Глава 2 Глава 2 Автоматизация туристского офиса 1. Автоматизация: понятие, уровни 2. Схемы взаимодействия программных продуктов в туризме 3. Автоматизация турагентства

Автоматизация: понятие, уровни Под автоматизацией обычно понимают применение технических средств, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования материалов или информации. Автоматизацию различных внутриофисных работ с информацией можно подразделить на следующие уровни: средства оргтехники, для передачи и размножения документов (телефония, факсы, копировальные аппараты); компьютер со стандартным программным обеспечением (пакет программ Microsoft Office) для создания и распечатки документов; специальное программное обеспечение – Back Office, для связи с глобальными системами бронирования и резервирования; локальная сеть для связи между компьютерами и доступа к документам; специально разработанные сетевые версии программ для учета движении документов, товаров, связи между базами данных по локальной сети и т.д.; удаленный доступ к сети Интернет для получения и передачи информации; выделенный доступ к сети Интернет для постоянного нахождения сети целях создания виртуального офиса. В первую очередь автоматизация – это оценка, анализ и осознание существующих проблем. И только потом, это комплекс, состоящий из инженерных систем, связывающих все компьютерное оборудование офиса в единое целое. Но компьютеры без наполнения останутся лишь пишущими машинками, правда, довольно дорогими.оценка, анализ инженерных систем

Схемы взаимодействия программных продуктов в туризме На сегодняшний день можно выделить следующие основные решения: программные комплексы для автоматизации офисной деятельности компаний-туроператоров; программные комплексы для автоматизации туристических агентств; программные комплексы для автоматизации деятельности компаний-туроператоров, обслуживающих туристов на приеме.

Схемы взаимодействия программных продуктов в туризме Наглядной моделью такого взаимодействия может послужить следующая схема: Схема1 ПС ТО2 ТО1 Модуль on-line бронирования ТА1 ТА2 ТА3 ТА4 ПС ПС – принимающая сторона ТО ТО – туроператор ТА ТА – туристическое агентство Модуль on-line бронирования предназначен для быстрого поиска и бронирования туров на сайте туроператора.

Схемы взаимодействия программных продуктов в туризме Все более востребованным в работе сетевого турагентства становится программный продукт, который бы сумел связать любое количество удаленных офисов, как это показано на схеме 2 : Удаленный офис 1 Удаленный офис 2 Удаленный офис 3 Центральный офис Схема 2 В этом случае база данных сетевого агентства хранится в центральном офисе, а компьютеры в удаленных офисах выступают в качестве "тонких клиентов". Эта схема уже внедрена несколькими десятками успешно работающих сетевых агентств России. Таким образом, туристические программные продукты помимо своей первоначальной цели – автоматизировать и структурировать внутриофисную работу турфирмы приобретают принципиально новую функцию.

Схемы взаимодействия программных продуктов в туризме Третьим, самым значительным этапом в осуществлении процесса взаимодействия программных продуктов, специализирующихся на автоматизации туристической отрасли, стала разработка единого информационного сервера. Схема 3 Единый информационный сервер ТО 1 ТА 1ТА 4ТА 3 ТО 4ТО 3ТО 2 ТА 2 ТО – туроператор ТА – туристическое агентство

Схемы взаимодействия программных продуктов в туризме С помощью комплексной системы автоматизации можно корректировать стратегию продаж. Система поможет туроператору оптимально заполнить (загрузить) чартеры и отели. Система контролирует каждый шаг того, кто в нейработает. Руководитель в любой момент может увидеть, кто, чем занимается, сколько времени отнимает у того или иного оператора оформление заявки. Если взаимоотношения с принимающей стороной стабильны и долгосрочны, можно получать цены принимающей стороны не в виде Excel- таблиц, а непосредственно в офисную систему и таким же образом отправлять заявки для подтверждения. Агентства могут бронировать туры, не забрасывая туроператора факсами и не утомляя звонками, а, ознакомившись с предложениями на веб - сайте, забронировать заявку через Интернет. Система поможет оценить эффективность рекламы, организовать рекламную акцию для постоянных клиентов – их данные и история их взаимоотношений с туроператором всегда будет под рукой.

Автоматизация турагентства Готовые программные продукты, разработанные российскими специалистами, являются специализированными решениями, отражающими все функциональные тонкости туристической отрасли. Они имеют конечную базовую стоимость, изменение ее зависит лишь от дополнительных индивидуальных заказов клиентов. Разработки отечественного производителя обойдутся в разы дешевле импортных аналогов (следует иметь в виду и такой фактор, как учет компанией-разработчиком специфики местного рынка) и создания собственного программного решения. Автоматизация турагентства включает в себя следующий набор функций: 1.получение и обработка актуальной информации от туроператоров; 2.ведение внутреннего документооборота; 3.выстраивание взаимоотношений с туроператорами; 4.ведение бухгалтерии; 5.анализ данных и получение статистических отчетов.

Автоматизация турагентства Мониторинг состояния рынка. Преимуществом использования таких систем является повышенная комиссия туроператора, если заявка пришла из системы. Но и здесь можно увидеть, что наиболее крупные и надежные туроператоры не дают подобным системам повышенную комиссию. Система только доставляет заявку по электронной почте. И туроператору, имеющему 3-4 тысячную базу данных «собственных» агентств, придется работать с агентствами из системы бронирования туров на условии повышенной комиссии (даже если это агентство сделало 2-3 бронирования за сезон), что не логично по отношению к агентствам, которые добиваются повышенной комиссии за счет серьезных объемов. Такие агентства предпочитают отслеживать спецпредложения десятка– двух туроператоров самостоятельно, а бронировать в режиме on-line. Это, во- первых, в ряде случаев увеличивает комиссию (ведь тогда вводит заявку не менеджер туроператора, а само агентство), а во-вторых, позволяет зарезервировать ресурс туроператора в момент отправки заявки, что при ограниченном числе мест в отеле и на рейсе весьма важно. Кроме того, через режим on-line бронирования агентство всегда в состоянии отслеживать состояние своих заявок у туроператора (подтверждено, оплачено/не оплачено, на листе ожидания), а не узнавать эту информацию по телефону, тем более, что менеджер туроператора обладает той же информацией, что и система туроператора.

Автоматизация турагентства Автоматизация внутреннего документооборота. Это выписка необходимых туристу документов: путевки, приходного/расходного кассового ордера, договора, ваучера и т.п., а также отслеживание жизненного цикла заявки клиента. Задача построения взаимодействия с клиентами (Customer Relationship Management) становится одной из главных при росте объема продаж. Внутриофисная система, используемая агентством, должна позволить сохранить наработанную клиентскую базу данных и историю взаимоотношений со своими клиентами.

Автоматизация турагентства Автоматизация взаимоотношений с туроператорами ни в коем случае не сводится к созданию и печати бланка заявки. Кроме того, важна статистика работы с туроператорами. Лучше, чем специализированные бухгалтерские программы, с автоматизацией бухгалтерии не справятся никакие программы. Автоматизация анализа данных и получение статистики. Для принятия правильных стратегических решений программное обеспечение, используемое турфирмой, должно формировать исчерпывающее количество статистических отчетов, которые покажут и рентабельность работы компании за промежуток времени, среднюю доходность заявок по направлениям и туроператорам и многое другое.

Автоматизация турагентства Рынок IT-решений в туризме предлагает агентствам широкий выбор программного обеспечения: это и инструменты туроператоров – их динамические сайты с системами on-line бронирования, это и системы поиска и бронирования туров, специализированные программные комплексы внутриофисной автоматизации турагентств, а также бухгалтерские программы. В настоящее время интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Автоматизация документооборота сокращает время обработки, улучшает поиск данных, обеспечивает контроль исполнения, предоставляет полную аналитическую информацию и снижает вероятность всевозможных ошибок. В России рынок начал складываться примерно 15 лет назад в связи с массовым распространением персональных компьютеров, и сейчас насчитывает десятки производителей.