Автоматизация офиса Информатика 2010

2 План лекции Характеристика и назначение автоматизации офиса Основные компоненты автоматизированного офиса

3

4 Информационная технология автоматизированного офиса организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

5 База данных Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. База данных это один или несколько файлов данных, предназначенных для хранения, изменения и обработки больших объемов взаимосвязанной информации.

6 В базе данных предприятия может храниться: вся информация о штатном расписании, о рабочих и служащих предприятия; сведения о материальных ценностях; данные о поступлении сырья и комплектующих; сведения о запасах на складах; данные о выпуске готовой продукции; приказы и распоряжения дирекции и т.п.

7 Система управления базами данных (СУБД) это система программного обеспечения, позволяющая обрабатывать обращения к базе данных, поступающие от прикладных программ конечных пользователей. Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определённым критериям и т.п.

8 Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

9 Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие функции: хранение большого объема информации; быстрый поиск требуемой информации; добавление, удаление и изменение хранимой информации; вывод ее в удобном для человека виде.

10 Электронная почта Электронная почта ( ), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь.

11 Интернет Интернет гигантская всемирная компьютерная сеть, объединяющая десятки тысяч сетей всего мира. Её назначение обеспечить любому желающему постоянный доступ к любой информации. Интернет предлагает практически неограниченные информационные ресурсы, полезные сведения, учёбу, развлечения, возможность общения с компетентными людьми, услуги удалённого доступа, передачи файлов, электронной почты и многое другое.

12 Как можно связаться с Интернет ? Самый распространенный и недорогой способ посредством модема. При этом используются три типа подключения, отличающиеся друг от друга по объёму услуг и цене: почтовое позволяет только обмениваться электронной почтой с любым пользователем Интернет, самое дешёвое; сеансное в режиме on-line ("на прямом проводе") работа в диалоговом режиме все возможности сети на время сеанса; прямое (личное), самое дорогостоящее все возможности в любое время.

13 При работе в сеансном режиме доступ к Интернет обычно покупается у провайдеров (англ. provide предоставлять, обеспечивать) фирм, предоставляющих доступ к некоторой части Интернет и поставляющих её пользователям разнообразные услуги.

14 Как связываются между собой сети в Интернет? Отдельные участки Интернет представляют собой сети различной архитектуры, которые связываются между собой с помощью маршрутизаторов. Передаваемые данные разбиваются на небольшие порции, называемые пакетами. Каждый пакет перемещается по сети независимо от других пакетов.

15 Сети в Интернет неограниченно коммутируются (т.е. связываются) друг с другом, потому что все компьютеры, участвующие в передаче данных, используют единый протокол коммуникации TCP/IP (читается "ти-си-пи / ай-пи").

16 протокол TCP (Transmission Control Protocol) протокол управления передачей данных, использующий автоматическую повторную передачу пакетов, содержащих ошибки; этот протокол отвечает за разбиение передаваемой информации на пакеты и правильное восстановление информации из пакетов получателя; протокол IP (Internet Protocol) протокол межсетевого взаимодействия, отвечающий за адресацию и позволяющий пакету на пути к конечному пункту назначения проходить по нескольким сетям. TCP/IP

17 Каким образом пакет находит своего получателя? Каждый компьютер, подключенный к сети Интернет имеет два равноценных уникальных адреса: цифровой IP-адрес и символический доменный адрес. Присваивание адресов происходит по следующей схеме: международная организация Сетевой информационный центр выдает группы адресов владельцам локальных сетей, а последние распределяют конкретные адреса по своему усмотрению.

18 IP-адрес компьютера имеет длину 4 байта Обычно первый и второй байты определяют адрес сети, третий байт определяет адрес подсети, а четвертый адрес компьютера в подсети. Для удобства IP-адрес записывают в виде четырех чисел со значениями от 0 до 255, разделенных точками, например: Адрес сети ; адрес подсети 5; адрес компьютера в подсети 150.

19 Доменный адрес Доменный адрес (англ. domain область), в отличие от цифрового, является символическим и легче запоминается человеком. Пример доменного адреса: barsuk.les.nora.ru. Здесь домен barsuk имя реального компьютера, обладающего IP-адресом, домен les имя группы, присвоившей имя этому компьютеру, домен nora имя более крупной группы, присвоившей имя домену les, и т.д. В процессе передачи данных доменный адрес преобразуются в IP-адрес.

20 Аудиопочта Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

21 Табличный процессор это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц. Электронная таблица это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и граф, на пересечении которых располагаются клетки, в которых содержится числовая информация, формулы или текст. Самые популярные табличные процессоры Microsoft Excel и Lotus.

22 Электронный календарь Предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Органайзеры это программы электронные секретари

23 Компьютерные конференции и телеконференции Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

24 Аудиоконференции Используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам.

25 Видеоконференции Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

26 Факсимильная связь Эта связь основана на использовании факс- аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.