Тема 7. Лексические особенности текстов служебных документов Документная лингвистика Документоведение и документационное обеспечение управлением Управление персоналом ИСМД, кафедра культурологии Чулкова Светлана Борисовна

СОДЕРЖАНИЕ 2 1.Ключевые понятия 2.Учебный материал 1) Официально-деловая лексика и фразеология 2) Требования к языку документов 3) Требования к стилю служебных документов 4) Синтаксические и лексические особенности служебных документов 1.Вопросы для самопроверки 2.Рекомендуемая литература

КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ 3 Общелитературная норма Официально-деловая лексика и фразеология Синтаксические и лексические особенности Лексическая сочетаемость Плеоназм, тавтология Синонимия, паронимия

Лексические признаки официально- делового стиля Лексическая система включает: Канцеляризмы, например: ставить вопрос, настоящим доводится до вашего сведения, входящие-исходящие документы, уведомление. Архаизмы, то есть устаревшие слова, вышедшие из активного употребления, например: оным удостоверяю, сей документ. Профессиональную терминологию, например: недоимки, алиби, взимание налогов, отзыв лицензии, юридическое лицо, теневой бизнес.

Взаимодействие общелитературной нормы и специфических черт деловой речи 5 Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. ОД речь обнаруживает тяготение к предельно- обобщенной в семантическом отношении лексике, где устранено все остро-своеобразное, конкретное, неповторимое, а на передний план выдвинуто типичное. Лексический состав текстов официально-делового стиля имеет свои особенности, связанные с указанными чертами.

Специфическая официально-деловая лексика и фразеология Прежде всего в текстах используются слова и словосочетания литературного языка, которые имеют ярко выраженную функционально-стилистическую окраску, например истец, ответчик, протокол, должностная инструкция, заключение под стражу, пассажироперевозки, поставка, удостоверение личности, научный сотрудник и др.- среди них значительное количество профессиональных терминов.

Специфическая официально-деловая лексика и фразеология Многие глаголы содержат тему предписания или долженствования: запретить, разрешить, постановить, обязать, назначить и проч. Следует заметить, что в официально-деловой речи наблюдается самый высокий процент употребления инфинитива среди глагольных форм. Это связано с императивным характером официально-деловых текстов.

Специфическая официально-деловая лексика и фразеология Пример: "При изучении любого международного соглашения, а в особенности, соглашения об устранении двойного налогообложения, прежде всего необходимо четко определить сферу его действия в двух аспектах: - налоги, на которые распространяется действие соглашения; - территории, на которые распространяется действие соглашения" В этом отрывке имеются слова и словосочетания с официально-правовой окраской (международное соглашение, двойное налогообложение, налоги), выражающее долженствование словосочетание "необходимо определить", такие черты, как строгость выражения мысли, беспристрастная констатация, полная безличность изложения.

Синтаксические и лексические особенности Для официально-делового стиля характерна тенденция к сокращению числа значений слов, вплоть до узкой терминологизации. Поэтому часто в текстах данного стиля даются точные определения применяемых слов и понятий. Недопустимы полисемия (многозначность), метафорическое использование слов, употребление слов в переносных значениях, синонимы употребляются в незначительной степени (как правило, принадлежат одному стилю) - снабжение = поставка = обеспечение; платежеспособность = кредитоспособность; износ = амортизация; ассигнования = субсидирование и др.

Синтаксические и лексические особенности Типичными для делового языка являются сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат словосочетания "неидиоматического" характера, например пункт назначения, высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и проч. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость приводят к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартный характер.

Синтаксические и лексические особенности Пример: "Нотариус, занимающийся частной практикой, должен быть членом нотариальной палаты, совершать все предусмотренные законодательством нотариальные действия от имени государства, вправе иметь контору, открывать расчетный и другие счета, в том числе валютный, иметь имущественные и личные неимущественные права и обязанности, нанимать и увольнять работников, распоряжаться поступившим доходом, выступать в суде, арбитражном суде от своего имени и совершать другие действия в соответствии е законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации".

Синтаксические и лексические особенности Этому тексту присущи многие типичные черты делового стиля: -стилистически отмеченные слова и словосочетания (нотариус, нотариальная палата, расчетный счет, арбитражный суд и проч.); -"долженствующе-предписывающий" характер изложения, передающийся инфинитивными конструкциями (должен быть, должен совершать, вправе иметь и др.); -композиционное построение, подчиненное основной теме этого предложения - изложению прав и обязанностей нотариуса, занимающегося частной практикой; -беспристрастная констатация фактов, изложенных по мере их значимости; -полное отсутствие какой-либо оценки.

Синтаксические и лексические особенности Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных (пополнение бюджета, предоставление жилплощади, обслуживание населения, принятие мер) и причастий (данный, указанный, вышепоименованный). Широко используются сложные отыменные предлоги (в части, по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении).

Синтаксические и лексические особенности

Лексическая сочетаемость определяется семантическими особенностями слова. В зависимости от лексического значения слова различается два основных ее вида: свободная и несвободная, ограниченная достаточно строгим списком слов. В первом случае имеется в виду сочетаемость слов с прямым, номинативным значением. Например, глагол взять сочетается со словами, обозначающими предметы, которые можно "принять в руки, схватить руками, зубами, какими- либо приспособлениями": взять палку, ручку, ложку, нож, стакан, лампу, ветку и т.п. Такие лексические связи соответствуют реальным, логическим связям и отношениям предметов, понятий, выраженных сочетающимися словами.

Лексическая сочетаемость Правила лексической сочетаемости носят словарный характер, они индивидуальны для каждого слова и пока еще недостаточно последовательно и полно кодифицированы. Поэтому одной из наиболее распростра- ненных ошибок в речи является нарушение норм лексической сочетаемости: скоропостижный отъезд (вместо неожиданный), увеличить уровень (уровень может только повышаться или понижаться), усилить темпы и т.п.

Лексическая сочетаемость Типичные для деловой речи сочетания слов: приказ -- издается контроль -- возлагается на кого-либо; осуществляется должностной оклад -- устанавливается выговор -- объявляется порицание -- выносится архив -- создают, обрабатывают, сдают (документ) в вакансию -- имеют, замещают совещание -- готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.

Использование терминов Термин (от лат terminus -- граница, предел) - слова или словосочетания, называющее специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности. Одно из отличительных свойств специальной лексики, или терминологии, -- наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом. Когда значения применяемых терминов могут быть непонятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, желательно воспользоваться словарем (толковым, термино- логическим, иностранных слов или другим), иначе толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс- мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Плеоназм (греч. pleonasmos -- излишество). Это одна из самых распространенных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (выделены лишние слова): промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»); форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer -- ускорять темп деятельности).

Плеоназм Однако плеонастические словосочетания, несмотря на противодействие ученых- филологов, вошли в обиход и, более того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегодняшней речи стали нормативными сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Тавтология (греч. tauto -- тот же, logos -- слово). Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания («масло масляное»). Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста. Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, данное явление проявляется в указанных условиях; адресовать в адрес. Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «данное явление отмечается в указанных условиях», «направить в адрес».

Синонимия Синонимы, обозначая одно и то же понятие, позволяют: -разнообразить речь, -избегать ненужного повторения слов, -придавать высказыванию разную стилистическую окраску. Кроме того, синонимы в речи выполняют: -функцию уточнения, -способствуют более полной и разносторонней характеристике изображаемого, -позволяют выразить самые тонкие оттенки мысли. Чтобы выбрать из синонимического ряда единственно верное слово, нужно учитывать его семантические и стилистические оттенки. Сравни, например, глаголы трудиться и работать. Первый употребляется лишь тогда, когда речь идет о человеке, который работает по-настоящему, в полную меру сил и возможностей; Поэтому о том, кто работает плохо, спустя рукава, нельзя сказать, что он трудится.

Паронимия Паронимы (от греч. para - возле + onyma, onoma - имя) - сходные по звучанию, но не совпадающие по значению слова. Одни лингвисты к паронимам относят лишь однокоренные слова, имеющие звуковое подобие: зубы - зубья, останки - остатки, экономический - экономичный - экономный, одеть - надеть. Другие исследователи к паронимам относят как однокоренные, так и разнокоренные созвучные слова: вираж - мираж, дрель - трель, инъекция - инфекция, экскаватор - эскалатор, фарс - фарш. Разнокоренные созвучные слова не имеют никаких семантических связей и объединяются лишь случайным фонетическим сходством.

Различение паронимов В языковой системе созвучные слова достаточно четко отграничиваются друг от друга, однако в речевой практике семантические и другие различия созвуч- ных слов не всегда учитываются, что является причиной их смешения. Например: Наряд был сдан в бухгалтерию на оплату (надо на выплату) довольно значительной суммы денег. При выборе созвучных (как однокоренных, так и неоднокоренных) слов следует учитывать их смысловые различия, характер лексической сочетаемости, способы управления, функционально- стилевую окраску и употребление.

Различение паронимов При работе с документами надо обратить особое внимание на такие паронимы: оплатить -- заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» -- косвенного: «заплатить за что-нибудь»; командированный -- командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» -- «тот, кого командировали», например, командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).

Употребление прописной буквы в наименованиях В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации. Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях: Правительство Российской Федерации; Правительство Республики Башкортостан и т.п. В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении.

Употребление прописной буквы в наименованиях Слово "Государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях: Государственный герб Российской Федерации; Государственный гимн Российской Федерации; Государственный флаг Российской Федерации; Государственная программа.

Сокращения и аббревиатуры - один из самых активных способов словообразования в современном русском языке. Аббревиатуры (от итал. abbreviatura). Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах): - метр - м миллиметр - мм - килограмм - кг грамм - г - год, годы - г., гг. (при цифрах) - миллиард - млрд - миллион - млн

Сокращения и аббревиатуры Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них 1)по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры); 2)по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3)по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты).

Сокращения и аббревиатуры Буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются. Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения "бук.", "бух." известны только специалистам ("бук." - буксир, "бух." - бухта).

Сокращения и аббревиатуры Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово "районы и "р.", и "р-н". Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы. В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, "Иванов В.В." или "В.В. Иванов", она и в дальнейшем должна писаться так же.

Сокращения и аббревиатуры От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения -- условные письменные обозначения, которые не произносятся и потому не являются словами. В русском языке стандартизированы следующие графические сокращения: 1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты: обл., р-н, г., с. (село -- при названии), д., пос.; 2) названия месяцев (янв.); 3) телеграфные сокращения (тчк); 4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тыс.);

Сокращения и аббревиатуры 5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. ; накл. ; расч. счет ); 6) текстовые сокращения (т. д.; т. п.; с. г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт); 7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; членкор.; к. т. н.; с. н. с.; зав.; зам.; и. о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры; 8) обращение г-н (господин) и некоторые другие. Чтобы уточнить написание общепринятых сокращений, можно воспользоваться словарем сокращений русского языка.

Правила графического сокращения слов Основной принцип: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию. Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общепринятым. Сокращение не может заканчиваться на гласную или й; сохраняется следующая согласная: крайн., калийн., учен., маслян. Мягкий знак отбрасывается: сельский -- сел. Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква: металлический -- метал. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

Правила графического сокращения слов Сокращения -- названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия -- пишутся с прописной буквы. Слово «год» после дат сокращается до одной буквы г. или до двух -- во множественном числе. В 2000г. В гг. Цифровое обозначение учебного и финансового года пишется через косую черту; слово «год» употребляется в единственном числе: В 1998/99 учебном году.

Правила записи цифровой информации Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но за 8 месяцев 1993 года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в годах; в первом полугодии 1991 г., но.' в 1 квартале 1993 г. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеете наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Правила записи цифровой информации Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: "представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН". Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист 1 категории. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб. Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.

Правила записи цифровой информации Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, 28,5 тыс. метров. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25- процентный, 3-дневный, 1-, 2- и З-секционный. Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ Перечислите языковые признаки официально-делового стиля (лексические, морфологические, синтаксические). 2. Назовите лексические признаки официально-делового стиля. 3. В чем состоит специфика официально-делового стиля?

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ 40 ЗАГОЛОВОК Первая строка Вторая строка –Третья строка

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА 41 Арнольд И.В. Лексикология современного английского языка: Учебник для вузов – Ленинград: Ленинградская школа английской лингвистики, – 312 с. Антрушина Г. Б., Афанасьева О. В. Лексикология английского языка: Учебник. – М.: Изд-во БЕК, – 480 с.

42 Использование материалов презентации Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления. Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов.