Практический курс для специалиста по закупкам Разгуляев Валерий специально для КОМКО (Coal Mining Corporation)

Что создаёт служба закупок в компании? Прибыль Затраты

Вопросы Что покупать на склад? У кого покупать? Когда покупать? Сколько покупать? На каких условиях покупать? Кому платить? Как снижать затраты?

Как повысить эффективность? Принципы Парето и Со Вне зависимости от стиля правления, страны и века: –20% самых богатых людей страны обладают 80% всех богатств этой страны, –Соответственно, оставшиеся 80% населения обладает оставшимися 20%. Принцип Зипфа: –20% усилий дают 80% результата. Универсальный принцип неравномерности Юрана: –Меньшая часть (20%) всегда имеет решающее значение (80%).

ПозицияКоличествоНарастающий итог Позиция134 Позиция22155 Позиция31368 Позиция48 Позиция55 Позиция63 Позиция72 Позиция81 Позиция91

Иллюстрация ABC-анализа

ПозицияКоличествоДля расчётаГруппа Позиция134 Позиция221 Позиция313 Позиция48 Позиция55 Позиция63 Позиция72 Позиция81 Позиция91

МесяцПотребл.ОтклонениеОтношение Январь15 Февраль10 Март13 Апрель8 Май9 Июнь14 Июль10 Август9 Среднее

У кого покупать: категории поставщиков Основные поставщики: –Самые лучшие условия поставок, –Основные закупки ведутся через них; Поставщики на замену основных: –Самые лучшие условия поставок после условий основных поставщиков, –Возможность их быстрой и полноценной замены; Поставщики для перехвата: –Самые короткие плечи доставки, –Самая низкий уровень задержек поставок, пересортов, недопоставок и брака, –Самые высокие цены.

У кого покупать: сбор информации о поставщиках Статистика: –Сроки поставок, с данными об опоздании, –Поставки с расхождениями по качеству или количеству, –Отработка поставщиком ситуаций не качественной поставки, –Закупочные цены со скидками и спец-условиями; Официальная информация от поставщика: –Периоды, когда нельзя будет что-либо отгрузить, –Изменения цен и условий работы, –ЛЮБЫЕ реорганизационные мероприятия; Неформальное общение с представителями поставщика; Смотреть своими глазами!

У кого покупать: критерии для выбора поставщиков Основные критерии оценки поставщиков: Качество; Цены; Сроки поставки; Стабильность поставок; Отсрочки оплаты; Условия поставки: –Упаковка, –Условия на минимальный размер и кратность партии отгрузки, –Периодичность, если жёстко задана; Надёжность поставщика; Возможность быстрого реагирования на изменения спроса; Наличие; Маркетинговая поддержка; Сервисное обслуживание.

7С – модель оценки поставщиков по Картеру 1.Competence – компетентность поставщика; 2.Capacity – мощности поставщика; 3.Commitment – обязательства по качеству; 4.Consistency – стабильность поставок; 5.Control system – корпоративная информационная система; 6.Cash stability – финансовая стабильность; 7.Cost – цена, НО в соответствии к первыми шестью «С».

У кого покупать: составление рейтинга Система приоритетов; QRS-анализ Бодрякова; «Гамбургский счёт»: –Постановка цели, –Компоновка приоритетов, –Расстановка весов, –Расчёт мест в рейтинге для каждого поставщика.

QRS-анализ Бодрякова Деление: –Q – всё распродали до момента, когда надо возвращать деньги поставщику; –R – продали на сумму долга, когда нужно возвращать деньги поставщику; –S – нужно возвращать деньги поставщику, а их часть ещё в товаре. Что делать: –Снижение сроков возвращения денег; –Увеличение отсрочки платежа; –Замещение позиций от поставщиков из группы S позициями от поставщиков из группы Q и R.

«Гамбургский счёт» Чем больше – тем лучше: Чем меньше – тем лучше:

Когда покупать? Когда что-то начинает заканчиваться; Когда всё закончилось; Когда затраты на доставку перестают превышать определённый процент от себестоимости поставляемой продукции; Когда набирается на бесплатную поставку за счёт поставщика; Когда набирается на целую Газель / фуру / вагон; Когда приходит предыдущая поставка; Когда предложит поставщик; Когда приходит время поставки по расписанию; Когда появились деньги; Освободилось место на складе; Самая низкая цена.

Когда покупать: выбор модели закупок КРИТЕРИЙ ФИКСИРОВАН- НЫЙ ПЕРИОД ДОСТИЖЕНИЕ ТОЧКИ ЗАКАЗА Спрос Штраф за отсутствие Срок поставки Количество позиций

Револьверные поставки январьфевральмартапрельмайиюнь поставка 1 отгрузкадоставкаприёмка поставка 2 отгрузкадоставкаприёмка поставка 3 отгрузкадоставкаприёмка поставка 4 отгрузкадоставкаприёмка

Определение точки заказа и потребности в позициях Модель с фиксированной периодичностью поставок Точка заказа наступает через период между поставками после даты прошлого заказа Заказ делаем, чтобы удовлетворить спрос на нужном уровне в течение периода между поставками: этой и следующей Модель без периодичности поставок Точкой заказа является момент, когда текущих остатков уже перестаёт хватать для обеспечения спроса на нужном уровне за время поставки Заказ делаем равным оптимальной партии поставки, которую рассчитаем позднее

Сколько покупать? Сколько помещается в полезном объёме транспортного средства, доставляющего продукцию от поставщика (например, вагоне); На сколько хватит денег; От какой суммы даётся дополнительная скидка; Сколько потребили с прошлой поставки; Сколько поместится на складе; Из расчёта оборачиваемости; Сколько будет наиболее выгодно купить.

Показатели, зависящие от величины партии поставки ПоказательЗависимость Запасы Затраты на хранение Неликвиды Кредиторская задолженность Свободные деньги Частота поставки Затраты на транспорт Оборачиваемость запасов

Расчёт оптимальной величины партии поставки, где: P – оптимизированный объём одной партии [тенге]; D – средняя стоимость доставки одной партии продукции от поставщика [тенге]; C – ожидаемый спрос на продукцию поставщика в ценах себестоимости [тенге за период]; H – потери от замораживания денежных средств в запасы [процентов за тот же период]; S – затраты только на хранение всей продукции на складе [тенге за тот же период]; O – среднедневной остаток всей продукции на складе в ценах себестоимости за тот же период [тенге]. ЛитераЗначение Размер- ность D15 000тенге C тенге в месяц H2%2%в месяц S тенге в месяц O тенге в месяц Pтенге

Иллюстрация затрат при заказе оптимальной партии

Итеративный расчёт заказа под ограниченный ресурс Наимен. А Наимен. БНаимен. ВСвоб. остат.33 штуки0 штук4 штуки 40 м 3 потр.11 штук1 штука3 штуки объём1 м 3 2 м 3 3 м 3

На каких условиях покупать?, где: M – критический срок по позиции, дольше которого хранить на складе убыточно [Месяцев]; R – средняя маржинальная рентабельность продаж по этой позиции [%]; Н – альтернативная доходность вложенных в запасы денег или средняя прибыльность, когда работаем с фиксированным объёмом денег [% / Месяц]; Z – переменные затраты за хранение на складе в течение месяца в процентах от себестоимости продукции [% / Месяц]; Y – средняя отсрочка платежа клиентам компании [Месяцев]; W – отсрочка платежа у поставщика, поставляющего эту позицию [Месяцев].

Какой вариант поставки выбрать? ПоказательВариант 1Вариант 2Вариант 3 R (скидка)5%10%15% H2% в месяц W2 месяца1 месяц0 Y Z3% в месяц M

Кому платить? Кто чаще звонит; Кто уже грозит судом; Где штрафные санкции – больше; Кому повезёт; FIFO – First In First Out, то есть обычная Русская очередь; LIFO – Last In First Out, то есть «мне только спросить»; Кому больше времени просрочено; Кому больше денег должны; У кого нужно закупать; Стратегическим поставщикам; По расписанию; Чтобы создать красивую историю в начале отношений; Всем понемногу; В зависимости от соответствия имеющихся денег и объёма долга.

Как снижать затраты в закупках? Замена на полные аналоги более дешёвые в закупке; Более тесное взаимодействие с другими подразделениями компании; Более тесное взаимодействие с поставщиками; Оптимизация процесса закупки; Мотивация сотрудников подразделения; Автоматизация; Консолидация заказа одному поставщику + кооперация с другими клиентами поставщика.

Взаимоотношения закупок с другими подразделениями Маркетингом; Финансовой службой; Транспортом; Складом; Производством; Отделом продаж; Юридическим отделом; IT-службой.

Взаимоотношения закупок и маркетинга ЗАКУПКИ Ассортиментная политика Тара, удобная поставщикам Маркетинговые акции от поставщиков Маркетинговый бюджет от поставщиков Определение неликвидов МАРКЕТИНГ Ассортиментная политика Тара, удобная покупателям Определение сопутствующих товаров Определение эластичности спроса по цене Распродажа неликвидов

Бостонская матрица: жизненный цикл товаров

MEL-анализ: матрица Разгуляева Отнош Чеков More > 1,1 Стало больше Equal Как раньше 0.9 > Less Стало меньше А В С

Взаимоотношения закупок и финансовой службы ЗАКУПКИ Координация оплат Счета на оплату Участие в сверках Отслеживание крайних сроков оплаты Переговоры с поставщиками об отсрочке платежа ФИНАНСОВАЯ СЛУЖБА Координация оплат Проведение оплат Проведение сверок Учёт бонусов и ретроскидок

Инструмент для финансового контроля в закупках менеджерпоставщиксчёт дата cчёта сумма счёта срок оплаты сумма оплаты дата оплаты сумма прихода дата прихода ИвановПоставщик ПетроваПоставщик ПетроваПоставщик СмирновПоставщик3Z СмирновПоставщик ИвановПоставщик ИвановПоставщик ПетроваПоставщик

Варианты использования этого инструмента поставщик долг поставщику в том числе просроченный Поставщик Поставщик Поставщик поставщик оплатить на этой неделе оплатили на этой неделе Поставщик Поставщик Поставщик дата долг на дату в том числе просрочено остаток на дату

Взаимоотношения закупок и транспорта ЗАКУПКИ Заявки на транспортировку Координация перевозок Снижение затрат за счёт более редких или сборных поставок от поставщиков ТРАНСПОРТ Осуществление доставок от и возвратов к поставщикам Транзитные доставки напрямую клиентам Координация перевозок

Взаимоотношения закупок и склада ЗАКУПКИ Координация поставок Снижение затрат за счёт округления заказов до коробов и паллет Учёт наличия свободного места Идентификация товара СКЛАД Координация поставок Приёмка по качеству и количеству Информация о текущих запасах и их качестве Информация о свободном месте

Инструмент для контроля и координации поставок менеджерпоставщиксчёт дата cчёта объём счёта вес счёта дата отгрузки дата доставки водитель ИвановПоставщик , Гайкин ПетроваПоставщик , Сверлов СмирновПоставщик3Z , Верчук СмирновПоставщик , Гайкин ИвановПоставщик , Гайкин ИвановПоставщик , Сверлов ПетроваПоставщик , Верчук ПетроваПоставщик7КХ , Верчук

Закупки на производстве – учёт производительности

Взаимоотношения закупок и производства ЗАКУПКИ Снабжение производства Координация выполнения заказов Снижение затрат за счёт увеличения партий производства ПРОИЗВОДСТВО Заявки на поставку Координация выполнения заказов Информация о текущей производительности и загруженности

Определение величины производственной партии Z – объём производственной партии по позиции [м] V – время работы оборудования за период [часов]; С – общий спрос за период [м]; Р – производительность оборудования [м / час]; N – время переналадки оборудования [часов]; К – количество позиций, производимое на оборудовании [штук]; S – спрос по позиции за период [м].

Взаимоотношения закупок и отдела продаж ЗАКУПКИ («ИНЬ») Удовлетворение спроса остатками Осуществление спецзаказов поставщикам под заказ клиента Помощь в подборе продукции и поддержка продаж Информация о поставках ПРОДАЖИ («ЯН») Заявки на поставку под заказ клиенту Заблаговременная информация о потребностях Инсайдерская информация, полученная от клиентов

Инструмент для координации поставок под заказ клиентов менеджер по продажам клиент код позиции количество крайний срок поставки менеджер по закупкам ожидаемая дата поставки фактическая дата поставки СорокинКлиент1Т Иванов СорокинКлиент1Т Петрова СорокинКлиент2Т Смирнов КоноваловКлиент3Т Смирнов СорокинКлиент4Т Иванов СорокинКлиент4Т Иванов СорокинКлиент4Т Петрова ШершукКлиент5Т Петрова

Взаимоотношения закупок и юридического отдела ЗАКУПКИ Формирование стандартного договора Создание фиксированной формы стандартного договора для заполнения данными поставщика и отслеживание корректного заполнения этой формы поставщиком ЮРИСТЫ Формирование стандартного договора Юридическая поддержка при заключении не стандартных договоров Юридическая поддержка при не выполнении поставщиком своих обязательств

Взаимоотношения закупок и IT-службы ЗАКУПКИ Заявки на обслуживание Технические задания на внесение изменений в корпоративную информационную систему Ведение баз знаний компании IT-служба Информационная поддержка Выполнение технических заданий Заявки на закупку оборудования

Более тесное взаимодействие с поставщиками Договорная деятельность; Механизмы контроля поставок; Стратегии построения долгосрочных взаимоотношений с поставщиками: –«Партнёр», –«Конкурент», –«Общий поставщик», –«Разовый поставщик».

Функциональные обязанности менеджера по закупкам Определение потребностей в закупаемых позициях / прогнозирование; Консультация внутренних и внешних клиентов компании об особенностях поставляемой продукции; Ассортиментная политика, отслеживание качества закупаемой продукции; Контроль и оптимизация складских остатков; Подбор продукции под нужды клиента; Поиск новых поставщиков; Улучшение условий работы по уже имеющимся поставщикам; Анализ цен и мониторинг рынка; Оформление необходимых операционных документов; Контроль прохождения текущими заказами всех этапов поставки; Работа с договорами и рекламациями, участие в проведении бухгалтерских сверок; Проведение переговоров с поставщиками; Планирование и отслеживание выполнения оплат; Оптимизация затрат на поставки и хранение продукции; Взаимодействие с поставщиками для получения своевременной информации об ожидаемых изменениях в условиях поставки; Сотрудничество с поставщиками в рамках участия в дилерской программы или рекламной компании их продукции; Поддержка внутренних баз данных; Выравнивание нагрузки на транспорт и склад.

Мотивация сотрудника отдела закупок Экономический результат, связанный с закупкой: Отсутствие закупки неликвида и того, что стало неликвидом; Дефицит, не превышающий допустимые нормы; Совокупные затраты на доставку и хранение продукции (включая замороженные в запасы деньги); Выполнение договорённостей, за которые поставщик даёт ретро-скидку; Равномерность загрузки склада и транспорта; Оборачиваемость запасов; Сроки и качество отработки заявок клиентов; Допустимые остатки на конец периода; Снижение списаний из-за брака от поставщика и просроченного; Улучшение условий поставки у существующих поставщиков или нахождение новых с лучшими условиями.

ДО мотивации! Отчётливо поставленные идеалы и цели, которые: –Достижимы, –Измеримы, –Обозримы; Компетентная консультация и наличие чётких инструкций; Справедливое и гуманное отношение к персоналу, в том числе нормальные условия труда; Надёжный учёт; Вознаграждение и за высокие, и за нормальные результаты; Разделение труда: –Горизонтальное (на компоненты, составляющие части общей деятельности), –Вертикальное (на производительную и управляющую деятельность).

4 «П» в закупке Приняти е решения

Ступени профессионализма менеджера по закупкам I.Общение с поставщиками: –Отработка запросов, писем и звонков от поставщиков, –Разрешение любых проблем, возникающих в закупке, –Определение потребности в закупаемых ресурсах; II.Создание технологии закупок, встроенной в общую систему бизнеса предприятия: –Предотвращение проблем, –Внедрение внутренней документации в компании, регламентирующей закупочную деятельность, –Формирование бюджета закупок; III.Оптимизация процесса закупок и снижение совокупных затрат.

Наивные модели прогнозирования

Тренд Тренд – это линия, которая проходит наиболее близко к нашим фактическим данным. То есть сумма разниц между значениями этой линии и фактическими – минимальная из всех возможных. В Excel =ТЕНДЕНЦИЯ( известные значения Y; соответствующие им значения X; тот Х для которого ищем значение тренда; ИСТИНА) Для англоязычного Excel и Calc (Open Office): =TREND(…)

Сезонность

Мультипликативная сезонность

Среднее по коэффициентам сезонности

Пример прогнозирования с учётом тренда и сезонности тренд К сез тренд К сез тренд К сез тренд К сез тренд К сез тренд К сез.

Прогноз

Готовые системы для прогнозирования Система сайт альтернатива Сфера применения Требуемая подготовка пользователя Готовность к эксплуатации Microsoft Excel office.microsoft.com OpenOffice прикладная базовые знания статистики требуется написание формул Statistica statsoft.ru SPSS исследовательская углублённое знание методов статистики требуется выбор и настройка моделей Mathematica wolfram.com Matlab разработка приложений специальное математическое образование требуется программирование Прогноз продаж automacon.ru ForecastPro коммерческое использование для прогнозирования навыки работы с 1С 8 требуется определение групп сезонности

Прогноз, зависящий от внешнего фактора Считается взаимозависимость рядов (функция КОРРЕЛ в Excel) отдельно для будней и выходных – её значение должно быть больше или равно 0,8; Выделяются факторы – в данном примере ими являются температура воздуха и выходные; Убирается «сезонная» составляющая – данные разделяются на будни и выходные; Для каждой пары рядов строится точечная диаграмма, где в строчках указывается температура, а в столбцах продажи – тогда с помощью этих матриц по известному прогнозу температуры мы получаем прогноз продаж. День недели ПнВтСрЧтПтСбВсПнВтСрЧтПтСбВсПн Темпера тура, С° Продаж, штук

Корреляционные матрицы

Как посчитать ошибку прогноза? Пример 0: прогноз = 4, факт = 0 Ошибка К = ? Пример 1: прогноз = 4, факт = 1 Ошибка К = |4 – 1| / 1 = 300% Пример 2: прогноз = 1, факт = 4 Ошибка К = |1 – 4| / 4 = 75% Пример 0: прогноз = 4, факт = 0 Ошибка П = 1 – 0 = 1 = 100% Пример 1: прогноз = 4, факт = 1 Ошибка П = 1 – ¼ = ¾ = 75% Пример 2: прогноз = 1, факт = 4 Ошибка П = 1 – ¼ = ¾ = 75%

Метод DELPHI – спросим экспертов Эксперт1Эксперт2Эксперт3 прогноз

Вторая ступень: создание технологии закупок Внедрение внутренней документации в компании, регламентирующей закупочную деятельность: –Рабочие инструкции сотрудников отдела закупок, –Внесение новых номенклатурных позиций в корпоративную информационную систему, –Группировка позиций, –Заявка на закупку, –Заказ на поставку, –Заявка на транспортировку, –Фиксирование заказных количеств по складским позициям; Предотвращение проблем: –Своевременное получение от поставщиков важной информации и её отработка, –Работа с повторяющимися проблемами.

Причинно-следственная диаграмма Ишикавы

Вторая ступень: предотвращение проблем Систематизация проблем и оценка совокупного ущерба U [тенге]; Выявление причин этих проблем с долей их участия D [%]; Поиск решений для нейтрализации этих причин с оценкой их: –эффективности E [%], –и стоимости С [тенге]; Поиск решений дающих максимальный результат R = E · D · U – С.

Планирование продаж вместо их прогнозирования План продаж. План прихода денежных средств. План поставок готовой продукции. Производственный план. План поставок сырья. План закупок. План оплат = бюджет закупок. План движения денежных средств. Инвестиционное планирование.

Регламентация бизнес- процессов в закупках ПЛЮСЫ Удобство управления; Экономия времени благодаря типовым решениям; Низкая зависимость от уровня персонала; Снижение рисков. МИНУСЫ Снижение инициативности; Потеря времени из- за бюрократии; Снижение гибкости; Высокая зависимость от уровня менеджмента.

Требования к регламентации бизнес-процессов Наличие целей; Чёткое разграничение зон ответственности; Подробное, понятное, конкретное и достаточное описание процессов; Краткость, логика, последовательность; Невозможность нескольких толкований; Причинно-следственные связи и отсутствие пустых отсылочных форм; Наглядность; Адаптивность – оперативная реакция на ошибки.

Минимальная регламентация передачи / принятия заданий На заведение позиций в учётную систему На поставку под заказ клиента На заказ поставщику На перевозку На приходование на склад На резервирование На оплату На отгрузку На ведение баз знаний

Организационная структура подразделения закупок Функциональная: –Поставки на производство; –Поставки для продажи: На склад, Под заказ; –Поставки для обслуживания деятельности компании. Категорийная: –Поставки металла; –Поставки бумаги; –Поставки скотча. Региональная: –Поставки из России; –Поставки из Европы; –Поставки из Китая. Смешанная.

Уровень удовлетворения спроса остатками СПРОСПРОДАЖИ ПРИ НОРМЕ ОСТАТКА ДЕНЬЕДИНИЦ СУММА УРОВЕНЬ УДОВЛЕТВОРЕНИЯ ЗАТРАТЫ НА ХРАНЕНИЕ МАРЖА ПРИБЫЛЬ

Третья ступень: снижение совокупных затрат Создание системы закупок, действующих в едином ритме с другими подразделениями вашего предприятия; Оптимизация параметров системы закупок: –Используемые модели прогнозирования и закупок, –Уровень удовлетворения спроса остатками, –Периодичность поставок; Формирование уникальных условий работы с поставщиками + кооперация с другими клиентами поставщика. Автоматизация.

Автоматизация закупок – мифы Автоматизировать управление закупками – нельзя или очень сложно; Автоматизировать управление закупками можно на столько хорошо, что специалисты уже будут не нужны, или можно будет обойтись операторами автоматизированной системы управления закупками; Автоматизация позволит автоматически решить все проблемы в управлении закупками; Затраты на автоматизацию управления закупками – не окупятся.

Плечо наценки: 2% экономии – это много? На сколько надо увеличить продажи, чтобы получить эффект сопоставимый снижению издержек на 2% в месяц?.. Допустим что оборот фирмы составляет 105 золотых в месяц, а чистая прибыльность бизнеса – 5% в месяц. То есть издержки = 100 золотых, а прибыль = 5 золотых. –

IT-инструменты в закупке малых и средних предприятий 1С Excel Редко Access и VBA Ещё реже SQL

Автоматический ABCD-анализ в Excel Выгрузить из корпоративной информационной системы значения, по которым надо провести ABCD-анализ; При этом ничего сортировать и избавляться от нулевых и отрицательных значений – не надо; В следующих двух столбцах за столбцом значений ввести эти две формулы: =ЕСЛИ(RC[-1]=СУММЕСЛИ(C[-1];">0")/СЧЁТЕСЛИ(C[-1];">0");"AB";"BC")) =ЕСЛИ(RC[-1]="";"D"; ЕСЛИ(RC[-2]>=СУММЕСЛИ(C[-1];RC[-1];C[-2])/СЧЁТЕСЛИ(C[-1];RC[-1]); ЕСЛИ(RC[-1]="AB";"A";B");ЕСЛИ(RC[-1]="AB";B";C"))) Продлить их вниз, до конца столбца; Чтобы потом Excel не пересчитывал каждый раз формулы, их можно скопировать и вставить как значения, прямо, на место формул; Добавить автофильтр и вывести нужную группу.

Автоматизация справочников в Excel Для русскоязычного Excel: =ВПР(A2;D:F;3;ЛОЖЬ) Для унификации кодов: =СЖПРОБЕЛЫ() =ЛЕВСИМВ(A2;8) Код позиции Артикул позиции Закупочная цена Т АИ Т АИ Т АИ Код позиции Цена отгрузки Закупочная цена Т =ВПР(…) Т Т

Итеративный расчёт заказа под ограниченный ресурс Расчёт ожидаемых свободных остатков: S = O – R – C + T – Z, где: О – остатки по позиции, R – оплаченные резервы по позиции; C – ожидаемый спрос до даты поставки; Т – товары в пути на склад, Z – едет под спецзаказы клиентов; Расчёт срока, на который хватит этих остатков по позициям: V = S / P, где: V – время, на которое хватит этих остатков, P – среднемесячное потребление; Расчёт необходимого заказа на месяц потребления по позициям, у которых этот срок – минимальный: V = min(V) => N = P, где: N – необходимый заказ на месяц потребления; Прибавление спецзаказов клиентов, округление до кратности отгрузок и доведение заказа до минимальной отгрузки у поставщика; Оценка использования ограниченного ресурса; Добавление рассчитанного заказа к тому, что едет: Т = Т + N. Новая итерация.

Реальные плюсы и минусы автоматизации закупок ПЛЮСЫ: Прозрачность работы; Уменьшение рутины; Снижение ошибок; Ускорение работы; Упрощение регламентации. МИНУСЫ: Проблемы при внедрении; Необходимость поддержки; Возможность технической ошибки; Отсутствие творчества.

Готовые системы для автоматизации закупок СистемаПлюсыМинусы СППР Визуализация, простота, бесплатно Многое приходится делать вручную SCM: Планирование закупок 1С, простота, хорошая поддержка, дёшево Вся оптимизация – вручную СРАЗУ 1С, низкая цена Есть только модель без фиксирования периода между поставками Simple (Genobium) глобальная оптимизация локальных задач, 1С «Кот в мешке», неявные управляющие механизмы Deductor Inventory Stock Optimization Хорошая и удобная в использовании система Требует высокого уровня знаний и навыков Inventor System «Искусственный интеллект», который оптимизирует всё Каждое изменение – консалтинговый проект (дорогой) JDA (Солво) Есть всё и даже чуть больше, модульность Сложность системы, высокая стоимость

Поддержание актуальных данных Номенклатура: –Ответственный менеджер; –Категория позиции, –Индикатор возможного дефицита, –Характеристики для замены аналогичной продукцией, –Необходимая сопроводительная документация; Поставщики: –Контактные лица и способы связи с ними, –Условия на объём поставки, –Стоимость и срок доставки, –Максимальный товарный кредит или максимальная отсрочка платежа; Поставщик – Товар: –Коды и артикулы у поставщиков, –Объёмно-весовые характеристики упаковок с количеством единиц в них, –Минимальные количества и кратность отгрузок; Документы: –Заявки на закупку и –Заказы на поставку; –Оплаты; –Заявки на транспортировку.

Согласование поставок Формирование заявки на поставку; Согласование заявки на поставку с: –Поставщиком, –Финансовой службой, –Транспортом, –Складом; Оптимизация заказа: –Группировка заказов разным поставщикам в одну поставку; –Увеличение заказа для более рационального использования тоннажа и рабочего объёма транспортного средства, а также в случае выгоды от получения дополнительных скидок или спец- условий на допустимый больший объём поставки; –Округление поставляемых позиций до кратных упаковке количеств; Учёт в окончательной заявке на поставку всех возможностей и ограничений; Выставление заказа поставщику.

Алгоритм работы закупок: план-фактный анализ Мониторинг согласования; Подтверждение получения; Мониторинг оплаты; Мониторинг отгрузки; Мониторинг доставки с использованием контрольных точек; Мониторинг приёмки и оприходования; Параллельный мониторинг возможного наступления дефицита; Расчёт фактических показателей поставки и сравнение с плановыми параметрами: –Сроки прохождения заказами этапов поставки, –Уровень пересорта и брака среди поставленных позиций, –Весогабаритные характеристики новых позиций, –Совокупные затраты.

Оптимизация закупок с помощью их автоматизации Предупреждение ситуаций дефицита: –Создание базы проверенных поставщиков, –Расчёт реальных сроков поставки от них, –Вычисление норм остатка, запасы ниже которых приводят к дефициту, и отслеживание таких случаев; Создание, выравнивание и контроль исполнения плана поставок: –Определение дат, планируемых поставок, –Выстраивание из них плана поставок с выравниванием нагрузки на транспорт и склад, –Отслеживание исполнения плана поставок с внесением в него корректировок; Снижение ошибок и ускорение работы; Создание баз знаний компании; Снижение нагрузки на сотрудников отдела закупок для того, чтобы они могли посвятить свои силы и время другим вопросам; Расчёт сложных мотивационных формул: –Всё считается точно и быстро, –Любой сотрудник может в любой момент посмотреть свои результаты; –Требуется разбиение и привязка всей номенклатуры к конкретным сотрудникам отдела закупок, что даёт: в номенклатуре не остаётся «белых пятен», когда не ясно, кто за что ответственен, появляется возможность проследить реальную загрузку на каждого сотрудника отдела закупок, при передаче дел «никто не будет забыт, и ничто не будет забыто».

Защита от ввода заведомо некорректных данных Запрет на ввод даты раньше или позже возможной (например, когда дата поставки выставляется раньше даты отгрузки); Предупреждение, когда вводимая дата сильно отличается от текущей; Предупреждение, когда вводимое в заказе количество: –Меньше минимально отгружаемого поставщиком, –Не удовлетворяет условию кратности, –Больше некого разумного предела, например, максимальное значение в прошлом; Предупреждение, когда цены в приходной накладной не соответствуют прайсу (в случае отсутствия прайса, сравнивать можно с последней ценой прихода); Отчёт по несоответствиям между заказом на поставку и подвязанными к нему приходными накладными; Использование автоматически подставляемых значений «по умолчанию» там, где это целесообразно.

Права пользователей и ответственность за действия. Действие Начальник отдела закупок Сотрудник отдела закупок Ассистент в отделе закупок ЧтениеХХХ СозданиеХХ ПравкаХ УдалениеХ ОтчётыХХ ПривязкаХХХ

Интеграция в корпоративную информационную систему С блоком финансового учёта – оплаты и бухгалтерские сверки; С блоком транспорта – доставки и отслеживание этапов поставки; С блоком складского учёта – объёмно-весовые характеристики упаковок и количество единиц в них, а также корректные данные об остатках; С блоком производства – информация о производительности и производственный план; С блоком сбыта – заявки на поставку и резервы.

Electronic Data Interchange – интеграция с КИС поставщиков Суть: –Для поставщика – повышение эффективности каналов сбыта за счёт ритмичности и сбалансированности товаропотоков; –Для клиента – снижение затрат за счёт минимизации дублирующих действий в логистической цепи. Методы: –Создание складских запасов под клиента у поставщика; –Электронный обмен документами и единое информационное пространство; –Автоматическое планирование поставок, производства и оформления заказов. Результаты (данные Европейской экономической комиссии при ООН): –Снижение объёмов ввода данных «вручную», а, значит, его ускорение (в разы) и увеличение достоверности данных (до 30ppm); –Снижение запасов (до 40%); –Повышение степени использования транспортных средств (на 20%); –Снижение сроков выполнения (до 50%).

Простой прогноз с учётом тренда и месячной сезонности Индуктивный метод Разгуляева: X – номер месяца, на который прогнозируем спрос; i – номера прошлых месяцев, за которые берём спрос; S i – спрос за месяц i; S i – означает, что нам надо просуммировать все значения прошлого спроса, начиная с месяца, номер которого указан cнизу этого значка, и заканчивая месяцем, номер которого указан сверху этого значка.

Пример прогнозирования спроса по алгоритму позиция спрос за месяц прогноз на следующий месяц янвфевмарапрмайиюниюлавгсеноктноядек Позиция X=16 Позиция X=21 Позиция X=35

Суммарная дисперсия и правило «трёх сигм» итоговая = (µ T · S 2 + µ S 2 · T 2 ), где: итоговая – среднее отклонение спроса за время доставки, µ T – средний срок доставки [дней], S – среднее отклонение спроса за день, µ S – средний спрос за день, T – среднее отклонение срока доставки [дней]. Правило «трёх сигм» - для расчёта уровня бездефицитности в смысле вероятности возникновения случая нехватки для нормального закона распределения: µ S · µ T + 0 · итоговая – 50,0% µ S · µ T + 1 · итоговая – 84,1% µ S · µ T + 2 · итоговая – 97,7% µ S · µ T + 3 · итоговая – 99,8% =НОРМСТОБР(нужный уровень удовлетворения спроса) =NORMSINV(нужный уровень удовлетворения спроса)

Компиляция методов для определения уровня сервиса Клиентов Вариативность ABC X Y Z

Различия торгового склада и распределительного центра КРИТЕРИЙТОРГОВЫЙ СКЛАД РАСПРЕДЕЛИТЕЛЬНЫЙ ЦЕНТР Вариация клиентов От штучных до паллетных и от разовых до постоянных Все – очень крупные и постоянные Количество клиентов Много (количество нестабильное) Немного (количество стабильное) Операционная доступность клиентов Обычно дневная; иногда вообще мгновенная От нескольких дней до нескольких месяцев Объемы отгрузокОтгрузки одного филиала Отгрузки всех филиалов, которые пополняются из РЦ Кратность отгрузокМинимальнаяМаксимальная Регулярность отгрузокНе регулярныеРегулярные Пики отгрузокОстрыеСглаженные Ассортимент Только те позиции, которые продаются в данном филиале Все позиции, которые поставляются через РЦ

Расчёт заказа для распределительного центра Центральный РЦ Региональный РЦ 3 Региональный РЦ 2 Региональный РЦ 1 Городской РЦ 21 Городской РЦ 22 Городской РЦ 23 Городской РЦ 11 Городской РЦ 12 Магазин 222 Магазин 221 Магазин 223

Распределение бездефицитного товара Вольница – каждый заказывает, что хочет, а мы – поставляем. «Ежовые рукавицы» – каждый получает то, что мы поставили для них. Компиляция – поставляем сколько посчитали, каждый может дозаказать сверху по служебной записке с полной ответственностью за свой заказ.

Распределение дефицитного товара По каждому филиалу считается управленческая себестоимость продажи данной позиции в данном филиале – U, тенге. По каждому филиалу рассчитывается прибыльность продажи единицы данной позиции P = ΣK i ·(C i –U) / ΣK i, где: P – прибыльность продажи единицы данной позиции, тенге; C i – цена продажи единицы данной позиции, тенге; K i – проданное количество по данной цене, тенге. Затем филиалы сортируются по убыванию прибыльности, и обеспечиваются в этой последовательности до своих норм и / или запросов филиалов по данной позиции.

Ликвидация неликвидов и сверхзапасов Фиксирование принципа попадания позиции в неликвиды и в сверхзапасы. Выделение неликвидов и сверхзапасов по базе данных. Проверка физического наличия неликвидов и их качества. Выяснение причины попадания в неликвиды и сверхзапасы: –Задвоение позиции при заведении, –Заведение не в ту категорию номенклатурного справочника, –Завышенная цена закупки, –Брак или потерян товарный вид, –Не донесли информацию о «новинке» до клиентов; –Старые резервы; –Ошибка при закупке. Возврат поставщику. Креативные варианты: –Комплектация, –Продажа по частям, –Переработка. Распродажа. Бартер. Оплата неликвидом финансовых обязательств компании. Дарение. Утилизация.

Предупреждение неликвидов и сверхзапасов Учёт. Определение нормативов. Прогнозирование и планирование. Минимальная партия поставки. Минимально допустимый уровень удовлетворения спроса остатками. Автоматизация. Партнёрские отношения с поставщиком.

Предупреждение дефицита Наличие по каждой номенклатурной группе поставщиков: –Для перехвата с минимальными сроками поставки и редкими случаями пересорта недопоставок и опоздания поставок; –Для замены существующего поставщика с возможностью полноценной замены текущего поставщика и достигнутыми договорённостями. Контроль поставки на всех этапах. Расчёт и контроль реальных сроков поставки и нормативов. Поставка больших объёмов под заказ клиента.

Рекомендуемая литература «Эффективное управление запасами» Джон Шрайбфедер «Цель 1-2-3» Элияху Голдратт «Учитесь видеть бизнес-процессы. Практика построения карт потоков создания ценности» Майк Ротер и Джон Шук «Теория вероятностей и Математическая статистика» Кремер Н.Ш. «Руководство для корпоративного Макиавелли. Менеджер мафии» V. «Практика Дао Toyota» Джеффри Лайкер и Дэвид Майер «Подробное руководство по созданию формул в Excel 2002» под редакцией Александрова В.В. «Моделирование цепи поставок» Джереми Шапиро «Логистика производственных и товарных запасов» Зеваков А.М. и Петров В.В. «Логистика» Гаджинский А.М. «Искусство подбора персонала. Как оценить человека за час» Светлана Иванова

С удовольствием отвечу на дополнительные вопросы Разгуляев Валерий: Электронная почта – – Skype – raz_val, ICQ – Эту презентацию можно скачать по адресу upravlenie-zapasami.ru/z2d.zip а дополнительные материалы к курсу upravlenie-zapasami.ru/dop.zip