программного решения в узлах обработки данных различного масштаба: обработки различных объемов учетной информации, с различным количеством рабочих мест учетных работников с использованием многообразных конфигураций средств вычислительной техники и вычислительной сети. Гибкость по расширению (расширяемость) – возможность легкого расширения АСБУ за счет добавления новых функций, организации новых рабочих мест. Гибкость по отчетности – способность АСБУ производить все многообразие документов внутренней и внешней отчетности.

Структурно выделяют три основных способа организации бухгалтерских систем: 1. Классическая форма организации или функциональная форма. В этом случае бухгалтерская информационная система структурируется по признаку выполняемых функций. При классической форме построения бухгалтерской системы особое внимание следует уделять функциональной полноте. Здесь должны соблюдаться следующие правила, что все операции, присущие данному участку учета, должны выполняться соответствующей подсистемой не требуя пересылки информации в другие подсистемы. Такие переходы, во- первых, отнимают время, а во-вторых, могут потребовать согласования, касающегося технологии организации взаимосвязей между участниками учета. В идеальном случае работа должна производиться в реальном масштабе времени. Если такой вариант не возможен, то требуется разработать временной регламент совершения операций. Это необходимо для того, чтобы записи в журнале операций отражали естественный порядок выполнения хозяйственных операций. 2. Второй вариант построения бухгалтерских систем - это группировка по классификации выполняемых операций. При таком построении в одной функциональной подсистеме выполняются все операции, касающиеся первичных документов, во второй подсистеме - все, что качается проводок, в третьей подсистеме - все, что касается отчетов. Несмотря на некоторые расхождения с традиционной работой бухгалтера, оказалось, что такой способ организации бухгалтерских систем является весьма естественным для малых предприятий, где основной работой бухгалтерского персонала является педантичная регистрация и оформление первичных документов. Основной проблемой такого построения бухгалтерских систем является проблема отбора информации. Здесь важную роль играет то, как организована фильтрация в данной компьютерной системе. 3. Третий способ построения бухгалтерских программ - это способ привязки к журналу хозяйственных операций. Здесь основным функциональным элементом является главная книга, а все остальные элементы взаимодействуют с главной книгой.

Недостаточно приобрести компьютер, чтобы поднять технику ведения учета на предприятии до современных стандартов. Чтобы научить Ваш компьютер вести бухгалтерский учет, необходим специализированный программный продукт. Существует несколько путей его получения: Первый разработка собственными силами. Этот вариант связан с необходимостью содержать в штате высококвалифицированных программистов, что делает полученный в итоге программный продукт крайне дорогостоящим. Второй заключение договора с профессиональной организацией на разработку программного продукта. Этот вариант имеет сходный недостаток большую цену, поскольку исполнение единичного заказа связано с высокой себестоимостью продукта для специализированной компьютерной фирмы (они обычно выпускают тиражируемые программные продукты). Кроме того, при этом варианте вряд ли удастся найти серьезную фирму- исполнителя (крупные предприятия этой отрасли просто не возьмутся за такой заказ), а мелкие фирмы не в состоянии обеспечить надлежащую гибкость программного продукта и его последующее сопровождение. Третий копирование готового программного продукта у другого пользователя. В этом случае помимо нарушения авторских прав фирмы-изготовителя программного продукта ограничен тем, что в этом случае Вы будете лишены технической поддержки со стороны разработчика, которая предоставляется только официальным пользователям. Четвертый приобретение готового программного продукта. С точки зрения экономии средств и времени, а также эффективности использования программного продукта наиболее приемлемым оказывается этот вариант приобретение программы автоматизации бухгалтерского учета у разработчика или дилера, обеспечивающего необходимый сервис и обновление программы по мере создания новых ее версий.

Основными источниками информации о бухгалтерских программных продуктах являются (даны в порядке возрастания степени достоверности): рекламные объявления; прямые обращения поставщиков к потенциальному покупателю; советы знакомых, использующих бухгалтерские программы; консультации независимых специалистов; статьи в экономической и компьютерной прессе; специализированные выставки; опросы пользователей; конкурсы программ.

системность. Позволяет четко определить цели создания АИС и общие свойства, присущие системе как единому целому; выявляет критерии декомпозиции системы и многообразные типы связей между ее элементами. модульность. Предусматривает построение АИС в виде взаимосвязанных и взаимно дополняемых модулей; причем замена одного модуля другим не нарушает целостность системы. адаптируемость (гибкость). Обеспечивает приспособление системы к новым условиям функционирования при сохранении ее работоспособности. непрерывность развития (открытость). Предопределяет АИС как систему, способную к развитию и совершенствованию при использовании новейших технологий процесса обработки данных. стандартизация и унификация. Для проектирования АИС следует использовать в разумной мере типовые решения. «новые задачи». Предусматривает решение новых задач, которые ранее не рассматривались. надежность. Предполагает устойчивость работы системы в условиях сбоя отдельных ее элементов. совместимость. Заключается в способности взаимодействия различных АИС, имеющих информационное, техническое и технологическое сопряжение. однократность ввода. Предусматривает одноразовый ввод информации и многократное, многоцелевое ее использование. «дружелюбность». Система должна быть простой и доступной для установки, изучения и эксплуатации. эффективность (окупаемость). АИС не должна разорять пользователя и окупаться как материально, так и морально. автоматизация. Предполагает безбумажную технологию, состоящую в комплексном использовании технических средств на всех стадиях технологического процесса обработки информации. безопасность. Это сохранность и целостность коммерческой информации в системе.

Автоматизированные рабочие места (АРМ) совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы. АРМ можно классифицировать по различным признакам. Выделяют следующие виды АРМ: по выполняемым функциям: проблемные и технологические; по способу организации: типовые (универсальные), специализированные и проблемно- ориентированные комплексы; по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые. Типичный состав устройств АРМ: ЭВМ с микропроцессорами, внешней, оперативной и кэш-памятью и шинами, для взаимной увязки устройств; устройства ввода и вывода, включающие клавиатуру, мышь; дополнительные периферийные устройства. К инструментальным средствам АРМ относятся все виды обеспечения. Бухгалтер имеет в своем распоряжении необходимую документацию, программные средства, информационные массивы, составляющие элементы обеспечения рабочего места.

Структуру информационных систем составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Функциональные подсистемы реализуют и поддерживают модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации. Состав функциональных подсистем весьма разнообразен и зависит от предметной области использования информационной системы, специфики хозяйственной деятельности объекта, управления. В состав обеспечивающих подсистем обычно входят: информационное обеспечение методы и средства построения информационной базы системы, включающее системы классификации и кодирования информации, унифицированные системы документов, схемы информационных потоков, принципы и методы создания баз данных; техническое обеспечение комплекс технических средств, задействованных в технологическом процессе преобразования информации в системе. В первую очередь это вычислительные машины, периферийное оборудование, аппаратура и каналы передачи данных; программное обеспечение включает в себя совокупность программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач, и программ, позволяющих наиболее эффективно использовать вычислительную технику, обеспечивая пользователям наибольшие удобства в работе; математическое обеспечение совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых в системе; лингвистическое обеспечение совокупность языковых средств, используемых в системе с целью повышения качества ее разработки и облегчения общения человека с машиной.

Организационные подсистемы по существу относятся также к обеспечивающим подсистемам, но направлены в первую очередь на обеспечение эффективной работы персонала, и поэтому они могут быть выделены отдельно. К ним относятся: кадровое обеспечение состав специалистов, участвующих в создании и работе системы, штатное расписание и функциональные.обязанности; эргономическое обеспечение совокупность методов и средств, используемых при разработке и функционировании информационной системы, создающих оптимальные условия для деятельности персонала, для быстрейшего освоения системы; правовое обеспечение совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационной системы, порядок получения, преобразования и использования информации; организационное обеспечение комплекс решений, регламентирующих процессы создания и функционирования как системы в целом, так и ее персонала.

Организационные подсистемы по существу относятся также к обеспечивающим подсистемам, но направлены в первую очередь на обеспечение эффективной работы персонала, и поэтому они могут быть выделены отдельно. К ним относятся: кадровое обеспечение состав специалистов, участвующих в создании и работе системы, штатное расписание и функциональные.обязанности; эргономическое обеспечение совокупность методов и средств, используемых при разработке и функционировании информационной системы, создающих оптимальные условия для деятельности персонала, для быстрейшего освоения системы; правовое обеспечение совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационной системы, порядок получения, преобразования и использования информации; организационное обеспечение комплекс решений, регламентирующих процессы создания и функционирования как системы в целом, так и ее персонала.

Бухгалтерские комплексы: Учет товаров и материалов (фирма Паритет-Софт), Склад (фирма Фолио), Торговый склад (фирма Инфин), Парус – Реализация и Склад (корпорация Парус); 1 С – зарплата (фирма 1 С); Заработная плата (фирма Паритет-Софт); Мини- зарплата, Макси-зарплата, Супер-зарплата (фирма Инфин), Зарплата (корпорация Парус) и другие. Мини-бухгалтерии: Интегратор-Соло (фирма Инфософт); ДиаСОФТ BALANS (фирма Диасофт); АУБИ-мини-бухгалтерия (фирма ОСтрим); Инфо-Бухгалтер для малых предприятий (фирма Информатик) и др. Комплексные или интегрированные бухгалтерские системы. Парус-предприятие – вариант для крупных и средних предприятий (фирма ПАРУС),Интегратор (ИНФОСОФТ), БЭСТ – для комплексной автоматизации предприятий(Интеллект Сервис), Суперменеджер (Ланкс), Турбобухгалтер (Диц) и др.

Среди финансово-экономического программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами и бизнесом. Наиболее широко зарекомендовали себя программные комплексы для крупного бизнеса, такие, как Scala, Sun System, Platinum, SAP, Avalon, Triton. Западные программные продукты относятся к классу комплексных бухгалтерских систем, в которых учет ведется в режиме реального времени. Они построенны по модульному принципу; основными модулями такой системы являются: Главная книга и Расширенный генератор отчетов; Банковская книга; Заказчики; Поставщики; Оформление заказов; Расчеты с заказчиками; Склад; Расчеты с поставщиками.