Арам Пахчанян, Вице-президент, Директор департамента продуктов для ввода данных Технологии ECM: как правильно управлять корпоративной информацией? Арам Пахчанян, вице-президент, директор департамента продуктов для ввода данных ABBYY

2 Зачем нужен ECM? Источник: karl sinfield, flickr.comkarl sinfield

3 Для начала: а что такое контент? Контент – это сообщение или коммуникация посредством различных каналов (текст, звук, видео, графика и т.д.) Контент создается и сохраняется в различных форматах Контент предприятия (Enterprise content) – это контент, созданный для целей бизнеса

4 Зачем им надо управлять? Неуправляемый контент влияет на эффективность бизнеса Скорость создания контента растет Поиск информации Совместная работа Принятие решений

5 Что такое Enterprise Content Management? Стратегии, методы и инструменты, используемые для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документов, относящихся к важнейшим организационным процессам. Средства ECM управляют неструктурированной информацией

6 Управление контентом и процессами

Основные технологии ECM

8 ECM – это зонт, под которым объединены множество технологий Управление документами Управление записями Рабочие процессы Поиск Управление веб-контентом Ввод/Сканирование Совместная работа Публикация и архивирование

9 Ввод, сканирование, создание контента Примеры источников контента: Офисные приложения, , чат Социальные медиа, средства совместой работы Медиа-файлы: видео, аудио, цифровые фотографии Бумажные формы, записки, подписанные документы

10 Каналы поступления контента Оборудование: Компьютеры Планшеты, смартфоны, цифровые камеры Сканеры, МФУ Унаследованные системы, почта, корпоративные приложения, и т.д.

11 Организация контента Метаданные Использование метаданных Теги Папки и иерархии Контроль доступа

12 Метаданные - что это? Не просто данные о данных Контекст, смысл Связь между контентом, процессами и людьми Задаются людьми, средой и приложениями Метаданные часто так же важны, как и контент

13 Теги Теги: метаданные, заданные пользователем Помогают расширять базу метаданных на основе практики и опыта людей

14 Таксономия Это наука организации информации в виде структуры (списка, дерева, графа) из категорий Описывает смыслы и связи внутри контента Мы практикуем эту науку каждый день в обыденной жизни

15 Совместная работа Создание и обновление контента – совместная работа Информация для новой работы собирается от коллег и из существующего контента Информацию и знания нужно разделять между коллегами

16 Средства совместной работы Управление документами (версии, публикация) Модули взаимодействия (форумы, обсуждения, круги по интересам) Средства разделения контента с правами доступа

17 Совместная работа Не основной драйвер внедрения ECM Повышает эффективность других компонентов ECM Современная модель совместной работы: community & social Путь к совместной работе непростой

18 Поиск Возможность точного и быстрого поиска – основная выгода ECM для пользователей Хорошие результаты поиска – результат правильной организации контента (метаданные, таксономия, информационная архитектура) Цель – обеспечить находимость

19 Поиск с метаданными и тегами Метаданные создают регулярные идентификаторы для контента Пользователи могут использовать различные поля метаданных для уточнения поиска Нужно создавать множественные иерархии для различных способов доступа к информации

20 Публикация и доставка Контент должен доставляться в нужным людям в надлежащем виде через надлежащие каналы и в нужное время Для значительной части контента доставка есть весь смысл управления этим контентом

Полезность ECM

22 Зачем тратиться на внедрение ECM? Основная причина – повышение продуктивности Так считают более 40% предприятий Продуктивность – это результат, поделенный на усилия

23 Как ECM повышает продуктивность? Основные технологии ECM созданы для автоматизации и упрощения процессов, связанных с контентом Информация более доступна в любое время в любом месте, а значит – растет качество работы и принимаемых решений Но нужно, чтобы сотрудники использовали ECM

24 Управление информацией Задача: обеспечить соответствие методов хранения и работы с информацией целям, внутренним правилам, и законодательным нормам.

25 Управление знаниями Нужно, чтобы избегать повторяющихся ошибок, накапливать опыт, разделять опыт и знания между сотрудниками.

26 Непрерывность бизнеса Обеспечение инструментов хранения критически важной информации, гарантирующих ее сохранность и доступность в любой момент Защита от неожиданных ситуаций, потери ценных кадров, и т.д.

Будущее

28 Тренды развития ECM Social Аналитика и семантика Cloud

29 Эволюция систем управления информацией

30 Confidential Вопросы Арам Пахчанян Вице-президент, ABBYY

DOCFLOW – центр экспертизы по вопросам ECM Аналитика и новости Отраслевые мероприятия Сертификация и курсы Справочные материалы Каталог решений

Курс AIIM ECM Practitioner 2 дня занятий Полный обзор ECM-технологий Международная сертификация Многолетний опыт ведущих организаций в одном курсе Набор в осеннюю группу ноября уже открыт! Подробности на