Электронная деловая переписка

Использование адресов Если это возможно, ваш адрес электронной почты должен содержать первые буквы ФИО или ИМЯ или ФАМИЛИЯ и ИМЯ, разделенные символом подчеркивания или точкой.

Получение писем Проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Если вы долго отсутствуете на месте, используйте клиент автоматического ответа, чтобы люди знали и не ждали от Вас немедленного ответа.

Получение писем Полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается;

Получение писем Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 – 3) минуты. Они будут сопровождаться открытием отдельного окна, а также звуковым сигналом.

Получение писем Если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать

Получение писем Самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма.

Поле «Кому» Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.

Поле «Копия» Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».

Поле «Скрытая копия» О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

Функция «Ответить всем» При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них.

Поле «Тема» Не стоит оставлять это поле пустым. Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

Написание ответа Начните с приветствия, это вежливо. Говорите с человеком на одном языке.

Написание ответа Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.

Написание ответа Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте.

Написание ответа ОБЯЗАТЕЛЬНО ПЕРЕЧИТАЙТЕ письмо, прежде чем нажать кнопку отправить. Проблемы в орфографии, грамматике, ошибки и упущения, использование неправильных слов являются очень распространенным явлением. Ваши друзья могут не обратить внимание, но ваши деловые партнеры заметят.

Написание ответа Цитируйте текст оригинального письма. При полном цитировании пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце! Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком "больше" (>).

Написание ответа Заказчики и другие деловые партнеры ценят личный контакт. Если Вы обрабатываете большой объём почты, то советую включить функцию "Автоподпись"

Электронная подпись Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ Основные правила составления электронной подписи: Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Вложения Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.

Вложения Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у адресанта, пройдет ли такой файл через его сервер. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервер или через веб-интерфейс.

Вложения Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

Вложения Не открывайте вложения от того, кого вы не знаете, если Вас не уведомили о каких либо вложениях. При отправке вложений сообщите, что вложение содержит. Если вы отправляете что-то в Adobe Acrobat формате, не надейтесь, что получатель имеет программное обеспечение для просмотра вложений.

Ссылки на ресурс К ссылкам тоже можно добавить описание (что это за ресурс и что там интересного). Если в письме упоминаете какие-то ресурсы, то ссылки на них лучше указать не в теме письма, а непосредственно в тексте. В этом случае можно перейти по ссылке в браузере, клацнув по ней.

Emoticons Речь идет об использовании схематического изображения человеческого лица для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык . Сюда входят Smileys (улыбки, смешинки) и Acronyms (слова, сформированные из первых букв словосочетания).

Smileys (смайлики) :-) улыбающийся :-))) смеющийся :-D радостно смеющийся :-| задумчивый, нейтральный :-( грустный :-/ недовольный или озадаченный :-0 удивлённый (рот открыт)

Акронимы (Acronyms) ASAP (As soon as possible) – как можно скорее; MSG (Message) – послание; JIC (Just in case) – при случае; CUL (See you later) – встретимся позднее; FAQ (Frequently asked question) – часто задаваемый вопрос; IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению; BTW (By the way) – между прочим; (Grin) – усмешка. Ухмылка; BRB (Be right back) – немедленно возвращайся; GTG (Got to go) – готов идти; LOL (Laugh out loud) – заслуживает громкого смеха; WTG (Way to go) – куда идти, направление; OIC (Oh, l see) – мне все понятно; TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

Особенности сленга электронных сообщений Аккаунт – Это ваша страничка или ваш пользователь (на форуме). Бан, забанен (от англ. ban – запрет) – Ограничение вас в действиях. Гостевая книга, гостевуха, гостьбука – раздел сайта, где его посетители могут оставлять различные сообщения на любую тематику для админа ресурса. IMHO (англ. In My Humble Opinion), ИМХО, имхо – употребляется для подчёркивания того, что высказанное – это личная точка зрения на предмет разговора. Камент, коммент (англ. comment) – комментарий. Тролль, троллинг – пользователь, который любит провоцировать других пользователей на спор или ругань.

Этикет электронной переписки Никогда не используйте в электронном письме ПРОПИСНЫХ БУКВ. Никогда не выделяйте в письме какую-то мысль другим цветом, в особенности красным жирным шрифтом. Если вы отвечаете на письмо, в котором был вложенный файл, адресованный вам ранее, удалите этот файл.

Этикет электронной переписки Время ответа на не должно превышать двух суток. Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.