Информация о компании «BEST BUSINESS PARTNER» Компания основана в 2008 году. Первый органайзер был выпущен в пробном варианте в ноябре 2008 года На сегодняшний день органайзером пользуются свыше 100 человек из разных компаний Основным направлением компании является выпуск разносторонних органайзеров для разных сфер бизнеса. В компании работает 25 человек В 2009 году, компания приступила проведению тренингов и семинаров по тайм-менеджменту

Методика органайзера «Business Class» Поскольку мы не знаем, что действительно для нас важно, нам все кажется важным. Поскольку все кажется важным, мы вынуждены делать все. К несчастью, другие люди видят, что мы делаем все, поэтому и ждут этого от нас. Делая все, мы постоянно заняты, и у нас нет времени подумать, что же в действительности важно для нас. Неизвестный автор. Методика органайзера Business Class состоит из следующих параметров: Составить план на месяцСоставить план на неделюСоставить план на деньОпределить ценность каждой задачиОбозначить 5 наиболее важных задач

Описание системных обозначений

Написание задач Главное правило – это формулировка задачи. Вы должны точно знать что задача выполнима.

Определение ценностей в виде ABC (123) Присвоение задачам значений в виде ABC (123…) помогают определить значимость, и последовательность выполнения задач. Приоритетность значений: А – Высокий приоритет задачи, выполняется в первую очередь. B – Средний приоритет. С – Низкий приоритет. Большого значения задача за собой не несет.

X - Римские Значения в виде римских цифр– это наша производительность Римскими обозначениями, мы указываем себе самые важные задачи, которые мы должны выполнить. На все задания, мы можем поставить только 5 римских цифр. Каждая выполненная Римская задача, дает 20%. Выполнив все пять, мы получаем 100% результативность.

Условные обозначения Данные символы, облегчают прослеживание прогресса, и показываю что происходит с поставленной задачей.

Временные сроки Для более точного контроля над временем, мы предлагаем прописывать время, необходимое для решения каждой задачи, а так же сопоставлять реально потраченное время на решение задачи, с запланированным.

Точное время, когда составлен план Общее время, необходимое для решения задач Время, отведенное под решение задач Покрытие % В данной графе, мы фиксируем наше свободное время, со временим необходимым для решения всех поставленных задач. Что бы определить разницу, мы высчитываем покрытие. Покрытие % - Это сравнение времени необходимого для выполнения задания, со временем реально доступным для выполнения этого задания

Как понять, что план составлен полностью? Поставлено Фактическое время написания плана (Точное время, когда составлен план) У нас указаны все события, планируемые совершить в этот день (неделя, месяц) Расставлены приоритеты A,B, и C по этим событиям каждым задачам Внутри каждых ABC расставлена очередность данных событий (123…) Расставлены пять Римских по принципу, какие пять наиболее важных событий должны быть выполнены в течение дня, что бы считать, что день прошел успешно На каждое событие, обозначено время, отведенное для выполнения данного события (колонка «Время План») Сумма этого времени является, общим временем, для выполнения всех событий дня, и проставляется в раздел «Время, отведенное под решение задач» В разделе «Время, отведенное под решение задач» пишется время, которым вы располагает в этот день для решения поставленных задач Определяется Покрытие % НА ВСЕ ЭТИ ДЕЙСТВИЯ УХОДИТ 5 – 10 МИНУТ!

ПРИМЕР ДНЕВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

ДЕЙСТВИЕ 1 Укажем «Точное время, когда составлен план». Время составления плана в нашем случае – 9.00

ДЕЙСТВИЕ 2 Записываем задачи на день. Они могут содержать часть ежемесячных и еженедельных задач. В нашем примере – 10 заданий

ДЕЙСТВИЕ 3 Каждой задаче присваиваем приоритетность в виде обозначений A, B, C и проставляем очередность выполнения задач в виде обозначений 1, 2, 3. Подсчитываем максимальное количество очков, которое можем получить при выполнении всех задач. В нашем примере максимально возможное количество очков –

ДЕЙСТВИЕ 4 Определяем нашу производительность, расставляя римские обозначения. Оценивая производительность, ответьте на вопрос: какие пять наиболее важных задач должны быть выполнены в течение дня, чтобы считать, что день прошел успешно.

ДЕЙСТВИЕ 5 Напротив каждой задачи прописываем время, необходимое, на наш взгляд, для ее решения («ø План»). Суммарное время всех задач вписываем в графу «Общее время, необходимое для решения задач». В нашем примере на выполнение всех задач потребуется 8 часов.

ДЕЙСТВИЕ 6 В графу «Время, отведенное под решение задач» записываем время, которым вы реально располагаете в этот день. В нашем примере – 7 часов.

ДЕЙСТВИЕ 7 Считаем наше «Покрытие, %». Мы предлагаем следующую формулу, по которой вы сможете вывести свой процент покрытия. Так как «Время, отведенное под решение задач» меньше «Общего времени, необходимого для решения задач», нам необходимо вычислить процент ускорения решения задач, который позволит выполнить поставленный план. «Время, отведенное под решение задач» = 7 часов. «Общее время, необходимое для решения задач» = 8 часов. 7 / 8 = 87 % – процент временного сжатия. А значит, для выполнения всех задач дня необходимо максимально мобилизовать свои усилия. Если бы «Время, отведенное под решение задач» составляло 8 часов, а «Общее время, необходимое для решения задач» равнялось 7 часам, мы стали бы вычислять наш временной запас. 8 / 7 = 114 % – наш временной запас. Значит, имеется свободное время для того, чтобы сделать что-то еще.

ДЕЙСТВИЕ 8 На протяжении дня отмечаем выполнение каждой задачи, проставляя символы условных обозначений, приведенных в верхней части на странице ежедневных задач. Записываем в колонку «ø Факт» реальное время, которое мы потратили на их выполнение

Подводим итог дня

Чтобы определить динамику выполнения задач и, соответственно, наш КПД (коэффициент полезного действия), в конце дня подсчитываем количество набранных очков и записываем их на страницу «Ежемесячная динамика выполнения задач по ценности (ABC) и производительности (X)».

НАЧИСЛЕНИЕ ОЧКОВ Итак, максимально возможное количество очков, которое мы можем получить при выполнении 10 задач, = 32. Мы определили их следующим образом: 4 задачи с приоритетом «А» (по 5 очков) в итоге дают 20 очков; 3 задачи с приоритетом «В» (по 3 очка) в итоге дают 9 очков; 3 задачи с приоритетом «С» (по 1 очку) в итоге дают 3 очка. Считаем очки по приоритетности выполнения задач (АВС). Для начала проставим слева от первой колонки условные обозначения, определяющие степень готовности задачи (+, 0, –). А (5 очков) Выполнены задачи: А1, А3, А4 = 15 очков Нейтральный результат: А2 = 0 Итог по А: 15 очков В (3 очка) Ни одна задача не выполнена Нет результата: В1 (0 очков) Отрицательный результат: В2, В3 = - 6 Итог по В: – 6 очков С (1 очко) Выполнены задачи: С1, С2, С3 = 3 очка Ничего не получили: Не было задач Получили минус: Не было задач Итог по С: 3 очка ИТОГ ДНЯ по АВС: 15 – = 12 очков Подсчет производительности дня (X), % Выполнены следующие задачи: А1, С1, А3, С3. 4 задачи х 20 % = 80 %. Итог по X: наша производительность дня равна 80 %. Показатели ABC и X записываются в колонки «День, АВС» (12 очков) и «День, X» (80 %). 32

Нанесение результатов на специальный бланк Очки с результатами дня мы заносим на бланк, который предусмотрен для подсчета наших очков и других показателей.

Вычисление КПД Мы запланировали на день 10 задач. В общей сложности их выполнение должно занять 8 часов. Мы успели выполнить 8 задач и 2 задачи (В2 и В3) не выполнили (их общее время : 2 часа 20 минут). Считаем наш КПД. 8 часов (общее время, необходимое для решения задач) – 2.20 минут (время, запланированное на 2 задания, которые мы не выполнили) ÷ 8 (общее время, необходимое для решения задач) = 72,5 % – наш КПД. Записываем полученный результат в колонку «КПД дня». Тот же принцип мы используем при подведении итогов недели и месяца

Вид бланка одного дня

Бланк – итоги недели В конце недели, перед тем как приступить к планированию следующей недели, мы рекомендуем написать итоги прошедшей недели. Это поможет написать планы на будущую неделю. Так же, в итогах есть возможность подсчитать общее количество поставленных задач, и их результативность.

Стенд розничной продажи органайзеров