Презентация на тему: Microsoft Access

Что такое База Данных? Базы данных : 1.Это организованная совокупность данных предназначенная для длительного хранения во внешней памяти компьютера, постоянного обновления и использования. 2.Информационная модель позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов обладающих одинаковым набором свойств.

СУБД Система управления базами данных – это совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.

Классификация баз данных В зависимости от вида информационных элементов или данных ; В зависимости от реализованной модели, структуры организации данных или уровня представления (абстракции); В зависимости от общего назначения или принадлежности; В зависимости от содержания и прикладного назначения, хранимой информации; В зависимости от местоположения.

В зависимости от вида информационных элементов или данных: Документографическая: 1.Библиографические БД (содержат библиографические описания документов); 2.Реферативные БД (содержат библиографические описания документов и рефераты); Полнотекстовая БД; Фактографическая БД: база данных, содержащая фактографические данные; Объектографическая БД: разновидность фактографических БД, содержащая расширенный набор данных о сложных объектах предметной области; Графическая БД; Гибридная БД: 1.БД, в которой хранятся как символьные (цифровые и алфавитно-цифровые), так и графические данные; 2.БД со смешанной (гибридной) структурой (напр., иерархической и сетевой).

В зависимости от реализованной модели, структуры организации данных или уровня представления: Иерархическая БД - основанная на иерархической модели модель организации; Сетевая БД - основанная на сетевой модели организации; Реляционная БД - основанная на реляционной модели организации; Квазиреляционная БД - обобщающая традиционные реляционные БД; Псевдореляционная БД - в любом отношении допускается дублирование кортежей; Нормализованная БД - реляционная БД, все отношения находятся в одной из нормальных форм; Интегрированная БД; Логическая БД - с точки зрения пользователя или прикладного программиста; Физическая БД; Архивная БД - Архивная копия, зафиксированная на определенный момент времени; Виртуальная БД - Воображаемое представление данных, в которое может быть преобразована каждая из интегрируемых БД.

В зависимости от общего назначения или принадлежности: Служебная БД - предназначенная для решения внутрисистемных функциональных задач персонала автоматизированной системы; Пользовательская БД - предназначенная для решения задач пользователей автоматизированной системы; Персональная (личная) БД - обслуживающая одного пользователя и содержащая его личную информацию; Частная (закрытая) БД - доступная для использования только ее владельцу (пользователю); БД общего пользования - доступная всем пользователям автоматизированной, вычислительной системы или сети.

В зависимости от содержания и прикладного назначения, хранимой информации: База знаний - совокупность фактов и правил, описывающая предметную область и вместе с механизмом вывода позволяющая отвечать на вопросы, соответствующие этой предметной области. Интеллектуальная БД - для ответа на запрос используются как непосредственно хранимые в ней факты, так и факты, получаемые логическим выводом; Проблемно-ориентированная БД (ПОБД ) - содержащая тематически связанные документы и/или данные, предназначенные для решения прикладных задач определенного вида. База целей - компонент экспертной системы, содержащий информацию о функционально-целевом поведении объектов в предметной области и определяющий поведение самой экспертной системы.

В зависимости от местоположения: Локальная БД - размещенная на одном или нескольких носителях на одной вычислительной машине; Распределенная (децентрализованная) БД: 1.Совокупность баз данных, физически распределенная по взаимосвязанным ресурсам вычислительной сети и доступная для совместного использования в различных приложениях, 2.Территориально распределенная совокупность локальных БД, объединенных согласованными принципами организации комплектования и эксплуатации а также каналами связи, и доступная для совместного использования; Централизованная БД - содержание которой размещено в виде единого информационного массива на одном или нескольких носителях в одной ЭВМ (в отличие от распределенной БД, компоненты которой расположены в разных узлах вычислительной сети); Многоэкземплярная БД - скопированная в нескольких узлах вычислительной сети.

Типы данных 1.Счетчик (целые числа) 2.Текстовый (текст) 3.МЕМО (65535 знаков) 4.Числовой (числа) 5.Дата, время (дата, время) 6.Денежный (денежные знаки) 7.Логический (да и нет) 8.Поле объекта OLE (мультимедиа)

Формы Форма – это диалоговое окно для просмотра и редактирования данных ввода новых записей управления ходом работы (кнопки) вывода вспомогательной информации Создание форм: источник данных разные способы создания форм

Форма (на одну запись) переход по записям

Ленточная форма

Разделенная форма

Режимы работы с формами Режим формы – просмотр и редактирование данных. Режим макета – просмотр данных, изменение оформления, перемещение элементов. Конструктор – изменение структуры и оформления, добавление новых элементов, …

16 Конструктор форм заголовок формы область данных примечание формы изменение размеров

17 Свойства формы и ее элементов или ПКМ – Свойства выбор элемента Макет = оформление Данные: источник (таблица или запрос), фильтр, сортировка События: клавиши, мышь открытие, закрытие изменение записи

Некоторые свойства формы (Макет) подпись кнопки перехода (да/нет) область выделения (да/нет) область выделения (да/нет) изменяемая граница (да/нет) изменяемая граница (да/нет)

Свойства элементов Макет: размеры оформление полосы прокрутки Данные: название поля таблицы маска ввода (телефон) значение по умолчанию условие на значение сообщение об ошибке События: клавиши, мышь изменение значения Другие: всплывающая подсказка

Связанные элементы надпись (текст можно менять) поле (название поля таблицы) маркеры (изменение размеров) независимое перемещение щелкнуть внутри, чтобы изменить текст щелкнуть на рамке, чтобы выделить элемент

Группировка по столбцам (макет) общая граница переместить весь столбец «Оторвать» от столбца: ПКМ – Макет – Удалить Создать новый столбец: ПКМ – Макет – Столбец

22 Оформление элементов Выделение элементов: ЛКМ на рамке элемента + Shift = выделить несколько элементов условное форматирование толщина, стиль и цвет контура

Добавление новых полей перетащить

24 Добавление новых элементов Рисунок Свободная рамка объекта (объект редактируется) Гиперссылка Присоединенная рамка объекта (объект из базы) Подчиненная форма Разрыв страницы

Запросы Запрос – это обращение к СУБД для выполнения каких-либо операций с данными. Типы запросов: выборка (отбор нужной информации) создание таблицы обновление (изменение данных) добавление записей удаление записей

Запрос и фильтрация В запросе можно: отобрать информацию из нескольких связанных таблиц; использовать сложные условия отбора; пользователь может сам ввести параметры; добавить вычисляемые поля; выполнить итоговые расчеты.

Создание запросов Мастер: режим «вопрос-ответ» Конструктор: полностью вручную

Мастер запросов

Запуск запроса 2 x ЛКМ

Конструктор ПКМ

Конструктор таблица (ПКМ – Добавить таблицу) таблица (ПКМ – Добавить таблицу) перетащить ЛКМ все поля по возрастанию по убыванию отсутствует по возрастанию по убыванию отсутствует фильтр

Работа со столбцами выделить (ЛКМ) ПКМ: вырезать копировать вставить свойства ПКМ: вырезать копировать вставить свойства перетащить (ЛКМ)

Условия отбора Совпадение Неравенство Шаблон * любое количество любых символов ? один любой символ # любая цифра

Построитель выражений Forms – формы Reports – отчеты Функции: 1) встроенные; 2) функции пользователя (VB) Константы: пустая строка, Истина, Ложь Операторы: + - * / = = Not And Or Xor Общие выражения – время, дата, нумерация страниц ПКМ

Все данные, которые можно вычислить, не должны храниться в таблицах! ! ! Вычисляемые поля ввести Цена*Количество Выражение1: [Цена]*[Количество] заменить Выражение1 на Сумма ввести Цена*Количество Выражение1: [Цена]*[Количество] заменить Выражение1 на Сумма или ПКМ - Построить

Вычисляемые поля Задача: отобрать все заказы за 2007 год. ввести Year(Дата) Выражение1: Year([Дата]) заменить Выражение1 на Год ввести Year(Дата) Выражение1: Year([Дата]) заменить Выражение1 на Год

Запросы с параметрами Задача: вводить числовые данные для фильтра не в конструкторе, а при выполнении запроса. Пример: «Какой суммой Вы располагаете?» Любая неизвестная строка вызывает запрос

Виды запросов выборка создание таблицы добавление в существующую таблицу обновление (изменение данных) перекрестный запрос (сколько заработал каждый по месяцам) удаление записей итоговый запрос (сумма, среднее и т.п. по полю)

Режим SQL SQL = Structured Query Language (язык структурных запросов)

Отчеты Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать. Источник данных – таблица или запрос, несколько связанных таблиц/запросов (мастер).

Создание отчетов простой отчетконструктор пустой отчет мастер отчетов таблица или запрос (ЛКМ) таблица или запрос (ЛКМ)

Режимы просмотра отчета Представление отчета (без разбивки на страницы) Предварительный просмотр (как на печати, по страницам) Режим макета (можно менять оформление) Конструктор (добавление новых элементов)

Предварительный просмотр готовые варианты размер бумаги ручная настройка на печать

Конструктор отчетов Заголовок отчета – один раз в начале отчета. Верхний колонтитул – в начале каждой страницы. Область данных – информация из БД. Нижний колонтитул – в конце каждой страницы. Примечание отчета – один раз в конце отчета. ="Страница " & [Page] & " из " & [Pages] =Date() =Time() =Date() =Time()

Редактирование отчетов – свойства выбранного элемента Так же, как в конструкторе форм: ЛКМ – выделить элемент Добавление элементов:

Отчеты с группировкой группировка по должностям общая зарплата

Отчеты с группировкой (шаг I) Создание запроса, включающего все данные: (не обязательно, но проще) & - соединение символьных строк поля таблиц

Отчеты с группировкой (конструктор) заголовок группы примечание группы

Настройка группировки (конструктор) или подробная настройка