Психологические аспекты проектирования работы Лекция 10
Тематический план лекции: Определение проектирования, его задачи и виды;Определение проектирования, его задачи и виды; Проектирование как функция управления; Виды проектирования; Проектирование оргструктуры; Этапы проектирования организации;Этапы проектирования организации Стадии анализа и проектирования рабочего места;Стадии анализа и проектирования рабочего места Контрольные вопросы по теме. Библиографический список.
Определения: Проект – [лат. Projectus – брошенный вперед] – 1) технические документы – чертежи, расчеты, макеты. 2) предварительный текст какого- либо документа. 3) план, замысел.
Проект – замысел, предусматривающий ход развития чего-либо.
Проектирование как функция управления - процесс создания оргструктуры, а также формальной и неформальной спецификации выполнения задачи, поставленной перед работником. Проектирование как функция управления - процесс создания оргструктуры, а также формальной и неформальной спецификации выполнения задачи, поставленной перед работником.
Проектирование работы – процесс создания формальной и неформальной спецификации выполнения задачи, поставленной перед работником, включающей ожидаемые межличностные отношения и взаимозависимость данной задачи с другими задачами, решаемыми как внутри, так и вне организации, т.е. проектирование работы является дизайном работы.
Дизайн работы меняется, когда руководство организации принимает решение пересмотреть ответы на вопросы, что и как делать.
Проектирование Проектирование работы (проектирование должности, должностей) Проектирование организации (проектирование организационной структуры)
Структура организации определяет степень вовлеченности работников в дела предприятия, типы и принципы формирования рабочих групп и управленческих команд, особенности построения сетей коммуникации (и. в конечном счете, ту метафору, в соответствии с которой и построена организация).
Проектирование оргструктуры Выделяются четыре основных метода, используемых при создании проекта организационной структуры: 1) аналитический, 2) технологический, 3) организационно-культурный 4) «прототипический» методы.
1) размер и степень разнообразия деятельности организации; 2) внешняя среда и инфраструктура, в которой действует организация; географическое размещение; 3) технология работ и тип совместной деятельности; 4) особенности персонала и корпоративной культуры; Факторы выбора орг. структуры :
5) прототипы и уже существующие, и показавшие себя эффективными организационные структуры аналогичных организаций. 6) представление о роли организации и ее образ у руководителей и сотрудников; 7) стратегия, реализуемая организацией.
К факторам внешней среды относятся: сложность внешней среды, которая определяется количеством и степенью схожести факторов, влияющих на организацию; динамизм внешней среды, который связан со скоростью изменения факторов, влияющих на организацию извне.
Влияние ситуации на проектирование организации Умеренно высокая неопределенность Высокая неопределенность Умеренная неопределенность Низкая неопределенность Степень динамизма факторов внешней среды Степень сложности внешнего окружения
1 умеренно-высокая неопределенность: факторов немного, они схожи между собой, однако часто меняются, причем можно спрогнозировать возможность и логику их изменений. Такая ситуация наблюдается в отраслях, производящих товары народного потребления. Эффективна функциональная организационная структура, построенная, в частности, по продуктному или потребительскому принципу.
2 высокая неопределенность: факторов много, факторы не схожи и постоянно меняются по непредсказуемым траекториям. Такая ситуация может сложиться в отраслях, производящих сложное современное оборудование, например современные компьютерные системы. Для таких организаций наиболее эффективной может оказаться проектная, (или матричная), эдхократическая организационная структура.
3 умеренная неопределенность: факторов много, они не похожи друг на друга, однако ситуация стабильна (факторы почти не изменяются). Такая ситуация может наблюдаться в отраслях, связанных со сложным производством, зависящим от множества аспектов ситуации, но достаточно стабильных и традиционных, например, поиск, добыча и переработка полезных ископаемых. Для подобных организаций может быть эффективна линейная организационная структура, усиленная функциональными связями.
4 низкая неопределенность: (стабильность) факторов мало, факторы схожи и практически неизменны. Такая ситуация может наблюдаться в ситуациях традиционного производства, например, охота, ремесленное производство.
С точки зрения технологии работ наиболее существенное влияние на организационную структуру оказывают параметры, связанные с определенностью знаний о том, как делать работу, и определенностью времени поступления работы.
1 Отдел маркетинга Отдел снабжения Влияние технологии на проектирование организации 2 Дирекция Комиссия по решению конфликтов 3 Бухгалтерия Ремонтный цех Отдел кадров Неопределенность в знании как делать работу Неопределенность в поступлении работы 4 Цех сборки Измерительная лаборатория
1. Такая специфика работы характерна для подразделений, выполняющих инновационную и мало алгоритмизируемую деятель- ность, однако регулярно и в предсказуемом временном режиме. Это могут быть отдел маркетинга, отдел финансирования, технический отдел, отдел снабжения.
2. Такая специфика работы характерна для подразделений, выполняющих инновационную деятельность, но не имеющих четких сроков поступления работы, мало предсказуемую по времени ее начала и окончания. Это подразделения, связанные с преодолением кризисных или конфликтных ситуаций, структуры высшего управления.
3. Такая специфика работы характерна для подразделений, выполняющих несложную, алгоритмизированную деятельность, но с большой неопределенностью временного графика работы, например ремонтный цех, обслуживающий персонал, кадровая служба.
4. Такая специфика работы характерна для подразделений конвейерной сборки, отдела охраны, отдела автоматизации, измерительной лаборатория и др. Характеризуется низкой неопределенностью времени поступления работы и порядка ее выполнения. Что и когда делать заранее запланировано.
При проектировании организацион- ной структуры наиболее существен- ными могут оказаться следующие особенности персонала и корпоративной культуры: уровень подготовки; способность к командной работе; тип управленческой роли; тип организационной культуры.
тип управленческой роли Если в организации большое число руководителей, способных возглавить непосредственные трудовые коллективы, передавать свой опыт сотрудникам, управлять, используя средства мотивации и психологического контакта с подчиненными,
то можно создавать линейную структуру с широким диапазоном контроля и сделать ее достаточно плоской, а при необходимости инициировать новации и готовить новые направления деятельности, создавать и проектные (матричные) структуры.
Если в организации в достаточном количестве присутствуют только администраторы и диапазон средств воздействия ограничивается системами стимулирования и контроля, то целесообразно ориентироваться на создание жестких линейных структур.
Влияние типа оргкультуры на структуру организации Тип организационной культуры Тип организационной структуры ПредпринимательскаяПроектная ПартиципативнаяМатричная ОрганическаяЛинейная с функциональными связями, горизонтальными группами по типу БюрократическаяЛинейная
Этапы проектирования организации 1. Определяются цели и результаты деятельности представляются продукт труда, его объемы, основные этапы технологии. 2. Определяются связи с внешней средой выделяются все контакты, которые необходимо осуществлять организации (в связи с ее технологией, выполнением законов, поддержанием собственной работоспособности и т.д.).
3. Разделяются процессы по стадиям, по уровням иерархии. 4. Группируются функции. Между разделенными процессами устанавливается общее основание для объединения отдельных этапов в более обобщенные цепочки. При этом возможны две стратегии: 1) группировка работ вокруг ресурсов и 2) вокруг результата деятельности.
5. Определяются внутренние связи. Например, вертикальные горизонтальные, формальные неформальные, функциональные, подчиненности.
6. Определяется масштаб управляемости и контроля (диапазон контроля). Количество подчиненных, которые могут непосредственно выходить на руководителя, во многом будет обусловлено: схожестью работ, территориальной удаленностью работ, сложностью работ, уровнем подготовки подчиненных, уровнем профессионализма руководителя, степенью ясности в делегировании прав и ответственности, степенью четкости в постановке целей, степенью стабильности организации, техникой коммуникации, потребностью в личных контактах с подчиненными.
7. Определяются иерархии организации и ее звенности (высокие или низкие организационные структуры будут выбраны). Тип организационной структуры и уровень иерархии во многом определяют диапазон контроля, наличие ресурсов и многие другие параметры (о которых мы говорили выше).
8. Распределяются права и ответственность. Определяются принципы руководства. Возможны основных подхода: принцип единства распределения прав и ответственности (единоначалие); принцип полномочий по уровням (двойное подчинение).
9. Определяются уровни централизации и децентрализации, т.е. количество решений, принимаемых на высоком уровне (в %).
10. Выбирается стратегический принцип функционирования что организации будет более важно: дифференциация выделение частей (элементов) в ответ на запрос внешней среды, интеграция повышение внутреннего единства и уровня сотрудничества внутри организации.
Организационная структура, однажды созданная, сразу же начинает «стареть», терять свой потенциал адекватности трем основным условиям: 1) содержанию деятельности деятельность развивается, изменяются технологии; 2) особенностям персонала приходят новые люди, сотрудники обучаются, овладевают опытом и т.д.; 3) внешней среде она также изменяется, а иногда в кризисной ситуации и очень существенно появляются новые нормы, законы, образования, меняется рынок и т. д.
Процесс проектирования организа- ции не может быть остановлен, в эффективной организации он должен стать постоянным. Проводятся изменения, способст- вующие сохранению организацией занятых позиций.
Этапы реорганизационных изменений Формулировка стратегии развития на определенный период Анализ эффективности функционирования, диагностика возникающих управленческих проблем Оценка существующих ресурсов изменения, формулирование задания на изменения Повышение организационной эффективности Перепроектирование организации
Стадии анализа и проектирования рабочего места 1. Анализ структуры организации и места каждого рабочего процесса в нем. 2. Определение целей анализа рабочего места (РМ), как будет использовать информация о нем. 3. Отбор типичных РМ. 4. Выбор метода анализа РМ и его использование с целью сбора необходимых данных.
5. Описание РМ. 6. Создание спецификации РМ. 7. Использование информации для проектирования РМ. 8. Использование информации для формирования критериев оценки кандидатов на работу в должности. 9. Оценка и внедрение проекта модифицированного РМ.
1.Элементарным уровнем выполнения функции проектиро- вания является деятельность менеджера по «расчленению» задачи на функции (действия) для ряда исполнителей.
Деление задачи на рабочие функции должно учитывать: а) подготовку и индивидуальные особенности исполнителей; б) экономическую целесообразность (возможности и ограничения); в) технологическую целесообразность (разделение не должно усложнять процесс управления и не снижать качество решения задачи).
Установленные функции, закрепленные за исполнителем фиксируются в нормативных документах (должностных инструк- циях и процедурах).
Анализ работы Данный подход к отношению содержания работы называется функциональным анализом работы (ФАР). Он включает в себя описание того: что работник делает по отношению к другим работникам и другим работам; какие методы и операции следует использовать; какие машины и оборудование используются при выполнении данной работы; какой продукт/услуга производится в процессе выполнения работы.
Характеристики работы: Масштаб работы - количество заданий или операций, которые выполняет работник. Сложность работы, как ее параметр, носит преимущественно качественный характер.
Сложность работы отражает степень самостоятельности принятии решений и степень владения процессом. Сложность работы зависит также от личностных характеристик исполнителя и делегированных ему прав по ее осуществлению. Часто работники, занимающие формально равные должности в организации, выполняют разную по сложное работу.
Работы Узкоспециаизированные Широкоспециалзированные К узкоспециализированным работам относятся те, которые имеют всего несколько задач или операций (т.е. низкий масштаб работы), реализация которых осуществляется с помощью предписанных средств (низкая сложность работы).
Широкоспециализированные работы имеют противоположные характеристики рассматриваемых параметров. В больших организациях разрыв между этими двумя рядами работ бывает очень велик.
Характеристики работы (Р. Хакман и Э. Лоулер) 1.Разнообразие 2.Автономность 3.Законченность 4.Результативность (обратная связь) 5.Взаимодействие 6.Возможность общаться
Модели проектирования работы: 1.Построение работы 2.Расширение масштаба работы 3.Обогащение работы 4.Ротация работы
Контрольные вопросы по теме: 1.Охарактеризуйте психологические аспекты проектирования работы. 2.Дайте определение проектированию. 3.Каковы функциональные и психологические задачи проектирования работы? Перейти на тематический план лекции
Библиографический список: 1. Армстрoнг, М. Практика управления человеческими ресурсами A Handbook of Human Resource Management Practice. - 8-е издание, СПб.: ПИТЕР, с. 2. Базаров Т. Ю. Управление персоналом: Учебное пособие. М.: с. 3. Виханский, О. С. Менеджмент: учебник для вузов / О. С. Виханский. – 3-е изд. – М.: Экономистъ, – 528 с. 6. Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами: Пер. с англ. - СПб.: ПИТЕР, с. 7. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Пер. с англ. под ред. Ю. Н. Каптуревского. – СПб.: Питер, – 512 с. Перейти на тематический план лекции
Спасибо за внимание!