Тема 5. Проблемы автоматизация сферы документационного обеспечения управления

Понятие ДОУ Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Основные понятия автоматизации ДОУ Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Основные понятия автоматизации ДОУ Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Что такое электронный архив? Архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач (создание, технология обработки и систематизация документов).

Задачи, решаемые в ДОУ Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). Систематизация архива документов.

Простая деловая процедура продажи товара клиенту 1) клиент звонит в компанию для размещения заказа; 2) заказ регистрируется в базе данных клиентов; 3) выписывается счет на товар; 4) счет передается в бухгалтерию; 5) бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе; 6) товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных; 7) выписывается счет-фактура и накладная на товар; 8) товар отгружается клиенту; 9) счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

Отличие делопроизводства от деловых процедур

Компоненты управления предприятием

Категории систем автоматизации ДОУ системы workflow (автоматизации деловых процедур); системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); системы электронной почты (служат для обмена документами).

Проблемы автоматизации ДОУ в России отсутствие законченных продуктов для автоматизации российского делопроизводства; отсутствие активного спроса на средства автоматизации деловых процедур; путаница в позиционировании продуктов западных производителей для целей автоматизации делопроизводства и т. д.

Проблемы, возникающие с ростом масштабов предприятия Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.

Проблемы, возникающие с ростом масштабов предприятия Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.

Задачи по совершенствованию организации ДОУ Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ). Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов.

Автоматизация ДОУ должна включать системы управления базами данных; системы поиска документов и анализа текстов; системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных); среду клиент-сервер; Internet/intranet.

Нововведения в области кадрового учета автоматизация работы с претендентами; автоматизированная аттестация персонала; уникальный идентификационный номер работника.

Группы операций ведения кадрового учета при бумажном документообороте учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело; формирование, проведение и хранение приказов по личному составу; подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов; хранение копий приказов по основной деятельности.

Положительные эффекты интеграции кадрового учета и СЭД Защита передаваемых данных. Качественно проработанные в САДД механизмы ввода больших количеств бумажных документов. Для текущей работы кадровику необходимо своевременно получать копии отдельных приказов по основной деятельности. САДД предоставит кадровику своевременно и в любой удобный момент копии всех необходимых приказов.

Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня. Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.