Тема 10. Регулирование и контроль в системе менеджмента

План лекции 1. Понятие и необходимость контроля 2. Виды контроля 3. Процесс контроля. Принципы осуществления контроля 4. Психологические аспекты контроля 5. Оценка деятельности подчиненных: похвала, критика

Контроль Заключительная часть менеджмента, которая позволяет выявлять успехи, недостатки, проблемы и корректировать деятельность процесс проверки и сопоставления того, что есть с тем, что должно быть достигнуто, или достигнутых результатов с затратами назначение контроля: –оценка результатов –оценка факторов, определивших результаты –формирование обратной связи

Контроль необходим Для корректировки деятельности сотрудника и организации в целом для предвидения кризисной ситуации для фиксирования успеха, т.к. контроль выявляет не только ошибки, но и успех контроль следует отличать от учета. Учет ограничивается наблюдением, измерением, регистрацией, хранением и обработкой данных. Контроль предусматривает оценку данных

Отсутствие контроля или недостаточное внимание к нему приводят к дезорганизации и нарушению взаимодействия людей по достижению общих целей контроль первейшая обязанность управляющего любого уровня помогает управляющим вносить коррективы в деятельность организации

Вопрос 2. Виды контроля По содержанию: общий и специальный по масштабам: сплошной и выборочный по характеру: открытый и скрытый по взаимоотношениям объекта и субъекта: с помощью спец. органов или людей и самоконтроль По характеру взаимоотношений с внешней средой: внешний и внутренний по способу оценки: жесткий и мягкий (с правом на ошибку) по использованию технических средств: видеоконтроль, компьютеризация

Контрольный «трезубец» Предварительный контроль (контролируются ресурсы - человеческие, материальные, финансовые) Текущий контроль (обратная связь с исполнителями, корректировка отклонений) Заключительный контроль (итоговые результаты, движение к цели, определяются санкции, анализ для предотвращения ошибок в будущем, мотивация сотрудников на будущее)

САМОКОНТРОЛЬ возможен,если : для работника работа не только источник пропитания, но и путь к признанию, средство самоутверждения он хорошо понимает, что конкретно от него требуется сам согласен с этими требованиями обладает волей, собранностью

Вопрос 3. Процесс контроля Контроль как основа для планирования на очередной период контроль как мотивация - за счет ощущения успеха, внимания к результатам работы подчиненного контроль как одна из стадий принятия и реализации управленческого решения обеспечивает правильную оценку реальной ситуации, инструмент выработки политики и принятия решения

Объекты контроля: Планы принятые решения деятельность персонала качество продукции соблюдение законов Субъект: непосредственный руководитель. Контроль не делегируется Инструменты контроля: наблюдение проверка всех сторон деятельности учет и анализ

Этап 1 Установление стандартов Этап 2. Сравнение результатов со стандартами Этап 3. Действия Достигнуты ли результаты Ничего не предпри- нимать Реалистичны ли стандарты Установите причину отклонений Пересмотр планов, целей и стандартов Устраните отклонения да нет

Менеджеры могут корректировать отклонения путем пересмотра планов и стандартов, изменения структуры организации, замены персонала, более детального разъяснения заданий, пересмотра стиля руководства, обучения персонала

Принципы контроля стратегический характер контроля, т.е. ориентация на приоритеты фирмы постоянство контроля, но его формы должны меняться ориентация на результаты осмысленность и однозначное восприятие стандартов сотрудниками установление жестких, но достижимых стандартов отсутствие чрезмерного контроля

Результаты контроля должны быть известны сотрудникам простота и открытость контроля гибкость, способность реагировать на происходящие изменения вознаграждение за достижение установленных стандартов своевременность контроля экономность объективность, доброжелательность контроль в виде помощи и инструктажа

Вопрос 4. Психологические аспекты контроля Профессиональная услуга, которую управляющий должен оказывать своим подчиненным синоним интереса к делам работника отсутствие контроля менеджера за работой подчиненного означает не максимальное доверие, а отсутствие интереса к этому работнику, да и к его работе в целом

Психологические требования Контролируя, сочетайте требовательность к подчиненному с готовностью оказать ему помощь в выполнении работы Сравнивайте работу с прежними результатами данного работника оценка должна быть справедливой не держите выводы контроля при себе не ограничивайтесь инцидентами контролируйте не только «любимый участок»

Психологические требования Скрытый контроль - некорректен этически, приводит к ухудшению СПК в коллективе помните правило: поругал - проиграл, похвалил - выиграл тотальный контроль порождает ошибки, небрежность и безынициативность, освобождает от ответственности не контролируйте только из недоверия не критикуйте в общем, критикуйте мнение, поступок, а не человека обвиняете - докажите вину

Управленческая пятерня

Прежде чем обвинять сотрудника, проанализируйте и свою вину: как была поставлена цель, по силам ли этому человеку было данное задание, обеспечен ли он был всем необходимым, знал ли о вознаграждении, определена ли была мера его ответственности Как может получиться плохой результат при хорошем управлении? Только убедившись, что за ответы по всем вопросам получены хорошие отметки, можно разогнуть «обвиняющий» палец

ОЦЕНКА Средство влияния руководителя на активность личности и коллектива предполагает наблюдение за работником возбуждает эмоции (радость или огорчение, гордость или страх, злобу) эмоции переходят в настроение бывает положительной и отрицательной, глобальной и порциальной, прямой и косвенной. Эффект нимба

Похвала инструмент обратной связи от хорошего настроения на 20-25% улучшается производительность труда четко определите, за что хвалить подчиненных и будьте последовательны помните, что отсутствие похвалы за хорошую работу обидно, незаслуженная похвала воспринимается как насмешка учитывайте личность человека, которому адресована похвала самостимулирование

Правила конструктивной критики Имеете ли право критиковать тон критики, следите за интонацией не говорите ничего плохого, отрицательного об отсутствующих первый разговор - один на один не начинайте с упреков, выясните все обстоятельства дела, выслушайте объяснения подскажите решение вопроса

Техника разговора наказания Прежде чем наказать, «приготовьте» эмоциональный фон весь разговор должен состоять из: подготовки эмоционального фона, приема «двойное лицо», осуждения поступка,объявления наказания, прием «валидол», окончание разговора на положительной ноте

Принципы восприятия критики Всегда следует помнить, что: критика - это знак того, что Вас принимают всерьез, от Вас ожидали большего нет бесполезной критики, это помощь в решении возникающих ситуаций необходимо деловое восприятие критики принцип «все, что я делаю, я мог бы делать лучше»

наиболее ценная критика направлена на совершенствование того, что кажется нормальным отсутствие критики - это показатель пренебрежения или неверия в способность ее нормального восприятия критика позволяет выяснить отношение критикующего к другой стороне метод «согласись или проиграешь» (согласиться с тем, что справедливо, на остальное не реагировать: «Да,сегодня я опоздал»)

Дайте возможность «партнеру» выговориться перевод минуса в плюс спокойствие, только спокойствие (тон ответа) считайте слова (не более 5 слов в ответе) не спешите с ответом на риторические вопросы ( Вы что, с Луны свалились?…)