Лекция 6. Управление стоимостью проекта

2 Пирамида проекта

3 Основные компоненты системы управления стоимостью Цель системы управления стоимостью – разработка политики, процедур и методов, позволяющих осуществлять планирование и своевременный контроль затрат. Цель системы управления стоимостью – разработка политики, процедур и методов, позволяющих осуществлять планирование и своевременный контроль затрат. Управление стоимостью включает: Управление стоимостью включает: Ресурсное планирование; Ресурсное планирование; Стоимостные оценки; Стоимостные оценки; Сметные расчеты; Сметные расчеты; Бюджетирование; Бюджетирование; Мониторинг бюджета проекта. Мониторинг бюджета проекта.

4 Управление стоимостью Учет активов Учет затрат на проект Учет задолжен- ностей и обязательств Учет ожидаемой прибыли Налоговый учет Учет движения ТМЦ

5 Этапы управления стоимостью Инициация Планирование Планирование ресурсов Сметные расчеты Бюджетирование ИсполнениеМониторинг бюджета проекта Завершение Оценка стоимости Подведение итогов

6 Взаимосвязь СДР и процессов управления стоимостью проекта

7 Оценка стоимости НазваниеОсноваНазначениеПогрешность Концептуальная (начальная). Без использования точных данных Для формирования первоначального бизнес-плана. -25% /+75% Бюджетная На основе информации об оборудовании, материалах. Для получения финансовых средств. -10% /+25% Точная (тендерная, контрольная). На основе спецификаций. Для заключения договоров, контрактов, контроля. -5% /+10%

8 Формирование сметы Смета – перечень расходов, структурированный по разделам, но без привязки к календарному плану проекта. Вид сметы ПредназначениеПогрешность Предварительная Оценка жизнеспособности проекта 25-40% Первичная Сравнение планируемых затрат с бюджетными ограничениями 15-25% Приближенная Подготовка плана финансирования проекта 10-15% СводнаяЦенообразование3-5% Стадия планирования Стадия инициации

9 Бюджетирование Бюджет – это директивный документ, представляющий собой график планируемых расходов и доходов, распределенных по статьям в рамках проекта. Бюджет – это директивный документ, представляющий собой график планируемых расходов и доходов, распределенных по статьям в рамках проекта. Бюджеты структурируются по центрам ответственности (лицам, подразделениям, отвечающим за расходы или доходы). Бюджеты структурируются по центрам ответственности (лицам, подразделениям, отвечающим за расходы или доходы). Бюджетирование – процесс формирования, учета и контроля выполнения бюджетов. Бюджетирование – процесс формирования, учета и контроля выполнения бюджетов.

10 Вид бюджетаПредназначениеПогрешность Предварительный(инициация) Обоснование статей затрат, планирование привлечения финансовых средств 15-20% Базовый(планирование) Ограничение использования ресурсов 5-8% Текущий(реализация) Отражение отклонений от плана и их корректировка 3-5% Бюджет по завершении(завершение) Учет и контроль, подведение итогов 0-3%

11 Проектно-ориентированное бюджетирование При проектно-ориентированном бюджетировании центрами ответственности являются проекты. При проектно-ориентированном бюджетировании центрами ответственности являются проекты. Для привязки проектов к периоду планирования организации служит понятие портфель проектов. Для привязки проектов к периоду планирования организации служит понятие портфель проектов. Под портфелем проектов понимается совокупность проектов, находящихся в компетенции одного центра ответственности. Под портфелем проектов понимается совокупность проектов, находящихся в компетенции одного центра ответственности. Для формирования портфеля проектов необходимо определить: Для формирования портфеля проектов необходимо определить: проекты; проекты; центр ответственности (руководителя); центр ответственности (руководителя); пул ресурсов. пул ресурсов. Портфель проектов не имеет конкретных дат начала и окончания. Портфель проектов не имеет конкретных дат начала и окончания.

12 Взаимосвязь бюджета проекта и бюджета портфеля проектов

13 Структура статей затрат Статьи затрат – инструмент управления, применяемый для сбора информации о фактических затратах выполненных работ и сравнения с плановыми затратами. Статьи затрат – инструмент управления, применяемый для сбора информации о фактических затратах выполненных работ и сравнения с плановыми затратами. Статьи затрат позволяют: Статьи затрат позволяют: формировать и отслеживать бюджет проекта; формировать и отслеживать бюджет проекта; осуществлять текущий управленческий учет; осуществлять текущий управленческий учет; оценивать возможные затраты по завершении работ проекта. оценивать возможные затраты по завершении работ проекта.

14 Затраты Прямые Зарплата участников Командировки по проекту Расходы на оборудование и материалы Накладные Зарплата административного аппарата Аренда помещений Структура статей затрат

15 СДР

16 Планирование бюджета проекта

17 Определение стоимости работы S раб. = S R + S доп. S пр. = ΣS раб + S накл. S раб. – стоимость работы (задачи) – общие затраты; S R – стоимость ресурсов, задействованных на работе – базовые затраты; S доп – величина дополнительных финансовых средств, выделенных для выполнения работы – фиксированные затраты

18 Стоимость ресурса, назначенного на задачу Фиксированная стоимость задачи Суммарная стоимость задачи Определение стоимости проекта

19 Оптимизация плана проекта Оптимизация плана проекта проводится с целью введения в график существующих ограничений на сроки выполнения работ, имеющиеся ресурсы и заложенный бюджет. Оптимизация плана проекта проводится с целью введения в график существующих ограничений на сроки выполнения работ, имеющиеся ресурсы и заложенный бюджет. Виды оптимизации: Виды оптимизации: временная; временная; ресурсная; ресурсная; стоимостная. стоимостная.

20 Временная оптимизация : приведение сроков выполнения проекта в соответствие с требуемыми. Цель: приведение сроков выполнения проекта в соответствие с требуемыми. временной оптимизации: Методы временной оптимизации: повторная оценка длительности работы; повторная оценка длительности работы; дополнительная детализация работы; дополнительная детализация работы; изменение количества ресурсов, назначенных на работу (для определенных типов работ). изменение количества ресурсов, назначенных на работу (для определенных типов работ).

21 Ресурсная оптимизация : устранение следующих несоответствий в выделении ресурсов: Цель: устранение следующих несоответствий в выделении ресурсов: сроки, на которые спланированы работы, не совпадают со сроками, в которые выделены ресурсы; сроки, на которые спланированы работы, не совпадают со сроками, в которые выделены ресурсы; количество требуемых ресурсов превышает количество доступных; количество требуемых ресурсов превышает количество доступных; запланированный на определенные сроки объем работ не может быть выполнен имеющимся количеством ресурсов. запланированный на определенные сроки объем работ не может быть выполнен имеющимся количеством ресурсов.

22 Методы ресурсного выравнивания Увеличение количества доступных ресурсов; Увеличение количества доступных ресурсов; изменение степени загрузки ресурсов и их количества на работах; изменение степени загрузки ресурсов и их количества на работах; изменение расписания проекта таким образом, чтобы описанное количество имеющихся ресурсов обеспечивало выполнение запланированного объема работ в предполагаемые планом сроки. изменение расписания проекта таким образом, чтобы описанное количество имеющихся ресурсов обеспечивало выполнение запланированного объема работ в предполагаемые планом сроки.

23 Стоимостная оптимизация Цели стоимостной оптимизации : уменьшение стоимости отдельных работ и проекта в целом; уменьшение стоимости отдельных работ и проекта в целом; приведение в соответствие объемов и стоимостей работ, запланированных на определенный период времени и финансовых затрат, запланированных на тот же период. приведение в соответствие объемов и стоимостей работ, запланированных на определенный период времени и финансовых затрат, запланированных на тот же период. Методы стоимостной оптимизации: уменьшение величины финансовых средств, выделенных на работу; уменьшение величины финансовых средств, выделенных на работу; замена назначенных на работу ресурсов более дешевыми. замена назначенных на работу ресурсов более дешевыми.

24 Сохранение оптимального плана

25 Задача базового плана Некритическая задача Критическая задача Процент выполнения проекта

Контроль выполнения проекта

27 Порядок проведения контроля проекта 1.Руководитель проекта предоставляет в проектный офис отчет о выполнении проекта. 2.Проектный офис проверяет отчеты, в случае обнаружения противоречий устраняет их совместно с руководителем проекта и интегрирует их в отчетность по портфелю. 3.Руководитель проекта утверждает отчет, анализирует отклонения и принимает корректирующие решения (например, об изменении бюджета проекта).

28 Ввод информации о выполнении задачи

29 Ввод почасовой отработки ресурса

30 Ввод информации о почасовой отработке ресурсов на задаче

31 Фактические затраты на выполнение задачи

32 Отображение хода выполнения проекта на диаграмме Ганта и в таблице «Освоенный объем»

33 Ввод информации о завершении нескольких задач

34 Основные процедуры контроля бюджета проекта Мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета; Мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета; управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета; управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета; предотвращение ранее запланированных ошибочных решений; предотвращение ранее запланированных ошибочных решений; информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета. информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.

35 Традиционный метод контроля стоимости Традиционный метод использует следующие показатели: BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) – сметная (плановая) стоимость запланированных работ. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) – сметная (плановая) стоимость запланированных работ. Это плановая стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием, или количество ресурса, предполагаемое для использования к текущей дате. Текущая дата – это дата, на которую имеется фактическая информация. Это плановая стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием, или количество ресурса, предполагаемое для использования к текущей дате. Текущая дата – это дата, на которую имеется фактическая информация. ACWP – Actual Cost of Work Performed – фактическая стоимость выполненных работ на текущую дату или количество ресурса, фактически потраченное на выполнение работ до текущей даты. ACWP – Actual Cost of Work Performed – фактическая стоимость выполненных работ на текущую дату или количество ресурса, фактически потраченное на выполнение работ до текущей даты. Фактические затраты не зависят от плановых показателей по затратам или потреблению ресурсов. Фактические затраты не зависят от плановых показателей по затратам или потреблению ресурсов.

36 Недостаток традиционного метода контроля стоимости Данный метод расчета не связан с графиком выполнения работ, не учитывает, какие работы были фактически выполнены за счет потраченных средств. Данный метод расчета не связан с графиком выполнения работ, не учитывает, какие работы были фактически выполнены за счет потраченных средств. ACWP>BCWS Выполнено больше работ или работа обошлась дороже? ACWP>BCWS Выполнено больше работ или работа обошлась дороже? ACWP

37 Метод освоенного объема Основные показатели: BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) – сметная (плановая) стоимость запланированных работ. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) – сметная (плановая) стоимость запланированных работ. ACWP (Actual Cost of Work Performed) – фактическая стоимость выполненных работ на текущую дату. ACWP (Actual Cost of Work Performed) – фактическая стоимость выполненных работ на текущую дату. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) – плановая стоимость фактически выполненных работ (освоенный объем). BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) – плановая стоимость фактически выполненных работ (освоенный объем).

38 Расчет показателя освоенного объема I подход («снизу-вверх») I подход («снизу-вверх») BCWP = BCWS Применяется для завершенных работ II подход («сверху-вниз») II подход («сверху-вниз») BCWP = (ACWP/ EAC) * BCWS Применяется для незавершенных работ EAC (Estimate at completion)– оценка стоимости работы по завершении, ACWP/ EAC – доля уже понесенных затрат в общем объеме затрат на выполнение работы

39 Показатели отклонения от плана (Schedule Variance) – отклонение по расписанию SV (Schedule Variance) – отклонение по расписанию SV = BCWP – BCWS (Schedule performance index) – индекс выполнения расписания SPI (Schedule performance index) – индекс выполнения расписания SPI = BCWP/BCWS (Cost Variance) – отклонение по затратам CV (Cost Variance) – отклонение по затратам CV = BCWP – ACWP (Cost performance index) – индекс освоения затрат CPI (Cost performance index) – индекс освоения затрат CPI = BCWP/ACWP

40 Сравнительный анализ показателей Условия сравнения CV1) SV1) Опережение сроков Перерасход бюджета Опережение сроков Экономия бюджета

41 Прогнозные показатели освоенного объема Текущий прогноз затрат на проект с учетом потраченных средств: Текущий прогноз затрат на проект с учетом потраченных средств: EAC = BCWS ост. работ /CPI+ACWP Оптимистический прогноз затрат с учетом отставания только по расписанию: Оптимистический прогноз затрат с учетом отставания только по расписанию: EAC опт = BCWS/CPI Пессимистический прогноз затрат: Пессимистический прогноз затрат: EAC пессим = BCWS/(CPI*SPI)

42 Таблица «Освоенный объем» ACWPBCWPBCWSCVSVEAC

43 Пример расчетов по методу освоенного объема T=12 мес., S=1 млн. руб. Анализ состояния дел по истечении 3 мес. Запланировано – 3 работы по 100 тыс. руб. Выполнено – 2 работы Потрачено – 300 тыс. руб. BCWS = 300 тыс. руб. ACWP = 300 тыс. руб. BCWP = 2*100 тыс.руб. = 200 тыс. руб. SV = BCWP – BCWS = тыс. руб. SPI = BCWP/BCWS = 0,67 CV = BCWP – ACWP = -100 тыс. руб. CPI=BCWP/ACWP = 0,67 EAC = BCWS ост. работ /CPI+ACWP = 100 тыс. руб./0, тыс. = 450 тыс. EAC опт = BCWS/CPI = /0,67 = руб. EAC пессим = BCWS/(CPI*SPI) = /(0,67*0,67) = руб.

44 Как фактические показатели соотносятся с плановыми? Соотношение показателей по стоимости. ACWP > BCWР – работа обошлась на |CV| дороже, чем было заложено в бюджет. В противном случае (ACWP < BCWР) - работа обошлась на |CV| дешевле, чем было заложено в бюджет. Соотношение показателей по срокам. BCWS > BCWP – выполнено работ на |SV| меньше, чем было запланировано. В противном случае (BCWS > BCWP) - выполнено работ на |SV| больше, чем было запланировано.

45 Насколько опережаем график? Сравнение показателей по стоимости. Только сейчас (в периоде П2) оправданы затраты, понесенные в прошлом периоде (П1) – наблюдается отставание от графика на 1 период. Сравнение показателей по стоимости. Только сейчас потрачены средства, отведенные на выполнение работ, завершенных в прошлом периоде (П2) – наблюдается опережение графика на 1 период.

46 Насколько опережаем график? Сравнение показателей по срокам. Только сейчас (в периоде П2) выполнен объем работ, который должен был быть выполнен в прошлом периоде (П1) – наблюдается отставание на один период. Сравнение показателей по срокам. Объем работ, запланированный на данный момент, был выполнен в прошлом периоде (П2) – наблюдается опережение графика на один период.

47 Оценка сроков. Имеет место отставание от графика (SV 0). Если точка R позже конца проекта, то при сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с отставанием от графика. Оценка сроков. Имеет место опережение графика (SV>0). Темпы выполнения работ меньше плановых, опережение уменьшается. В точке R работа уже будет идти по графику. Если точка R раньше конца проекта, то при сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с отставанием от графика.

48 Оценка сроков. Имеет место отставание от графика (SV0). Темпы выполнения работ - плановые. При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с тем же опережением графика, какое есть сейчас

49 Оценка сроков. Имеет место отставание от графика (SV0). Темпы выполнения работ выше плановых, опережение нарастает. При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с большим опережением графика, чем есть сейчас.

50 Оценка стоимости. Имеет место перерасход средств (CV 0). Оценка стоимости. Имеет место экономия средств (CV>0). Темпы расходования средств выше темпов выполнения работ, экономия уменьшается. В точке R расходование средств будет соответствовать выполняемым работам. Если точка R раньше конца проекта, то проект будет выполнен с перерасходом средств (CV

51 Оценка стоимости. Имеет место перерасход средств (CV0). Темпы расходования средств равны темпам выполнения работ, экономия постоянная. При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с той же экономией средств, какая есть сейчас.

52 Оценка стоимости. Имеет место перерасход средств (CV0). Темпы расходования средств ниже темпов выполнения работ, экономия увеличивается. При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с большей экономией средств, чем есть сейчас.

53 ACWP BCWS BCWP

54 ACWP BCWS BCWP SV=-200

55 ACWP BCWS BCWP SV=-200 CV=-75

56 ACWP BCWS BCWP SV=-200 CV=-75 Отставание от календарного плана на 8 дней

57 ACWP BCWS BCWP SV=-200 CV=-75 Отставание от календарного плана на 8 дней Отставание от графика финансирования на 20 дней

58 ACWP BCWS BCWP SV CV R Отставание от графика финансирования прекратится к

59 ACWP BCWS BCWP SV CV

60 Пример анализа графика CV SV Выполнено работ на сумму примерно на 20 у.е. меньше, чем было запланировано, но на их выполнение потрачено средств примерно на 140 у.е. больше (имеет место отставание от графика и перерасход средств). На данный момент работы отстают от графика примерно на одну неделю. Только что оправданы выполненным объемом работ средства, потраченные около 1,5 недель назад. Темпы выполнения работ больше плановых, отставание уменьшается. При сохранении существующих тенденций где-то в течение одной недели работа уже будет идти по графику и даже с опережением. Темпы расходования средств выше темпов выполнения работ, перерасход увеличивается. При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с большим перерасходом средств, чем есть сейчас.