V Всероссийская практическая конференция «ЭФФЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ» 24 – 25 апреля 2007 года МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЙ ПОДХОД В РЕШЕНИИ ВОПРОСОВ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Стрельцова Лилия – старший консультант отдела управленческих технологий ЗАО «АКГ «РБС»

2 ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ: Неизбежный рост документооборота. Увеличение количества дублирующих друг друга документов. Невозможность быстро найти требуемый документ. Длительное время доведения документов до исполнителей. Потери документов. Отсутствие преемственности в принимаемых управленческих решениях. Низкая исполнительская дисциплина. Формальный подход к выбору автоматизированной системы управления документацией (АСУД). Неэффективное использование АСУД.

3 СТАТИСТИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ Общий объем информации каждые пять лет увеличивается в 2 раза. 30 % времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов. 6 % всех бумажных документов безвозвратно теряется. До 20 раз копируется каждый внутренний документ. Ежегодный прирост объемов документации в аппаратах органов государственного управления составляет на 8 – 15 %. Сокращение видового состава документов за счет унификации и стандартизации на 10 % позволяет рассчитывать на получение прямого экономического эффекта приблизительно 12,5 млрд. рублей.

4 АКТУАЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ Упорядочение и оптимизация документооборота Сокращение документооборота Сокращение сроков прохождения документов Автоматизация делопроизводства и документооборота Нормативно-методическое обеспечение Повышение квалификации работников служб ДОУ и архива Повышение корпоративной культуры персонала организации и приобретение дополнительных навыков в работе с документами

5 РЕШЕНИЕ ЗАДАЧ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ Автоматизированные системы Автоматизированные системы предоставляют большие возможности реализации и совершенствования функций документационного обеспечения управления. Например: Быстрее осуществляется передача информации. Значительно ускоряется процесс согласования документов. Предотвращаются потери управленческой информации и решений. Ускоряется поиск документов. Обеспечивается сохранность и доступность информации. Сокращается время на формирование различных отчетов. Выбирая АСУД, следует исходить из того, насколько те или иные элементы автоматизированной системы обеспечат эффективное управление предприятием (организацией).

6 РЕШЕНИЕ ЗАДАЧ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ комплексное решение Для успешной организации управления в условиях информационных технологий необходимо комплексное решение вопросов документационного обеспечения как с учетом автоматизации документооборота, так и с использованием методологических аспектов и подходов в организации работы с документами, что, в свою очередь, позволит существенно повысить качество и эффективность ДОУ на всех уровнях управления.

7 МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ В РЕШЕНИИ ЗАДАЧ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ исследовать состав документов; систематизировать документы по видам, группам, подгруппам и т.д.; изучить содержание и значение отдельных видов документов; проанализировать, насколько в процессе управления действительно необходим тот или иной вид документа, соответствует ли он унифицированной форме, не содержит ли он повторяющую информацию в другом виде документа; определить основные направления структурирования больших объемов информации; определить критерии (признаки) классификации документов; провести работу по классификации управленческих документов по выбранным признакам; выделить объекты унификации и стандартизации документов (форма, содержание, процесс работы); установить требования к содержанию определенных видов документов; разработать унифицированные формы документов, в том числе типовые формы (шаблоны) для часто применяемых на предприятии видов документов, которые потом включаются в Альбом форм документов; разработать соответствующие классификаторы, перечни и справочники документов. 1.СОКРАЩЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА Мероприятия по сокращению документооборота:

8 Сокращение числа видов и разновидностей документов, используемых в аппарате управления организации. Повышение качества оформления документов. Обеспечение единообразия документов. Уменьшение трудоемкости процессов создания и обработки документов, в том числе при использовании современных информационных технологий. Создание основы для оптимизации и автоматизации документооборота. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ В РЕШЕНИИ ЗАДАЧ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ 1.СОКРАЩЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА Результаты унификации и стандартизации:

9 Анализ документооборота предприятия (организации). Выявление в схеме документооборота «проблемных» участков, где происходит замедление движения документа. Выявление подразделений (конкретных сотрудников), которые не участвуют в документационном процессе, и являются «транзитными узлами» проходящих документов. Выявление подразделений (конкретных сотрудников), где сконцентрировано наибольшее количество документации, не позволяющее своевременно и качественно ее обрабатывать. Построение оптимального маршрута (графика) движения документопотоков, исключающего необоснованные возвраты документа, «лишние» этапы прохождения документа, «транзитные узлы». Снижение нагрузки на подразделения или конкретных сотрудников за счет делегирования полномочий, перегруппировки документационных потоков, перераспределения работ между сотрудниками подразделения. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ В РЕШЕНИИ ЗАДАЧ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ 2.СОКРАЩЕНИЕ СРОКОВ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Мероприятия по решению проблемы:

10 Вопросы нормативно-методического обеспечения являются наиболее существенными как для внедрения информационных технологий, так и в целях организации работы с бумажными документами. Особенно, это касается государственных учреждений, где необходимо учитывать специфику неизбежного сочетания бумажного и электронного документооборота. Проблема сосуществования электронного и бумажного документооборота, на сегодняшний день, требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота, разработки и внедрения соответствующих регламентов, инструкций и положений. Чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем больше возникает необходимость разрабатывать нормативно-методические документы, выходящие за рамки инструкции по делопроизводству, и более учитывающие особенности работы в условиях корпоративных СЭД. Нормативно-методическое обеспечение ДОУ связано с использованием не только методов регламентации, но и компонентов корпоративной культуры, имеющей важное значение и при организации с документами. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ В РЕШЕНИИ ЗАДАЧ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ 3.НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

11 Общие положения, включающие: Организация работы с отдельными категориями документов в АСУД: Описание основных операций работы с документами в АСУД: Организация ведения системных справочников (классификаторов) в АСУД: Описание основных функций и прав системных технологов (администраторов): назначение системы; роль Службы ДОУ в условиях применения АСУД; регламентация доступа к базе данных и т.д. классификация документов с учетом специфики предприятия; определение категорий документов, подлежащих сканированию; разграничение функций по регистрации конкретных категорий документов; перечень видов документов, для которых используется передача электронных файлов и т.д. перечень видов работ по входящим, исходящим и внутренним документам для службы ДОУ и структурных подразделений; требования к заполнению электронных карточек документов; выполнение исполнителями основных операций с документами; ведение контроля исполнения поручений; списание электронных образов документов в дело и т.д. порядок ведения справочников системы (например, структуры и должностных лиц, корреспондентов, видов документов и т.п.); требования к заполнению информационных полей классификаторов. настройка и сопровождение системы; ведение справочников системы; работа с пользователями системы и взаимодействие со службами технической поддержки; участие в организационно-методической работе. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ В РЕШЕНИИ ЗАДАЧ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ Вопросы, требующие регламентации в связи с внедрением АСУД: 3.НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

12 На основании проведенного анализа принимается решение: принимается решение: Прежде чем приступить к решению Вопросов регламентации технологических процессов документооборота и разработке соответствующих методологических документов, необходимо сначала: провести обследование существующего состояния документооборота на предприятии (в организации), изучить действующие нормативные документы, инструкции по ДОУ; выявить в организационной структуре специальные подразделения (службы) или конкретных сотрудников, ответственных за документационное обеспечение на предприятии (организации), виды выполняемых ими работ; определить какие фактически выполняемые делопроизводственные процессы не регламентированы (или частично описаны) в действующих нормативных документах по ДОУ; проверить соответствие выполнения технологических процессов работы с документами установленным стандартами/регламентами предприятия (организации) нормам; выявить необходимость внесения изменений или дополнений в нормативные документы по документационному обеспечению управления. по внесению в нормативно-методическую базу ДОУ конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов; либо полного обновления нормативно- методической базы и разработки новых инструкций, регламентов, стандартов по документационному обеспечению управления, включая разработку необходимых технологических схем, маршрутов и графиков движения конкретных видов документов, табеля и альбома форм документов, перечней и справочников различного назначения, в том числе подготовку качественной номенклатуры дел и т.д. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ В РЕШЕНИИ ЗАДАЧ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ 3.НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

13 ослабление внимание к вопросам организации и совершенствования служб ДОУ; недооценка роли делопроизводственных служб; выполнение службой ДОУ «минимальных» функций, которые сводятся, в лучшем случае, к регистрации документов и их «подшивке» в дело, а в некоторых случаях, при недостаточном развитии делопроизводственной службы часть функций по документационному обеспечению вынуждены выполнять работники других подразделений в ущерб своим основным задачам, а нередко и с большими трудозатратами; отсутствие основных направлений совершенствования ДОУ в документах, регламентирующих деятельность делопроизводственных служб (в положении о службе ДОУ), а если они и декларируются, то не выполняются в силу отсутствия ресурсов и условий для их реализации. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ В РЕШЕНИИ ЗАДАЧ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ 4.ОПРЕДЕЛЕНИЕ (ОПТИМИЗАЦИЯ) СТРУКТУРЫ И ЧИСЛЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ Факторы, влияющие на качество работы аппарата управления:

14 Объем документооборота. Формы ведения делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная). Количество документопотоков, проходящих через службу ДОУ. Выполнение несвойственных службе ДОУ функций и видов работ. Наличие АСУД и степень ее эксплуатации. Наличие в подразделениях сотрудников, ответственных за делопроизводство. Квалификацию делопроизводственного персонала. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ В РЕШЕНИИ ЗАДАЧ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ При выборе (оптимизации) организационной структуры службы ДОУ необходимо учитывать: 4.ОПРЕДЕЛЕНИЕ (ОПТИМИЗАЦИЯ) СТРУКТУРЫ И ЧИСЛЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

15 Объем документооборота (документов/год) Организационные формы службы ДОУ Менее От до От до От до Свыше секретаря руководителя организации. Формируется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников). Создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.). Более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается; выделяется самостоятельный участок (1-2-несколько специалистов) по совершенствованию ДОУ, в т.ч. на основе автоматизации. Сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации, ее структуры (иерархическая, территориально распределенная) и использования автоматизированных систем. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ В РЕШЕНИИ ЗАДАЧ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ В условиях сочетания традиционного и электронного документооборота в зависимости от его объема можно выделить несколько вариантов организации службы ДОУ: 4.ОПРЕДЕЛЕНИЕ (ОПТИМИЗАЦИЯ) СТРУКТУРЫ И ЧИСЛЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

16 Рационально построенная и хорошо отлаженная система ДОУ позволит: Улучшить качество принимаемых управленческих решений. Повысить эффективность управления бизнес-процессами, обеспечив так называемую «управленческую прозрачность». Подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства. Снизить затраты и накладные расходы в работе с документами. Повысить корпоративную культуру персонала в работе с документами.

17 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ !