Управление проектами

Разминка Спланировать переезд офиса Спланировать большой праздник (например, свадьбу)

Что такое проект? Ограниченная временем деятельность для создания новых продуктов, услуг или результатов Комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение поставленных задач с четко определенными целями в течение заданного периода времени и при установленном бюджете

Что такое управление проектом? Приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта

Эффективный руководитель Руководитель 1 Опыт руководства Специалист Лозунг: «Я смогу справиться с большей частью проблем по мере их появления» Руководитель 2 ЗнанияОрганизатор Опыт руководства Знания основ менеджмента Общетехниче ские знания Системная организация Лозунг: «Я постараюсь не допустить возникновения большинства проблем»

Задача «Разработка ИС» Есть технология и ее разработчики Управление поручено Вашей фирме Требования заказчика: Специалистов менять нельзя Сумма вознаграждения фиксирована Как осуществлять управление проектом в этой ситуации?

Рычаги управления проектом Рычаги управления Вспомогательные Основные Способ реализации Финансовые ресурсы Персонал Подрядчики Оргструктура Взаимодейств ие

Тест Вам легче сделать что-либо самому, чем объяснить своим сотрудникам Вы испытываете патологическую ненависть к написанию инструкций, правил и процедур Вы не любите проводить совещания и участвовать в них

Миф или не миф? Нельзя научиться управлять проектами, прослушав курс лекций Любой специалист может научиться хорошо управлять проектами Обучение управлению можно начинать с любой предметной области В управлении проектами значительную роль играет ПО

Функции управления проектом Планирование Контроль Анализ Принятие решений Составление и сопровождение бюджета проекта Организация осуществления Мониторинг Оценка Отчетность Экспертиза Проверка и приемка Бухгалтерский учет Администрирование

Области знаний / подсистемы управления Управление проектами Управление качеством Управление рисками Управление содержанием Управление человеческим и ресурсами Управление поставками Управление сроками Управление стоимостью Управление коммуникация ми Управление интеграцией проекта

Инициация проекта. Разработка устава Цель и обоснование проекта Концепция решения Ограничения и допущения проекта Срок и расписание контрольных событий проекта Бюджет проекта Связь с другими проектами Основные роли проекта

Подготовка обоснования проекта Вход Инициация проекта Запрос заказчика Исходные данные Описание ситуации Постановка задачи Выход Обоснование проекта Назначение менеджера проекта Ограничения Допущения Стратегический план План по вехам Описание продукта Критерии приемки продукта

Основные шаги по подготовке обоснования Подготовительный этап: Уяснение задачи. Анализ проблемы и « узких мест ». Определение ресурсов для подготовки обоснования проекта. Формирование цели проекта. Назначение руководителя проекта. Оформление Паспорта работы. Предварительная проработка: Сбор исходных данных. Выяснение неясных или неизвестных моментов. Подготовка описания продукта. Описание критериев успеха. Описание критериев поставки Продукта проекта. Разработка стратегического плана. Определение вех проекта. Проведение маркетинговых исследований. Подготовка обоснования Разработка укрупненного плана проекта: Формирование укрупненной ИСР. Определение необходимых ресурсов. Определение необходимого персонала. Определение стоимости работ. Определение предварительного перечня подрядчиков. Определение и анализ рисков проекта и разработка реагирования. Проведение экономических расчетов. Подготовка собственно обоснования. Подготовка ответа Заказчику.

Инициация проекта или этапа – поручение начать проект или его этап

Устав проекта Обоснование проекта Цели и критерии успешности Описание рисков Вехи Бюджет Основные допущения и ожидания Назначение менеджера и определение его полномочий Заверяется руководителем

Предварительный план проекта Содержание проекта Цели (технические, прибыль) Подход Контрактные требования Технические характеристики конечного продукта Целевые календарные планы Требуемые ресурсы Основные участники Финансовые ограничения и возможные проблемы Области рисков

Цели проекта Specific (четкие) Measurable (измеряемые) Achievable (достижимые) Result-oriented (ориентированные на результат) Time-bounded (с временными ограничениями)

Цели проекта Вдохновляющие Ограниченные по времени Достижимые Конкретные Измеряемые

Критерии приемки продукта проекта Критерии приемки – это критерии, в том числе, требования к исполнению и существенные условия, которые должны быть выполнены до приемки результатов поставки проекта

Процессы планирования От процессов инициализация От процессов контроля и анализа К процессам исполнения Планирование качества Планирование организации Планирование взаимодействия Назначение персонала Идентификация рисков Оценка рисков Разработка реагирования Планирование закупок Планирование предложений Планирование целей Декомпозиция целей Определение состава операций Планирование ресурсов Определение последовательности операций Оценка длительности операций Оценка стоимости Составление расписания исполнения проекта Разработка бюджета Разработка плана проекта

Этапы создания системы 1. Предпроектные исследования Изучение ситуации. 2. Техническое задание Разработка, согласование и утверждение ТЗ. 3. Техническое предложение Выбор и обоснование оптимального варианта, согласование и утверждение технического предложения. 4. Эскизный проект Разработка принципиальных решений по созданию системы, согласование и утверждение эскизного проекта. 5. Технический проект Разработка окончательных решений по созданию системы, согласование и утверждение технического проекта. 6. Рабочий проект Разработка рабочей документации. 7. Изготовление, наладка, испытания Изготовление и наладка компонентов системы, подготовка к вводу в действие. 8. Ввод в действие Опытное функционирование и приемочные испытания системы.

Определение состава операций. Декомпозиция задачи Правило 1. Каждый элемент WBS должен обеспечивать достижение ощутимого результата. Правило 2. Каждый элемент WBS должен являться результатом всех подчиненных элементов, перечисленных непосредственно под ним. Правило 3. Декомпозиция результатов, начиная от верхнего уровня WBS до нижнего уровня, должна быть логически связана. Каждый следующий уровень представляет следующую степень детализации операций проекта. Правило 4. Результаты пакетов работ должны быть уникальными и отличаться от результатов других пакетов работ того же уровня. Правило 5. Процесс разработки WBS должен обеспечивать корректировку WBS в случае изменения объема работ по проекту. Правило 6. Все результаты в явном виде должны быть включены в WBS. Правило 7. Для всех важных событий, связанных с отчетностью (например, Штабы, ежемесячные отчеты, отчеты о проведении испытаний и т. д.) должны быть включены и определены соответствующие пакеты работ. Правило 8. Все пакеты работ должны быть совместимы с организационной структурой и структурой затрат. Правило 9. Результаты должны быть четко определены так, чтобы исключить дублирование объемов работ внутри элементов WBS, в целом по организации или отдельными ответственными за выполнение работ. Правило 10. Результаты должны иметь размер, достаточный для эффективного управления, но не настолько малый, чтобы сделать затраты на контроль чрезмерными. Основные правила построения WBS

Определение последовательности операций. Сетевой график (1) Сетевая диаграмма (сеть, граф. сети, PERT-диаграмма) – графическое отображение работ проекта и их взаимосвязей. Сеть – полный комплекс работ и вех проекта с установленными между ними зависимостями. Правило 1. Событие не может состояться, если не завершены все ведущие к нему работы. Правило 2. Работа не может начаться, если не состоялось событие, лежащее в ее начале (у оперения стрелки). Правило 3. Стрелки в сетевом графике обозначают отношения предшествования и следования. На рисунке стрелки могут пересекаться. Правило 4. Каждая операция должна иметь свой собственный номер. Правило 5. Номер последующей операции должен быть больше номера любой предшествующей операции. Правило 6. Образование петель недопустимо. Правило 7. Условные переходы от одной операции к другой не допускаются. Правило 8. Один узел должен определять начало всего комплекса работ и один узел – завершение. Правила разработки сетевого графика

Определение последовательности операций. Сетевой график (2) операции Операция Преды- дущие Продолжи- тельность, неделя 1Подписание контрактаНет1 2 Регистрация юридического лица 14 3Поиск помещения12 4Найм персонала11 5.Аренда помещения2,31 6 Закупка и поставка оборудования 2(1)8 7Обучение персонала41 8Ремонт помещения54 9Монтаж оборудования6,81 10Запуск оборудования7,91 Пример. Организация производства инновационной продукции Длина критического пути – 15 недель Сетевая диаграмма проекта

Недельный план сотрудника Ф.И.О. ПЕТРОВ П.П. дата 02– г. (раб. время 30 час.) Основание Рег., задание рук. ТСМ (Ф.И.О.), по долж-ности Краткое содержание работы ПриоритетПриоритет Срок* ( дата окончания) Время Т, часВремя соисполнителей Т, час Отмет-ка о выпол- нении ЗаявкаУтверж-дено Ф.И.О. соиспол- нителей Заявка Утверж- дено 429В/695АПоиск предприятий, владеющих новыми технологиями по производству ДВГ мощностью 100 л.с. либо его отдельных частей 2 4,05 429В/453В1Интерлейкин-2. Получение протокола результатов тестирования образцов и отправка Заказчику. Организовать доставку субстанции. Подписание Агентского Соглашения ,02Федоров Ф.Ф В/461В1Оказание помощи в передаче технологии по проекту «Измеритель внутриглазного давления» и подписании лицензионного соглашения (компания АВС) 2 3,03 429В/705АПоиск предприятий, владеющих технологией производства высокоэффективного органического биоудобрения для с\х культур, овощей и фруктовых деревьев 2 3,03 428В/670АОказание помощи в получении подробной информации по технологии и оборудованию для безопасного нанесения термохимических покрытий 2 2,02Сидоров С.С В/668АРабота по технологии непрерывной гидроэкстракции для утилизации пульпы ,06 428В/702АПолучение более полной информации по технологии производства оптического отбеливателя древесной массы и бумаги, предложений по формам сотрудничества (разраб. – CDB, Москва) 2 5, В/707АПоиск предприятий, владеющих мембранной технологией очистки воды 2 5,05 ВСЕГО, час 30, * Дата исполнения проставляется только в случае окончания работы на данной неделе. Исполнительный директор________________________ИВАНОВ И.И.

Дневник работы Ф.И.О. ПЕТРОВ П.П. дата г. ДатаСодержание работы Основание ПриоритетПриоритет Срок окончания ЧасыПрием работы Ключевое слово, шифр Рег., вх., Ф.И.О. рук. ПланФакт Ф.И.О. руково- дит. работ Подпись Работа по продвижению на рынки продукции и технологий по лазерным диодам, применяемым в телекоммуникациях Лазерные диоды 429В/695А Петров П.П Поиск предприятий и получение предложений по технологии отбеливания бумаги Отбели- ватель 429В/453В ,03,0Федоров Ф.Ф Оказание помощи в получении подробной информации по технологии и оборудованию для безопасного нанесения термохимических покрытий Термохи- мические покрытия 428В/461В ,03,0Сидоров С.С Поиск предприятий, владеющих разработками для асфальтобетонных покрытий и светоотражающих красок для разметки дорог Добавки для асфальта 429В/705А ,03,0Федоров Ф.Ф Продвижение технологии «Белковые гидролизаторы из отходов пивоваренной и мясоперерабатывающей промышленности» (АВС) Белковый гидроли-затор 428В/670А ,02,0Петров П.П Продвижение разработки «Плазменная система безмазутной растопки котлов и подсветки пылеугольного факела» Безмазут-ная растопка 428В/668А ,02,0Федоров Ф.Ф Оказание помощи в подготовке проекта соглашения о сотрудничестве. Получение и отправка заказчику результатов тестирования китайских образцов и подписание Агентского Соглашения Стероиды428В/702А ,08,0Федоров Ф.Ф Подготовка предложений по биотехнологиям для NПоручение428В/707А ,0 Петров П.П.

Планирование взаимодействия План управления взаимодействием: структура сбора информации структура распределения информации детальное описание всех типов распределяемой информации (форма, содержание, степень детализации, условные обозначения) порядок предоставления информации (сроки предоставления, процедуры обновления, методы сбора) условия корректировки плана управления взаимодействием по мере развития проекта

Временная матрица пп Функции сотрудника Даты исполнения по месяцам Прим. ссылка Янв.Февр.МартАпр.МайИюньИюльАвг.Сент.Окт.Нояб.Дек. 1. Обсуждение и утверждение плана работ на следующий месяц (Сидорова, Иванов) Анализ хода работ по проекту «Производство батарей» Отчет по расходованию ресурсов 10 Петров И.И г.

Управление рисками Это искусство и формальные методы определения, анализа, оценки, предупреждения, возникновения, принятия мер по снижению степени риска на протяжении жизни проекта и распределения возможного ущерба от риска между участниками проекта. Процессы: - идентификация рисков; - оценка рисков; - разработка реагирования; - управление реагированием. Это искусство и формальные методы определения, анализа, оценки, предупреждения, возникновения, принятия мер по снижению степени риска на протяжении жизни проекта и распределения возможного ущерба от риска между участниками проекта. Процессы: - идентификация рисков; - оценка рисков; - разработка реагирования; - управление реагированием.

Планирование рисков Описание продукта Стоимость Сроки …………… Потребности в персонале План поставок ИДЕНТИФИКАЦИЯ РИСКОВ ОЦЕНКА РИСКОВ Источники рисков Потенциальные события рисков Признаки рисков События, требующие реагирования РАЗРАБОТКА РЕАГИРОВАНИЯ План управления рисками План действий в рисковых ситуациях Резервы ………. Условия контрактов События, не требующие реагирования

Контрольная форма «Ролевая структура команды проекта»

Контрольная форма Анализ проблем проекта РынокОргструктура УправлениеСтиль руководства КомандаИзготовление ФинансированиеОрганы власти Интеллектуальная собственностьПокупатели Подрядчики Продвижение ЗаконодательствоИнфраструктура Природные факторыКультура, религия Обеспечение (сырье и материалы) Заказчик

Разработка реагирования. Варианты действий 1.Ликвидация возможности наступления рискового события. 2.Снижение вероятности наступления рискового события или уменьшение возможного ущерба. 3.Принятие последствий. 1.Ликвидация возможности наступления рискового события. 2.Снижение вероятности наступления рискового события или уменьшение возможного ущерба. 3.Принятие последствий.