Тема 2. Унифицированные системы документации Преподаватель – к.полит.н., доцент Н.А. Царева Кафедра ГТАП ИП ВГУЭС
Содержание 1. Понятие «унифицированная система документации». 2. Проектирование унифицированных форм документов. 3. Табель форм документов. 4. Альбомы форм унифицированных документов.
Рекомендуемая литература 1. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д., Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (Документная систематика) // Делопроизводство Янковая В.Ф. Альбом форм документов, применяемых в деятельности организации // Справочник секретаря и офис- менеджера Янковая В.Ф. Табель форм документов организации // Справочник секретаря и офис-менеджера
Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Задачи унификации, сокращение многообразия применяемых документов приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении) приведение к единому виду процессов их обработки, учета и хранения (в ДОУ)
Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе: 1. единого принципа построения форм документов; 2. регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации; 3. установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов; 4. установления единых правил составления и оформления реквизитов документов; 5. единства применяемой терминологии и условных обозначений.
Работа по унификации документов включает: 1. разработку унифицированной системы документирования (УСД); 2. внедрение межотраслевых УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД; 3. введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической (ОКТЭ) документации с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития; 4. разработку комплексов отраслевых унифицированных форм, документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД; 5. разработку ОКТЭ информации, отражающих специфику отрасли.
Разработаны следующие УСД: организационно-распорядительной (УСОРД); плановой (УСПД); первичной учетной (УСПУД); финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской (УСФБД); расчетно-денежной (УСРДД); отчетно-статистической (УСОСД); по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС); по ценообразованию (УСДЦ); по торговле (УСДТ); по изобретениям и открытиям (УСДИО); по труду и социальным вопросам (УСДТСВ); по бытовому обслуживанию населения (УСДБОН); для планирования и управления работой транспортного узла (УСДОУТУ).
Результаты унификации Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации Результаты унификации форм документов получают закрепление в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации
Табель форм документов предназначен для: оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе; классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности; унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации; унификации форм документов организации; упорядочения документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.
Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов: Предпроектное обследование. Выбор формы Табеля. Формирование структуры Табеля. Отбор форм документов для включения в Табель. Согласование Табеля. Утверждение Табеля.
Основными задачами предпроектного обследования являются: определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения; формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов; выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля; определение массива документов для включения в Табель.
В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются: документы, составляющие правовую базу деятельности организации; организационно-правовая документация организации; распорядительная документация организации; комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации; документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.
В карту документа вносятся следующие сведения: полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется; функция управления и задача (назначение документа), при реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации; функция - организация системы, задача - регламентация численного и должностного состава); сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Табель может включать графы: Номер по порядку. Наименование формы документа. Код формы по ОКУД. Подразделение, ответственное за подготовку документа. Адресат (кому представляется). Периодичность. Согласование (внешнее; внутреннее). Удостоверение (подпись; утверждение; печать). Контроль. Кем используется в работе. Тираж в год. Примечания.
Примерный перечень разделов Табеля форм документов, составленного по функциональному принципу 1.Организация системы и процессов управления Организационно-правовое обеспечение деятельности организации Обеспечение законности деятельности 2.Прогнозирование и планирование деятельности Прогнозирование деятельности организации Планирование деятельности организации 3.Регулирование деятельности Информационное обеспечение деятельности Оперативное управление деятельностью 4.Контроль за деятельностью Статистическая отчетность Ведомственная отчетность Внутренняя отчетность 5.Финансовое обеспечение Бухгалтерский учет Бухгалтерская отчетность 6.Материально-техническое обеспечение Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта Обеспечение сбыта продукции
Примерный перечень разделов Табеля форм документов, составленного по функциональному принципу (продолжение) 7.Научно-техническое обеспечение Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность Внедрение и эксплуатация технических средств Охрана окружающей среды Научно-техническая информация 8.Международное сотрудничество Командирование сотрудников за рубеж Прием зарубежных делегаций Информационно-справочное обслуживание международных связей 9.Обеспечение кадрами (персоналом) Подбор, расстановка и использование кадров Учет личного состава Аттестация работников Повышение квалификации работников Командирование сотрудников Нормирование труда Охрана труда 10. Документационное обеспечение Учет и контроль исполнения документов Хранение и использование документов
Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает: соответствие используемых форм документов решаемым задачам; юридическую силу документов, подготавливаемых в организации; оперативность реализации управленческих функций организации; сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.
Вопросы для самопроверки знаний 1. Дайте определение понятию «УСД». 2. На основе чего разработаны УС управленческой документации? 3. Что включает в себя работа по унификации? 4. Перечислите разработанные УСД. 5. В чем заключается унификация состава документов организации? 6. Где закрепляется результат унификации состава и форм документа? 7. Для чего предназначен Табель форм документов? 8. Значение Табеля форм документов. 9. Перечислите этапы разработки Табеля форм документов. 10. Что обеспечивает применение Табеля и Альбома форм документов?