Афанасьев С.И. – исполнительный директор РОО «Гильдия Управляющих Документацией» Апрель 2011 года О стандартах и сертификации в сфере управления электронными документами

В России применяются более сотни различных систем управления электронными документами (СУЭД). О качестве многих разработок известно только их создателям. В большинстве случаев проблема качества создаваемого программного обеспечения намеренно замалчивается. Одна из главных целей в деятельности «Гильдии Управляющих Документацией» - добиваться качества технологий делопроизводства, качества систем управления электронными документами, скорейшего перехода на безбумажный документооборот, не снижая качества работы с документами. Для достижения высокого качества товаров и услуг следует иметь стандарты, должна существовать система экспертной оценки соответствия таким стандартам. К онтроль качества в сфере управления электронными документами

Почему российские СУЭД не имеют сертификатов соответствия международным или национальным требованиям? Чтобы ответить на этот вопрос следует рассмотреть две главные проблемы: первая, это наличие национальных и международных стандартов, определяющих требования к программным продуктам, и вторая, это наличие мотивации и инструментария экспертной оценки, сертификации программного обеспечения, а также персонала управляющего электронными документами. Национальный рынок СУЭД напоминает восточный базар, где каждый торговец сам оценивает качество своего товара и утверждает, что его товар самый лучший. Как правило, торговля идет бойко у того, кто громче кричит. Все выглядит пристойно, пока не раскусишь купленный товар, который внешне выглядит вполне пристойно, а внутри оказывается гнилым. Национальный рынок СУЭД напоминает восточный базар

Производители СУЭД утверждают, что они абсолютно правильно понимают задачи, стоящие перед потребителем, и уверенно конструируют программный продукт. Потребители соглашаются с этим и устанавливают у себя программное обеспечение, не имея возможности получить объективную оценку его качества от независимой стороны, и столкнувшись со скрытыми проблемами, сознают, что большие деньги потрачены зря и исправить сложившееся положение дел практически не возможно. Примеров много, когда пользователь сознает ошибочность выбора и вынужден менять негодную систему электронного документооборота. В числе пользователей, которых постигла неудача в выборе СУЭД: Минкомсвязь России, Газпромбанк, ТНК BP, Газпром, СУЭК и многие другие. Стандарты – руководство к действию конструкторов и потребителей СУЭД

Можно ли говорить о качестве СУЭД, если сравнить параметры разработок не кому и не с чем? О качестве конкретных систем в настоящее время мы вынуждены делать заключение только со слов производителя и не можем опереться на мнение независимой экспертизы. Не созданы национальные стандарты, и, как следствие этого, инструменты, позволяющие объективно оценить качество представленных на рынке СУЭД. Вместе с тем, рынок живет, программное обеспечение создают и успешно продают, системы электронного документооборота функционируют во многих аппаратах управления. Может быть, все не так плохо и не следует вмешиваться в рыночные процессы? Стандарт – инструмент для независимой экспертизы

Отсутствие стандартов приводит к негативным результатам: страдают технологии документационного обеспечения управления из-за свободной их трактовки в ходе автоматизации делопроизводственных процессов; не решены проблемы взаимодействия различных систем управления электронными документами; потребители не имеют инструментария для анализа и сопоставления различных систем, представленных на рынке; производители имеют основания бесконтрольно производить низкокачественные программные продукты и безнаказанно их реализовывать на рынке; не существует единой терминологии в сфере управления электронными документами, что мешает как конструкторам, так и потребителям программных продуктов; отсутствие типовых требований мешает созданию единого информационного пространства в сфере управления государством. Стандарты и регламенты формируют эталоны качества

С проблемами бессистемной автоматизации вертикали управления раньше всех столкнулись региональные органы власти. В большинстве случаев для обеспечения взаимодействия различных структур власти применяется единый программный продукт во всех аппаратах управления по вертикали и горизонтали. Затраты по переходу к единой СУЭД имеют весьма серьезные размеры. Если такие расходы ощутимы для конкретного региона, что говорить об их масштабах в стране? Выход из сложившегося положения существует и об этом профессиональная общественность говорит не один год. Создание типовых требований к системам электронного документооборота, установленных в органах государственного управления решит многие проблемы. Страны Европейского Союза решают аналогичную задачу по формированию типовых требований к управлению электронными документами на протяжение 9 лет. Роль стандартов в создании информационного пространства

Ведущие компании-разработчики СУЭД, члены «Гильдии Управляющих Документацией» создали стандарт, который в начале этого года получил статус национального - «Взаимодействие систем управления электронными документами», где сформулированы требования к электронному документу, работающего в едином информационном пространстве. Начата работа над стандартами «Понятия и термины в сфере управления электронными документами» и «Типовые требования к системам управления электронными документами». К работе привлечены ведущие эксперты, разработчики СУЭД, ученые ряда ВУЗов страны. О том как создавать национальные стандарты недвусмысленно сказал Президент Российской Федерации Медведев Д.А. - следует максимально применять имеющийся мировой опыт. Создание национальных стандартов в сфере управления электронными документами

«Гильдией Управляющих Документацией» подписано соглашение с Генеральной Канцелярией Европейской Комиссии о предоставлении прав на использовании европейской спецификации MoReq2 и последующих ее версий, наиболее совершенного в мировой практике стандарта в сфере управления электронными документами. Международный опыт следует использовать, но применяя только то, что не противоречит национальной практике ДОУ. Не надо слепо копировать стандарты без тщательного просеивания существующих решений. Пока национальные стандарты не появились, MoReq остается тщательно разработанными рекомендациями для подготовки технических заданий для конструирования СУЭД, инструкцией для самостоятельной оценки эксплуатируемых систем, сводом рекомендаций по их модернизации.. Европейские типовые требования к управлению электронными документами, спецификация MoReq

Наличие стандартов является условием необходимым, но абсолютно не достаточным для появления на рынке качественных программных продуктов. Закон «О техническом регулировании» сделал применение стандартов делом добровольным. Хочешь – применяешь, не хочешь – не применяешь. Согласно российскому законодательству заставить применять стандарты никто не может. Поэтому их и не применяет, многие решения осуществляются на глазок или согласно придуманным производителем, бесконтрольным «техническим условиям» (ТУ). Система добровольной сертификации формирует условия для создания качественных программных продуктов, обеспечивает независимую экспертизу их содержания. Наличие стандартов – не «панацея». Система добровольной сертификации – независимая экспертиза качества

«ДОУСЕРТИФИКАТ» существует более трех лет, однако её услугами пользоваться не спешат, как производители программных продуктов, так и пользователи. Для создателей СУЭД это дополнительные расходы и без требования заказчиков, создаваемые системы не подвергаются экспертной оценке. Заказчики не требуют сертификации программного обеспечения, поскольку государство не настаивает на этом. Без вмешательства государства проблему качества решить практически невозможно. Государству не следует давать прямых указаний рынку, но создавать необходимые условия для его совершенствования абсолютно необходимо. Например, при в государственных торгах желательно отдавать предпочтение сертифицированным товарам, или при формировании технического задания, необходимым условием делать соответствие программных продуктов определенным ГОСТам, принимать к рассмотрению СУЭД при наличии сертификата соответствия требованиям стандарта. Система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ»

Существует мнение, что система добровольной сертификации станет «кормушкой» для сертификационных центров и на качество СУЭД не повлияет. В условиях рыночной экономики альтернативы системе добровольной сертификации не существует. В международной практике ни один товар не займет должного места на рынке без независимой экспертизы его качества и соответствия установленным требованиям. Руководитель службы ДОУ одной крупной компании надеялся найти программный продукт, сертифицированный согласно Европейским требованиям MoReq. В большинстве опрошенных им компаний сообщили о полном соответствии произведенных СУЭД таким требованиям, но никто не смог представить подтверждающий документ. Компания EMC (Documentum) в официальной рекламе сообщает о соответствии своего программного продукта требованиям MoReq2. Вместе с тем только одна СУЭД имеет сегодня официальный сертификат, и произведена она австрийской компанией FABASOFT. Существует ли альтернатива добровольной сертификации товаров и услуг?

При приеме на работу сотрудника канцелярии, как в органах государственной власти, так и в коммерческих структурах, заключение о его профессионализме делается достаточно формально, как правило, по результатам устных собеседований или анкетным данным. Опрос общественного мнения показал, что специалист в сфере ДОУ сам заинтересован в наличии документа об уровне своей квалификации. В адрес «Гильдии Управляющих Документацией» поступили десятки заявлений с просьбой позволить участвовать в тестировании. Помимо послужного списка соискателя, не отражающего истинный уровень его профессионализма, наличие квалификационного сертификата позволит работодателю исключить ошибки при подборе сотрудника. Сертификация специалистов в сфере управления электронными документами поможет восполнить пробел в системе образования. Ведь до сих пор высшая школа не готовит таких специалистов. Сертификат мог бы стать свидетельством способности соискателя управлять электронными документами. Нужна ли сертификация персонала в сфере ДОУ?

«Гильдия Управляющих Документацией» завершает работу над системой сертификации персонала, управляющего как бумажными, так и электронными документами. С помощью интернет-технологий заинтересованному лицу будет предоставлена возможность пройти тестирование, находясь в любой точке страны. На web-сайте, в персональном кабинете соискателю следует ответить на многочисленные вопросы. В случае неудовлетворительного результата тестирования, «Учебный Центр ДОУ» предоставляет возможность повысить квалификацию, пройти обучение, получить удостоверение государственного образца и право повторного тестирования. В случае положительного результата тестирования соискателю присваивается квалификация управляющего документацией первой, второй или третьей гильдии. Интернет-технологии снимают территориальные границы

Тел. (495) , (499) Афанасьев Сергей Иванович исполнительный директор «Гильдии Управляющих Документацией»