Компания «ИнтерТраст» Проблемы внедрения СЭД и способы их решения Надежда Журавлёва Центр маркетинга и продаж Компания «ИнтерТраст» (495)

План презентации Компания «ИнтерТраст» Этапы внедрения СЭД Риски проектов внедрения: Организационные Административные Психологические Факторы успеха проекта внедрения СЭД Результаты внедрений

Компания «ИнтерТраст» IBM Business Partner 1 4 лет на рынке разработки систем электронного документооборота и делопроизводства Типовое решение CompanyMedia, общий и специализированный документооборот, приложения для бизнеса и управления знаниями

Услуги Компании «ИнтерТраст» Консалтинг в области документооборота Внедрение систем автоматизации документооборота «под ключ» Заказная разработка на базе Lotus Software Защита информации в системах электронного документооборота и делопроизводства Авторизованная подготовка и переподготовка персонала (Сертифицированный центр обучения по продуктам IBM) Центр технической поддержки по программным продуктам Lotus Software Аутсорсинг

Порядок внедрения системы Создание рабочей группы по ведению проекта; Передача прав на использование ПО Lotus Notes\Domino и системы CompanyMedia; Информационное обследование - анализ документооборота заказчика, подготовка отчета и рекомендаций; Конфигурирование системы – заполнение настроечных таблиц; Установка и настройка серверов и рабочих станций; Установка и настройка системы на сервер и рабочие места пользователей; Обучение технических специалистов и пользователей работе с системой; Сдача системы в эксплуатацию (программа методики испытаний); Сопровождение системы. Проверенная временем методология ведения проектов внедрения систем электронного документооборота, обеспечива ет быстрое получение гарантированного результата.

Порядок внедрения системы Создание рабочей группы по ведению проекта Анализ документооборо та заказчика, подготовка отчета и рекомендаций Конфигурирование системы Установка и настройка системы на сервер и рабочие места пользователей Обучение технических специалистов и пользователей работе с системой Испытания и сдача системы в эксплуатацию Сопровождение системы Передача прав на Lotus Notes\Domino и CompanyMedia

Организационные риски Наименование рискаВероятность рискаМероприятия по минимизации Отсутствие четких целей проекта Высокая Руководством четко сформулированы ее стратегические цели, Определена и прозрачна структура управления, Формулирование и согласование между Исполнителем и Заказчиком перед началом работ по Проекту тактических с стратегических целей Отсутствие жестких временных регламентов реализации проекта и эффективного контроля выполнения работ Низкая Низкая вероятность наступления риска обусловлена: согласованием плана управления проектом, планов-графиков; своевременным назначением Исполнителем и Заказчиком и вовлечением в проект лиц, ответственных за его успешную реализацию мероприятия, соответствующих по составу и квалификации работам и наделенных соответствующими полномочиями; проведением регулярных совещаний рабочей группы, созданной для реализации мероприятия.

Организационные риски Наименование рискаВероятность рискаМероприятия по минимизации Недостаточное планирование и недооценка важности составных частей проекта (обследование, обучение, конфигурирование, испытания). Риск, связанный с несогласованностью взаимодействия участников мероприятия (Исполнителя, Соисполнителей) в процессе выполнения работ, требующих координации. Средний Средняя вероятность наступления риска обусловлена: Согласованием плана управления проектом, планов-графиков, и исполнением работ в строгом соответствии с ними; Своевременным назначением Исполнителем и Заказчиком и вовлечением в проект лиц, ответственных за его успешную реализацию мероприятия, соответствующих по составу и квалификации работам и наделенных соответствующими полномочиями; Проведением регулярных совещаний рабочей группы, созданной для реализации мероприятия.

Организационные риски Наименование рискаВероятность рискаМероприятия по минимизации Недостаточное управление внутренними коммуникациями, информированием сотрудников компании о ходе работ и текущих результатах Средняя Проведения PR-акций, разъясняющих преимущества применения Системы взамен существующей технологии и ход реализации проекта. Пропаганда опыта подразделений Заказчика уже работающих по новой технологии Риск, связанный c точностью выбора типовых региональных филиалов/подразделений/ управляемых обществ Компании для проведения обследования на предмет создания «сквозного» корпоративного документооборота. Низкая Низкая вероятность наступления события обусловлена совместным (Исполнитель и Заказчик) проведением детального анализа региональных филиалов/подразделений/управляемых обществ, с точки зрения процесса документооборота, и выбор из них наиболее типовых

Организационные риски Наименование рискаВероятность рискаМероприятия по минимизации Риск, связанный с изменением требований к процедурам и процессам документооборота и делопроизводства в процессе опытной эксплуатации и внедрения Системы. Наступление риска может привести к необходимости повторного формирования требований к функциональному наполнению Системы, необходимости корректировки программного обеспечения (ПО), срыву сроков организационного плана Низкая Низкая вероятность наступления события обусловлена проведением детальной предварительной проработкой вопросов делопроизводства и документооборота на предварительных фазах проекта. Проведение пилотного проекта внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота в ЦН

Организационные риски Наименование рискаВероятность рискаМероприятия по минимизации Риск, связанный изменением с уровня поддержки программных продуктов со стороны фирмы- производителя, независимых Российских разработчиков ПО, наличием квалифицированных Российских специалистов. Средняя Указанный риск снижен за счет выбора базового программного обеспечения всемирно известной фирмы производителя, широко используемого в России, имеющего поддержку со стороны Российских фирм-разработчиков прикладного ПО для которых существуют центры подготовки разработчиков и эксплуатационного персонала. Необходимо принять во внимание положительный опыт внедрения и эксплуатации систем аналогичного класса на данной программной платформе в ведущих российских компаниях.

Административные риски Наименование рискаВероятность рискаМероприятия по минимизации Недостаточное внимание руководства к проекту Высокая Проведения PR-акций, разъясняющих руководству организации преимущества применения Системы. Специальные курсы по обучению руководства работе с системой, создание дружелюбной и доброжелательной технической поддержкой. Высокая загруженность участников проекта по основной деятельности Высокая Официальное выделение в состав Рабочей группы по внедрению Системы представителей Заказчика с закрепление их функциональных обязанностей Приказом. Четкая организация работы Проектного офиса.

Административные риски Наименование рискаВероятность рискаМероприятия по минимизации Слабая вовлеченность в проект сотрудников компании Высокая Привлечение в состав Рабочей группы проекта представителей всех ключевых подразделений Заказчика. Разработка общего плана работ координирующего деятельность представителей Заказчика и Исполнителя в едином проекте. Определение конкретных участков работы, за реализацию которых несут ответственность представители Заказчика.

Психологические риски Наименование рискаВероятность рискаМероприятия по минимизации Отсутствие уважения и доверия к команде Исполнителя Средняя Проведения PR-акций, разъясняющих опыт Исполнителя по реализации проектов аналогичного класса. Методологическая и нормативная база внедрения. Использование реферативных моделей Низкая квалификация кадров на предприятии Высокая Грамотно разработанная политика обучения всех категорий сотрудников Компании. Применение современных средств дистанционного обучения

Психологические риски Наименование рискаВероятность рискаМероприятия по минимизации Сопротивление со стороны персонала компании: Нежелание обучаться Сотрудники не хотят, чтобы их деятельность стала «прозрачной» Сотрудники боятся изменений в связи с обнаружением зон не оптимальности их деятельности Нарушение привычного порядка взаимоотношений и производственной деятельности Страх перед неспособностью выполнять что-либо и неудачей Нежелание руководителей различных уровней переходить на новую технологию документооборота. высокая Проведения PR-акций, разъясняющих преимущества применения Системы взамен существующей технологии, грамотно разработанной политики обучения сотрудников, созданием дружелюбной и доброжелательной технической поддержки в период внедрения Системы и проведения опытной эксплуатации

Слагаемые УСПЕХА Наличие у менеджмента компании Заказчика четких целей и требований к проекту Правильное определение границ Проекта (поэтапная реализация обеспечивает быстрое получение результатов, ощутимого положительного эффекта) Наличие и соблюдение плана внедрения Наличие мотивированной проектной группы, заинтересованность участников проекта в его результатах.

Слагаемые УСПЕХА Качество Системы и команды Автоматизатора. Наличие и соблюдение методологии внедрения Участие высшего руководства во внедрении Высокая вовлеченность в проект сотрудников компании.

Результаты внедрений Исчисляемые результаты: Сокращение на 30% времени поиска документов; Ускорение на 30% срока доставки управленческой информации: приказов, распоряжений поручений, 20% улучшения в доступе к информации в организации Персонализация контроля и ужесточение исполнительской дисциплины - повышение в 5 раз количества документов находящихся на контроле. Уменьшение на 20% времени цикла разработки и согласования документов. Сокращение в 20 раз затрат на копирование внутренних документов. 3-х кратное сокращение затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов. Сокращение количества персонала, обеспечивающего доставку информации и повышение в среднем на 25-40% производительности труда сотрудников организации. Снижение на 80% затрат на хранение бумажных документов, за счет перевода их в электронную форму. Обеспечение соответствия работы сотрудников организации существующим правилам, нормам, регламентам и законам. Возврат инвестиций (ROI) 109% - 162%. Срок возврата инвестиций: 2 – 2,5 года

Результаты внедрений Неисчисляемые результаты: Повышение надежности принятия решений за счет полноты предоставляемой информации. Улучшение системы администрирования, контроля и повышение управляемости организации. Повышение ответственности исполнения и выполнения служебных обязанностей. Повышение надежности и эффективности выполняемых операций. Создание единого информационного пространства и обеспечение возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа.

Наши клиенты Около 3000 российских и международных организаций/компаний из различных отраслей в настоящее время используют в своей деятельности услуги и программные решения компании «ИнтерТраст». Государственные организации, органы власти: Агентство здравоохранения и лекарственного обеспечения администрации Красноярского края, Администрация Бугульминского района и города Бугульмы Республики Татарстан, Администрация г. Нижневартовск, Администрация г. Новый Уренгой, Администрация г. Орск, Администрация г. Пенза, Администрация Ульяновской области, Администрация Самарской области, Администрация Северо-Енисейского района, Администрация Тверской области, Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа, Главное управление архитектуры и градостроительства администрации г. Казани, Главное управление развития экономики и планирования администрации Красноярского края, Главное управление социальной защиты населения, Главное Управление по обслуживанию дипломатического корпуса при МИД России,

Наши клиенты Государственные организации, органы власти (продолжение): Управление Федеральной службы по надзору в сфере связи по Воронежской области, Управления делами Президента Республики Татарстан, Министерство внутренних дел Республики Татарстан, Министерство здравоохранения Республики Татарстан, Министерство информационных технологий и связи Российской Федерации, Министерство иностранных дел Республики Молдова, Министерство культуры Республики Молдова, Министерство культуры Омской области, Министерство строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан, Министерство юстиции Республики Татарстан, Законодательное собрание Оренбургской области, Правительство Оренбурской области, Правительство Пензенской области, Красноярский краевой Фонд обязательного медицинского страхования, Федеральная служба государственной статистики, Пенсионный фонд Российской Федерации и др.

Наши клиенты Нефть, газ: ООО «Бургаз», ЗАО «Зарубежнефтегаз», ОАО «ЛУКОЙЛ», ЗАО НК «Нобель Ойл» и др. Энергетика: ОАО «Евроазиатская энергетическая корпорация», МУП «Электрические сети» (г. Ноябрьск), ОАО «Электросвязь» Республики Карелия, ООО «Белкамнефть», ОАО «ТГК-5», ОАО «Березовская ГРЭС-1», Назаровская ГРЭС, ОАО «ТВЭЛ», ОАО «Сибирская угольная энергетическая компания», ООО «ЕСН Сервис» и др. Строительство: ООО «ДСК Альянс», ООО «Комстрой» и др. Телекоммуникации, связь: ОАО «Ростелеком», ОАО «Связьинвест», ОАО «Северо-Западный Телеком», ОАО «Сибирьтелеком», ОАО «Дальсвязь», ОАО «ASTEL» (Казахстан), ОАО «ВолгаТелеком», ЗАО «Волгоград-GSM», ЗАО «Телеком-Запад» и др. Страхование: ЗАО «Объединенная лизинговая компания ЦЕНТР- КАПИТАЛ», Страховая компания «МАКС» и др.

Наши клиенты Банки, финансовые организации: КБ «BANCA SOCIALA» (АО) (Молдова), АКБ «СОЮЗ» (ОАО), АКБ «БИНБАНК» (ОАО), АКБ «Форштадт» (ЗАО), ОАО «Внешторгбанк», АБГП «Газпромбанк», Банк внешнеэкономической деятельности СССР, ЗАО ГЛОБЭКСБАНК, ОАО Банк ЗЕНИТ, ОАО «ИМПЕКСБАНК», ЗАО «Конверсбанк», «Unint Credit» (бывший ММБ), КБ «РОСЭНЕРГОБАНК» (ЗАО), ФК «УРАЛСИБ», ОАО «Акционерный Коммерческий Сберегательный Банк Российской Федерации», АКБ «Росбанк» (ОАО), ООО «Банк Российский кредит», B.C. «Victoriabank» S.A., ОАО «Альфа-Банк», ОАО «АИКБ «Татфондбанк», ООО «Первый Чешско-Российский Банк» и др. Промышленные предприятия: ЗАО «Шнейдер Электрик», ЗАО «Тетра Пак», ЗАО «Трансмашхолдинг», ОАО Концерн «Калина», ООО «Сибирский берег», ОАО «Холдинговая компания «Сибирский цемент», ОАО «Челябинский завод «Теплоприбор», ОАО «Сызранский Мясокомбинат», ГК «Синтез» и др. Информационные технологии, консалтинг: ООО «ERNST&YOUNG», ООО «Черус», ОАО «Техносерв А\С», ОАО АФК «Система»

Наши клиенты Издательская деятельность, СМИ: ООО «Издательство «Эксмо», ОАО «АКДИ Экономика и жизнь», ООО «Росмэн», ЗАО «СТС-Регион» и др. Транспортные услуги: ОАО «Аэрофлот-Российские авиалинии», ЗАО «Аэрофлот-Карго», ОАО «Авиакомпания «Красноярские авиалинии», ООО «УК «РусПромАвто», ООО «Авиакомпания «ВИМ- АВИА», ОАО «Бамтоннельстрой», ЗАО «Русская Тройка» и др. Торговля, сфера услуг: ЗАО «ГелиопаркГрупп», ОАО «Детский мир– Центр», ООО «СпортМастер», ООО «Фуд-Мастер», ООО «Уайтхол- Центр», ГК «Корстон», ЗАО «Макслевел», ЗАО «PHILIPS», ОАО «Земельная Агропромышленная Корпорация». Образование: Новосибирский государственный университет экономики и управления, Нижегородский государственный технический университет им. Р. Е. Алексеева, Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского, Тюменский Государственный Нефтегазовый Университет.

Спасибо за внимание !!! Вопросы ??? Надежда Журавлева, Центр Маркетинга и Продаж, Компании «ИнтерТраст» Москва, ул. Усиевича, д.3 (495) ,