Как написать письмо Алексей Пасюк

Я вам пишу, чего же боле... Письма – большая и важная часть работы с чиновниками, Письма нужны не только для получения или донесения информации, это документированное свидетельство процесса, Само письмо может быть средством влияния на оппонента,

Сначала подумать... Прежде чем начать писать письмо надо определиться с какой целью вы его пишете: Вы хотите известить о фактах или оказать давление с тем чтобы поменять решение; Вы хотите обратиться с запросом; Вы хотите оставить документальное подтверждение о вашей встрече и о том что там было сказано; Каких результатов вы хотите добиться; Определите кто наиболее подходящий адресат и кому стоит сделать копии письма. Это должны быть конкретные люди.

Заголовок Кому: Имя!!!, должность, адрес, факс Роману Проди Главе Европейской Комиссии Брюссель, Парижский бульвар 56 Факс: Копии: Имя, должность, факс Дата: Просто не забудьте поставить дату письма 5 марта 2000 Тема: Иногда тему письма, особенно большого, выносят одной строкой до начала письма. Можно опустить. Обращение: Уважаемый г-н Петров Уважаемый г-н Проди,

Первый абзац В нескольких предложениях надо объяснить о чем пойдет речь; Не надо писать все о себе и своей организации; Если это призыв, то напишите от чьего имени вы обращаетесь и почему в данный момент; Если это письмо напоминание о прошедшей встрече, то поблагодарите и напомните о дате встречи.

Второй абзац Дайте представление об истории вопроса; Опишите ситуацию вокруг поднимаемой проблемы; Отметьте положительные действия адресата, если есть что отметить.

Дальше по тексту Изложите в четкой форме свои аргументы; Если аргументов много - сгруппируйте их; Желательно ссылаться на конкретные факты и их источники; Старайтесь четко называть упоминаемые конкретные документы, проекты и т.п.

Что вы хотите? Сформулируйте что вы хотите получить в ответ; Что адресат или его организация должна предпринять, что сделать или чего не делать

Наконец не забыть Дать знать к кому обращаться за вопросами, как с вами связаться; Если письмо подписано многими организациями лучше дать знать куда направлять ответ; Подпишите письмо

Что не надо делать Не пишите много дополнительной информации, детали лучше оставить для отдельной бумаги; Не приводите много общеизвестных или не влияющих на суть дела деталей; Не пишите прямо в тексте письма все регалии вашей организации, лучше объясните в чем суть интереса организации к этой теме; Будьте вежливы, создайте впечатление о вашей объективности.