« Внедрение о бязательных документированных п роцедур »

Руководители подразделений несут ответственность за : ведение и актуализацию перечня документации СМК подразделения ; организацию управления документацией СМК в подразделении ; организацию внедрения документированных процедур для управления процессами выполнения работ и предоставления услуг персоналом подразделений. своевременную актуализацию документации СМК подразделения, внесение изменений, с отметкой в листе регистрации изменений, во все документы, поступившие в подразделение и своевременное ознакомление с ними специалистов подразделения.

Перечень документов системы менеджмента качества кафедры п / п Наименование документа Содержание документа Область применения Рассылка 1. Документирова нные процедуры системы менеджмента качества Порядок выполнения процессов СМК Все подразделения в отдельности Внутри ФГОУ ВПО « Ульяновская ГСХА » в соответствии с установленной рассылкой, Вне, в соответствии с распоряжениями руководства 2. Положения о подразделениях -Цели и задачи по СМК конкретных подразделений ; - организационная структура и взаимосвязи внутри подразделения ; - ответственность и полномочия ; Конкретные подразделения академии Только внутри ФГОУ ВПО « Ульяновская ГСХА » в соответствии с установленной рассылкой 3. Стандартизиров анные формы записей о качестве -Сведения о достигнутых результатах ; - свидетельства осуществленной деятельности В соответствии с порядком использования записей о качестве 4. Должностные инструкции Задачи, права, обязанности, ответственность и полномочия персонала Конкретные специалисты академии Только внутри ФГОУ ВПО « Ульяновская ГСХА » в соответствии с рассылкой 5. Внешняя документация Нормативно - техническая информация, законодательные обязательные требования Конкретные области применения в академии Только внутри ФГОУ ВПО « Ульяновская ГСХА » в соответствии с рассылкой

Под управлением документацией СМК понимается комплекс действий, направленных на создание документации, необходимой для достижения требуемого качества предоставляемой услуги (выполняемой работы) и оценки системы менеджмента качества, а также обеспечение данной документацией всех заинтересованных подразделений организации.

пятый уровень – Стандартизированные формы записей о качестве (Приказы, Протоколы, Планы, Отчеты, Программы, Графики, Распоряжения, Журналы) Документация внутреннего происхождения включает следующие уровни документов: высший уровень – Политика в области качества; первый уровень – Руководство по качеству; второй уровень – Документированные процедуры системы менеджмента качества, инструкции; третий уровень – Положения о подразделениях; четвертый уровень – Должностные инструкции.

Ответственным за разработку проекта документа СМК является руководитель подразделения (владелец процесса) к сфере деятельности которого относится документируемый процесс. Руководитель подразделения либо сам является разработчиком документа СМК, либо назначает лицо, ответственное за разработку (далее – разработчик). Основанием для разработки документа СМК являются указания руководства, планы мероприятий, графики пересмотра и т.п. Объем и степень подробности документов определяются разработчиком в зависимости от специфики и сложности работ, используемых методов, подготовки персонала. Документы должны содержать ссылки на другие нормативные, законодательные документы и документы СМК. Организация разработки документов

Присвоение обозначений При разработке документам СМК разработчик присваивает регистрационный номер, состоящий из индекса СМК, группы документов, регистрационного порядкового номера и года утверждения документа, например (СМК ZZ-XX- УУУУ), где: -СМК – индекс, обозначающий принадлежность документа к системе менеджмента качества академии; - ZZ – код труппы документа, который подразделяется следующий образом: - 01 – Руководство по качеству; - 02 – документированные процедуры, методики СМК, рабочие инструкции, стандарты вуза и т.д.; - 03 – положения о подразделениях; - 04 – положение о деятельности; - 05 – должностные инструкции; - ХХ – регистрационный порядковый номер документа ( и т.д.); - УУУУ – четыре цифры – год утверждения документа.

Положение о подразделении СМК , Должностная инструкция СМК Положение о деятельности СМК Пример

Документированная процедура Системы менеджмента качества Управление записями СМК

Настоящая Документированная процедура устанавливает требования к средствам управления для идентификации, хранения, защиты, восстановления, определения сроков хранения и изъятия записей о качестве образования в ФГОУ ВПО «Ульяновская ГСХА»

В настоящей документированной процедуре применяются следующие определения: Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса (одного или нескольких подразделений, включая порядок, ответственность и взаимодействие). Нормативная и техническая документация – документы, устанавливающие требования. Информация – значимые данные. Документ – информация и соответствующий носитель. Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Результативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

Руководитель подразделения назначает исполнителей, непосредственно выполняющих записи о качестве Руководитель подразделения осуществляет: выявление всех процедур и видов деятельности, выполняемых подразделением, в результате которых необходимы записи о качестве; разработку процедуры управления записями о качестве; разработку маршрутов движения записей о качестве; проведение периодического контроля за правильностью осуществления записей о качестве; разработку документированных процедур осуществления записей о качестве.

К записям о качестве в академии относятся: Регистрационные документы (журналы, ведомости, протоколы, акты, отчеты и т.д.) и данные о результатах оценивания подготовки студентов, условий производительной среды; учетно-регистрационная документация по образовательным услугам (заявления, программы, журналы учета и т.д.); Сбор и анализ информации по оценке качества образовательной услуги, данные о персонале подразделений, в том числе по повышению квалификации, подготовке и аттестации персонала; договора, заявки на проведение НИД и НМД и других работ; документы и данные о проведении внутренних проверок системы менеджмента (план внутренних проверок; отчет о проведении внутренних проверок; план корректирующих мероприятий; отчет о выполнении корректирующих мероприятий) качества и проверок внешними организациями; Зарегистрированные данные о несоответствующих услугах и устранения несоответствий; прочие виды учетно-регистрационной документации и данных, используемых для анализа эффективности СМК, при планировании улучшений и составлении отчетов высшему руководству. анализ системы менеджмента качества со стороны руководства за год, при необходимости за полугодие.

Документированная процедура Системы менеджмента качества Внутренний аудит СМК

Настоящая Документированная процедура устанавливает требования к: порядку планирования, проведению внутренних проверок (аудитов) системы менеджмента качества, ведение записей и составления отчётов; разработке и утверждению годовой Программы внутренних проверок СМК академии; персоналу, организующему и осуществляющему внутренние проверки; отчету о результатах внутренних проверок системы менеджмента качества

а) процесс подготовки «Годового план- графика внутренних проверок…» планирование проверок; разработка и утверждение «Годового план- графика внутренних проверок…». б) процесс подготовки «Программы проверки структурного подразделения» подготовка и выделение персонала с соответствующей квалификацией для проведения проверок; регистрация данных, полученных в процессе проверок анализ результатов и подготовка отчета; Основными этапами процесса внутренних проверок являются:

доведение результатов до руководителей и персонала проверяемого подразделения; в) процесс подготовки «Плана корректирующих мероприятий» разработка корректирующих мероприятий; оценка достижения запланированных результатов. По решению ректора могут проводиться внеочередные внутренние проверки системы менеджмента качества или комплексные проверки деятельности подразделений, объективной предпосылкой к проведению которых может служить: претензии потребителей; планирование существенных изменений в структуре или кадровом составе.

Документированная процедура Системы менеджмента качества Управление несоответствующей продукцией СМК

Ответственность за идентификацию и регистрацию несоответствий предоставляемых образовательных услуг, за организацию и проведение анализа причин несоответствия предоставляемой услуги, разработку и реализацию мер по их устранению и предупреждению повторного появления несут руководители процессов, в которых выявлены несоответствия.

Перечень несоответствий услуг ( продукции ) Оформление документации по образовательному процессу с нарушением требований положения по оформлению зачетно-экзаменационной документации; Отсутствие в журналах регистрации полной информации; Некачественное оформление регистрационных документов (журналов, ведомостей, протоколов, актов, отчетов и т.д.) образовательного процесса и др. проводимых работ и оказываемых услуг; Некачественное оформление данных о персонале подразделений, в том числе по повышению квалификации, подготовке и аттестации персонала и несвоевременное внесение регистрационных данных в документы персонала (трудовые книжки, личные карточки работников и другие);

Не представление руководителями подразделений (ректору, представителю руководства и ответственному за СМК) данных об оценке удовлетворенности потребителей услуг оказываемых академией по заполненным анкетам в подразделениях; Несвоевременное предоставление учебных планов, программ подразделениям и изменений к ним; Несвоевременное доведение до студентов, учащихся, аспирантов расписания занятий и изменений к ним, расписания экзаменов и зачетов; Несвоевременное предоставление руководителями подразделений отчетов ректору, представителю руководства по СМК, вышестоящей организации; Не обеспечение сохранности документов, материалов, работ обучающимися в академии (студентов, аспирантов, слушателей и др. лиц), сдавших их на проверку и рецензирование; Нарушение правил эксплуатации оборудования, транспорта, низкое качество проведения планово-профилактических работ с оборудованием; Не обеспечение содержания помещений и зданий в надлежащем состоянии. Не обеспечение подразделений академии материалами, канцелярскими товарами и комплектующими изделиями и повлекшее невыполнение в срок производственных заданий.

Документированная процедура Системы менеджмента качества Корректирующие и предупреждающие действия СМК

Настоящая Документированная процедура распространяется на деятельность всех подразделений и сотрудников ФГОУ ВПО « УЛЬЯНОВСКАЯ ГСХА », распространяется на любые услуги ( работы ) проводимые академией.

Ответственность за разработку и внедрение корректирующих (предупреждающих) действий несут руководители подразделений, в которых выявлены несоответствия. Ответственность других подразделений, задействованных при проведении корректирующих (предупреждающих) действий, определяется при разработке и утверждении соответствующих мероприятий

Целью проведения корректирующих и предупреждающих действий является устранение или снижение влияния реальных и потенциальных причин несоответствий на степень удовлетворения потребителей и качество образовательных услуг, научно-исследовательских и редакционно-издательских работ

Документированная процедура Системы менеджмента качества Анализ со стороны руководства СМК

Анализ СМК вуза со стороны руководства базируется на сборе, анализе и использовании необходимой информации, для осуществления результативного и эффективного управления рабочими процессами СМК УГСХА, программами обучения и СМК в целом

Оперативному анализу со стороны руководства подлежат данные о реализации процессов СМК, а также оперативная информация о проведении внутренних аудитов

Входные данные для анализа СМК со стороны руководства должны отражать: - результаты аудитов (проверок) и самооценки УГСХА; - обратную связь от потребителей; - функционирование процессов и соответствие продукции; - данные о статусе корректирующих и предупреждающих действий (уведомление, малозначительные, значительные нарушения); - последующие действия, вытекающие из предыдущих анализов со стороны руководства; - изменения, которые могли бы повлиять на СМК; - рекомендации по улучшению.

Выходные данные анализа со стороны руководства должны включать в себя все решения и действия, относящиеся: - к повышению результативности системы менеджмента качества и ее процессов (постоянное улучшение всех видов деятельности организации); - к улучшению продукции по отношению к требованиям потребителей (повышение качества образования, расширение спектра доп. образования и др.); - к потребности в ресурсах (обновление МТБ, повышение квалификации ППС и др.)

Предложения по улучшению своей деятельности руководители структурных подразделений и ответственные за СМК обязаны предоставить на заседании Совета по качеству, на котором происходит анализ СМК со стороны высшего руководства.

Благодарю за внимание!