Организация и проведение переговоров

Правила процедуры проведения международных переговоров порядок утверждения повестки дня; выборы руководящих органов (председатель, его заместители и сопредседатели); порядок формирования и обязанности секретариата; порядок принятия решения; полномочия председателя; порядок внесения поправок и предложений; порядок изменения правил процедуры; языки работы

Протокольные аспекты проведения переговоров на переговорах принято придерживаться принципа паритета количественного состава и уровня представительства делегаций; переговоры лучше проводить в специально оборудованном для этих целей помещении или в кабинете руководителя делегации принимающей стороны за общим столом при отключенном телефоне; наличие пепельниц на столах является знаком разрешения курить, однако лучше предусмотреть специальное место для курения; вся необходимая по обсуждаемому вопросу документация должна находиться в помещении для переговоров; не допускается стенографирование, использование диктофонов и средств видеозаписи хода переговоров в одностороннем порядке.

Протокольные аспекты переговоров возможны варианты рассадки; рассадка производится с учетом рангов и служебных положений участников; порядок рассадки определяется в алфавитном порядке официального языка, определенного процедурой.

Рассадка на двусторонних переговорах ГД – главы делегаций; ЧД – члены делегаций; П - переводчик ГДЧД П П

СХЕМА РАССАДКИ на двусторонних переговорах ГД – глава делегации; ЧД – члены делегации; П – переводчик; С - секретарь ЧД ГД П ЧД С С ЧД ГД П ЧД

Схемы рассадки участников переговоров

Вариант рассадки Председатель Делегации приглашенных государств Делегации приглашающих государств

Вариант рассадки Применяется в том случае, если группа делегаций ожидает представителей других стран Председатель и секретариат Приглашающие делегации Приглашенные делегации и лица

Этикет ведения переговоров встречать партнеров необходимо у подъезда или в вестибюле здания; место справа считается почетным, поэтому встречающий должен идти слева от гостя; если участники переговоров не были ранее представлены друг другу, началу работы предшествует взаимное представление; после прибытия гостей члены делегации хозяев должны рассматриваться остальными сотрудниками как отсутствующие в офисе; первыми обсуждаются легкие вопросы, по которым у сторон нет принципиальных разногласий; переговоры ведут руководители делегаций

Оформление результатов переговоров договоренности должны быть зафиксированы письменно и оформлены юридически; двусторонние документы составляются на языках договаривающихся сторон, многосторонние – на одном, двух и более языках; в двусторонних документах соблюдается принцип альтерната; в многосторонних договорах наименования договаривающихся сторон перечисляются в алфавитном порядке, в таком же порядке их подписывают уполномоченные лица; парафирование – предварительное подписание каждой страницы документа инициалами уполномоченных, подтверждающее согласование текста.

Подведение итогов переговоров В записи фиксируется: точное название организации- партнера; место, дата, время переговоров; фамилии и должности участников с обеих сторон; основные обсуждавшиеся вопросы и высказанные по ним мнения; достигнутые договоренности или позиции сторон по разногласиям; названия врученных партнерам документов и копии документов По итогам состоявшихся переговоров и бесед принято оформлять их подробную запись Письменное оформление итогов переговоров рекомендуется производить сразу же или на следующий день

Анализ результатов переговоров и выполнение договоренностей необходимо проанализировать прошедшие переговоры и определить: уровень подготовки к переговорам; соблюдение запланированной программы; характер взаимоотношений с партнерами; перспективы дальнейших взаимоотношений; какой опыт переговоров можно использовать в будущем