Тема 5. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОТНОШЕНИЯ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА
СУЩНОСТЬ ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ Организация это средство достижения целей организации. Из всего множества значений термина «организация» в смысле управленческой функции Н.И. Кабушкин выделил следующие: Организация это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом. Организация это процесс формирования структуры объекта и субъекта управления. Организация как процесс создания условий для эффективного функционирования объекта и субъекта управления.
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ Функционирование это деятельность организации, направленная на сохранение ее как единого целого на основе постоянного поддержания и сохранения сложившихся отношений и связей, обмена ресурсами, энергией и информацией во внутренней среде и в процессе обмена с внешней средой. Развитие это создание необходимых условий для функционирования организации с помощью обеспечения приспособления организации к изменениям, происходящим во внутренней и внешней среде. Организационное развитие это постоянное совершенствование различных сторон деятельности организации, которое представляется в регламентации функций отдельных структурных подразделений и сотрудников, упорядочение в пространстве и времени произ водственных, экономических, научных, трудовых, исследовательских, управленческих процессов и их взаимодействия. Существует четыре основные формы организационного развития: структуризация; композиция; регламентация; ориентация. Структуризация это процесс определения состава подразделений, их структуры, задач, стоящих перед ними, рабочих мест и должностей, входящих в них, исходя из установленных перед организацией целей. Композиция представляет собой разработку общей организационной структуры организации, схемы технологических, информационных и иных взаимосвязей между структурными отделами и работниками. Регламентация это создание процедур и правил для руководства сотрудниками организации в ежедневной деятельности, определение обязанностей сотрудников, их функций, контрольных показателей конкретных операций. Ориентация это обеспечение условий для упорядочения положения и движения материальных объектов и сотрудников в пределах организации.
Ориентация может быть нескольких видов Виды ориентации ВидПримеры ГрафическаяСетевая модель технологического процесса, путь движения транспорта, план эвакуации при пожаре СловеснаяТабличка на двери, предупреждающая о заседании, табличка с именем сотрудника НумерационнаяШифры папок в архиве, личных дел в отделе кадров Словесно- нумерацион ная Объявление о расписании занятий групп студентов, обозначенных номерами ЦветоваяСветофор, служебная одежда разных цветов в зависимости от занимаемой должности СимволическаяДорожный знак, «Красный крест», обозначающий аптеку Базой организационного развития являются: организационное проектирование формирование организационной структуры управления, направляемой на достижение общей цели предприятия; рационализация это постоянный переход организации из одного качественного состояния в другое, более высшего порядка посредством реорганизации.
ЗАКОНЫ ОРГАНИЗАЦИИ Закон сохранения пропорциональности между организацией и ее элемента предполагает поддержание пропорциональности в любых случаях. Это предоставляет возможность в наибольшей степени раскрыть ее способности, потенциал. Закон композиции заключается в том, что деятельность всех частей организации осуществляется в соответствии с ее главной целью, а задачи каждого из элементов становятся более частными целями от главной (общей) цели. Закон синергии заключается в том, что способности и возможности организации как системы превышают способности ее частей в отдельности. Закон дополнения это дополнение внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленными. Закон информативности гласит, что порядок в организации напрямую зависит от объема сведений, информации, которыми обладают ее подразделения, о действительной ситуации. Данный объем предоставляет организации возможность осуществлять эффективные шаги. Закон онтогенеза утверждает, что жизненный цикл организации включает в себя три фазы организации рождение организации, развитие, закат. В соответствии с этим менеджмент должен стремиться к быстрому прохождению фазы рождения организации, удлинению фазы развития и отодвиганию третьей фазы фазы заката. Закон самосохранения заключается в том, что каждая организация, ее составляющие стремятся остаться целостными. Для этого необходимо сохранять состояние устойчивости и равновесия, целесообразно оптимально использовать ресурсы, обеспечивать рост организации. Самосохранение это поддержание стабильности и обеспечение развития организации одновременно.
ЭЛЕМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ Организация как процесс включает в себя несколько элементов : разделение труда и специализацию; применяемые технологии; распределение нрав и ответственности; иерархия организации и ее звенность ; департаментизация и кооперация; связи между частями и координация; централизация и децентрализация; дифференциация и интеграция; масштаб управляемости и контроля. Организация управленческого труда стала настолько сложным процессом, что предполагает разделение на более мелкие части. Разделение труда предназначено для специализации сотрудников на осуществлении конкретных операций, процедур, частей работы. Критерием специализации являются профессиональные знания и навыки. Разделение труда может выступать в двух формах: горизонтальное и вертикальное. Горизонтальное разделение труда это качественная и количественная дифференциация и специализация трудовой деятельности. Выделяют три вида горизонтальной специализации: квалификационную (специализация работников основывается на уровне сложности осуществляемых операций и требуемых для этого профессиональных знаний, способностей, опыта), функциональную (разделение труда по видам деятельности), товарно-отраслевую. Вертикальное разделение труда специализация сотрудников на выполнении конкретных операций управленческого труда, функций управления. Вертикальная специализация разделяет работу исполнителей от координации этой работы, управления ею, выстраивает управленческую деятельность в иерархической последовательности на разные уровни. Вертикальная специализация осуществляется по следующим направлениям: общее руководство, технологическое руководство, экономическое руководство, оперативное управление, управление персоналом.
Преимущества и недостатки специализации ПреимуществаНедостатки Позволяет сконцентрироваться на стратегически значимых сферах Уводит общую цель организации от работника Способствует поиску путей совершенствования работы Развивается внутриличностная ориентация и порождаются различия в микрокультуре труда Увеличивает формализацию деятельности Увеличение объемов координации работы Упрощает потребность коммуникации и процесс принятия решений по отношению к индивидуальной работе Может снижаться уровень морали и удовлетворенности работой
Применяемые технологии. Организация связана с технологией работы по двум направле ниям: разделение труда и группировка работ (формирование структурных единиц отделов, цехов и т.д.). Распределение прав и ответственности, возможны две системы распределения прав и ответственности или полномочий по уровням иерархии. В основе первой системы лежит принцип единства подчинения. Исполнитель при данной схеме получает распоряжение, относящееся к его работе, только от одного начальника. Но при этом права и ответственность вышестоящего руководителя включают в себя только часть прав и ответственности нижестоящего менеджера. Модель схожа с «елочкой». Вторая система предполагает двойное и множественное подчинение. Права и ответственность вышестоящего менеджера полностью поглощают права и ответственность всех нижестоящих управленцев. Модель «матрешки». Иерархия в организации и ее звенность. Термин «иерархия» означает расположение частей целого в порядке от высшего к низшему. В организации иерархия представляет собой структуру власти или ее звенность. Уровень управления это часть организации, по отношению к которой решения могут приниматься самостоятельно, без согласования свыше - или нижерасположенными подразделениями. Количество уровней управления определяет «этажность» организации. Департаментизация и кооперация. Объединение похожих операций и работников, ответственных за их выполнение, называется департаментизацией. Департаментизация бывает двух типов: группировка работ вокруг ресурсов и вокруг результата деятельности Существует четыре вида депараментизации: линейная, функциональная, по продукту и матричная. Линейная департаментизация (квадрант 1) и функциональная департаментизация (квадрант 2) предполагают специализацию работ, связанных с получением и распределением ресурсов в организации. Департаментизация по продукту, по рынку, по потребителю (квадрант 3) предпо лагает группирование схожих работ над получением результата. Матричная (инновационная, бесструктурная) (квадрант 4) департаментизация является сбалансированным компромиссом между делением и группированием работ вокруг ресурсов и вокруг результатов.
Централизация и децентрализация. Организации, в которых руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений, называются централизованными. Децентрализованные организации это такие организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управления. Понять, насколько данная организация централизованна в сравнении с другими можно, определив следующие ее характеристики: количество решений, принимаемых на нижестоящих уровнях управления; количество контроля за работой подчиненных; важность решений, принимаемых на нижестоящих уровнях; последствия решений, принимаемых на нижестоящих уровнях. Дифференциация и интеграция. В процессе исследования сущности организации как процесса пришли к интересному выводу, что на межведомственные подразделения в организации влияют степень различия между подразделениями и степень требуемого сотрудничества этих ведомств. Интеграция это процесс объединения усилий различных подразделений для достижения целей организации. Процесс интеграции по значению близок к координации деятельности. Масштаб управляемости и контроля. В организации каждый из руководителей ограничен умениями, знаниями, временем, а также максимальным количеством решений, который он может принять компетентно. Этим определяется масштаб управляемости и контроля. Выделяются два типа масштаба управляемости: широкий и узкий. При узком масштабе управляемости наблюдается минимальное количество подчиненных у одного руководителя, для соединения низших звеньев с высшими возрастает число уровней управления, «этажность» организации. Преимуществами узкого масштаба управляемости являются: быстрый обмен информации, легкость и качественность осуществления контроля. Недостатками стремление к вмешательству в непосредственную работу подчиненных, связи между уровнями становятся сложными, дорогими и длинными. Широкий масштаб управляемости предполагает значительное количество подчиненных у одного руководителя и небольшое количество уровней управления. Преимуществами такого типа масштаба управляемости считается делегирование менеджером своих полномочий. Недостатками предъявление к руководителю очень высоких требований; перегруженность руководителя, вызванная необходимостью решать рутинные проблемы.