1 Основные требования к системам управления электронными документами в органах власти на современном этапе развития технологий и законодательная база с позиций Европейской спецификации MoReq2 Загоруйко Александр Евгеньевич, заместитель генерального директора по научной работе ЗАО «НТЦ ИРМ»

2 Предпосылки: правовые тенденции развития электронного документооборота Концепция формирования в РФ электронного правительства до 2010 года (распоряжение Правительства РФ от р) и ФЦП «Электронная Россия ( годы)» (постановление Правительства РФ от (с изм. на ) предполагают: созданию единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия развитие защищенной межведомственной системы электронного документооборота*. Стратегия развития информационного общества в РФ, (утв. Президентом РФ от Пр- 212, до 2015 года запланировано повысить: долю государственных услуг, которые население может получить с использованием ИКТ – до 100%, долю электронного документооборота* между ОГВ в общем объеме документооборота – до 70%. ________________________ * Понимаются «системы электронного юридически значимого документооборота»

3 Уровень автоматизации работы с документами ввод текста и форматирование перед выводом на печатающее устройство – до 100 % организаций; регистрация входящих-исходящих документов - порядка 90% организаций; контроль исполнения поручений и документов - порядка 70 % организаций; работа с отсканированными образами бумажных документов – менее 50% организаций; ведение электронного архива документов – менее 10% организаций; использование технологии электронной цифровой подписи – менее 3% организаций; полная автоматизация всех этапов жизненного цикла документов – менее 1% организаций

4 Общие требования к системам управления электронными официальными документами (согласно MoReq2) поддержка современных методов классификации и идентификации документов (разделы 3, 7); обеспечение информационной безопасности (разделы 4, 10.13); регламентация и поддержка жизненного цикла документа (раздел 5) ; регистрация (захват, провозглашение) официальных документов (раздел 6); развитые средства поиска, извлечения и представления (раздел 8); развитые средства администрирования системы (раздел 9); ОПЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ (раздел 10) управление материальными и электронными документами (разделы 10.1, 10.2); обеспечение совместной работы над документами (раздел 10.3); поддержка формализованных рабочих процессов (раздел 10.4); работа со структурированными данными (разделы 10.5, 10.6); электронная подпись, шифрование (разделы 10.7, 10.8); распределенные системы, автономная и удаленная работа (разделы 10.10, 10.11); интеграция с факсимильной связью (раздел 10.12); НЕФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ (раздел 11): Простота пользования (11.1), Производительность и масштабируемость (11.2), Доступность системы (11.3), поддержка технических стандартов (11.4), Законодательные и нормативные требования (11.5), Аутсорсинг и управление данными третьими сторонами (11.6), Долгосрочное хранение и устаревание технологий (11.7), Деловые процессы (11.8).

5 Основные новшества MoReq2 уточнена терминология (гармонизирована терминология в соответствии с иными международными стандартами) модульность (выделение базовых и расширенных требований, возможность сертификации системы по модулям) метамодель (набор обязательных классов, таблиц и полей) XML-схема (механизм обеспечения совместимости систем) «нулевая глава» (каждая страна может добавить национальные требования) методика тестирования и сертификации (формализованные тесты исполнения функциональных требований)

6 Словарь MoReq2 1. роль администратора / administrative role 2. администратор / administrator 3. агрегация / aggregation 4. протокол аудита / audit trail 5. аутентичность / authenticity 6. уполномоченный пользователь / authorised user 7. массовый импорт / bulk importing 8. захват / capture 9. досье (структурированное дело) / case file 10. исполнитель / case worker 11. класс / class 12. классификация / classification 13. код классификации / classification code 14. схема классификации / classification scheme 15. допуск / clearance 16. закрытие / close 17. закрытый / closed 18. система управления содержимым (СУС) / CMS 19. компонент / component 20. этап конфигурации / configuration time 21. ответсвенный за хранение / custodian 22. уничтожение / destruction 23. цифровой / digital 24. предотвращение перемещения или уничтожения / disposal hold 25. отбор и передача / disposition 26. документ / document 27. тип документа / document type 28. электронное хранилище документов, ЭХД / EDMS 29. электронный / electronic 30. электронный документ / electronic document 31. электронный официальный документ / electronic record 32. СУЭОД / erms 33. экспорт / export 34. дело / file 35. формат файла / file format 36. формат / format 37. группа / group 38. импорт / import 39. ключевое слово / keyword 40. метаданные / metadata 41. остаточные метаданные / metadata stub 42. неструктурированное дело / non-case file 43. открыть, открытый / open 44. владелец / owner 45. бумажное дело / paper file 46. PDF 47. PDF/A 48. материальное дело / physical file 49. материальный официальный документ / physical record 50. представление / presentation 51. профиль / profile 52. официальный документ / record 53. тип официального документа / record type 54. цензурировать / redact 55. выписка из официального документа / redaction 56. регистрация / registration 57. преобразовывать / render 58. рандеву / rendezvous 59. образ / rendition 60. опись / repertory 61. порядок хранения, отбора и передачи / retention and disposition schedule 62. роль / role 63. гриф ограничения доступа / security category 64. уровень допуска / security clearance 65. остаточный / stub 66. раздел / sub-file 67. передача / transfer 68. пользователь / user 69. группа пользователей / user group 70. профиль пользователя / user profile 71. роль пользователя / user role 72. версия / version 73. особо важный официальный документ / vital record 74. том / volume

7 Сфера применения MoReq2 Спецификация MoReq2 предназначена для использования: потенциальными пользователями СУЭОД: как основание для подготовки конкурсных требований пользователями СУЭОД: как основание для проведения аудита и проверки существующих СУЭОД; центрами обучения: как справочный документ для подготовки учебных курсов по управлению электронными документами и как учебный материал; академическими институтами: как учебный ресурс; поставщиками и разработчиками СУЭОД: как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик; организациями, предоставляющими услуги по управлению электронными официальными документами: как руководство по разработке услуг, которые они предоставляют; потенциальными пользователями услуг по управлению электронными официальными документами (на условиях аутсорсинга): как пособие по контролю качества приобретаемых услуг.

8 Регулирование жизненного цикла документа международными стандартами

9 Разработка нулевой главы MoReq2 Требования к «нулевой главе» изложены в разделах: «Индивидуальные особенности стран-участниц» (1.8 ), «Процесс захвата» (6.1) «Изменение, удаление и цензурирование официальных документов» (9.3) «Электронная подпись» (10.7) «Грифы ограничения доступа» (10.13) «Законодательные и нормативные требования» (11.5 ) Предлагаемые «функциональные» разделы: Подготовка регулярных статистических, аналитических и официальных отчетов Согласование документов в электронной форме Контроль исполнения поручений и предписаний, изложенных в официальных документах

10 Документ / document Официальный документ / record Документ / document (26) - Записанная информация или материальный объект которые могут быть обработаны как отдельная единица (источник: ISO ) Официальный документ / record (52) - Информация, составленная, полученная и сохраняемая как свидетельство организацией или лицом в соответствии с требованиями закона или бизнеса (источник: ISO ) Превращение документа в официальный документ – процедура «захвата / capture» (регистрацию (56), классификацию (12), добавление метаданных и замораживание) и процедур «провозглашения / declare» (придание юридического статуса).

11 Метамодель MoReq2 Определено 158 элементов описаний: - схем классификации; - классов, папок, разделов, томов; - официальных документов, выписок; - метаданных; - типов документов; - компонентов; - порядков, правил - агентов (пользователей, групп и ролей)

12 XML-схема MoReq2 MoReq2-Class.xsdОписание класса MoReq2-Component.xsdОписание "компонента" (т.е. электронного файла) MoReq2-Entity_Agent.xsdОписание взаимосвязей между агентами MoReq2-File.xsdОписание папки MoReq2-Group.xsdОписание группы MoReq2-Record.xsdОписание официального документа MoReq2- Record_Redaction.xsd Описание выписки из официального документа MoReq2-Record_Type.xsdОписание типа официального документа MoReq2- Retention_And_Disposition. xsd Описание порядка хранения, отбора и передачи MoReq2-Role.xsdОписание роли MoReq2-Sub-File.xsdОписание раздела MoReq2-User.xsdОписание пользователя MoReq2-Volume.xsdОписание тома MoReq2-Record.xsd Xsd - файлы

13 Набор тестов Test Cases Test Data Repository

14 Тестируемые и нетестируемые функциональные требования Д (да) – Формально требование может быть протестировано Н (нет) – Формально требование не может быть протестировано В (возможно) – Требование может быть протестировано, но охват тестом будет частичным и/или, возможно, результат покажет недостаточность соответствия

15 Дополнительно: Зрелость управленческих процессов ( по шкале CMM/CMMi ) начальныйповторяемыйстандартизованный измеряемый улучшаемый $ t ? ? L Y > > L X -L X > > 0 $ t L Y L X -L X 0 РП $ t Предсказуемо: - сроки. Предсказуемо: - сроки; - качество. Предсказуемо: - сроки; - качество; - затраты. $ t $ t -L X 0 -L Y 0 Методология: - PMBOK (в части тайм- менеджмента) Методология: - ISO 9000 Методология: - BSC / KPI Методология: - «контроль исполнения поручений». Методология: -Управление знаниями (прил. А к ГОСТ Р 52294) То же регламент метрики знания

16 Судебная власть З а щ и т а и п р и н у ж - д е н и е З а щ и т а и п р и н у ж д е н и е Законодательная власть П р а в о в о е р е г у л и - р о в а н и е П р а в о в о е р е г у л и р о в а н и е Информирование ФЗ от N 8-ФЗ«Об обеспечении доступа к информации о деятельности ОГВ и ОМС» ППРФ от «Об обеспечении доступа к информации о деятельности ПРФ и ФОИВ» ЗМ от «О гарантиях доступности инф. об ОГВ Москвы» ППМ от ПП «О доступности инф. об ОИВ Москвы» Инициирование ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от ФЗ ППМ «О режиме «одного окна» в Москве от ПП, от ПП Исполнение законопроект «Об административных регламентах ОГВ РФ» (ЦСР, от ), ППРФ «Об АР ОГВ» от , от , от ППМ от ПП «Об утв. ЭАР ОИВ Москвы в реж.«ОО» Результат законопроект «О стандартах гос.услуг» (разр. ЦСР», ред. от ) Обжалование законопроект «О федеральных административных судах в РФ» от гражданин Исполнительная власть Инициирование Результат гос.услуга О б ж а л о в а н и е а д м и н. ( д о с у д е б н о е ) О б ж а л о в а н и е с у д е б. Административная юстиция (квази-суд) Исполнение ОИВ 2 3 i n 1 И н ф о р м и р о в а н и е ( о б О И В и г о с. у с л у г а х ) И н ф о р м и р о в а н и е ( о п р а в а х и о б я з. ) Правительство (квази-законодатель) законопроекты от , от , от «Об административных процедурах» («Об основах административных процедур») Согласно пункту "к" статьи 72 Конституции РФ: административно-процессуальное право находится в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации Развитие административно-процессуального права

17 Принципы работы с официальными документами запрет внесения изменений в официальные документы; единственность версий; обеспечение сохранности обязательного экземпляра; доступность для пользователей, в том числе для лиц, на которых распространяется юридическое действие соответствующих официальных документов участие третьей стороны для общественного контроля и разрешения споров

18 Выводы Необходимо: Разработать единые национальные требования к электронному документообороту Создать государственную систему сертификации информационных и организационных систем по работе с электронными официальными документами разработать пакет законов, направленных на совершенствование регулирования процессов работы с электронными документами и электронного юридически значимого взаимодействия Развивать технологическую инфраструктуру для развития электронного юридически значимого взаимодействия и документооборота

19 О компании ЗАО «НТЦ ИРМ» органы исполнительной власти и городские организации города Москвы администрации муниципальных образований администрации субъектов Российской Федерации коммерческие организации и предприятия

20 Спасибо за внимание! Загоруйко Александр Евгеньевич заместитель генерального директора по научной работе ЗАО «Научно-технологический центр ИРМ» тел: (495)