Новое качество национального рынка систем электронного документооборота Афанасьев С.И. – исполнительный директор РОО «Гильдия Управляющих Документацией» Ноябрь 2009 года

Могут ли несколько команд играть в одну игру и, при этом, не иметь общих правил? Скажете это абсурд, этого не может быть! И будете не правы. Играют и достаточно успешно. В таком положении находятся игроки на рынке систем электронного документооборота. Электронный документооборот функционирует в большинстве аппаратов управления, но правил его построения, жизнедеятельности, взаимодействия не существует. Рынок электронного документооборота живет не по принятым законам и стандартам, а по некоторым условным «понятиям», установившимся между его участниками. Системы электронного документооборота де-факто существуют четверть века, а де-юре их нет в природе. Игра без правил

Может быть не стоит вмешиваться в рыночные процессы, поскольку рынок обладает способностью самоорганизации. Производителей программных продуктов такое мнение вполне устраивает, бесконтрольность, отсутствие установленных правил игры позволяет без особого труда продавать товары и услуги сомнительного качества. От сложившегося положения дел страдает, в первую очередь, потребитель, который, не имея установленных ориентиров, вынужден покупать некачественный товар. Цивилизованные рыночные отношения регулируются государством посредством законов и стандартов, что делает рынок прозрачным и более совершенным. В этом случае выигрывает потребитель, получая товары и услуги предсказуемые, более качественные и по оптимальным ценам. Самоорганизация рынка

В сфере делопроизводства и электронного документооборота у нас в стране государственное регулирование весьма условное, поскольку на протяжение ряда лет отсутствует реальный орган законодательной власти, которому вменено в обязанности регулирование законодательных процессов в области управления документацией. По мере сил и средств «Гильдия Управляющих Документацией» пытается решать некоторые назревшие проблемы, чтобы сделать национальный рынок электронного документооборота более цивилизованным и прозрачным. О конкретных шагах в направлении нового национального рынка СЭД пойдет речь в настоящем выступлении. Национальный рынок СЭД и власть

В связи с отсутствием утвержденных требований к СЭД автоматизации подлежит корпоративный порядок, а скорее беспорядок, сформированный стихийно, не подвергавшийся серьезному аудиту или экспертизе. В связи с этим остаются не решенными наболевшие проблемы: - отсутствуют механизмы межкорпоративного взаимодействияпразличныхпСЭД; - не разработан инструментарий для определения функциональности СЭД, качества и оптимальности решения; - остается высокой вероятность ошибки при принятии решения о выборе СЭД, что зачастую приводит к сменам программных продуктов. Ошибки при выборе СЭД связаны с отсутствием реальных рекомендаций в виде ГОСТов, аналитических материалов по качественному состоянию различных систем электронного документооборота. Порядок или беспорядок в управлении документацией

Потребителю затруднительно детально оценить предлагаемые рынком СЭД, сформулировать требования к ним для обеспечения полноценного документооборота вакомпании: - решающей силой при выборе СЭД является специалист службы IT или делопроизводитель, ни тот ни другой не в состоянии комплексно оценить проблему; - высшая школа не готовит специалистов, равноценно владеющихапроблемамиаITаииДОУ; - слабо представлены на рынке аналитические материалы по функциональности и комплектности СЭД; - для самостоятельного изучения рынка СЭД требуются месяцы. «Гильдия Управляющих Документацией» готовит второе издание справочника «Системы электронного документо- оборота: выбор и внедрение». Помимо анализа ведущих СЭД справочник содержит профессиональные рекомендации по выбору, установке и их эксплуатации. Кто и как выбирает СЭД?

Как может развиваться электронный документооборот, если де-юре не существует даже такого понятия? В органах власти установлены СЭД без реальных рекомендаций и единых требований, оговоренных в конкретных инструктивных документах, стандартах или законе. Президент Российской Федерации поставил задачу создания «Электронного правительства», но требования к органам власти, программным продуктам, обеспечивающим его создание, терминологии никакой федеральный закон не определил. Можно ли строить здание, не имея ГОСТов, определяющих качество строительных материалов, элементов конструкции? Сооружение построенное «на глазок» обречено. Построение сложной конструкции без опоры на стандарты

В текущем году отказано в финансировании важнейших фундаментальных стандартов по терминологии и функциональному составу СЭД. Нашлись скромные средства лишь на утверждение ранее разработанного «Гильдией Управляющих Документацией» стандарта «Взаимодействие систем управления электронным документами». Создавать стандарты собственными силами и средствами весьма сложно, поскольку имеющиеся силы и средства достаточно ограничены. Целесообразно использовать международный опыт по разным причинам: это прямой путь интеграции в международное интеллектуальное и экономическое пространство; международные стандарты сделаны добротно и вполне адаптируются к национальным условиям различных стран, в том числе и России. Стандарты нужны, но почему их до сих пор нет?

По мнению экспертов лучшего на сегодня стандарта в профессиональной области чем MoReq2 (Европейская спецификация по управлению электронными документами) не существует. Абсолютно не означает, что следует без оглядки строить национальные стандарты под кальку MoReq2. В России много характерных национальных особенностей делопроизводства и, по мнению специалистов, они делают российский документооборот более детальным и более совершенным, в рамках внутренних условий и требований. Как основу национальных стандартов европейскую спецификацию можно и нужно использовать, поскольку для различных систем делопроизводства этот стандарт предлагает много общих, тщательно прописанных положение и деталей. Почему MoReq2 ?

Закон «О техническом регулировании» делает применение стандартов добровольным. Совершенно очевидно, если законом разрешено не применять ГОСТ, большинство участников рынка придерживаться их не будет? Сегодня отсутствуют действенные национальные рычаги, которые могли бы заставить производителей следовать стандартам. Системы добровольной сертификации существуют давно в практике развитых стран, освидетельствованию подвергается абсолютное большинство товаров и услуг, представленных на рынке, и это является понятной для западного рынка нормой. Найдут ли новые ГОСТы применение?

Система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ» зарегистрирована два года назад, однако на сегодня остается практически не востребованной. Производители не спешат сертифицировать свои разработки, поскольку потребитель не спрашивает сертифицированные продукты. Потребитель не требует сертификации СЭД, поскольку нет государственных требований к качеству программного обеспечения. Многие, попросту, не знают о существовании системы добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ». Государственные учреждения наконец станут требовать качество установленных систем управления электронными документами, когда очередной раз на это укажет Президент Российской Федерации. Почему не эффективна система «ДОУСЕРТИФИКАТ»

Некоторые заказчики еще на стадии разработки ставят необходимым условием соответствие будущей системы электронного документооборота международным и национальным требованиям. Создатели «Электронной Москвы», прежде чем сформулировать техническое задание производителю СЭД поставили задачу добиться соответствия будущей разработки европейским требованиям. Мы не смогли провести тестирование на соответствие MoReq2, поскольку процедура сертификации в Европе не отработана до конца и механизм тестирования еще не запущен. Разработанной СЭД был выдан сертификат соответствия первой версии MoReq с учетом российских национальных особенностей делопроизводства. Первая «ласточка»

Президент Медведев Д.А. в своем письме посетовал на отсутствие у национального бизнеса стремления к повышению эффективности производства. Вместе с тем, такое стремление должно быть взаимным. При организации тендеров не отдается предпочтение сертифицированным товарами услугам, что не оказывает должного влияния на их качество и эффективность. Профессиональное сообщество производителей СЭД остается безучастным к качеству, представленных на рынке решений. Разработки ведущих компаний находятся на одних весах с продукцией сомнительного качества. Лучшие должны быть лучшими, а слабым программным продуктам место на более низкой рыночной ступени. Это не означает дискриминацию малых фирм, вмешательство в здоровую конкуренцию. Всем производителям найдется место на рынке с учетом стоимости их товара и сложности решаемых задач. Об эффективном электронном документообороте

Закон «Об электронном документе», безусловно, нужен, чтобы обозначить законодательные рамки и требования к СЭД. Закон «Об электронном документе» – это реальный шанс скорректировать Закон «О техническом регулировании», по крайней мере, в отношении органов государственной власти. Из соображений государственной безопасности нельзя выпускать из поля зрения качество и функциональность программного обеспечения по управлению документами, в первую очередь, в органах государственного управления. Недопустимо использование в аппаратах управления неизвестных, не сертифицированных программных продуктов. Должны быть узаконены давно применяемые, но не получившие официального статуса понятия и термины. О законе «Об электронном документе»

Рынок в последнее время стал поворачиваться лицом к качеству товаров и услуг. Все больше, например, продуктов питания производится в соответствии с ГОСТами. На качество молочных продуктов повлияли, принятые «технические регламенты», обязательные в применении. Требования к документам, циркулирующим в органах власти, должны быть не менее жесткими. В новом законе должны прозвучать положения более высокого уровня, чем требования рекомендательного характера, поскольку от многих документов, родившихся в аппаратах государственного управления, зависит национальная безопасность страны. Положительные тенденции

Впервые за триста лет российской истории делопроизводство оказалось вне пристального внимания государства. В ходе административной реформы из списков федеральных органов исполнительной власти был исключена служба, которой вменено в обязанности развитие нормативно-правового регулирования документационного обеспечения управления. Сегодня складывается уникальная ситуация для исправления ошибок, допущенных ранее, поскольку Президент Российской Федерации, органы государственной власти наконец обратили серьезное внимание на автоматизацию управления документацией в рамках «Электронного Правительства». Хотелось бы надеяться на то, чтобы это внимание было не эпизодическим, а постоянным, что, безусловно, повлияло бы на изменение состояния дел к лучшему. О роли государства

Тел. (495) , Афанасьев Сергей Иванович исполнительный директор «Гильдии Управляющих Документацией»