Совмещение целей проекта внедрения КИС с целями бизнеса Особенности автоматизации бизнес-процессов на крупных производственных предприятиях Брегадзе Михаил Руководитель проектов Офис "м. Савеловская" (Москва) Компания Первый БИТ (1С:Бухучет и Торговля)

Вместо эпиграфа (или о чем пойдет речь) При инициировании проекта внедрения информационной системы (или ее отдельного блока) ВАЖНО осознавать ее роль для бизнеса В идеале, проектная команда должна стремиться, не просто внедрить программный продукт, а заставить систему приносить ощутимые для предприятия результаты Наибольший эффект может быть достигнут от комплексного внедрения, охватывающего все аспекты управления компанией в целом В этом случае проявляется синергия - Общий эффект существенно превышает сумму эффектов от внедрения отдельно взятого блока

Содержание Технологии внедрения Фазы и этапы проекта в общем случае Варианты организации проекта Особенности внедрения на крупных производственных предприятиях Формула качества проекта Как превзойти ожидания Заказчика? Как внедрение КИС поможет увеличить прибыль? Потенциальные эффекты внедрения ERP-системы Источники окупаемости проекта Пример реализованного проекта Исходная ситуация и результаты

Три «кита» внедрения (обязательные составляющие результата): Модель функционирования системы Внутренние регламентирующие документы (учетная политика и т.п.) Процедуры взаимодействия пользователей с программой для всех процессов Описание процедур, пользовательская документация Подготовленный персонал – организация тренингов (навыки, а не знания) Программное обеспечение с требуемой функциональностью Структура данных (полнота, взаимосвязи, иерархия и т.п.) Алгоритмы обработки данных (соответствующие принятой модели) Интерфейс (формы ввода и анализа данных, права доступа, модель реакций системы, поддержка процессов) Начальное заполнение баз данных Справочники и начальные остатки Параметры настройки, пользователи История (выборочные данные за предыдущие периоды) Технологии внедрения

Фазы (очереди) проекта По функциональности (в большинстве случаев) Виды учета (УУ/оперативный, БУ, МСФО, …) Бизнес-процессы и используемые подсистемы Уровень (полнота) внедрения Состав и глубина поддерживаемых функций Допустимость модификаций исходной конфигурации Степень автоматизации бизнес-процессов (поддержка функций управления задачами пользователей по обработке данных в точках маршрутов фин., мат. и инф. потоков) По объектам организационной структуры например, пилотный проект в одной из организаций компании

Наиболее распространенные варианты автоматизации (или для чего в начале потребовалось внедрение) Бухгалтерский учет и регламентированная отчетность Оперативный учет Казначейство и финансовое планирование Управленческий учет (консолидация, МСФО) Другие функциональные участки (документооборот, кадры, PDM, цеховое планирование и т.п.) Автоматизация бизнес-процессов Внедрение ERP-системы

Этапы проекта Инициирование проекта Согласование и уточнение границ Разработка функциональной модели («To be») Конфигурирование системы Тестовая эксплуатация начальное заполнение базы данных (предварительное) комплексный тренинг рабочей группы пользователей Ввод системы в промышленную эксплуатацию комплексное обучение пользователей начальное заполнение рабочей базы данных сопровождение в начальный период

Варианты организации проекта По степени участия стороннего Исполнителя Полное проектное внедрение (max внеш. ресурсов) Сбалансированное внедрение Консультационное внедрение (min внеш. ресурсов) По степени управления проектом Под ключ (полное управление Исполнителем) Традиционный вариант (совместное управление) Ресурсный центр (предоставление специалистов) По технологическим особенностям обеспечения работы участников проектной команды С организацией территориально распределенных рабочих мест …

Особенности внедрения на крупных производственных предприятиях Модель функционирования системы Программное обеспечение с требуемой функциональностью Начальное заполнение баз данных

Особенности внедрения на крупных производственных предприятиях Модель функционирования системы Громоздкая организационная структура Большая вариативность бизнес-процессов Отсутствие или неактуальность описания бизнес-процессов Как правило, устаревшие методики учета, разработанные с учетом уже несуществующих ограничений Большое количество ключевых пользователей «Избыточный бюрократизм» процедур согласования Низкий уровень подготовки будущих пользователей

Особенности внедрения на крупных производственных предприятиях Программное обеспечение с требуемой функциональностью Требования к быстродействию с большим количеством активных пользователей и «слабым» аппаратным обеспечением Специальные роли и интерфейсы, обработчики событий Обработки выявления явных ошибок ввода данных Начальное заполнение баз данных «Бардак» в большом объеме начальных данных Необходимость реорганизации справочника «Номенклатуры» Отсутствие в электронном виде конструкторско-технологических данных

Формула качества проекта Эмпирическая формула субъективной оценки качества проекта: Q = Финальные ощущения МИНУС Исходные ожидания Как сделать качество > 0? За счет двух составляющих: 1.Предыдущий опыт 2.Понимание целей бизнеса и способов их достижения Помогают нам дать заказчику нечто большее, чем внедренную КИС синхронизацию целей проекта с целями бизнеса Что обеспечивает Финальные ощущения выше Исходных ожиданий Довольный клиент приведет нам 5 новых клиентов, недовольный уведет у нас 20 клиентов Граница очень зыбкая, одно неловкое движение и ситуация может выйти из под контроля

Увеличение прибыли, как цель бизнеса Обеспечение роста объема продаж (увеличение доходов) Подъем уровня сбыта до уровня спроса (когда не можем продать столько, сколько хотят купить) Увеличение скорости обслуживания клиентов Увеличение производительности Стимулирование спроса (захват рынка, расширение «своей доли») Повышение качества обслуживания (удобство, срок исполнения) Улучшение потребительских свойств продукции Сокращение операционных издержек (снижение расходов) Снизить уровень запасов и НЗП (уменьшить объем связанных денег) Снизить стоимость приобретения материалов (закупки, доставки) Понимание целей бизнеса

Как внедрение КИС может помочь владельцам бизнеса увеличить прибыль?

Эффекты в результате внедрения ERP-системы у менеджмента предприятия появляются новые более совершенные инструменты позволяющие, кроме прочего, снижать издержки находить и частично устранять узкие места (всего производственно-торгового предприятия в целом) оптимизировать бизнес-процессы повышая тем самым итоговую пропускную способность (применительно к получаемой прибыли)

Начальные эффекты внедрения ERP-системы позволяет, в первую очередь, устранить узкие места, обусловленные низкой скоростью обработки данных Т.е. повышается пропускная способность персонала, при выполнении следующих действий первичная регистрация данных компоновка и анализ данных для принятия решений в ключевых точках бизнес-процессов Исключаются потери времени на повторный ввод данных Снижает вероятность ошибок в учете и в итоге связанные с ними потери, как минимум, времени

Для иных видов узких мест, ограничивающих общую пропускную способность предприятия предоставляет более удобные инструменты выявления и поиска возможных путей устранения увеличение доступности и производительности мощностей стимулирование спроса (маркетинг) и т.д. Обеспечивает новый качественный уровень управления (планирования и анализа при принятии решений) за счет автоматизированной обработки достоверных, полных и актуальных данных о текущем состоянии всех процессов Дальнейшие эффекты внедрения ERP-системы

снижение объема складских запасов сокращение дебиторской задолженности оптимизация последовательности выполнения технологических операций в производстве с целью минимизировать потери, связанные с переналадкой оборудования вынужденными простоями а также по возможности улучшить другие показатели эффективности производства производительность, ритмичность, сглаженность и т.п. Эффекты внедрения отдельных блоков ERP-системы

снижение потерь от необоснованного увеличения времени «простоя» отдельных «порций» товарно-материальных и финансовых потоков как внутри – на складах, так и вне системы - у поставщиков, у покупателей, в пути или в иных промежуточных точках. Например, из-за того, что "упустили из вида", забыли и т.п. Потенциальные эффекты внедрения ERP-системы

Соответственно чем больше в текущем состоянии предприятия предполагаемых узких мест и источников необоснованных потерь тем больше может быть экономический эффект от внедрения системы «может быть» – учитывает уровень навыков менеджмента и стремления достичь максимальных результатов ERP-система – как профессиональное снаряжение само по себе не гарантирует высоких результатов но его отсутствие существенно снижает шансы на победу Потенциальные эффекты внедрения ERP-системы

Повышение спроса (увеличение доли рынка) улучшение функциональных характеристик и качества продукта (потребительских свойств) улучшение обслуживания клиентов удобство процедур для клиентов сокращение времени реакции и исполнения заказа увеличение % заказов, исполненных в заявленный срок Снижение операционных расходов Улучшение использования активов (деньги, производственные мощности, материалы) Источники увеличения прибыли

Результаты обследования более двухсот компаний после внедрения системы, поддерживающей MRP II снижение уровня запасов улучшение обслуживания клиентов повышение доли своевременных поставок сокращение времени производства под заказ повышение производительности увеличение количества единиц продукции, выпускаемых в единицу времени, без использования дополнительных производственных ресурсов снижение себестоимости закупаемых материальных ресурсов

Рост конкурентных преимуществ и экономический эффект, как результат внедрения комплексной ИС Показатель (позаказное производство)Значение Запасы и производство Снижение объемов материальных запасов12-50% (20%) Сокращение затрат на приобретение и хранение сырья и материалов> 15% Снижение производственных издержек5-10% (8%) Снижение операционных расходов и административных расходов14-25% Снижение себестоимости выпускаемой продукции3-10% (5%) Оборотные средства Рост оборачиваемости складских запасовдо 21% Увеличение оборачиваемости денежных средств3-5% (5%) Оперативность и эффективность Повышение качества информации и сокращение времени подготовки документов10-60% (20%) Сокращение времени подготовки регламентированной отчетности30-200% (70%) Сокращение времени подготовки управленческой и консолидированной отчетности70-400% (300%) Рыночная стоимость компании Сокращение налоговых рисковдо 50% Повышение лояльности клиентов (CRM)15-20% Снижение стоимости привлечения капиталаот 1% ставки Рост капитализации и инвестиционной привлекательности бизнеса… По данным проектов партнеров 1С (на июнь 2011 г.) и международных консалтинговых компаний (в скобках приведено среднее значение, используемое для расчета финансового результата)

Пример реализованного проекта. Исходная ситуация и улучшения в результате

О заказчике Разработка, производство и сбыт световых приборов общего и специального назначения Производственные помещения - 3 завода полностью м2 Объем производства более – штук Оборот – более евро Персонал – более человек Отправка продукции из 3 пунктов (Испания, Россия, Украина)

Исходная ситуация Основные проблемыКомментарий Работа пользователей в разных ИС, отсутствие полной интеграции ИС ( лоскутная автоматизация ) Несколько баз 1С (управленческая, бухгалтерская, базы складов); файлы Excel и прочее Громоздкий обмен данными между ИС Дополнительный контроль и время Ограничения по количеству одновременно работающих пользователей в 1С 7.7, Access, собственные разработки Стабильная работа до пользователей Технические ограничения в плане доработки существующей системы (жесткое ядро по составу аналитики) Под каждый срез данных необходимо прописывать новый отчёт/обработку Невозможность создать полноценный клиентский сервис (WEB-интерфейс) Ограничения технологической платформы

До После 1С:Бухгалтерия 7.7 БУ 1С:Бухгалтерия 7.7 УУ 1С:ИТРП – учёт остатков по хозяйственным складам 1С:ИТРП – управленческий учёт Deductor- Инструмент BI Файл Excel- оперативного управления запасами/закупками Сайт- оформления заказов от покупателей 1C:PDM 1С:УПП + БИТ:Финанс Deductor Состав используемого ПО (БД)

НСИ. Стало Автоматизированная подготовка полного комплекта КД и ТД в 1С:PDM В том числе, по запросам от клиентов через отдел маркетинга

Регулярный перенос изменений КД и ТД в учетную систему (PDM -> УПП) НСИ. Стало

Замена Excel файла (план закупок) формированием и управлением материальными потребностями в общей ИС Управление запасами. Было

Управление запасами. Стало

Что есть на складе?

Производство Внедрение полностью полуфабрикатного метода учёта

Производство Формирование сменных заданий до участков в общей ИС на основании методов MRPII

Реальная себестоимость

Плановая себестоимость

Клиентский сервис через Web 99% заказов клиентов компании размещаются через клиентский сайт компании, реализованный посредством WEB интерфейса (клиенты фактически работают в информационной системе предприятия)

Клиентский сервис через Web Система представляет широкие возможности клиенту

Клиентский сервис через Web Возможность вывода полной информации по продукции компании и отбора продукции по интересующим параметрам

Ключевые показатели через Web При загрузке Информационной системы, либо при входе из любой точки мира через WEB интерфейс, ключевые пользователи могут контролировать значимые показатели деятельности компании в режиме on-line

Быстродействие системы

Появившиеся плюсы для бизнеса В области увеличения доходов (влияние на спрос) Удобство для клиентов (web-интерфейс) Поддержка управления рекламациями Маркетинг – выстроена процедура обработки запросов на модификацию продукции – актуализация ассортимента В области сокращения расходов Оптимизируется объем запасов на складах и в НЗП улучшен контроль за неликвидными позициями Снижается удельная себестоимость единицы продукции Расширены возможности получения аналитической информации, необходимой для своевременного принятия управленческих решений

Приглашаем всех заинтересовавшихся в малый зал на наш стенд «Первый БИТ» (в фойе) Если останутся вопросы – всех приглашаем на наши бесплатные клиентские семинары!

Компания Первый БИТ (1С:Бухучет и Торговля) БИТ:PRO - Офис проектных решений Москва, м. Савеловская Тел/факс: +7 (495) Брегадзе Михаил Руководитель проектов