Арсенал демократии «Арсенал демократии» Андрей Алексеевич Линев, генеральный директор, компания «ИнтерТраст» (495) , Система электронного документооборота CompanyMedia – новые инструменты для повышения эффективности работы государственных органов «Система электронного документооборота CompanyMedia – новые инструменты для повышения эффективности работы государственных органов»

О компании ИнтерТраст 19 лет на рынке разработки систем электронного документооборота и делопроизводства, около 3000 успешно реализованных проектов, более установленных рабочих мест Компания с 1996 года имеет статус IBM Premier Partner по всем направлениям, включая авторизованное обучение и техническую поддержку. 8-10% российского рынка систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства. Программное обеспечение «CompanyMedia» & «OfficeMedia» входят во все списки лидеров рынка, как по категории решений для крупного и среднего бизнеса, так и для малых предприятий. Консалтинговые услуги в области постановки электронного документооборота, организации юридически значимого электронного документооборота. Авторизованная IBM подготовка персонала и техническое сопровождение ПО

Что такое CompanyMedia Что такое CompanyMedia Целевой рынок – средние и крупные территориально-распределенные организации и холдинги с вертикальной структурой управления на основе документов. Поддерживаемые модели управления: директивное, процессное и проектное. Тип архитектуры – сервис-ориентированная. Промышленно производимая с 1997 г. СЭД, относящаяся к классу универсальных систем: Подсистема автоматизации делопроизводства. Корпоративный архив электронных документов. 8 прикладных подсистем автоматизации деловых процессов. Площадка для проектной и групповой работы, корпоративные базы знаний. Встроенная WorkFlow/BPM/ACM подсистема. Управление корпоративным контентом. Защита и управления доступом к корпоративной информации соответствующая отечественным требованиям. Подсистема подготовки и переподготовки кадров. Подсистема поддержки пользователей (HelpDesk). Несколько типов рабочих мест, несколько видов клиентов для доступа к информации (Web, iPad, Android).

Соответствие требованиям стандартов С 1999 г. по н.в. сертификат соответствия системы менеджмента качества требованиям ГОСТ Р ИСО Сертификат соответствия «CompanyMedia ТМ » требованиям по характеристикам качества СТУ «РОСИНФОСЕРТ» Мининформсвязи РФ. 8 сертификатов качества Госстандарта России на системы электронного документооборота «CompanyMedia ТМ » и и «OfficeMedia ТМ ». Сертификаты ФСБ и ФСТЭК России на право работы со средствами защиты информации и защиты от НСД. ПО «CompanyMedia ТМ » и «OfficeMedia ТМ » cертифицированы вендором «Runs with Lotus Notes» Корпорации IBM/Lotus. С 2008 г. по н.в. ПО «CompanyMedia ТМ » имеет сертификат ФСТЭК России по 5 классу защищенности от несанкционированного доступа к информации и по 4 уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей

Один из лидеров российского рынка систем электронного документооборота 6 из 10 Банков, входящих в ТОР 10 крупнейших банков России используют в своей работе наши системы: Газпромбанк, ВТБ, Россельхозбанк, ВЭБ, Росбанк, УРАЛСИБ. 2 из 5 предприятий ТЭК, входящих в ТОР 5 крупнейших Российских предприятий ТЭК пользуются продукцией и услугами нашей Компании (ЛУКОЙЛ, ИТЭРА) Ведущие Российские предприятия связи и телекоммуникации: Связьинвест, Роснет, ТрансТелеком и другие. Крупнейшие российские транспортные предприятия: «Аэрофлот», «Красэйр,» «EastLine» Домодедовские авиалинии, Самарские авиалинии, Омскавиа, Сибавиатранс. Крупнейшие российские промышленные предприятия: НПО «Сатурн», РКК «Энергия», ТВЭЛ (и 2 дочерних предприятия), «Трансмашхолдинг» (и 12 дочерних предприятия), «Большевик», «Рот Фронт» и др. Федеральные и государственные органы власти и управления федерального, регионального и муниципального уровня: ФСФР, Роспотребнадзор РФ, Росимущество РФ, Пенсионный Фонд РФ, Администрации ЯНАО, Самарской, Ульяновской, Оренбургской, Новосибирской, Красноярской областей, Администрации г. Красноярск, Омск и др.

В нашем понимании время классических СЭД прошло. 20 лет СЭД добросовестно наводили порядок в работе с документами, повышали качество контроля, облегчали поиск информации и документов, ускоряли их движение внутри организации. Эти важные задачи и сейчас не потеряли своей актуальности. Классические СЭД по-прежнему необходимы для структурирования значимой для организации информации (документов), а ЕСМ-системы по-прежнему сохраняют свое значение в деле управления корпоративным контентом (интеллектуальными активами предприятия). НО!!! Давайте признаем, что роль СЭД/ЕСМ в повышении конкурентоспособности и эффективности предприятий вторична – они лишь сопровождают основной бизнес организации.

В нашем понимании время классических СЭД прошло. СЭД/ЕСМ должны превратиться из изолированных, информационных систем, заставляющих управленцев выполнять дополнительную работу, в удобный для их работы инструмент – «сервис документирования», который должен необременительно обслуживать основные деловые процессы сотрудников организации: работу с задачами, которые они решают планами, которые они создают и исполняют информацией, нужной им в деловой практике. Если мы ставим перед собой задачу повышения эффективности работы сотрудников организации, то должны изменить и саму СЭД, и подход к работе в ней пользователей. Пришло переместить СЭД/ЕСМ в иерархии информационных систем предприятия на подобающее им место в соответствии реалиями жизни и здравым смыслом!

Вот так мы видим эту трансформацию: Как сейчас: Функции: Документирование Обеспечивающие системы: СЭД/ЕСМ. Функции: Основные деловые процессы сотрудников организации Обеспечивающие системы: CRM, ERP, SCM, спец. системы Как должно быть: Основные деловые процессы сотрудников организации Документирование На первом плане должны быть основные деловые процессы сотрудников организации: кейсы, контент, планы и личные задачи, а СЭД должна играть роль инфраструктуры, помогающей их обслуживать: атрибутировать – для облегчения поиска, управления доступом, обеспечения подлинности (подпись), маршрутизации и др., напоминать/контролировать исполнение – для аналитики и оценки эффективности работы, обеспечивать актуальность – поддержка жизненного цикла документов. Разрыв!

Новое предназначение СЭД Ключевая фигура в любой ИС – человек. Для повышения эффективности его работы ему должно быть предоставлено удобное рабочее место с простым, дружественным и красивым интерфейсом, интегрирующее в себе все передовые подходы к организации работы: Кейс-менеджмент – как способ организации работы, наиболее близкий к реальным рабочим процессам при решении задач, связанных с управлением. Методология «Getting Things Done» – как подход к организации всех личных и коллективных дел, планов, задач и времени пользователя. Персональная коллекция документов – как средство организации персональной информации для облегчения поиска и борьбы с информационным шумом. Мобильность – доступ к своим делам и информации из любого места в любое время. Социальная среда (Social Business), обеспечивающая возможность найти нужного сотрудника, документ или задачу в привычном для современного человека формате социальных сетей. Это дополнение существующей в любой СЭД поддержки вертикали управления горизонтальным взаимодействием всех участников деловых процессов в организации. Новые аналитические инструменты для принятия решений, основанных на фактах.

Новое предназначение СЭД Современная СЭД должна иметь полнофункциональную подсистему документирования, с которой работают только документоведы организации, которая играет роль базовой инфраструктуры. В СЭД должна быть обеспечена организация хранения контента в промышленных ECM-системах с целью долговременного, неуничтожимого хранения информации и ее использования через инфраструктуру ЕСМ в интересах других информационных систем заказчика. СЭД должна обеспечивать «обязательную программу»: Интеграцию с системой межведомственного документооборота (МЭДО) Поддержку взаимодействия органов власти и граждан (СМЭВ) Поддержку открытого контура взаимодействия организаций (ГОСТ Р ) Электронную подпись (ФЗ 63, 65 и 210) Соответствовать требованиям к информационным системам электронного документооборота (Приказ Минкомсвязи РФ от 2 сентября 2011 г. N 221).

Итак: Ключевые компоненты Документирование как сервис: корпоративная архитектура мультиязычность безопасная СЭД «кроссвзаимодействие» (межведомственность) Социальная среда: Сервис обсуждения Кейс менеджмент: Управляемая нацеленность на результат Персонализация контента: Персональные динамические коллекции документов Современный пользовательский интерфейс: Управление задачами, временем, активностями Мобильная СЭД: Доступ из любого места в любое время Аналитика контента: Принятие решений, основанное на фактах

Индивидуальная настройка рабочего места. Все важные задачи всегда под рукой! Каждый настраивает внешний вид и расположение панелей под свои текущие задачи или предпочтения Доступ к последним поступившим уведомлениям из любого раздела системы Пользователь знакомится с поручениями и заданиями, узнает их подробности и отправляет результаты работ, открыв только одну страницу Список разделов настраивается под нужды сотрудника

Персонализация контента и контекста Персональные каталоги документов для работы с уведомлениями и задачами. Очереди полученных, созданных, открытых, отправленных документов Каталог папок, как инструмент настройки рабочего места Персонально настраиваемый список выводимых атрибутов для всех представлений Вывод в отдельном окне незапланированных и просроченных задач «Стикер бокс» - ссылки на объекты, которые полезно всегда иметь под рукой, доступны из отдельной панели

Методология GTD

Пример реализации. Работа с задачей, вызванной вх. документом Уведомление о входящем из любого открытого окна

Рассмотрение-анализ ситуации

Принятие решения «ничего не делать» Уведомление Что это? С этим можно что-то сделать? В корзину В список «когда-нибудь» В архив нет

Принятие решения «сделать сейчас»

Принятие решения «делегировать»

Принятие решения «запланировать»

Календарь

Принятие решения «открыть проект»

«Для меня появление системы (CompanyMedia) представляется знаковым событием потому, что в новой версии кейс- менеджмент позиционируется как одно из основных нововведений». «Период, когда кейс- менеджмент больше походил на идею, чем на класс приложений постепенно завершается». /2012/10/09/company-media-4- 0/ Максим Смирнов, главный архитектор ВымпелКом Кейс менеджмент. Мнение эксперта

Компоненты адаптивного кейс менеджмента Стадии кейса планируются пользователем самостоятеьлно Чек-листы по кейсу и стадиям; Контакты - заинтересованные лица и организации; Документы и электронные формы; Задачи; Коммуникации по кейсу;

Пример кейса - полная прозрачность состояния без необходимости строгого описания процесса

Задачи социальной среды для СЭД Коллективное создание корпоративных документов в дружественной удобной среде Снижение бюрократических барьеров в коммуникациях Независимость от третьих сторон, непосредственно не участвующих в достижении целей совместной деятельности Взаимодействие с сервисами документационного обеспечения Предоставление документационному обеспечению новых видов атрибутов: теги, рейтинги, ранжирование

Взаимодействие в иерархической структуре Движение по иерархической цепи сопровождается временными задержками и потреблением временного ресурса каждого участника. В процессе движения информации от одного участника к другому исходное сообщение может исказиться и дополниться сопутствующим информационным шумом. Директор департамента A один, а сотрудников типа D и G что приводит к быстрой перегрузке A и относительной свободе для безделья простых сотрудников. «Подчиненные» неявно ставят своему «начальнику» задания, тот их решает, да еще и отчитывается в их исполнении!

Сетевой принцип коммуникаций Все сложные жизнеспособные системы имеют реализацию сетевого принципа коммуникаций. Иные малоэффективные варианты неизбежно проигрывают в экономике конкуренцией. Сеть может иметь строго предопределенную схему "соединений", что характерно, например, для сервисных подразделений, или более свободную, что необходимо подразделениям проектного типа

Социальность – Сервис «Обсуждение» Создание ответа История обсуждения

Новые аналитические инструменты для принятия решений, основанных на фактах.

Мобильная СЭД. Мнение эксперта «Ускорение взаимодействия играет для нас принципиальную роль. Решение, которое предложено компанией ИнтерТраст, изумительно ложится на нашу действительность». Юрий Кулаков, Начальник управления документационного и информационного обеспечения аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа

Мобильное рабочее место на Ipad Целевая группа – руководители высшего и среднего звена: Работа «через помощника » получает уведомления и доступ к документам, направленным Руководителю создает документы и поручения от имени Руководителя передача/получение документов между помощником и Руководителем через папки (очереди), например «на рассмотрение» и «на подпись» Непосредственное участие руководителя в работе с электронными документами и самостоятельное (без помощника) принятие решений Средства обеспечения: Планшеты Смартфоны

Поступившие руководителю документы и поручения сгруппированные по приоритету рассмотрения Основные функции рабочего места исполнителя и линейного руководителя

Сортировка документов по их типам для удобства работы

Работа с документами, резолюциями и поручениями Проект резолюции и списка исполнителей

Работа с документами, резолюциями и поручениями Изменения проекта резолюции и списка исполнителей

Работа с документами, резолюциями и поручениями Графическая резолюция на документе

Рабочее место руководителя высшего звена Стартовая страница

Рабочее место руководителя высшего звена Поступившие руководителю документы

Рабочее место руководителя высшего звена Работа с проектом резолюции

Мобильное рабочее место на BlackBerry Просмотр документов и резолюций/поручений по ним с возможностью просмотра вложенных файлов; Создание резолюций/поручений и отчетов об исполнении; Согласование документов: Создание ответа; Согласование до визы. Подписание (отказ в подписи) проектов документов

CompanyMedia 4: курс на результативность Актуальность. Решения, соответствующие требованиям времени. Инновационность. Решения, открывающие новую страницу в развитии организации. Компетентность. Решения, воплощающие современные деловые и информационные технологии Качество. Решения, обеспечивающие быстрое внедрение и безотказную работу.

Благодарю за внимание!