Лекция 8. Управление изменениями в проекте. Управление качеством проекта.

2 Пирамида проекта

3 Этапы управления отклонениями Управление рисками Управление проблемами Управление изменениями ЭТАП ЦЕЛЬ Предотвращение нежелательных событий Обеспечение возможности достижения запланированных целей Модификация ранее согласованных продуктов и услуг, сроков исполнения и стоимости работ, управленческих и технологических процессов

4 Управление изменениями Изменения в проекте – это модификация ранее согласованных продуктов и услуг, сроков исполнения и стоимости работ, управленческих и технологических процессов. Изменения в проекте – это модификация ранее согласованных продуктов и услуг, сроков исполнения и стоимости работ, управленческих и технологических процессов. Изменения в проект могут вноситься в связи с появлением новых возможностей, ограничений, которые ранее не учитывались или отсутствовали. Изменения в проект могут вноситься в связи с появлением новых возможностей, ограничений, которые ранее не учитывались или отсутствовали.

5 Инициаторы изменений Инициатор Причина внесения изменений Заказчик Улучшение технико-экономических результатов проекта Проектировщик Появление возможностей использовать новые материалы, технологии Инвестор Изменение финансовых возможностей, появление вариантов, дающих возможность сэкономить финансовые средства Исполнитель Появление новых условий и возможностей реализации проекта

6 Виды изменений С точки зрения тяжести последствий изменения могут быть следующих видов: плановые потери (учтены в плане); плановые потери (учтены в плане); допустимые потери (незначительные незапланированные затраты); допустимые потери (незначительные незапланированные затраты); нежелательные потери (значительные незапланированные затраты); нежелательные потери (значительные незапланированные затраты); недопустимые потери (незапланированные затраты, неприемлемые для участников проекта). недопустимые потери (незапланированные затраты, неприемлемые для участников проекта).

7

8 Стратегии управления изменениями «Упрямый заказчик» «Упрямый заказчик» Фиксируется качество продукта. Фиксируется качество продукта. Манипулирование стоимостью и сроками выполнения работ. Манипулирование стоимостью и сроками выполнения работ. «Жесткие сроки» «Жесткие сроки» Фиксируются сроки выполнения работ. Фиксируются сроки выполнения работ. Манипулирование стоимостью работ и качеством продукта. Манипулирование стоимостью работ и качеством продукта. «Ограниченный бюджет» «Ограниченный бюджет» Фиксируется стоимость выполнения работ. Фиксируется стоимость выполнения работ. Манипулирование сроками выполнения работ и качеством продукта. Манипулирование сроками выполнения работ и качеством продукта.

9

10

11

12 Манипулирование ресурсами МетодУсловия применения ПреимуществаНедостатки Увеличение интенсивности работ Ошибки календарного планирования (отклонение незначительно) Минимальные дополнительные материальные издержки за счет оплаты сверхурочных. Недовольство рабочей группы. Замена исполнителя Ошибки в ресурсном планировании Не увеличивается рабочая группа, не ухудшается управляемость. Дополнительные затраты времени на адаптацию нового сотрудника. Материальное стимулирование Проведение работ с повышенной интенсивностью в течение длительного времени. Увеличивается производительность рабочей группы Увеличение стоимости проекта.

13 Манипулирование ресурсами МетодУсловия применения ПреимуществаНедостатки Привлечение дополнительных исполнителей При необходимости изменения рамок проекта, а также при неправильном ресурсном планировании, которое влечет недопустимое увеличение длительности проекта. Привлечение сотрудников из штата компании, что экономит денежные средства. Дополнительные затраты времени на адаптацию новых сотрудников. Привлечение субподрядчиков Применяется в случае изменения требований заказчика к конечному продукту. Сокращение длительности проекта, возможно высвобождение собственных ресурсов для использования в других проектах. Увеличение стоимости проекта, увеличение риска срыва сроков и ухудшения качества.

14

15 Манипулирование временем МетодУсловия применения ПреимуществаНедостатки Переброска ресурсов внутри проекта Угроза срыва сроков при наличии некритических работ, ресурсы с которых могут быть временно переброшены на критические. Увеличение ресурса на критической работе производится за счет уже запланированного и не приводит к существенному удорожанию проекта. Требуется время для адаптации нового сотрудника; возможность запараллеливания работ, что ведет к снижению управляемости. Перемещение работ в пределах вех с изменением зависимостей Ошибки в ресурсном или календарном планировании. Не требуется привлечения новых сотрудников в группу. Перегруженность ресурсов, вероятность срыва сроков.

16 Манипулирование временем МетодУсловия применения ПреимуществаНедостатки Смещение вех проекта Веха проекта не привязана к событию, которое нельзя перенести, а общая продолжительность проекта не увеличивается. Работы ведутся в обычном режиме, перегрузки не происходит. Изменение в худшую сторону имиджа компании, неполучение премии. Увеличение общего срока завершения проекта Невозможность сдачи проекта в срок по объективным или субъективным причинам. Работы ведутся в обычном режиме, перегрузки не происходит. Возможное применение штрафных санкций со стороны заказчика, невозможность использования ресурсов в других проектах, ухудшение репутации компании.

17

18 Манипулирование качеством МетодУсловия применения ПреимуществаНедостатки Снижение качества продукта Нет жестких требований к качеству продукта. Возможность использования на проекте менее квалифицированных ресурсов. Возможен конфликт с заказчиком. Замена продукта Невозможность соблюсти запланированные требования к продукту. Продолжение выполнения проекта Возможно увеличение времени и стоимости проекта, возможен конфликт с заказчиком. Исключение продукта Предоставление продукта невозможно, а аналог найти не удалось. Минимизация потерь в случае выявления проблемы на ранней стадии проекта; высвобождение ресурсов для других проектов. Простой ресурсов; штрафные санкции за невыполнение условий контракта.

19

20 Понятие качества Качество – это целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности. Качество – это целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности. Потребности могут включать: Потребности могут включать: эксплуатационные характеристики, эксплуатационные характеристики, функциональную пригодность, функциональную пригодность, надежность, надежность, безопасность, безопасность, экономические, экономические, эстетические и культурные требования. эстетические и культурные требования. Менеджмент качества – это система методов, средств и видов деятельности, направленных на выполнение требований и ожиданий клиентов проекта к качеству самого проекта и его продукции. Менеджмент качества – это система методов, средств и видов деятельности, направленных на выполнение требований и ожиданий клиентов проекта к качеству самого проекта и его продукции.

21 Концепция менеджмента качества Качество – неотъемлемый элемент проекта в целом, а не самостоятельная функция управления. Качество – неотъемлемый элемент проекта в целом, а не самостоятельная функция управления. Качество – это требования потребителя, а не возможности изготовителя. Качество – это требования потребителя, а не возможности изготовителя. Ответственность за качество должна быть адресной. Ответственность за качество должна быть адресной. Для реального повышения качества нужны новые технологии. Для реального повышения качества нужны новые технологии. Повысить качество можно только коллективными усилиями команды проекта. Повысить качество можно только коллективными усилиями команды проекта. Контролировать процесс всегда эффективнее, чем результат. Контролировать процесс всегда эффективнее, чем результат. Политика в области качества должна быть частью общей политики предприятия. Политика в области качества должна быть частью общей политики предприятия.

22 Основные процессы обеспечения качества Планирование качества проекта – определение конкретного перечня стандартов качества, которым необходимо следовать при проведении работ по проекту, и мероприятий, необходимых для обеспечения требований этих стандартов. Планирование качества проекта – определение конкретного перечня стандартов качества, которым необходимо следовать при проведении работ по проекту, и мероприятий, необходимых для обеспечения требований этих стандартов. Обеспечение качества – реализация в процессе выполнения проекта запланированных мероприятий по обеспечению качества проекта. Обеспечение качества – реализация в процессе выполнения проекта запланированных мероприятий по обеспечению качества проекта. Контроль качества выполнения проекта – спланированный и систематизированный контроль реализации проекта и выполнения запланированных мероприятий по обеспечению качества, осуществляемый в различных формах (аудит, мониторинг, экспертиза). Контроль качества выполнения проекта – спланированный и систематизированный контроль реализации проекта и выполнения запланированных мероприятий по обеспечению качества, осуществляемый в различных формах (аудит, мониторинг, экспертиза).

23 Планирование качества Анализ затрат и выгод;Анализ затрат и выгод; установление целевыхустановление целевых показателей качества проекта; диаграммы причинно-диаграммы причинно- следственных связей; экспериментыэксперименты Политика в областиПолитика в областикачества; содержание проекта;содержание проекта; стандарты истандарты и требования к качеству продукции; документация подокументация по системе качества План качества;План качества; процедуры контроля ипроцедуры контроля ииспытаний; перечень контрольныхперечень контрольных показателей качества продукции и выполняемых работ; технологические картытехнологические картыпроцессов.

24 Обеспечение и контроль качества План качества;План качества; процедурыпроцедурыконтроля и испытаний; переченьпереченьконтрольныхпоказателейпродукции и выполняемых работ; технологическиетехнологическиекартыпроцессов. Плановые иПлановые ивнеплановыепроверки; контрольныеконтрольныемероприятия; оценка качестваоценка качества Обеспечениекачества ИнформацияИнформация о ходе реализациипроекта; план качества;план качества; документациядокументация по качеству. Проверки;Проверки; гистограммы;гистограммы; статистичес-статистичес- кие методы Контролькачества УлучшениеУлучшениекачества; принятиепринятиепродукции; идентификация идентификациябрака; управлениеуправлениенесоответствующейпродукцией; переработкапереработкапродукции; исправлениеисправлениепроцессов.

25 Виды контроля качества продукта проекта Контроль По месту в технологическом процессе Входной Операционный Приемочный По инструментальной оснащенности Визуальный Инструментальный По объему выборки Сплошной Выборочный

26 Формы контроля качества управления проектом Аудит проекта – проверка соответствия формализованной организационной деятельности по реализации проекта принятым стандартам управления проектами. Аудит проекта – проверка соответствия формализованной организационной деятельности по реализации проекта принятым стандартам управления проектами. Мониторинг проекта – регулярно выполняемая оценка состояния проекта, учитывающая различные виды деятельности в рамках проекта. Мониторинг проекта – регулярно выполняемая оценка состояния проекта, учитывающая различные виды деятельности в рамках проекта. Экспертиза проекта – детальный анализ определенных областей деятельности в рамках проекта и составление общей картины хода и состояния проекта в целях повышения качества выполнения как данного проекта, так и проектов предприятия в целом. Экспертиза проекта – детальный анализ определенных областей деятельности в рамках проекта и составление общей картины хода и состояния проекта в целях повышения качества выполнения как данного проекта, так и проектов предприятия в целом.

27 Цели различных форм контроля Аудит Контроль исполнения корпоративных процедур управления проектом и правильности оформления документов проекта. Мониторинг Предоставление руководству оперативной интегрированной информации о реализации проекта, достаточной для принятия ключевых решений по проекту. Экспертиза Всесторонний анализ выполнения проектных работ.

28 Схема мониторинга проекта

29 Требования мониторинга Интегральные показатели оценки состояния проекта должны удовлетворять потребностям руководства компании в информации, необходимой для принятия решений по проекту, как с точки зрения полноты, так и оперативности ее предоставления. Интегральные показатели оценки состояния проекта должны удовлетворять потребностям руководства компании в информации, необходимой для принятия решений по проекту, как с точки зрения полноты, так и оперативности ее предоставления. Для полной реализации этих требований должна быть создана автоматизированная система управления проектами, которая должна обеспечить: Для полной реализации этих требований должна быть создана автоматизированная система управления проектами, которая должна обеспечить: хранение всей необходимой информации по проекту; хранение всей необходимой информации по проекту; сбор необходимой информации непосредственно по мере ее появления в ходе проекта; сбор необходимой информации непосредственно по мере ее появления в ходе проекта; представление этой информации как в интегральной, так и в детальной форме в соответствии с запросами пользователей. представление этой информации как в интегральной, так и в детальной форме в соответствии с запросами пользователей.

30 Диаграмма текущего статуса управления проектом

31 Экспертиза проекта Решение о проведении экспертизы принимается: Решение о проведении экспертизы принимается: на основании плана проверок; на основании плана проверок; на основании результатов мониторинга проекта; на основании результатов мониторинга проекта; по требованию внешнего окружения проекта. по требованию внешнего окружения проекта. Информация для проведения экспертизы: Информация для проведения экспертизы: Формализованные данные, полученные в результате процедур аудита и мониторинга проекта; Формализованные данные, полученные в результате процедур аудита и мониторинга проекта; Сведения, получаемые путем консультаций и собеседований и относящиеся к неформализованным областям управления проектом (компетентность персонала, межличностные отношения). Сведения, получаемые путем консультаций и собеседований и относящиеся к неформализованным областям управления проектом (компетентность персонала, межличностные отношения).

32 Экспертиза По направлению Коммерческая Техническая Институциональная Экономическая Экологическая Финансовая Социальная По организации, проводящей экспертизу Государственная Ведомственная Внешняя Внутренняя Независимая

33 Направления экспертизы Коммерческое направление – оценка проекта как коммерческого мероприятия, дающего прибыль. Здесь сопоставляются вложенные средства с доходами и прибылью, которые позволяют получить осуществление анализируемого проекта. Коммерческое направление – оценка проекта как коммерческого мероприятия, дающего прибыль. Здесь сопоставляются вложенные средства с доходами и прибылью, которые позволяют получить осуществление анализируемого проекта. Техническое направление – оценка правильности выбора технологии производства, закупки оборудования, организации поставок сырья, материалов и других производственных аспектов. Техническое направление – оценка правильности выбора технологии производства, закупки оборудования, организации поставок сырья, материалов и других производственных аспектов. Институциональное направление – оценка соответствие решений по проекту действующему законодательству страны, где предполагается реализация проекта. Институциональное направление – оценка соответствие решений по проекту действующему законодательству страны, где предполагается реализация проекта. Социальное направление – оценка проекта с точки зрения решения социальных вопросов в регионе. Социальное направление – оценка проекта с точки зрения решения социальных вопросов в регионе. Экологическое направление – оценка проекта с точки зрения его взаимоотношений с окружающей средой. Экологическое направление – оценка проекта с точки зрения его взаимоотношений с окружающей средой. Финансовое направление – оценка проекта со стороны эффективности инвестиций, их формирования для реализации проекта и использования в нем. Финансовое направление – оценка проекта со стороны эффективности инвестиций, их формирования для реализации проекта и использования в нем. Экономическое направление анализирует все стороны и особенности эффективности проекта. Здесь уделяется внимание методам расчета, полноте и обоснованности экономических расчетов, делается заключение о правильности выводов о целесообразности разработки данного проекта. Экономическое направление анализирует все стороны и особенности эффективности проекта. Здесь уделяется внимание методам расчета, полноте и обоснованности экономических расчетов, делается заключение о правильности выводов о целесообразности разработки данного проекта.

34 Виды экспертиз по организации Государственная экспертиза проектов проводится государственными структурами или другими организациями по заказу государства. Она преследует цель оценки проекта со стороны интересов государства. Государственная экспертиза проектов проводится государственными структурами или другими организациями по заказу государства. Она преследует цель оценки проекта со стороны интересов государства. Ведомственная экспертиза проводится ведомственными структурами и преследует цель определения или проверки эффективности проекта, правильности принятых исходных данных и условий. Особое внимание уделяется соответствию проектных решений экономической и технической политике, проводимой органами руководства отраслью. Ведомственная экспертиза проводится ведомственными структурами и преследует цель определения или проверки эффективности проекта, правильности принятых исходных данных и условий. Особое внимание уделяется соответствию проектных решений экономической и технической политике, проводимой органами руководства отраслью. Внутренняя экспертиза проводится специалистами предприятия, где выполняется проект, с целью проверки и контроля выполнения проектных заданий. Внутренняя экспертиза проводится специалистами предприятия, где выполняется проект, с целью проверки и контроля выполнения проектных заданий. Внешняя экспертиза заключается в передаче проекта на рассмотрение в специализированную организацию. Внешняя экспертиза заключается в передаче проекта на рассмотрение в специализированную организацию.

35 Общие ошибки реализации проектов Игнорирование возникающих проблем; Игнорирование возникающих проблем; отсутствие мониторинга со стороны руководства проекта; отсутствие мониторинга со стороны руководства проекта; недооценка риска; недооценка риска; «вялость» команды проекта; «вялость» команды проекта; отсутствие систематической организации, постоянные «импровизации»; отсутствие систематической организации, постоянные «импровизации»; отсутствие желания учиться и повторение прежних ошибок. отсутствие желания учиться и повторение прежних ошибок.

36 Ошибки стадии инициации Нечетко определенные цели проекта; Нечетко определенные цели проекта; занижение/завышение масштаба проекта; занижение/завышение масштаба проекта; отсутствие количественных критериев успеха проекта; отсутствие количественных критериев успеха проекта; отсутствие ярко выраженного спонсора проекта; отсутствие ярко выраженного спонсора проекта; отсутствие анализа возможных рисков; отсутствие анализа возможных рисков; нечетко определенные методы и средства достижения целей. нечетко определенные методы и средства достижения целей.

37 Ошибки стадии планирования Недостаточно детализирован план проекта; Недостаточно детализирован план проекта; непродуман бюджет; непродуман бюджет; отсутствие альтернативных вариантов реализации проекта; отсутствие альтернативных вариантов реализации проекта; недостаточно четко распределены обязанности персонала; недостаточно четко распределены обязанности персонала; конечная дата определена директивно, без учета последствий; конечная дата определена директивно, без учета последствий; не проведена перекрестная оценка проекта с различных точек зрения. не проведена перекрестная оценка проекта с различных точек зрения.

38 Ошибки стадии выполнения Частая замена членов команды проекта; Частая замена членов команды проекта; уровень квалификации персонала недостаточен для решения поставленных задач; уровень квалификации персонала недостаточен для решения поставленных задач; отсутствие системы слежения за триггерами рисков; отсутствие системы слежения за триггерами рисков; имеются разногласия по поводу путей реализации проекта; имеются разногласия по поводу путей реализации проекта; отсутствие взаимодействия на разных уровнях управления проектом; отсутствие взаимодействия на разных уровнях управления проектом; отсутствие четкого контроля и анализа хода реализации проекта. отсутствие четкого контроля и анализа хода реализации проекта.

39 Ошибки стадии завершения Отсутствие формальных процедур закрытия проекта; Отсутствие формальных процедур закрытия проекта; отсутствие оценки выполнения проекта; отсутствие оценки выполнения проекта; полученный опыт не документируется и не используется в последующих проектах. полученный опыт не документируется и не используется в последующих проектах.

40 Стандарт управления качеством проекта Стандарт управления качеством должен основываться на рамочных стандартах, которые содержат самые общие принципы проектного менеджмента. Стандарт управления качеством должен основываться на рамочных стандартах, которые содержат самые общие принципы проектного менеджмента. К рамочным стандартам относятся: К рамочным стандартам относятся: Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Американского института управления проектами (PMI), Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Американского института управления проектами (PMI), стандарт ISO 10006:1997, стандарт ISO 10006:1997, International Competence Baseline (ICB) IPMA, International Competence Baseline (ICB) IPMA, российский НТК (Национальные требования к компетентности). российский НТК (Национальные требования к компетентности). В соответствии с особенностями предприятия рамочные стандарты специализируются и детализируются. В соответствии с особенностями предприятия рамочные стандарты специализируются и детализируются.

41 Специализация стандарта Специализация означает включение в стандарт предприятия тех и только тех положений, которые имеют отношение к проектной деятельности именно на этом предприятии. Специализация означает включение в стандарт предприятия тех и только тех положений, которые имеют отношение к проектной деятельности именно на этом предприятии. Специализация касается: Специализация касается: классификации проектов предприятия; классификации проектов предприятия; организационных структур и персонала; организационных структур и персонала; процессов управления проектами. процессов управления проектами.

42 Структура стандарта управления проектами Стандарт предприятия по управлению проектами – это совокупность документов, предписывающих: как, в какой последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессе управления проектами. Степеньдетализациистандарта

43 Этапы создания стандарта I этап – разработка концепции II этап – разработка корпоративной методики управления проектами III этап – разработка операционного стандарта управления проектами

44 Автоматизация стандарта управления проектами Автоматизация функций управления проектами подразумевает: Автоматизация функций управления проектами подразумевает: автоматизацию календарного и ресурсного планирования; автоматизацию календарного и ресурсного планирования; автоматизацию формирования и ведения бюджета проекта; автоматизацию формирования и ведения бюджета проекта; автоматизацию управления документами проекта; автоматизацию управления документами проекта; автоматизацию деловых процессов проекта. автоматизацию деловых процессов проекта. Автоматизация стандарта управления проектами может быть обеспечена средствами систем управления документами и систем управления бизнес-процессами. Автоматизация стандарта управления проектами может быть обеспечена средствами систем управления документами и систем управления бизнес-процессами.

45 Модель зрелости процессов управления проектами Беркли Начальныйуровень Уровеньиндивидуальногопланирования Уровеньуправленияпроектом Уровеньинтеграции Уровеньсовершенствования I II III IV V Нет формально принятых процедур УП Отдельные неформализованные и некомплектные процедуры УП Частичная формализация процедур УП и использование базовой системы планирования Полная формализация процессов УП, мультипроектное управление Использование инструментов постоянного совершенствования процессов УП, автоматический сбор данных для определения возможностей дальнейших улучшений процессов УП