General Provisions of Narrative reporting Содержательный отчёт Общие положения Joint Technical Secretariat

2 Contractual obligations (1) Контрактные обязательства General conditionsОбщие условия Art. 2 Obligation to provide information and financial and narrative reports - Must provide the Contracting Authority with all required information on the implementation of the Action - Interim and final reports (narrative and financial section) - Annex VI - Intervals for submission of reports Art Approval of report -Report is approved if there is no written reply from the Contracting Authority within 45 days of its receipt; -Suspension of the time-limit for approval of a report 2.Обязательства по представлению информации, финансовых и содержательных отчётов - Представление СУО всей запрашиваемой информации по реализации Проекта - Промежуточных и финального отчётов (содержательный и финансовый разделы) – Annex VI -Соблюдение сроков предоставления отчётов Утверждение отчёта - Отчёт считается утверждённым, если от СУО не поступило письменного ответа в течении 45 дней с момента получения отчёта - Продление сроков утверждения отчёта

3 Contractual obligations (2) Контрактные обязательства Special conditionsСпециальные условия Art. 4 Reporting and payment arrangements - Narrative and financial reports shall be produced in support of payment requests, in compliance with Articles 2 and 15.1 of Annex II Art modifying GC Art In case, where no expenditure verification report is required the Beneficiary has to provide a list of the financial and supporting documents covering the respective period and a printout of the project account showing project's income and expenditure and payments received in the period of the current Interim Report. 4.Отчётность и порядок расчётов -Требования о платежах подкрепляются содержательным и финансовым отчётами, подготовленными в соответствии со Ст. 2 и 15.1 Annex II Изменения Ст Грантового контракта -В случае, когда аудиторское заключение по расходом подавать не обязательно, Бенефициар должен подать список финансовых и подтверждающих документов и выписку с банковского счета за соответствующий период, в которой видны доходы и расходы проекта, а также платежи, полученные в текущем отчетном периоде

Contractual obligations (3) Контрактные обязательства 4 Special conditionsСпециальные условия Art modifying GC Art.2.2 -additional information to the JMA and the JTS must be supplied within 30 days Art modifying GC Art.2.3 -Supporting documents can be submitted in national languages; -Frequency of interim reports: -Payment Option 1 – with every request for payment; -Payment Option 2 - no later than one month after each six month period Изменения Ст Грантового контракта -Дополнительная информация, запрашиваемая СУО и СТС, должна представляться в течение 30 дней Изменения Ст Грантового контракта -Подтверждающие документы могут представляться на национальных языках партнёров; -Сроки представления промежуточных отчётов: - Опция 1 – с каждым запросом платежа; - Опция 2 – не позднее 1 месяца по окончанию очередного периода реализации проекта, равного 6 месяцам

Contractual obligations (4) Контрактные обязательства 5 Special conditionsСпециальные условия Art modifying GC Art Payment options and supporting documents to reports Art modifying GC Art Cases when expenditure verification report has to be submitted Изменения Ст Грантового контракта -Выбор схемы финансирования проекта и подтверждающие документы к отчёту Изменения Ст Грантового контракта - Случаи, в которых требуется предоставление аудиторского заключения

A contractual obligation designed to -inform the JMA on progress in project implementation; -request further pre-financing or the payment of the balance. Контрактные обязательства обеспечивают: -Информирование СУО о ходе реализации проекта; -Подтверждение потребности в финансировании очередного этапа и основание для выплаты финального платежа. A monitoring tool to ensure reliable, relevant and timely information about activities, outputs and outcomes of the project. Инструмент мониторинга, позволяющий получать надёжную, исчерпывающую и своевременную информацию о мероприятиях, продуктах и результатах проекта. 6 What is narrative reporting (1) Назначение содержательного отчёта

A communication tool that – if report is jointly agreed – allows all partners -to be aware of each others activities, joint project results; -to communicate externally with one voice. Средство коммуникации - отчёт, подготовленный совместно всеми партнёрами, позволяет: -Получать информацию о мероприятиях партнёров, узнавать о результатах, достигнутых совместными усилиями; -Предоставлять согласованную информацию во внешний мир. 7 What is narrative reporting (2) Назначение содержательного отчёта

General provisions (1) Общие положения The narrative report must support and demonstrate the eligibility of costs included in the financial report! Reporting should cover the whole of the project, not only the part financed by the grant. Though the Beneficiary is responsible for submission of reports, ALL partners must input to project reporting. Содержательный отчёт должен подтверждать и доказывать приемлемость затрат, включённых в финансовый отчёт! Отчёт должен описывать проект полностью, а не только ту часть, которая финансируется грантом. Ответственным за подготовку отчёта является Бенефициар, но ВСЕ партнёры должны участвовать в этом процессе. 8

General provisions (2) Общие положения Templates for reporting are provided in Annex VI of Grant Contract. Both interim and final reports consist of narrative and financial components integrated in one document. Формы отчётности приведены в Annex VI Грантового контракта. Промежуточный и финальный отчёты включают в себя содержательный и финансовый компоненты, объединённые в едином документе. 9

Reporting scheme set forth in the Article of Special Conditions to Grant Contract depends on the payment option applicable to the project. Option 1 (18 months AND EUR ,00); Option 2 (18 months [max 36 months] OR EUR ,00). Report is submitted to JTS both – by post in paper version (JTS postal address), and – by to responsible Project Manager. 10 When and whom to report?

Порядок отчётности, определённый в Ст Специальных Условий Грантового Контракта, выбирается в соответствии со схемой финансирования проекта. Опция 1 (18 месяцев, грант EUR ,00); Опция 2 (18 месяцев [max 36 месяцев], грант EUR ,00). Отчёт представляется в СТС: Бумажная версия на почтовый адрес СТС, и По электронной почте менеджеру проекта 11 Когда и кому предоставлять отчёт

12 Timeline of reporting Option 1 Timeline Implementation period Final report GC signature START (provision of services, delivery if supplies, works, execution of activities, etc.) Contract execution period END (provisional acceptance of supplies and works) Interim report (optional) Reporting, closure activities, warranty period (supply), defects liability period (works), etc. 3 months Costs non- eligible Final payment and/or final acceptance (the latter only for supplies and works)

13 План-график отчетности Опция 1 Время Период реализации проекта Финал. отчет Подписание ГК СТАРТ (оказание услуг, поставка материалов, выполнение работ, проведение мероприятий, пр.) Действие Грант-контракта (ГК) КОНЕЦ (предварит. приемка материалов и работ) Промежуточный отчет (по требованию) Отчеты, завершение деятельности, гарантийный срок (на материалы, произведенные работы), и др. 3 мес. Расходы неприемлемы Заключительная выплата и/или окончательная приемка (материалов и работ)

14 Timeline of reporting Option 2 Timeline Implementation period Final report Contract execution Period Interim report 2 Interim report … Costs non- eligible Interim report 1 6 months GC signature START (provision of services, delivery if supplies, works, execution of activities, etc.) END (provisional acceptance of supplies and works) Final payment and/or final acceptance (the latter only for supplies and works) Reporting, closure activities, warranty period (supply), defects liability period (works), etc. 3 months

15 План-график отчетности Опция 2 Время Период реализации проекта Финал. отчет Действие Грант-контракта (ГК) Промеж. отчет 2 Промеж. отчет … Расходы неприемлемы Промеж. отчет 1 N мес. Подписание ГК СТАРТ (оказание услуг, поставка материалов, выполнение работ, проведение мероприятий, пр.) ФИНИШ (предварит. приемка материалов и работ) Заключительная выплата и/или окончательная приемка (материалов и работ) Отчеты, завершение деятельности, гарантийный срок (на материалы, произведенные работы), и др. 3 мес.

One month before the end of current reporting period the pre-filled reporting form is sent to the Beneficiary; One month after the end of the reporting period the interim report has to be submitted to the JTS; If report is not received in time, PM sends a reminder and sets new deadline; NB! Any report shall be considered approved if there is no written reply from the Contracting Authority within 45 days of its receipt accompanied by the required documents! In case clarifications are needed, Beneficiary has to provide them within 30 days; In case there are doubts on quality and efficiency of project implementation, an on-the-spot visit is carried out. 16 Review and approval of reports

За 1 месяц до окончания текущего отчётного периода предварительная форма отчёта направляется Бенефициару. В течение 1 месяца по завершению отчётного периода промежуточный отчёт должен быть направлен в СТС. Если отчёт своевременно не получен, менеджер проекта направляет Бенефициару письмо с установлением нового срока предоставления отчёта. NB! Отчёт считается утверждённым, если от СУО не поступало письменного ответа в течении 45 дней с момента получения отчёта, содержащего все необходимые документы. Дополнительная информация, запрашиваемая СУО и СТС, должна представляться в течении 30 дней В случае сомнений в качестве и эффективности реализации проекта возможен инспекционный визит менеджера проекта. 17 Проверка и утверждение отчёта

Joint Technical Secretariat Совместный Технический Секретариат Thank you! Спасибо! 18