Тема 2. Анализ основных методов инвентаризации личного и организационного времени

Основные методы инвентаризации личного и организационного времени. Алгоритм инвентаризации и анализа времени. Поточная карта. Поточная диаграмма. Карта совместных операций. Сетевой анализ. Органайзер. Категории временных затрат. Хронокарта Гастева. Анализ помех.

Учет временных затрат – это то, с чего начинается тайм - менеджмент. Инвентаризация времени включает в себя хронометраж ( количественный учет времени ) различных видов ( качественный аспект учета времени ) жизнедеятельности. Как правило, инвентаризация проводится в течение определенного отрезка времени и определенной периодичностью.

Основные « исследовательские цели » инвентаризации времени « Разведывательное » исследование, когда целью выступает описание какого - нибудь совершенно нового, непознанного явления Объяснительное исследование, основная цель которого выявление причинно - следственных связей между элементами изучаемой системы Прогностическое исследование, когда целью является предсказание поведения системы в случае изменения характеристик одного или более из ее элементов ( или, в случае целенаправленного воздействия, на этот элемент )

Алгоритм инвентаризации и анализа времени Определить виды временных затрат, характерных для жизнедеятельности личности ( или функционирования организации ). Четко сформулировать их в форме логически независимых категорий для наблюдения и фиксации ( разбиение всего множества временных трат на отдельные непересекающиеся подмножества ) Этап 1. Подготовка к инвентаризации

Если необходимо, определить дополнительные категории ( параметры ) для качественной оценки изучаемых временных затрат

Этап 1. Подготовка к инвентаризации Продумать организацию процесса инвентаризации времени ( общая длительность, периодичность, ресурсы на проведение и т. п.). Продумать систему кодирования и количественного представления результатов инвентаризации ( при необходимости включая шкалы и формулы подсчета ). Подготовить соответствующие бланки

Алгоритм инвентаризации и анализа времени На практике в течение выбранного промежутка времени ( или запланированное количество раз ) измерять затраты времени, регулярно заполняя соответствующие бланки Этап 2. Инвентаризация времени

Алгоритм инвентаризации и анализа времени Провести предварительную группировку полученных данных, подготовить их к дальнейшему анализу : оценить временные затраты по качественным параметрам ; с использованием разработанных формул, вычислить необходимые количественные показатели Этап 2. Инвентаризация времени

Алгоритм инвентаризации и анализа времени Проанализировать временные затраты, например, по следующим направлениям : 1) затраты на работу ( по видам, операциям, задачам ); 2) затраты на внерабочую активность ; 3) затраты на временные помехи ; 4) качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность Этап 3. Анализ времени

Алгоритм инвентаризации и анализа времени Сформулировать результат анализа времени исходя из об - щей цели исследования. Наиболее « типичным » результатом анализа времени обычно становится выявление закономерностей, обусловливающих эффективное либо неэффективное использование времени Этап 3. Анализ времени

Алгоритм инвентаризации и анализа времени На основе проведенного анализа спроектировать пути и способы борьбы с потерями времени, предложить идеи по более эффективному использованию времени Этап 3. Анализ времени

Алгоритм инвентаризации и анализа времени Проанализировать пути и способы борьбы с потерями времени, а также способы более эффективного использования времени в процессе целеполагания и планирования. Согласовать цели и задачи по управлению временем с планом по достижению основных жизненных целей ( целей деятельности организации ). Оформить письменно Этап 4. Изменение стратегии управления временем

Алгоритм инвентаризации и анализа времени Приступить к достижению жизненных целей с использованием методов ТМ на практике ( перейти к оперативному ТМ ) Этап 4. Изменение стратегии управления временем

Поточная карта Поточная карта позволяет описать и проанализировать линейную последовательность совершаемых операций, а также пространственно - временные характеристики каждой операции Метод поточного анализа был разработан в годах первоначально для анализа трудовых, но впоследствии также информационных, финансовых, управленческих и др. операций и используется в различных модификациях и в настоящее время

Идея поточной карты заключается в том, что все многообразие операционального состава деятельности может быть сведено к сравнительно небольшому числу качественно различных типов операций. Каждый из выделенных типов операций предполагает собственные специфические способы оптимизации. На поточных картах типы операций обычно кодируются с помощью специальных символов, причем выделяемые типы и их обозначения могут быть произвольными.

Наиболее универсальные базовые типы операций и соответствующие им символы поточных карт для описания трудовых ( производственных ) процессов целенаправленное изменение объекта, лица, информации перемещение объекта, лица или информации с одного места на другое проверка или испытание объекта, лица или информации с целью опознания, установления качества или количества ожидание объектом, лицом или информацией следующей операции. Возникает спонтанно, естественно, непроизвольно пребывание объекта, лица или информации Без изменения в контролируемых условиях до следующей операции. Возникает запланированно

Поточная диаграмма обычно используется как дополнение к поточной карте, наглядно отображая пространственные ( при этом речь может идти не только о реальном пространстве, но и о символическом, например, информационном ) аспекты описываемого процесса деятельности.

Карта совместных операций - графический способ отображения операций для оптимального планирования, согласования и контроля совместной деятельности во времени, получивший название « график Гантта » ( также называемый « сетевым графиком »)

Сетевой анализ - описание деятельности как совокупности операций и взаимосвязей между ними, направленной на достижение определенной цели ( результата ). В отличие от линейных « одномерных » методов вроде поточного анализа, сетевой анализ позволяет учесть именно все связи между операциями (« сеть »), сохранив их « многомерный » характер в системе деятельности.

Органайзер - наиболее удобный индивидуальный ТМ - инструмент для инвентаризации времени Правила учета времени в органайзере : 1. Учет времени действительно должен быть ежедневным, без пропуска дней. 2. Общее время учета времени, которое позволит вам выявить тенденции и закономерности индивидуальных трат времени, от 2 недель до 2 месяцев 3. Допустимая точность учета не менее 15 минут. Хорошая точность учета 5 минут ( допускается округление до 5 минут ). 4. Учет времени должен быть объективным без приписок, « округлений » в выгодную для себя любимого сторону, без « забывания » непродуктивных трат времени и т. п.

5. В конце каждой недели учета составляется краткое резюме ( своего рода « докладная аналитическая записка » самому себе, которая пишется в произвольной форме ), содержащее ответ на следующие вопросы : 1) Какие помехи отнимают больше всего времени. Как их можно устранить ? 2) На какие виды деятельности тратится больше всего времени ? На какие виды деятельности нужно сократить траты времени ? Каким образом это сделать ? 3) Существует ли периодичность ( ритм ) в каких - либо видах деятельности или в помехах ? Как можно использовать ( оптимизировать ) эту периодичность ?

Формула полезной работы Лотара Зайверта Время полезной работы = общее время работы ( время работы, которая не была необходима + время работы неоправданными затратами времени + время нецелесообразной работы + время работы, длительность которой не планировалась ).

Хронокарта Гастева Производить учет времени это и есть настоящая установка на время. Учет времени мы выдвигаем как первую и единственную задачу всех, кто серьезно ставит проблему времени, а не придает ей крикливо обличительный характер. А. К. Гастев

Хронокарта представляет собой своеобразный « гибрид » органайзера и графика Ганнта. В своем первоначальном виде хронокарта выглядела как таблица, где по вертикали ( в строках ) перечислялись события, а по горизонтали ( в столбцах ) указывалась их продолжительность. С помощью хронокарты можно учитывать не только индивидуальное, но и коллективное время, а вносить в хронокарту отметки о затратах времени может не только сам человек, но и внешний наблюдатель (« инспектор времени »).

Правила заполнения хронокарты 1. Отметки необходимо делать каждые полчаса. 2. Отметки лучше всего ( потом удобнее для анализа ) делать сплошной штриховкой. 3. Нерабочие траты времени ( например, отдых или помехи ) следует обозначать особо, например, точками или крестиками. 4.. Отмечать каждые полчаса следует сразу же, как кончится данный получас. 5. Не следует заполнять карту задним числом или вперед. 6. Следует установить номенклатуру трат времени, присвоив каждой свою литеру ( код, категорию ). 7. Целесообразно всегда носить хронокарту с собой ! Нужно сделать ее удобной для работы. 8. Заполненные хронокарты следует хранить в одном месте. На картах обязательно должна быть указана дата заполнения. 9. Для выявления номенклатуры трат времени ( то есть для составления кодификатора. С. К.), а также для формирования навыка работы с хронокартой требуется один месяц. 10. При появлении навыка начинайте отмечать траты времени каждую четверть часа. Высший уровень учета времени « фотография рабочего дня » поминутный учет трат времени ! 11. Для контроля над заполнением хронокарты следует использовать « инспекторов времени ».

Методы изучения затрат рабочего времени : 1 – метод непосредственных замеров 2 – метод моментных наблюдений

Классификаций видов наблюдений По содержанию изучаемых затрат По объекту наблюдения По способу наблюдения хронометражные фотография рабочего времени фотохронометраж индивидуальные групповые массовые ( маршрутные ) киносъемка видеозапись осциллографирование ВизуальноС помощью приборов

Метод выборочных замеров используется в основном при хронометраже, когда изучаются отдельные элементы операции. Наиболее широко он применяется при изучении приемов вспомогательного времени в условиях многостаночной организации труда, аппаратурных процессах.

Метод моментных наблюдений представляет собой исследование затрат рабочего времени, загруженности рабочих и использования оборудования во времени на основе выборочных наблюдений, проводимых в случайно выбранные моменты.

Хронометраж – это метод изучения затрат рабочего времени путем наблюдения и измерения отдельных повторяющихся элементов операции. При хронометраже объектом изучения является производственная операция или же ее элементы, выполняемые рабочим или их группой на определенном рабочем месте.

Под фотографией рабочего времени ( дня ) ( ФРВ ) понимается вид изучения рабочего времени наблюдением и измерением всех без исключения затрат на протяжении рабочего дня или отдельной его части.

Лозунги Гастева Держи карту учета, сделаешь революцию времени ! Юность ! Ты не должна зевать, ты должна всюду поспевать ! Не говори о больших пространствах ! Научись овладевать малым пространством и малым временем. Учитывать время значит дольше жить. Человечество научилось обрабатывать вещи. Наступила пора тщательной обработки ЧЕЛОВЕКА. Если решил ДЕЙСТВУЙ ! Когда работа нейдет, не хватайся за папиросу, лучше вздохни поглубже. Прекрати работу « начерно », делайся АРТИСТОМ работы. Если хочешь вводить НОТ, стань мастером хоть одной операции ! Пролетариат не для того приходит к власти, чтобы коротать свои дни на завоеванных орудиях производства, а чтобы их поднять, возвеличить и сообщить им невиданные скорости.