Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". Установлено три варианта изображения Государственного герба РФ на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите; одноцветный вариант на геральдическом щите; одноцветный без геральдического щита.

ФЕДЕРАЛЬНЫХ КОНСТИТУЦИОННЫХ ЗАКОНОВ И ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ; УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕЗИДЕНТА РФ; ПОСТАНОВЛЕНИЙ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РФ; -ПОСТАНОВЛЕНИЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РФ; -ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ; РЕШЕНИЙ КОНСТИТУЦИОННОГО СУДА РФ; -РЕШЕНИЙ ВЕРХОВНОГО СУДА РФ; -РЕШЕНИЙ ВЫСШЕГО АРБИТРАЖНОГО СУДА РФ; -ПРЕЗИДЕНТА РФ; -СФ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РФ; -ГД ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РФ; -ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ; -КОНСТИТУЦИОННОГО СУДА РФ; -ВЕРХОВНОГО СУДА РФ; -ВЫСШЕГО АРБИТРАЖНОГО СУДА РФ.

- АДМИНИСТРАЦИИ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ; -ПОЛНОМОЧНЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОКРУГАХ; -ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ; -ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ; -УПОЛНОМОЧЕННОГО ПО ПРАВАМ ЧЕЛОВЕКА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ; -СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ; -ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ; - ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА РФ.

-Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; -Органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; -Органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; -Федеральных судов; - Органов прокуратуры Российской Федерации; -Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов. В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО и проставляют код организации, состоящий из 8 знаков.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 6) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового Кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: Первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; Третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; Пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; Восьмой знак - контрольное число.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: Учредительный договор

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации(русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс ). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Датой документа является дата его подписания или утверждения для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 июня 2008 г. следует оформлять Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: , а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2008 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключение и др.)

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.